1D-01. Comment définir son arborescence*

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Sommaire

  • Présentation
  • 1. Quelques principes de base
    • 1.1 Une racine unique
    • 1.2 Distinguer espace privatif et espace partagé
    • 1.3 Ne pas distinguer les fichiers par types de support
    • 1.4 Repérer ses centres d’intérêt personnels
  • 2. Préciser ses centres d’intérêt principaux
    • 2.1 1ère règle : retenir les centres d’intérêt actuels
    • 2.2 2ème règle : ne retenir qu’entre 4 et 8 centres principaux
    • 2.3 3ème règle : les centres d’intérêt sont plus que des activités
    • 2.4 4ème règle : Il n’existe pas de centre d’intérêt ‘Divers’
    • 2.5 Conclusion : le niveau 1 de l’arborescence des informations
  • 3. Définir les niveaux suivants
    • 3.1 Quelques concepts
      • Le dossier terminal
      • La loi de concrétisation croissante
      • Distinction entre fichiers historiques et permanents
      • Dossiers de proximité et archives
      • Périodes
    • 3.2 Application à l’ouverture des sous-niveaux
      • 1. Partez de l’inventaire initial
      • 2. Limitez les niveaux de l’arborescence
      • 3. Distinguez bien les dossiers historiques et permanents
      • 4. Respectez la loi de concrétisation croissante
      • 5. Polarisez-vous sur l’année en cours.
  • Conclusion

Présentation

Dans ce chapitre, nous allons envisager le classement des dossiers et des fichiers sur votre disque dur. Vous allez découvrir une méthode éprouvée pour définir une structure de rangement qui corresponde à vos besoins. Ce chapitre décrit en fait, une méthode.

Qu’elle soit réfléchie ou qu’elle soit spontanée, nous suivons tous une méthode pour créer nos dossiers, créer tel dossier dans tel autre, et classer tel fichier dans tel dossier. Certains allèguent même qu’avec les outils de recherche dont on dispose, il est inutile de vouloir organiser un classement. Un fourre-tout suffirait, sans avoir à se compliquer la vie. Je ne discuterai pas cette position ‘philosophique’ ; mais pour ses adeptes, ce chapitre est inutile.

En philosophie justement, j’ai appris qu’il y avait deux manières pour comprendre quelque chose : la compréhension et l’extension. La compréhension s’attache à préciser les qualités d’un sujet : plus on donne de détails sur un animal ou sur une fleur, mieux on la reconnaît parmi tous les animaux ou toutes les fleurs. L’extension renonce à définir les qualités, mais elle cherche à regrouper tous les individus partageant la ou les mêmes qualités. Ce groupe peut alors être désigné par la qualité commune à tous ses éléments. Or, qui dit regroupement ou liste, dit classement, ordre et hiérarchie : en un mot, organisation du contenu.

1. Quelques principes de base

Avant d’aborder la pratique, commençons par poser quelques repères.

1.1 Une racine unique

Nous allons présenter une structure hiérarchisée. Comme son nom l’indique, chaque ‘nœud’ de cette structure correspond sur un disque dur à un dossier. On dit aussi un ‘répertoire’. Cela vient d’une mauvaise traduction de ‘directory’, terme que les anglais utilisent pour désigner un réservoir de fichiers, lesquels peuvent être aussi des ‘directory’. Personnellement, j’ai adopté ‘répertoire’ pour désigner un espace physique, et ‘dossier’ pour désigner le concept de réservoir. Dans cette optique, on peut parler plus facilement de ‘sous-dossier’ que de ‘sous-répertoire’ qui ne signifie rien.

Quand vous regardez le contenu de votre ordinateur :

Dans la barre de tâche, à gauche : ▼ ♥ Windows[Démarrer] ♥ * (Fenêtre démarrer) ;
Ordinateur * (Ordinateur).

dans la colonne de gauche de votre explorateur, vous êtes sur la ligne indiquant le nom de votre ordinateur suivi d’une ligne ‘[nom de l’ordinateur] (C:)’ : ce ‘C:’ est un reste des premiers PC sur lesquels les supports disques étaient des disquettes. Il y en avait deux (pour pouvoir copier l’une sur l’autre), désignés par ‘A:’ et ‘B:’ ; quand ensuite, on a inventé le disque dur, on a conservé cette pratique de désigner un support par une lettre. Le disque dur a donc pris la lettre suivante ‘C’. Les disquettes ont disparu, et ‘C:’ représente aujourd’hui la racine unique du disque dur.

Le disque physique peut être ‘partitionné’, c’est-à-dire être vu comme plusieurs disques dits ‘logiques’. C’est le cas quand un ordinateur utilise plusieurs systèmes d’exploitation : une partition par système est déclarée. Une partition est désignée par une lettre majuscule, comme un support. On trouve donc, après ‘C:’ , en fonction des besoins, ‘D:’, ‘E:’, etc.

Les supports externes (lecteur-enregistreur de DVD, clés USB, mémoires SD, etc.) sont repérés, eux aussi, par une lettre majuscule. Les autres ordinateurs d’un réseau peuvent l’être aussi. Mais pour éviter l’embouteillage dans un alphabet qui n’a que 26 lettres, les ordinateurs en réseaux sont identifiés par leur nom.

Revenons à notre disque dur. Ce n’est pas cette racine ‘C:’ qui m’intéresse, car sur ce disque, il y a plein de dossiers système qui présentement sont inutiles pour notre propos. Dans ces dossiers, il y a le dossier ‘Users’ ou ‘Utilisateurs, avec un sous-dossier par utilisateur déclaré sur cet ordinateur. Nous avons vu ces questions dans la partie Prendre soin de son système.

La racine unique dont je parle ici aujourd’hui, démarre donc d’un sous-dossier utilisateur. En fait d’unique, vous voyez qu’il peut être multiple puisqu’il y en a un par utilisateur.

Mais ce n’est pas tout. Dans ce dossier utilisateur, il y a encore plein de dossiers système. Certains vont nous intéresser ailleurs dans ce guide, en particulier, ceux qui conservent les paramétrages personnels des applications. Or, ici, je veux parler de vos informations dans une structure hiérarchisée dont nous cherchons encore la racine unique. Elle est là, dans ce dossier utilisateur, dans un dossier que Windows 7 nous propose avec la désignation Mes documents.

Voilà ! Nous allons préciser comment, pour classer toutes vos informations, vous allez ouvrir des sous-dossiers dans votre dossier Mes documents. Notre méthode part de ce dossier Mes documents.

1.2 Distinguer espace privatif et espace partagé

Si vous travaillez en réseau, il vous faut réfléchir, si possible avant d’organiser votre structure de fichiers, à la distinction entre espace privatif et espace partagé. Même en famille, avec un réseau familial, cette question se pose. Et la nier avec des discours du type « Chez nous, il n’y a pas de secrets ! » est incohérent. Tout le monde a droit au secret, y compris (et peut-être surtout) pour ses fichiers.

L’espace privatif est concrétisé par un dossier (et le contenu de toute son arborescence) dont l’accès est strictement réservé à l’utilisateur. Même avec un réseau, les autres membres du réseau n’auront pas accès à cet espace. En revanche, l’espace partagé est un dossier (avec son arborescence) dont le paramétrage permet aux membres autorisés du réseau à ‘lire’ les fichiers, à les ‘écrire’ éventuellement, à les modifier donc, et en rentrant dans les détails, à créer de nouveaux fichiers ou dossiers, à en supprimer.

En conséquence, je préconise que :

1. La racine unique Mes documents soit un espace privatif ;

2. Si des membres des réseaux auxquels vous pouvez être amené à connecter votre ordinateur, peuvent avoir accès à des dossiers et leur contenu, prévoyez dans Mes documents, un sous-dossier partagé, éventuellement par réseau. Dans le paramétrage de ces sous-dossiers, précisez bien que ce partage s’étend aux dossiers et fichiers contenus pour que leur arborescence, elle aussi, soit partagée.

Il est fréquent que certains sous-dossiers de la racine unique correspondent en fait à une activité en réseau (d’un réseau précis). Ces sous-dossiers sont alors partagés. Si je préconise un sous-dossier de partage par réseau, c’est qu’à l’expérience, un travail en réseau génère des documents difficilement classables car leur seule caractéristique est d’être le partage en réseau.

J’insiste pour deux raisons. L’activité en réseau est de plus en plus fréquente, mais de moins en moins ‘prévue’ parce que de plus en plus facile à mettre en place. Et d’autre part, la mise en place de la structure que nous allons étudier plus bas, nécessite d’intégrer ces dossiers de partage. La sécurité dans l’activité en réseau nécessite d’installer des passages et des verrous. Il vaut mieux les mettre avant, ce que j’appelle ‘prévoir’.

1.3 Ne pas distinguer les fichiers par type de support

Par souci de ce que je ne sais quoi, Windows 7 propose aussi, à côté de Mes documents, d’autres dossiers comme Mes images, Mes vidéos, etc. Je refuse personnellement d’utiliser ces dossiers pour deux raisons :

1. Ils sont en contradiction avec mon premier principe d’une racine unique par utilisateur ;

2. Il n’y a plus aucune raison, aujourd’hui, de distinguer des fichiers à cause de leur nature (texte, image, vidéo, son, etc.). Cette distinction, ancienne, était justifiée par les limites du volume de certains supports. Aujourd’hui, ça ne tient plus. Mais les informaticiens sont des gens très conservateurs…

1.4 Repérer ses centres d’intérêt personnels

La construction d’une structure de classement, je le répète, est une réponse personnelle à des besoins personnels. Chacun va construire sa propre structure. Il n’existe pas de structure idéale.

Comment déterminer ses besoins personnels ? C’est effectivement la première question à laquelle il faut répondre. Ensuite, vous chercherez à personnaliser votre réponse.

J’aborde cette question sous l’angle des centres d’intérêt personnels : qu’est-ce qui est important pour moi aujourd’hui ? qu’est-ce qui m’intéresse ?

La réponse n’est pas évidente. Il faut souvent se tremper dans les réalités pour prendre conscience de certaines priorités, car elle sont tellement bien calées dans l’existence journalière qu’elles sont parfois si discrètes qu’on les oublie. Quand je faisais de l’organisation en entreprise, je commençais par le bureau de la secrétaire de Direction ; on sortait tout le contenu des armoires, des tiroirs qu’on entassait par terre pour un rapide inventaire exhaustif. Moment de surprise, invariablement : sans ce vidage au sens propre, plein de choses auraient été ‘oubliées’ !

Mais ce travail mettait aussi en lumière le rôle du temps. Il traînait toujours des dossiers qui auraient dû être archivés mais qui restaient là par affection. Pourquoi pas ? Ou d’autres qui auraient dû être là mais qui étaient ailleurs (par affection ou par pouvoir, aussi, mais de la part des autres).

Donc, vous allez faire la même chose en balayant tous vos dossiers sur votre disque dur actuel, en ouvrant éventuellement des fichiers pour voir ce qu’il y a dedans. L’objectif est de faire la liste de ce qui vous intéresse et qui est concrétisé, là sur votre disque dur, avec les fichiers existants. Nous verrons dans un deuxième temps comment faire le tri dans cette liste.

Il est très important, pour préciser ses grands centres d’intérêt personnels, d’adopter une méthode rigoureuse :

1. Se donner une durée pour faire un inventaire et s’y tenir jusqu’au bout ; prévoir des tranches horaires limitées (pour favoriser une attention soutenue).

2. Bien distinguer dans les centres d’intérêt trouvés, ceux qui sont actuels de ceux qui sont passés ou futurs. Ne rien exclure, mais les positionner dans le temps correctement.

3. Ne pas hésiter, à partir des informations consultées sur le disque actuel, d’aller chercher des informations ailleurs (Internet, dossiers papiers, etc.).

4. Faire un inventaire à plat, sans aucun souci, dans l’immédiat de hiérarchiser les centres d’intérêt.

2. Préciser ses centres d’intérêt principaux

Dans ce paragraphe, nous allons partir de l’inventaire précédent pour voir comment préciser vos centres d’intérêts principaux et comment les hiérarchiser.

2.1 1ère règle : retenir les centres d’intérêt actuels

Vous devez établir une structure qui correspond à vos centres d’intérêt actuels.

Les centres d’intérêts qui se traduisent par des aventures, des réalisations ou des réalités passées iront en archives. Ils n’ont pas à être intégrés dans la structure que vous allez construire maintenant.

Vos projets, vos rêves même, doivent se rattacher à des activités actuelles, d’une façon ou d’une autre, comme des prolongements.

2.2 2ème règle : ne retenir qu’entre 4 et 8 centres principaux

Vous devez limiter le nombre de vos centres d’intérêt principaux entre 4 et 8. Pourquoi ? Pour vous faciliter les classements et les recherches ultérieures. Si le choix de départ est trop large, vous hésiterez à prendre telle branche ou telle autre. Et cette hésitation sera encore plus grande quand vous rechercherez ce que vous avez classé.

Vous pouvez déjà noter que cette règle s’appliquera aussi dans l’ouverture des sous-dossiers, sauf pour des réalités qui sont associées à des listes (des contacts par exemple, par nature en grand nombre).

Pour rester dans cette fourchette (4-8), vous allez faire des reclassements, des regroupements. N’hésitez pas à élargir vos référentiels pour ces opérations : regarder vos dossiers papiers, vos autres rangements, et inspirez-vous en.

2.3 3ème règle : les centres d’intérêt sont plus que des activités

La notion de centre d’intérêt est plus large que la notion d’activité. C’est ce qui est important pour soi ; alors qu’une activité peut imposer son urgence, ses contraintes qu’il faut supporter. Le centre d’intérêt est animé par un désir ; l’activité, par le plaisir. Le centre d’intérêt part d’une situation vécue et envisage un avenir à cette situation, il débouche sur un projet ; l’activité est factuelle et présentielle. Le centre d’intérêt est à l’origine d’explorations et de documentations ouvertes ; l’activité fait l’objet de comptes-rendus, parle du passé (bilans, factures, récits).

2.4 4ème règle : il n’existe pas de centre d’intérêt ‘Divers’

Cette règle s’adresse particulièrement à ceux qui ne peuvent pas se passer de dossiers ‘Divers’. Si on part des approches que nous venons de voir avec les règles précédentes, il est évident que personne ne peut avoir un grand centre d’intérêt ‘Divers’. Mais il s’agit peut-être d’une attitude plus fondamentale face à la vie. Ceux qui se laissent vivre, sont plus facilement enclins à voir ce qui leur arrive comme quelque chose de ‘Divers’.

2.5 Conclusion : le niveau 1 de l’arborescence des informations

Concrètement, comment vous y prendre pour définir vos propres centres d’intérêt principaux ? Je récapitule ce que nous venons de voir :

1. Faites l’inventaire de ce que vous conservez comme information sur votre disque dur actuel. Donnez-vous, après un premier aperçu, une limite de temps en une ou plusieurs tranches de deux heures. Objectif : faire une liste de tout ce qui vous intéresse, pêle-mêle.

2. À partir de cette liste, cherchez à définir entre 4 et 8 centres d’intérêt principaux actuels.

3. Pour vérifier le bien-fondé de cette dernière liste, vérifier que tous les éléments que vous aviez inventoriés à la première étape peuvent s’intégrer dans la deuxième liste. Au besoin, créer des sous-dossiers provisoires.

4. Concluez votre travail en donnant un nom à chaque centre d’intérêt principal (qui pourrait devenir le nom du dossier correspondant), et précisez, en annexe, le contenu du dossier qui lui correspondra.

Voilà, vous avez fait l’essentiel : le niveau 1 de votre structure est créé conceptuellement pour s’intégrer dans la racine unique Mes documents (niveau 0). N’hésitez pas, pour ce travail fondamental, à y revenir plusieurs fois en laissant décanter. Il est très important de prendre son temps pour définir ce niveau car il va conditionner la cohérence de tout le reste.

Voici un critère pour juger du résultat : est-ce que ce niveau 1 est satisfaisant pour être utilisé au moins une année sans poser de problème particulier ?

Ce n’est pas encore le moment de créer des dossiers sur le disque. Nous verrons cela au chapitre 3 : Intégrer l’existant dans la nouvelle structure.

3. Définir les niveaux suivants

Définir l’arborescence descendante d’un dossier de niveau 1 est une autre problématique. Vous avez sans doute une petite idée du contenu de chaque dossier de niveau 1, mais cela ne suffit pas à définir une méthode pour déterminer les sous-dossiers et leurs emboîtements.

Il nous faut commencer par préciser quelques concepts.

3.1 Quelques concepts:

Le dossier terminal

Il s’agit d’un sous-dossier en bout d’arborescence, le dernier dossier d’une branche, une feuille sur la branche en quelque sorte.

C’est un dossier qui ne comprend que des fichiers et pas de dossiers.

Comme on ne peut pas avoir un dossier terminal par fichier (pourquoi pas, mais ce serait curieux !), ce dossier terminal va être déterminé par une ou des caractéristiques communes à tous les fichiers qu’il contient. C’est la définition de ces caractéristiques communes qui va nous permettre de donner un nom à ce dossier terminal.

La loi de concrétisation croissante

Entre le niveau 1 et le dossier terminal, vous allez poser un ou plusieurs sous-dossiers intermédiaires. Ce qui caractérise ces dossiers, les uns par rapport aux autres, dans cette relation entre niveau 1 et dernier niveau, est ce que j’appelle la concrétisation croissante. Il est évident que le dossier terminal est précisé avec des caractéristiques concrètes. Alors qu’au niveau 1, on est plutôt dans les idées. Progressivement, en descendant les niveaux, de 1 vers la fin, on passe donc des idées au concret. C’est un indice pour définir les sous-dossiers, pour justifier ou non de leur création, pour préciser leur contenu, pour les mettre dans un certain ordre.

Distinction entre fichiers historiques et permanents

Cette distinction est importante car elle va servir de critère pour créer des sous-dossiers. De quoi parle-t-on ?

Un fichier historique est un fichier dont une des caractéristiques essentielles est sa date : c’est le cas pour un événement, une photo, une facture. C’est un fichier ponctuel. Sa date l’attache à une période.

Un fichier permanent est un fichier qui couvre plusieurs périodes : un contrat d’assurance, un abonnement, des papiers d’état-civil, etc. Un fichier permanent reste en vigueur sur plusieurs périodes successives.

Pour donner un exemple dans la façon de gérer cette distinction, prenons les photos conservées sur le disque dur. Toutes les photos prises lors d’un événement pourront être considérées comme des éléments historiques, attachés à la date de cet événement. Elles seront archivées en rapport à cet événement. Pourtant, parmi toutes ces photos, il peut y en avoir quelques-unes qui sortent du lot, car elles représentent quelque chose de plus profond que l’événement, quelque chose qui s’affranchit du temps : ces photos peuvent être considérées comme des éléments permanents. À cause du regard que vous posez sur elles, ces quelques photos préférées ne sont plus anecdotiques, vouées à l’archivage annuel ; elles vont suivre un classement différent qui mettra en valeur leur intérêt propre et sa permanence.

Dans l’optique d’un archivage annuel, le fichier historique va rester à proximité pendant la période qui le voit apparaître ; puis en fin de période, il passera en archive de la période terminée. Le fichier permanent va rester à proximité tant qu’il sera en vigueur ; son archivage ne sera envisagé que lorsqu’il deviendra périmé.

Cette distinction entre éléments historiques et permanents, nous amène à parler d’archive et de proximité.

Dossiers de proximité et archives

En ce qui concerne les papiers, il est naturel que certains soient classés à proximité pour être accessibles facilement, et d’autres soient classés plus loin, car on les garde au cas où on aurait besoin de les ressortir (la probabilité étant très faible). On s’organise de cette façon parce que l’espace est limité, mais aussi, tout simplement, parce qu’il est plus confortable de ne pas être encombré par ce qui n’en vaut pas la peine. On a donc des dossiers tout près, et des boîtes d’archives en haut d’un placard, à la cave ou au grenier.

Sur un disque dur, c’est la même chose. L’espace n’est plus un problème. Mais nous avons besoin d’être au large, de ne pas être encombré par des éléments dont la consultation est devenue exceptionnelle. Car il est évident qu’on trouve plus vite ce qu’on cherche si on doit le chercher au milieu d’un ensemble plus restreint.

Pourtant, il faut bien mettre quelque part la porte ouvrant sur les archives. Alors je la mets au même niveau que celui des mes centres d’intérêts principaux, au niveau 1. Cette porte ‘Archives’ ouvre sur une liste de sous-dossiers, un sous-dossier par année. Cette porte ‘Archives’ au niveau 1 est une manière de dire que les archives sont aussi un des centres d’intérêt principaux, celui qui s’intègre au temps qui passe.

Périodes

La période est une durée définie par une date de début et une date de fin. L’année civile est la période habituelle pour les classements et archivages. Un élément historique, caractérisé par sa date, trouvera facilement sa place dans l’année correspondante. Sa période de rattachement est évidente. Mais si cet élément court sur plusieurs années, le problème se complique.

Quand un élément relatif à un contrat ou un abonnement (s’étalant sur plusieurs années) concerne une période annuelle (une quittance d’assurance, par exemple), je lui donne comme date de référence pour son positionnement historique, la date de début de cette période annuelle. Cette date est certaine (alors que la date de fin pourrait être aléatoire dans sa survenue, en cas de résiliation, par exemple).

En revanche, j’archive un élément permanent dans la période où il est devenu périmé. C’est une convention personnelle qui s’avère à l’usage bien commode. La fonction ‘Recherche’ du système (mes archives sont indexées sur le contenu) est bien pratique pour retrouver des éléments dont j’ai oublié la date initiale ou la date de péremption.

Le concept de période permet de distinguer aussi des éléments apparemment analogues, mais qui posent un problème de définition de période, justement. Un exemple permettra de comprendre : la déclaration de revenus d’une année. Supposons que nous voulions classer les éléments concernant l’année 2012 relatifs à la déclaration des revenus perçus en 2012 aux Impôts. Voilà ma méthode : j’ouvre dans le dossier de proximité ‘Impôts’, un sous-dossier (historique) intitulé ‘Déclaration 2012’. Ce dossier va recevoir tous les éléments de 2012 utiles à la déclaration (montants à déclarer reçus, reçus fiscaux pour les dons, notes en traitement de texte, tableaux personnels, etc.). Or cette déclaration va se faire en 2013. L’avis d’imposition va arriver aussi en 2013. En 2013, mon dossier ‘Déclaration 2012’ sera archivé. Que faire ? Où classer les éléments apparaissant en 2013 et concernant un dossier archivé ?

La solution est évidente : j’ouvre en 2013 dans le dossier ‘Impôts’, un autre sous-dossier intitulé ‘Déclaration 2012’. Bien ! Mais il y a un risque de confusion entre ces deux sous-dossiers ‘Déclaration 2012’, d’autant plus préjudiciable que je vais souvent travailler avec les deux en même temps. J’élimine alors ce risque en précisant mes intitulés. C’est encore une convention personnelle. Chacun peut l’adapter. J’appelle mon dossier ouvert en 2012 : ‘Déclaration 2012 – courant’ et le dossier ouvert en 2013 : ‘Déclaration 2012 – conclusions’.

Cet exemple nous montre que le concept de ‘période’ est fondamental pour déterminer les dossiers à ouvrir et leur contenu.

3.2 Application à l’ouverture des sous-niveaux

Venons-en maintenant à la définition de vos sous-niveaux.

1. Partez de l’inventaire initial

Vous partez de l’inventaire initial évoqué en conclusion du premier point de ce chapitre. Pour chaque dossier de niveau 1, précisé au point 2. ci-dessus, vous allez imaginer les dossiers de niveau 2 à ouvrir. Pour certains de ces dossiers, vous pourrez descendre directement jusqu’aux dossiers terminaux. Pour d’autres, il vaut mieux définir tous les sous-dossiers d’un niveau avant de passer au niveau suivant. Cela évite de faire des doublons ou d’oublier certaines réalités.

2. Limitez les niveau de l’arborescence

Limitez le nombre de niveaux de votre arborescence : 6, plus ou moins 2, est un bon compromis. Par exemple, avec 6 dossiers de niveau 1, et 6 niveaux dans l’arborescence de chacun, vous vous donnez plus de 46.000 dossiers terminaux ! En fait, vous ferez un compromis entre le nombre de niveaux (profondeur, axe vertical) et le nombre de dossiers sur un niveau (axe horizontal).

3. Distinguez bien les dossiers historiques et permanents, respectez les périodes

Ouvrez des dossiers qui ne mélangent pas les fichiers historiques et les fichiers terminaux. Respectez les périodes comme on l’a vu dans l’exemple des déclarations de revenus. Éventuellement, dans un dossier à majorité historique, ouvrez un sous-dossier permanent destiné à recueillir les éléments permanents.

4. Respectez la loi de concrétisation croissante

Aidez-vous, pour définir un niveau ou pour lui donner un nom, du principe de concrétisation croissante. La logique de ce principe vous aidera ensuite pour classer vos informations et surtout pour les retrouver plus tard. N’hésitez pas à élargir les caractéristiques communes d’un dossier terminal ayant peu de fichiers. Il vaut mieux avoir moins de dossiers d’une dizaine de fichiers, que plein de dossiers avec deux ou trois fichiers chacun.

5. Polarisez-vous sur l’année en cours

Vous êtes en train de construire une structure concrète. Non pas une structure idéale ou théorique. Mais une structure qui s’applique à votre vie actuelle pendant l’année qui court. Vos informations passées ne sont pas concernées (elles vont aller en archives), ni vos projets qui n’en sont qu’au stade des rêves. Vous construisez une structure qui concerne votre réalité du moment, et pour être plus précis, qui doit s’adapter à vos événements de l’année en cours.

Conclusion

J’attache personnellement une très grande importance au sujet que nous venons d’aborder. Soit nous maîtrisons nos informations, soit nous en sommes esclaves. J’ai passé une bonne partie de mon existence professionnelle à mettre en place des systèmes d’informations. J’ai dû partir de situations aussi diverses que paradoxales. J’ai appris au contact de nombreux experts en organisation à voir les réalités, à les placer et à les relier entre elles. Je vous confie ici une méthode pour 1. mettre chaque chose à sa place et surtout 2. baliser le chemin permettant de la retrouver.

Ce travail d’analyse est déconnecté du travail informatique. Nous allons voir maintenant, au chapitre 2. Comment nommer vos dossiers et fichiers, et au chapitre 3. Comment mettre en place cette organisation définie ici en intégrant ce qui existe déjà sur votre disque dur.