2B-03. Le sommaire automatique*

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Sommaire

  • Présentation
  • 1. Théorie
  • 2. Mettre en place le sommaire automatique
    • Définir la structure
    • Préciser les styles des titres
  • 3. Utiliser le sommaire automatique
    • 3.1 Afficher le document à partir d’un titre
    • 3.2 Retrouver le point d’insertion
    • 3.3 Déplacer un titre et son contenu
    • 3.4 Changer le niveau d’un titre
    • 3.5 Insérer un titre comme un renvoi ou une référence
    • 3.6 Insérer d’autres caractéristiques du titre
    • 3.7 Documents PDF avec sommaire automatique
    • 3.8 Précision importante : un style pour ces renvois
  • Conclusion.

Présentation

Après les styles, ce chapitre est sans doute un des plus importants pour ceux qui ont à produire des documents avec un plan hiérarchisé. Le plan qu’on appelle aussi la structure, ou le squelette, est essentiel pour la compréhension du texte. LibreOffice permet d’associer un style de titre à chaque niveau de l’arborescence ; c’est un premier point important pour l’harmonie du document, le confort de ses lecteurs, et au bout du compte, la facilité de compréhension.

Mais de plus, ce plan est accessible dans une fenêtre spécifique appelée Sommaire automatique. Elle se présente comme une table des matières dynamique : il est possible de modifier la structure, l’ordre hiérarchique des niveaux, leur succession au fil du texte, en jouant dans cette fenêtre avec la souris.

1. Théorie

Le sommaire automatique est une fonctionnalité d’une grande richesse, appréciée tout autant par l’auteur d’un document que par ses lecteurs, et en particulier dans les versions PDF (générées par LibreOffice) où il remplace avantageusement la table des matières en proposant une table dynamique avec des liens vers tous les titres.

En cours de travail sur un document en traitement de texte, la structure hiérarchisée des titres (sommaire automatique) est visible dans une fenêtre spécifique intitulée Sommaire. La touche [F5], qui joue comme une bascule, affiche ou masque cette fenêtre. Cette fenêtre est affiché à droite ou à gauche de la fenêtre du texte ; elle peut être flottante. La combinaison [Ctrl+ Alt+ ▼▼] dans l’en-tête grisée de la fenêtre (en dehors des icônes)] agit comme une bascule pour passer d’un affichage fixe à flottant et inversement. On peut aussi faire glisser la fenêtre sur la zone principale ou vers l’extérieur. Son comportement est identique à la fenêtre [F11] de gestion des styles.

Pour que cette structure existe, le document doit être paramétré au niveau de la numérotation des chapitres : il s’agit d’associer un niveau de structure à un niveau de titre, chaque titre étant repérable par son style.

Pour commencer et éviter les incompréhensions ou les confusions, quelques précisions sur la notion de structure en niveaux :

  • Quand on fait une liste comme celle-ci que vous êtes en train de lire, le niveau de ce premier élément (item en anglais) avec sa puce et son décalage propres sera appelé le niveau 1 ;
    • Si dans ce niveau, on ouvre un nouveau décalage comme ici, avec une puce propre, on sera dans le niveau 2 ;
    • Ce niveau peut comprendre plusieurs éléments, comme cette deuxième ligne en niveau 2 (ici, deuxième item du niveau 2) ;
  • On peut aussi revenir au niveau précédent comme ici (deuxième item du niveau 1) ;
  • etc.

Structure hiérarchisée ou arborescence sont des synonymes. L’organisation en parties, chapitres et paragraphes de ce guide, est un autre exemple. On y trouve des titres en tête de niveau ; on peut donc parler de titres de niveau 1, de niveau 2, etc.

2. Mettre en place le sommaire automatique

Concrètement, la mise en place du sommaire automatique comporte deux étapes :

  1. Définition de la structure,
  2. Définitions des styles constituant cette structure.

2.1 Définir la structure

Cette première opération a pour but de définir un cadre hiérarchisé pour présenter les titres de chaque niveau et leur numérotation automatique, et d’attacher ce cadre au document en cours.

Dans : ▼ Outils ▼ Numérotation des chapitres… * (Numérotation du plan) ;
▼ | Numérotation | ;
█ Niveaux █ ;
Les niveau 1 à 10 sont affichés pour être sélectionnés ; ils sont suivis d’une entrée (1-10) qui permet d’initialiser tous les niveaux avec des valeurs identiques. Vous commencerez par cette entrée (1-10), et ensuite vous personnaliserez les niveaux qui devront l’être en commençant par le niveau 1. Voici la séquence pour chaque entrée :
█ Numérotation █ ;
♪ Style de type paragraphe : (Aucun ; Titre 1 – … ) ; (liste de tous les styles de type Paragraphe) ;
…

Cette saisie vous permet de préciser si le niveau traité fait partie de votre structure. Il aurait été judicieux de pouvoir entrer dans le panneau précédent le nombre désiré de niveaux de la structure, car on ne voit pas bien comment intégrer un niveau absent au milieu de deux autres présents…

En saisissant ici ‘Aucun’, vous déclarez que le niveau traité n’est pas pris en compte dans la structure. Ni lui, ni les suivants, logiquement.

Pour intégrer un niveau dans la structure, il faut saisir ici un style de type Paragraphe que vous utiliserez pour les titres de ce niveau. Je préconise de choisir les styles proposés : Titre 1, Titre 2, etc. Ces styles sont des styles système, mais ils sont personnalisables.

Concrètement, dans l’entrée (1-10) par laquelle vous commencez, vous saisissez ici ‘Aucun’ : de la sorte, vous déclarez qu’aucun des niveaux ne fait partie de la structure. Ensuite, vous ne saisirez que les niveaux que vous voulez déclarer dans la structure.

Continuons pour les niveaux auxquels vous avez associé un style de titre.

…
♪ Numéro : Aucun(e) ; 1,2,3, ; … ;
…

Cette saisie précise si le niveau sera numéroté automatiquement et, si oui, comment.

Aucun : le titre du niveau ne sera pas complété par un numéro automatique.

1, 2, 3… : le titre sera complété avec un numéro automatique, sous la forme numérique.

a, b, c… : le titre sera complété avec un numéro qui prendre la forme d’une lettre minuscule.

Etc.

Ne confondez pas présence d’un niveau dans la structure, déclarée à la zone précédente ; et la numérotation automatique des items d’un niveau, déclarée ici.

La numérotation automatique d’un niveau ne concerne que les niveaux déclarés dans la structure.

En fait, tous les items de tous les niveaux de la structure sont numérotés ; seulement cette numérotation n’apparaît pas systématiquement. Cette zone permet de préciser si le numéro apparaît avec le titre, et sous quelle forme.

Il peut très bien y avoir un ou plusieurs niveaux dont les items ne sont pas numérotés automatiquement (Aucun est alors déclaré pour eux ici).

Le numéro affiché sous la forme indiquée ici sera ajouté automatiquement au titre avec des modalités qui sont paramétrées plus bas. En fait, le numéro peut être accompagné d’un texte avant, d’un texte après. Je parle alors de groupe de numérotation pour désigné cet ensemble ajouté automatiquement par le système.

♪ Style de caractère : Aucun ; … ;
…

Le groupe de numérotation calculé et posé dans le titre peut être affiché éventuellement dans un style particulier précisé ici.

Aucun indique que le style de ce groupe de numérotation sera celui du titre : la ligne sera homogène dans son style.

…
♪ Afficher les niveaux : 1 – 2 – … ;
…

Cette zone n’est accessible qu’à partir du niveau 2. Elle permet de préciser si le ‘numéro’ précédant le titre, doit comprendre les numéros d’items des niveaux précédents.

Par exemple, envisageons l’arborescence : item 1 du niveau 3, dans l’item 2 du niveau 2, lui-même dans l’item 3 du niveau 1. En saisissant ici : ‘3’, le groupe de numérotation affiché sera : ‘3.2.1’. Si le titre dans le document est : ‘Titre du document’, le titre affiché sera : ‘3.2.1 Titre du document’.

Les numéros des différents niveaux seront présentés comme ils sont paramétrés (Zone Numéro ci-dessus pour chaque niveau).

Le point de séparation entre les numéros de chaque niveau n’est pas paramétrable.

Si un des niveaux intermédiaires est déclaré sans numérotation automatique, il sera absent du groupe de numérotation (ce qui est logique, mais qui peut prêter à confusion…)

…
♪ Séparateur devant : … ;
…

Séparateur est impropre. Il faut comprendre ‘Texte à poser devant le numéro’. L’exemple typique, pour le niveau 1 est ‘Chapitre’. Ne pas oublier de mettre un espace à la fin ou tout caractère de séparation car le numéro sera collé à ce texte.

…
♪ après : … ;
…

Il s’agit cette fois du ou des caractères posés à la suite du numéro, avant le texte du titre. Pour les niveaux avec un numéro, on met par exemple un point suivi d’une espace : ‘. ’ ou toute autre séparation.

…
♪ Commencer à : 1 – … ;
…

Cette entrée permet de préciser à partir de quel numéro il faut recommencer la numérotation. Normalement, on saisit ici ‘1’ ; mais il peut être intéressant, pour certains styles, par exemple, de pouvoir commencer à un numéro précis.

Quand vous avez paramétré un niveau, vous passez au suivant. Quand tous les niveaux sont passés, n’oubliez pas de valider votre travail :

▼ ◄OK►.

Il vous faut aussi paramétrer le positionnement de la numérotation de chaque niveau en passant à l’onglet suivant :

▼ | Position | ;
…

Vous allez travailler niveau par niveau comme dans l’onglet précédent.

…
♪ Numérotation suivie par : rien ; espace ; tabulation ;
…

Vous indiquez ici comment séparer le groupe de numérotation et le texte du titre.

Rien : soit il n’y a pas de numéro, soit vous avez prévu une séparation dans les compléments précédents et il n’y a rien à ajouter ;

Espace : il y aura un espace entre le groupe numéro et le titre ;

Tabulation : l’avantage de la tabulation est de pouvoir aligner le début du texte de tous les titres de ce niveau sur le tabulateur. Ce tabulateur ne fait pas partie des tabulateurs du titre, car il est posé dans l’entrée suivante : ‘♪ à :’ ; Cette solution est intéressante quand les paragraphes très courts font apparaître plusieurs titres du même niveau sur une page. L’alignement du texte est très confortable.

…
♪ Alignement de la numérotation : gauche ; droite ; centré ;
♪ Aligné à : nnn ;
♪ Retrait à : … ;
…

Le groupe de numérotation est considéré comme une information indépendante, flottante. Il peut être calé à gauche, à droite, ou centré sur le ligne. Ce choix est précisé avec une distance, un décalage. Par exemple, un alignement à gauche précisé aligné à 1cm signifiera que le groupe numérotation commencera à 1 cm du bord de la zone de texte de la page. Le texte du titre se positionnera à la suite en fonction de l’entrée ‘Numérotation suivie par’.

Le Retrait précisé ici ne concerne que la deuxième ligne de titre et les suivantes, quand le titre ne tient pas sur une seule ligne. Normalement, le retrait est calculé de telle sorte que les textes des différentes lignes soient alignés à gauche.

N’oubliez pas de validez votre travail :

▼ ◄OK►.

Résumé de cette définition de la structure

  • Vous déclarez les niveaux qui vous sont nécessaires. Les niveaux inutilisés dans la structure ont leur style de paragraphe laissé à Aucun.
  • En définissant un style différent de Aucun pour un niveau, vous le déclarez comme actif dans la structure en y associant le style de son titre.
  • Une fois que cette structure est définie, elle est attachée au document en cours, et sauvegardée avec lui. En ouvrant plus tard le document, la structure sera disponible. Chaque document possède donc sa propre structure.
  • Quand vous validez la définition de la structure, et si les styles de titres mentionnés sont déjà utilisés dans le document, [F5] affiche la structure en clair, immédiatement. Chaque titre y apparaît avec le paramétrage de sa numérotation. C’est un bon moyen pour vérifier votre paramétrage.

 

2.2 Préciser les styles des titres

Après avoir défini la structure, vous allez préciser maintenant comment celle-ci apparaît concrètement dans le document. Il existe deux sortes de styles pour les titres de la structure :

  • les titres de type ‘style de texte’
  • les titres de type ‘styles personnalisés’.

Ces catégories concernent des styles de type Paragraphe.

Les titres de la catégorie ‘style de texte’

Les styles de cette catégorie sont fournis avec le système ; ils sont personnalisables par modification classique. Leur particularité essentielle : dans la définition de la structure (vue au paragraphe précédent), ce sont eux qui sont accessibles pour définir le style de paragraphe associé à un niveau. Les intitulés des niveaux de la structure déclarée sont piochés dans leur liste.

Dans leur gestion, ils présentent une particularité. Prenons par exemple le style Titre 1 (ce style a été déclarée dans la Numérotation des chapitres comme style de niveau 1) :

> Affichez la fenêtre de gestion des styles (voir le chapitre : Styles) ;
♪ (dans le combo en pied de liste) : … ; Styles de texte ; … ;
Dans la liste : ▲ Titre 1 ▼ Modifier… * (Style de paragraphe : Titre 1) ;
▼ | Plan et numérotation | ;
█ Plan █
♪ Niveau de plan : Niveau 1 (mais la zone est inaccessible) ;
█ Numérotation █
♪ Style de numérotation : Numérotation des chapitres (mais la zone est inaccessible) ;
…

Les informations de ces deux zones sont inaccessibles car elles ont été définies dans la structure comme on l’a vu ci-dessus ; elles sont modifiables dans la gestion de cette structure, mais pas ici.

Les titres de la catégorie ‘styles personnalisés’

Ces titres sont des styles complètement paramétrables par l’utilisateur. Mais chez eux, les deux zones que nous venons de voir sont accessibles.

Niveau de plan : la réponse apporté ici correspondra au niveau correspondant paramétré dans la Numérotation des chapitres.

Style de numérotation : en répondant Aucun, on indique ici que le style de numérotation à prendre est celui paramétré pour ce niveau dans la Numérotation des chapitres.

Vous comprenez pourquoi vous devez commencer comme je l’ai fait dans ma présentation, par la Numérotation des chapitres avant de terminer par le paramétrage des styles de titres : les informations nécessaires sont en place.

Précisions sur ces styles de titres

1. On peut considérer l’association de la structure et des styles de la catégorie Styles de texte comme un minimum tout à fait satisfaisant à la fois pour la présentation des titres et pour la gestion de la structure.

2. Toutefois, les styles personnalisés apportent une possibilité supplémentaire, très intéressante : plusieurs styles de titres différents peuvent être associés au même niveau de la structure. Le cas est classique dans certains livres techniques ou rapports. Le gros du document est découpé en parties, chapitres, sections, paragraphes, etc. soit quatre niveaux de 1 à 4. Des sous-niveaux complémentaires peuvent faire monter le nombre de niveaux à 6 ou plus. Et puis, en fin de document, des annexes importantes sont présentées différemment, mais avec une structure analogue qui doit apparaître dans la table des matières. Seulement, la présentation des titres de ces niveaux d’annexe diffère de celle du document principal.

Il suffit de copier (▲ style SSS ▼ Nouveau) chacun de ces quatre niveaux (utilisés dans le document principal), en modifiant ce qui doit l’être dans l’apparence des titres en annexe. Ces styles deviennent des styles personnalisés. La zone ‘| Plan et numérotation |♪ Niveau de plan’ y sera accessible pour enregistrer le niveau (1 à 4), et ces annexes feront partie de la structure bien que leurs titres soient présentés différemment.

Un exemple pour préciser. Dans le document principal, le niveau 1 est réservé pour le titre des parties, le niveau 2 pour le titre des chapitres (style Titre 2), le niveau 3, pour les titres des sections, le niveau 4 pour les titres des paragraphes. Les titres des chapitres sont en corps 18, droits, calés à gauche, avec une numérotation en chiffres arabes. Dans les annexes, l’annonce des annexes est un titre de niveau 1 identique à ceux du document principal. Chaque annexe à un titre, de niveau 2, en corps 18, italique, calé à droite. On veut aussi que la table des matières présentent les annexes avec le même détail que pour le document principal.

Solution : vous allez créer un style Titre 2_annexe, à partir du Titre 2 (▲ Titre 2 ▼ Nouveau…), dans lequel vous allez modifier la police (Italique), la position (calé à gauche), plan et numérotation – niveau de plan (Niveau 2) ; c’est ce paramétrage qui permet aux annexes d’apparaître dans le sommaire automatique et dans la table des matières.

Précision concernant le style de numérotation dans le cas d’un style personnalisé pour un niveau de la structure :

Le problème : quand vous définissez, comme dans l’exemple ci-dessus pour Titre 2_annexe, un style pour un titre de la structure à partir d’un style de texte (Titre 2), vous pouvez personnaliser la plupart des paramètres, sauf un : le style de numérotation dans l’onglet Plan et numérotation. Plus précisément, vous pouvez soit adopter le style de numérotation paramétré au niveau de la structure dans la Numérotation des chapitres, soit un autre Style de numérotation. Cela se comprend car, comme on l’a vu dans la définition de la structure, paramétrer un style de numérotation comprend un nombre important de zones à saisir.

La solution : si vous voulez pour un style personnalisé adopter un autre style de numérotation que celui du niveau auquel ce style personnalisé est attaché, il vous faut paramétrer un style Numérotation personnalisé. Par exemple, si vous vouliez que les annexes soient numérotées avec une lettre majuscule au lieu des chiffres arabes, vous allez créer un nouveau style de type Numération :

> Ouvrir la fenêtre de gestion des styles de type Numération ;
▲ Nouveau * (Style de numérotation : Sans nom) ;
▼ | Gérer| ;
♪ Nom : xxx (par exemple : niv 2_annexe) ;
▼ | Options | ;
♪ Nombre : A, B, C… ;… ;
♪ Style de caractère : Aucun ;
▼ | Position | ;
(mettre ici les mêmes paramètres que pour le niveau 2) ;
…
▼ ◄OK►.

Votre style personnalisé de numérotation niv 2_annexe est créé. Il est accessible désormais, et vous allez le saisir dans la zone ♪ Style de numérotation de l’onglet Plan et numérotation de votre style Titre 2_annexe.

Vous trouverez des informations complémentaires sur les styles de numérotation au chapitre 2A-05. Les listes.

En conclusion de cette section, Mettre en place le sommaire automatique, nous voyons qu’une harmonisation est possible, tout en respectant des particularités ; et que ces particularités ne remettent en cause, ni la structure, ni le sommaire, ni la table des matières qui en découle automatiquement.

3. Utiliser le sommaire automatique

Le sommaire automatique a de multiples utilisations. Vous pouvez vous positionner dans votre document à partir du sommaire, intervenir directement dans le sommaire pour modifier la structure ou la séquence de vos paragraphes. L’existence d’un sommaire peut vous permettre aussi de mettre dans votre texte des informations variables concernant les chapitres (titre, page). Reprenons en détail ces utilisations.

3.1 Afficher le document à partir d’un titre

Le sommaire automatique permet de lire la structure facilement comme une table des matières dynamique, toujours à jour, où chaque ligne est un lien vers le titre correspondant dans le texte. Quand vous double-cliquez sur un titre dans le sommaire, le document s’affiche dans la fenêtre du traitement de texte, au mieux, à partir de ce titre cliqué.

3.2 Retrouver le point d’insertion

Le point d’insertion peut être perdu à la suite d’un affichage déroulant du texte. Vous pouvez le retrouver à partir du sommaire automatique. Un titre en surbrillance dans le sommaire indique que le point d’insertion est soit dans ce titre, soit dans le paquet de lignes qui suit ce titre. Cependant, cette fonctionnalité est liée à l’affichage du niveau dans le sommaire automatique. Explication :

Dans l’en-tête de sa fenêtre, une ♥ suite de lignes avec décalage en retrait progressif [Niveaux de titres affichés] ♥ permet de déclarer le nombre de niveaux affichés. Normalement, c’est le nombre de niveaux déclarés dans la structure ; mais vous pouvez réduire ce nombre. Quand le nombre de niveaux affichés est inférieur au nombre de niveaux déclarés dans la structure, le sommaire comporte moins de lignes, et la recherche peut être plus facile. Corollaire : si le point d’insertion est dans un paragraphe d’un niveau non affiché, son positionnement dans le sommaire sera invisible.

3.3 Déplacer un titre et son contenu

Dans le sommaire, vous pouvez déplacer une ligne en la faisant glisser où vous voulez, ailleurs dans la structure, en restant à l’intérieur de la fenêtre du sommaire. La ligne que vous déplacez est matérialisée très clairement pendant son déplacement, par un trait entre les lignes. Cette opération est beaucoup plus rapide et précise qu’une sélection par couper / coller directement dans le texte.

Dans ce déplacement, c’est le niveau sélectionné au complet qui est déplacé, c’est-à-dire le niveau (titre et texte dessous) avec ses sous-niveaux inclus.

Ce déplacement peut aussi être fait en deux temps :

1. en sélectionnant l’élément à déplacer,

puis 2. ▼ ♥ lignes avec chevrons vers le haut [hausser d’un chapitre] ♥ (ou dans l’autre sens : ♥ lignes avec chevrons vers le bas [baisser d’un chapitre] ♥. Ici, il faut entendre chapitre comme niveau.

Notez que ce déplacement ne change pas la profondeur du niveau déplacé. En clair, si le passage déplacé est au 4e niveau, le fait de le mettre sous un niveau 2, ne le transformera pas en niveau 3 ; il restera en niveau 4. D’où l’intérêt de pouvoir changer les niveaux.

3.4 Changer le niveau d’un titre

Vous pouvez modifier le niveau d’un passage directement à partir de son titre dans le sommaire.

1. Vous sélectionnez le niveau à modifier.

2. ▼ ♥ lignes avec chevron à gauche [Hausser d’un niveau] ♥ (ou dans l’autre sens : ♥ lignes avec chevron à droite[Abaisser d’un niveau] ♥).

Vous pouvez aussi :

▲ sur le titre sélectionné dans le sommaire ▼ Niveau de Plan ▼ Choisir le nouveau niveau (le niveau maximum déclaré étant clairement indiqué par une case cochée).

Rappel : Dans le document en cours, quand le point d’insertion est sur le titre d’un niveau déclaré dans la structure, le numéro du niveau est indiqué en clair dans la barre d’état, en pied de fenêtre, vers la droite ; exemple : Numérotation du plan : niveau 4.

Important : Dans cette opération de changement de niveau, le décalage latéral de l’affichage du titre dans le sommaire, qui traduit la profondeur du niveau, est modifié. Mais ce qui est très intéressant, c’est que le style du titre ainsi décalé est modifié pour être remplacé par le style du nouveau niveau ; et il en est de même pour tous les titres des sous-niveaux : ils sont décalés de la même manière et leur style est modifié en conséquence.

Cette opération est donc particulièrement puissante.

3.5 Insérer un titre comme un renvoi ou une référence

Il peut être intéressant de poser dans le texte, comme en renvoi ou une référence, le titre d’un autre passage et des caractéristiques qui lui sont associées, comme la page où il se trouve. Ces informations sont susceptibles d’être modifiées en cours de rédaction. L’idéal serait donc de poser ses informations comme des variables, qui seraient toujours à jour ; on n’aurait alors pas le souci de les vérifier et de les modifier pour qu’elles soient exactes dans une version définitive.

Disposer du sommaire automatique indique que ces opérations sont alors possibles très simplement. Voici la méthode :

1. Posez le curseur à l’endroit où vous voulez faire l’insertion.
2. Dans : ▼ Insertion ▼ Renvoi… * (Champs) ;
▼ | Renvois |
♪ █ Type de champ █ : Titres ;
♪ █ Sélection █ : xxx (Le sommaire est affiché dans la colonne ; choisissez le titre à insérer) ;
♪ █ Insérer une référence à █ : Texte de référence (cette combinaison signifie que vous voulez insérer le titre lui-même) ;
▼ ◄Insérer► (Le titre est inséré dans le document au point d’insertion) ;
…
(Il n’est pas nécessaire de fermer la fenêtre si vous souhaitez faire une autre insertion) ;

Nous reviendrons en détail sur les champs au chapitre Astuces, Insertions particulières, les champs. Vous pouvez pour le moment vérifier qu’il s’agit bien d’un champ, et non d’une valeur constante qui a été inséré : allez modifier le titre inséré, et vérifiez l’insertion. La modification apparaît. Voir aussi la précision importante ci-dessous en 3.8.

3.6 Insérer d’autres caractéristiques du titre

Dans la fenêtre que nous avons laissée ouverte pour insérer un titre, nous pouvons voir dans le panneau ‘Insérer une référence à’ plusieurs éléments très intéressants :

  • Page : permet d’insérer à l’endroit du curseur, le numéro de la page du document où apparaît le titre
    • Il s’agit d’un champ qui sera toujours juste, quelle que soit la modification ultérieure du document ;
  • D’après le style de page permet d’insérer un numéro de page, comme avec Page, mais dans le style où le numéro de page est affiché dans sa page (en chiffres romains, par exemple, comme souvent dans les pages d’introduction) !
  • Chapitre : pour insérer le numéro de niveau 1 ; comme les autres numéros ci-après, cette information n’est disponible que si la numérotation automatique a été prévue pour ce niveau ; il faut comprendre chapitre comme niveau ;
  • supra / infra : (ci-dessus ou ci-dessous) permet de mettre l’orientation correcte en fonction de la position du titre par rapport à l’insertion ;
  • Numéro, numéro sans contexte et Numéro contexte complet peuvent afficher trois combinaisons de numérotation ; respectivement :
    • le numéro tel qu’il est programmé dans la définition de la numérotation du niveau, tout seul dans son contexte (avec l’avant, et l’après,…) ;
    • le numéro seul du niveau sans son contexte ;
    • les numéros successifs de tous les niveaux depuis le premier (les niveaux sans numérotation automatique étant absents), avec le point ‘.’ comme séparateur.

Voir aussi la précision importante en 3.8 ci-dessous.

3.7 Documents PDF avec sommaire automatique

Il est possible de générer un document PDF à partir d’un document LibreOffice (Dans : ▼ Fichier ▼ Exporter au format PDF… * (Options PDF)…). Ce qui est très intéressant, c’est que le sommaire automatique peut faire partie du voyage. Le document PDF va disposer alors d’une table des matières dynamique : chaque ligne sera un lien pour atteindre le titre correspondant dans le document PDF. Pour cela, l’exportation doit respecter quelques paramètres :

(Votre document est prêt à être exporté ; par précaution, vous avez sauvegardé votre travail ; le document est toujours affiché) ;
Dans : ▼ Fichier ▼ Exporter au format PDF…  * (Options PDF) ;
▼ | Général | ;
█ Général █ ;
[ X ] Exporter les repères de textes ;
… (les autres paramètres sont à votre discrétion) ;
▼ ◄OK►.

Ce document PDF créé avec les repères de textes affiche dans sa bordure gauche, ‘▼ ♥ ruban[Signets : atteindre les éléments…] ♥’. En cliquant sur cette icône, le sommaire automatique s’affiche, analogue à celui de votre document : tous les titres sont cliquables pour permettre de les atteindre dans le texte. Et comme un bonheur n’arrive jamais seul, si vous avez posé dans votre document des champs comme je l’ai indiqué ci-dessus en 3.5 et 3.6, ces informations sont des liens vers les titres qu’elles indiquent.

3.8 Précision importante : un style pour ces renvois

Quand vous posez un titre ou des informations qui lui sont associées, au fil de votre document, comme un renvoi ou une référence, il est nécessaire de soigner la mise en forme. Pour préciser ma pensée, le champ ‘Page’ devra par exemple être précédé de ‘p.’ avec une espace après le point : de la sorte, votre lecteur saura que le nombre correspond à la page. Étant donné que ces informations sont aussi des liens, disponibles dans la version texte ou PDF, j’ai pris l’habitude d’associer à ces informations un style de type caractère qui permet de les identifier (mise en italique et soulignement en pointillé). Car il ne s’agit pas seulement de donner des informations, il faut savoir aussi les présenter correctement.

Conclusion

Pour ceux qui sont convaincus que la clarté de la structure est importante pour la compréhension d’un document, le sommaire automatique sera une évidence. Que ce soit pour la composition du texte ou pour sa lecture, nous avons là un outil d’une grande puissance. Sa mise en œuvre nécessite un petit effort. Il vous faut avoir bien compris la gestion des styles, et en particulier la distinction entre titres et paquets de lignes dans les styles de type Paragraphe. Ensuite, commencez par adopter des solutions simples pour bien intégrer les relations entre les différents éléments (numérotation des chapitres ou définition de la structure, paramétrage des styles de titres ou mise en forme). Votre confort et celui de vos lecteurs viendront largement récompenser votre investissement.