Fiche périmée – Nouvelle version ici

Sommaire

• Présentation
• 1. Un peu de théorie
  • Une archive
  • Cycle de vie d’un fichier
  • Cycle de vie d’un dossier
  • La gestion des archives s’impose
• 2. Particularités des dossiers d’archives
• 3. Procédures d’archivage
  • Une seule opération par année
  • Procédure proprement dite
  • Faut-il éliminer les archives ?
• Les recherches en archives
  • Activer l’indexation du dossier Archives
  • Lancer une recherche
  • Analyser les résultats d’une recherche

Présentation

Les archives sont tout un monde. Nous commencerons donc par quelques définitions que je compléterai par ma vision personnelle. Sur ces bases, nous détaillerons la procédure d’archivage. Et nous terminerons ce chapitre par quelques notions sur les recherches en archives.

1. Un peu de théorie

Une archive

Une archive est un dossier contenant des fichiers qui n’ont plus qu’un intérêt historique du fait de leur date. Pour ne pas encombrer l’espace de proximité, l’ensemble des archives est classé dans un lieu spécifique.

La gestion d’archives sur un disque dur est liée à deux notions clés :

1. Le disque dur peut être cloisonné au moins en deux zones : un espace de proximité pour des accès fréquents et répétés, et un espace de rangement pour des accès occasionnels, ponctuels.

2. Chaque information (fichier ou dossier de fichiers) peut être caractérisée par une date qui détermine son classement soit à proximité, soit en archive.

Concernant le cloisonnement du disque, il s’agit d’un concept avec ses conséquences, plutôt que d’un problème de rangement physique. Je considère que mentalement nous devons faire le nécessaire pour être à l’aise, pour ne pas être encombré par des éléments dont la consultation est exceptionnelle. Je définis donc un espace de proximité où nous trouvons tout ce que nous consultons régulièrement ou qui concerne la période en cours ; et par opposition, je définis un espace que j’appelle Archives où nous trouvons tout ce qui n’a plus qu’un caractère historique, et que l’on va consulter exceptionnellement.

En conséquence, s’il vous paraît inutile d’avoir sur votre disque dur, des endroits caractérisés par la fréquence de leurs accès, ou plus généralement s’il vous importe peu que vos fichiers soient différenciés par un critère temps, vous n’avez pas besoin de gérer des archives. Votre disque ressemblera plus à une poubelle qu’à un système d’informations, mais cela ne vous causera pas de souci. Et ce chapitre ne vous concerne pas.

Cycle de vie d’un fichier

Un des caractères fondamentaux d’une information est son lien avec le temps. Un fichier est un conteneur d’information dont il suit l’évolution en une succession de phases :

• La création, soit par la validation d’un nouveau document, soit par l’importation d’un document existant (document joint à un courrier électronique, copie à partir d’un réseau, importation d’un site Internet, ou d’un autre support) ; un fichier est nécessairement créé dans un dossier ; c’est l’instant « zéro » de l’information.
• La mise à jour : le fichier initial est repris pour être modifié. En fait, il existe deux types de modification, bien différents : la validation d’une modification du contenu (édition), et la gestion du conteneur lui-même.
  • Dans ‘l’édition’, de nouvelles informations sont intégrées au document, certaines sont enlevées, d’autres modifiées.
  • La gestion du conteneur affecte son lien avec la structure : changement d’intitulé, déplacement ou copie vers un autre dossier.
  • Ces deux types de mises à jour sont bien différents. La première nécessite que le fichier soit accessible à l’opérateur en lecture et écriture, dans un dossier présentant les mêmes autorisations. La deuxième nécessite un accès autorisé pour les opérations sur le dossier contenant le fichier traité.
• La consultation habituelle : le fichier est ouvert pour être lu sans pouvoir être modifié. On dit « en lecture seule ». Le système Windows propose dans les propriétés d’un fichier de cocher une case pour déclarer cette qualité. Tous les systèmes d’exploitation gèrent ces autorisations de gestion pour les dossiers ou les fichiers. Il n’est pas possible de modifier le contenu d’un fichier en lecture seule ; la gestion du conteneur est soumise à ses autorisations spécifiques, indépendantes des autorisations concernant le contenu.
• L’archivage : alors que dans les opérations précédentes, le fichier est normalement enregistré dans des dossiers de proximité regroupant des fichiers fréquemment modifiés ou consultés, le fichier archivé est conservé dans un lieu spécifique ; il n’a plus besoin d’être facile et rapide d’accès car sa consultation est devenue exceptionnelle ; la date du fichier devient un critère essentiel de recherche.
• La destruction : le fichier est détruit, éventuellement en deux temps, en passant par la Corbeille, lieu d’attente avant une destruction définitive.

Cycle de vie d’un dossier

Il faut distinguer le cycle de vie d’un fichier, détaillé au paragraphe précédent, du cycle de vie d’un dossier. Le cycle de vie d’un dossier est complètement différent de celui d’un fichier :

• Un dossier est créé quand on a besoin d’y poser un document.
• Un dossier peut et doit être supprimé quand il devient vide et ne servira plus.

Sur ce plan, un dossier fonctionne comme un emballage.

Mais ce que j’ai dit sur la place d’un fichier en fonction de ses accès ou de sa date reste valable aussi pour les dossiers.

La gestion des archives s’impose

La facilité d’utilisation des fonctionnalités système, et plus précisément, la simplicité de gestion des fichiers et dossiers nous font perdre de vue la nécessité d’un minimum d’organisation. Cette paresse est renforcée par l’inflation des volumes de disques : on ne se pose plus la question de supprimer des fichiers pour faire de la place. Conclusion, on est encombré par des fichiers et des dossiers devenus inutiles, on perd du temps pour retrouver un fichier, et on augmente le risque de faire des mauvaises manipulations. Les doublons sont faciles, mais ils sont suspects : quand deux fichiers apparemment identiques existent en deux endroits différents ou plus, lequel est le bon ?

La gestion des archives permet de mettre à part des fichiers et des dossiers qui n’ont plus qu’un intérêt historique. Leur mise à jour est exclue. Ils restent utiles pour la consultation devenue exceptionnelle, et leur recherche se fait désormais sur l’année de leur création ou de dernière mise à jour.

Un système d’informations est un système vivant, évolutif en fonction du temps et des besoins. Avec sa zone d’archivage, il respecte les différentes phases de vie des fichiers et des dossiers.

2. Particularités des dossiers d’archives

Les archives sont des dossiers qui se gèrent comme les autres, avec quelques particularités supplémentaires :

• Le dossier 9_Archives (comme je préconise de l’appeler) est créé dans le dossier racine, positionné au même niveau que les centres majeurs d’intérêt. C’est une manière de dire que les archives font partie du système d’informations, mais à une place particulière.
• Dans ce dossier 9_Archives, l’idéal est de disposer en deuxième niveau, d’un dossier par année, désigné par ses quatre chiffres (‘2012’ par exemple). Ce classement par année convient parfaitement pour les opérations d’archivage et pour les recherches. À ceux qui m’objectent qu’on ne connaît pas toujours l’année d’un document recherché, je réponds que la fonction Recherche de l’explorateur permet de retrouver aussi des dossiers et des fichiers à partir de leur intitulé ou d’une partie de leur intitulé.
• Disposer d’un dossier annuel d’archives permet de copier dans ce dossier l’arborescence utilisée pendant cette année. Cela signifie, et c’est très important, qu’on peut modifier la structure d’une année sur l’autre sans se préoccuper des incidences sur les archives. Dans tous les cas, la structure utilisée pendant une année se retrouve dans les archives de cette année.

3. Procédure d’archivage

Je décris ici comment j’archive une année. Pour faciliter la compréhension, je prendrai comme exemple l’archivage de l’année 2012.

Une seule opération par année

J’ai adopté par expérience le principe d’un archivage annuel en une seule fois. Cela signifie :

• 1. Je me réserve deux heures pour cette opération.
• 2. Je la programme quelques temps après la fin de l’année 2012 pour me laisser le temps de recevoir les derniers éléments de 2012.
• 3. Je fais avant cet archivage annuel, une opération de maintenance et une sauvegarde générale (Cf. Prendre soin de son système).

Procédure proprement dite

Continuons notre exemple: nous sommes début 2013, et je considère avoir enregistré tous mes documents historiques de 2012. Je décide de lancer l’archivage de 2012.

1. Je crée le dossier d’archives 2012 dans 9_Archives.

2. Je copie tous mes dossiers de 1^er niveau en cours dans le dossier 9_Archives/2012. De cette manière, ma structure utilisée fin 2012 pour mes grands centres d’intérêt personnels se retrouve en archive. Toutes mes informations en cours sont en double : dans mes dossiers de premier niveau et dans le dossier Archives/2012. J’ai dit plus haut que je ne modifie ma structure pour la nouvelle année qu’après l’archivage de l’année passée. Nous voyons ici pourquoi.

3. Par sécurité, je fais une sauvegarde de ce dossier 9_Archives/2012. Ainsi, en cas de fausse manipulation pendant l’archivage, j’aurais toujours la ressource de reprendre un fichier ou un dossier à partir cette sauvegarde.

4. Ensuite, je travaille avec deux fenêtres affichées en même temps sur mon écran. Dans la première, j’affiche les dossiers et sous-dossiers de premier niveau (origine), et dans la deuxième, le dossier 9_Archives/2012 (archive). Je déroule les arborescences pour avoir le même sous-dossier affiché dans chaque fenêtre (mais nous savons que leurs racines sont différentes). Je travaille dossier par dossier en déroulant l’arborescence à partir de la première fenêtre.

5. Dans le dossier en archive, je supprime tous les éléments historiques postérieurs à la fin de l’année 2012 qui pourraient être déjà enregistrés du fait que mon opération d’archivage se fait quelques temps après le début de l’année (Ils n’ont rien à faire en archives 2012, ils feront partie des archives 2013). Je supprime aussi tous les éléments permanents toujours en cours. Il ne me reste donc en archive que les fichiers historiques 2012 et les fichiers permanents périmés ou terminés en 2012.

6. Dans le dossier d’origine, je supprime tous les éléments laissés en archive. Il ne reste que les éléments permanents toujours en cours, et les éléments historiques de 2013.

7. Après cette opération, tous mes éléments ne sont présents qu’une seule fois : soit dans un dossier d’origine (1^er niveau et descendance), soit dans le dossier d’archive. C’est maintenant que je peux modifier, si nécessaire, mon organisation courante.

En pratique, à partir de l’étape 4. j’utilise le logiciel WinMerge pour faire ce travail avec un maximum de sécurité. Il me permet de voir dans une seule fenêtre sur deux colonnes et sur la même ligne, les fichiers du dossier d’origine et ceux du dossier en archive. Je peux sélectionner plusieurs fichiers à supprimer dans chacune, et vérifier immédiatement le résultat. Une fausse manœuvre est détectée immédiatement.

Quand un dossier ou un fichier a été supprimé par erreur dans les deux dossiers (origine et archive), il me suffit de le recharger à partir de la sauvegarde.

Je rappelle que l’année en clair ‘2012’ est prise ici pour faciliter la compréhension.

Faut-il éliminer les archives ?

Le paradigme informatique actuel répond ‘non’ à cette question d’éliminer les archives de son disque dur. En fait, il y a autant de bonnes raisons pour garder toutes ses archives sur le disque dur que pour les éliminer.

Si les archives sont importantes en volume (vidéos, photos), les sauvegardes durent plus longtemps. On peut, à juste titre, s’interroger sur le bien fondé de sauvegarder régulièrement des informations qui sont figées.

Rien n’empêche d’éliminer une partie des archives, les plus volumineuses, en les transférant sur des supports externes. Se pose alors, nous le verrons dans le chapitre sur les sauvegardes, la question de la pérennité du support (un DVD devient aléatoire au bout de 10 ans).

La taille des disques durs permet effectivement aujourd’hui, de ne plus s’inquiéter du volume disponible sur ce support. On peut donc conserver des archives pendant très longtemps. Elles sont facilement accessibles, à la fois pour les recherches et pour les éditions.

Quoi qu’il en soit, je préconise que chacun précise sa position vis à vis des archives dans un petit complément à la description de son arborescence sur le disque à propos du dossier 9_Archives.

4. Les recherches en archives

Le fait de mettre l’année en premier niveau du dossier Archives peut inquiéter certains en ce qui concerne les recherches. Il est fréquent en effet d’avoir à rechercher un document dont on ignore avec précision l’année de son archivage, surtout quand il s’agit d’un document qui avait été, en son temps, un document permanent : quelle année est-il devenu obsolète, puisque c’est à ce moment qu’il a été archivé ?

La fonction recherche dans les dossiers, fournie par le système Windows 7, va dissoudre cette inquiétude.

Activer l’indexation du dossier Archives

Le dossier Archives, à la racine du dossier de l’utilisateur, doit être déclaré comme dossier indexé (pour lui et ses sous-dossiers). L’indexation est présentée dans le dernier chapitre de la partie 1C. Prendre soin de son système.

Lancer une recherche

Avec l’explorateur, on ouvre le dossier Archives. La liste des dossiers par année est affichée.

Dans le cadre en haut à droite (‘Rechercher…’), il suffit de taper le maximum de mots dont on est sûr qu’ils font partie de la désignation, ou qu’ils sont présents dans le fichier.

Analyser les résultats d’une recherche

La liste des fichiers et des dossiers répondant aux critères donnés est affichée dans l’ordre alphabétique des dossiers et fichiers ensemble (les dossiers sont au milieu des fichiers).

La colonne chemin indique dans quel dossier est le fichier.

Chaque ligne est cliquable comme dans une liste habituelle de l’explorateur : un dossier ou un fichier peuvent donc être ouverts facilement.

La flèche Retour en haut de la page à gauche de la barre de navigation permet de revenir à la liste des résultats de la recherche ; cliquer sur Résultats de la recherche dans … donne le même résultat.