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Commençons la réalisation de votre mailing en construisant le tableau de vos destinataires. Quelques principes de base vous permettront de bien comprendre le pourquoi de certaines de mes préconisations.
1. Principes de base
Un tableau peut servir à plusieurs mailings, alors qu’un message est nécessairement associé à un seul tableau. Cela signifie que votre tableau devra être conçu et entretenu en ayant derrière la tête l’idée de pouvoir servir plusieurs fois dans des contextes légèrement différents.
À l’expérience, un tableau de destinataires n’est jamais figé. Il faudra en supprimer et en ajouter. Les informations concernant tel ou tel seront à modifier. Anticiper ces opérations permet de procéder calmement avec un maximum de sécurité.
On constate parfois des caractères « bizarres » dans les courriels. Il s’agit d’un problème d’encodage des caractères. Avec Mail Merge, ce problème est pris en compte très simplement, éliminant toute bizarrerie chez les destinataires.
Il faut bien distinguer la forme du message (comment il apparaît à la lecture) du fond.
- La forme est défini pas le modèle de courriel utilisé pour le mailing.
- Le fond, valeurs personnalisées des variables, est défini dans le tableau des utilisateurs.
- La mise au point du fond se fait dans le tableau ; la mise au point de la forme se fait dans la rédaction du courriel.
2. Créer un nouveau tableau
Pour s’initier dans les meilleures conditions à l’utilisation de Mail Merge, il est préférable de créer un nouveau tableau. Ce tableau peut être créé avec n’importe quel tableur. Avec LibreOffice Calc, toutes les fonctionnalités nécessaires au mailing sont présentes. Vous collerez dans ce nouveau tableau, les informations récupérées par ailleurs. En fait, l’important est de respecter une certaine forme pour les titres de colonnes.
Pour lancer le mailing avec Mail Merge, il faudra enregistrer une version CSV de la feuille contenant la liste à utiliser. Nous verrons comment. Dans l’immédiat, le tableau se gère comme n’importe quel tableau. Sauf quelques contraintes.
Les noms de variables utilisés dans le paramétrage du courriel doivent être identiques aux titres des colonnes correspondantes dans le tableau. Exemple : si la colonne enregistrant l’adresse électronique du destinataire a comme titre : « Courriel », la variable à utiliser dans le courriel pour indiquer l’adresse du destinataire (dans le champ d’en-tête « à : » ou « To : « ) sera écrite « Courriel ».
Conséquences:
- Veillez à ne pas intituler deux colonnes de votre tableau avec le même titre.
- Veillez à ne pas utiliser d’espaces ou de caractères particuliers dans le titre. N’utilisez que des lettres, des chiffres, le tiret « – » et remplacez tous les autres caractères par « _ ». Évitez les lettres accentuées ou les cédilles qui pourraient ne pas « passer » dans le codage du courriel.
- Attention à respecter la casse : si vous mettez l’initiale du titre en majuscule (comme Courriel ci-dessus), il vous faudra la mettre aussi dans le nom de la variable, sinon ça ne marchera pas.
En dehors de ces contraintes, vous êtes totalement libres d’organiser votre tableau et ses feuilles comme vous l’entendez. Par exemple :
- Vous pouvez attachez un filtre à un colonne associée à une variable.
- Vous pouvez avoir une colonne dont le contenu des cellules est une formule ; lors de la conversion dans le format CSV, il vous suffira de préciser que vous voulez récupérer les informations « comme elles sont affichées ».
Pour des raisons évidentes, il est fortement conseillé d’affecter les premières colonnes à l’identification de vos destinataires : Nom, Prénom, Courriel, Téléphone, Adresse.
Réservez les colonnes suivantes pour enregistrer les textes qui viendront en variables. Par exemple : « Adressage » recevra l’adresse en tête du message.
3. Associer le tableau au courriel
Votre tableau est un document complètement autonome par rapport à Mail Merge. Pour l’associer, il faut créer une version CSV.
- Prenez soin de bien enregistrer votre tableau, dans son format habituel (.ods, .xls, etc.).
- Affichez, si c’est nécessaire la feuille de ce classeur qui contient votre liste et ses variables.
- Enregistrer sous…
- Choisissez le format CSV
- Donnez un intitulé à ce fichier CSV (qui peut être celui du classeur, proposé par défaut)
- Vérifiez le dossier de réception, et choisissez-en un autre si vous le voulez
- En cliquant sur Confirmer la création du fichier CSV est lancée.
- Une confirmation du format texte CSV peut vous être demandée : confirmez.
- Une fenêtre vous demande de préciser quelques options:
- Jeu de caractères : choisissez Unicode UTF8 ;
- Séparateur de champ : « , » (virgule) ;
- Séparateur de texte : laissez tel quel
- Cochez la case : Enregistrer le contenu des cellules comme affiché.
- Validez en cliquant sur OK.
Votre liste de destinataires avec les variables est enregistrée dans le dossier que vous avez indiqué au départ de la fenêtre Enregistrer sous… Retenez ce dossier et le nom de votre fichier CSV : vous aurez à les retrouver au moment de lancer le mailing.
4.Mise au point du fond
J’entends sous ce titre l’opération consistant à modifier le texte pris en variable (ce que j’ai appelé plus haut, le fond).
5. Nouveaux tableaux pour de nouvelles vagues
Par expérience, nous savons que lorsque le mailing a été envoyé, il faut très souvent pour ne pas dire toujours, en faire un autre ensuite. Une adresse courriel est invalide, un nouveau destinataire se présente, etc. Voilà comment procéder :
- Vous créez un nouveau tableau vierge, soit une nouvelle feuille vierge dans votre premier classeur.
- Vous copiez les cellules de titre de votre premier tableau et vous les collez en A1 de votre nouvelle feuille.
- Pour un destinataire existant sur le premier tableau dont il faut corriger une ou plusieurs informations :
- copiez sa ligne dans le tableau initial ;
- collez-la en nouvelle ligne dans la nouvelle feuille ;
- saisissez votre correction;
- Enregistrez votre nouvelle feuille ;
- Supprimez la ligne transférée du premier tableau.
- Pour créer un nouveau destinataire, vous saisissez ses informations.
- Quand votre saisie est terminée, vous allez créer le fichier CSV de cette nouvelle feuille :
- Procédez comme ci-dessus.
- Je conseille de garder le même nom de fichier, en complétant l’intitulé avec un numéro de version.