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Préparation
Faire le ménage après la mise au point
Après avoir mis au point votre matrice en utilisant les courriels enregistrés comme brouillon, vous allez faire le test des envois. Mais avant de passer à cette étape, je vous conseille très fortement, si vous ne l’avez pas encore fait de « nettoyer » vos sous-dossiers Brouillons et Modèles. Ne gardez que la dernière matrice (celle utilisée dans le dernier test) et supprimez tous les autres modèles. Vous pouvez sans hésitation supprimer tous les courriels en Brouillons (mais faites attention à ne pas supprimer des vrais brouillons en attente…).
Pourquoi tester l’envoi ?
Avant d’envoyer tous vos courriels dans la nature, il est préférable de vérifier que ces envois se font correctement.
Pour cela, reprenez votre Liste_test en format texte CSV. Remplacez toutes les adresses courriels par votre adresse personnelle. Validez.
Vous allez maintenant lancer le mailing comme vous le ferez ensuite « pour de vrai ». Mais dans l’immédiat, tous les courriels envoyés arriveront tous chez vous. Vous pourrez alors vérifier comment chaque destinataire recevra son courriel.
Faire le test d’envoi
Vous avez inscrit votre adresse personnelle dans la liste_test à la place de celle des destinataires. Maintenant, procédez ainsi:
- Ouvrez votre dernière matrice à partir du sous-dossier Modèles.
- Lancez Mail Merge avec les paramètres suivants:
- Message, source : CSV
- Mode de livraison : Envoyer maintenant
- CSV, fichier : sélectionner votre Liste_test ne comprenant que vos adresses personnelles pour les destinataires
- Jeu de caractères : UTF 8
- Délimiteur de champs : « , »
- Délimiteur de texte : « „ »
- Pour n’envoyer que 4 courriels par exemple, si votre liste est plus longue (à ce stade, il n’en faut pas plus), dans : Lot, arrêter: entrer le chiffre 4
- Laissez les autres zones vides.
- Puis cliquez sur OK.
- Un thermomètre vous indique la progression des envois.
Allez alors dans votre boîte de réception, et vérifiez les courriels reçus. S’il faut corriger, revenez au départ en modifiant votre matrice.
Envoi réel
L’exercice précédent est en fait une répétition. L’envoi réel reprend les mêmes paramètres que pour le test d’envoi. Quelques précisions, cependant :
- Vérifiez que le fichier au format texte CSV de votre Liste correspond bien à votre tableau au format tableur (ou plus précisément à la feuille de cet envoi).
- Ouvrez la matrice sauvegardée lors du dernier envoi (le test).
- Les paramètres pour lancer Mail Merge sont les mêmes que pour le test. Quelques précisions cependant, concernant les zones Lot :
- Démarrer : vous pouvez indiquer ici le rang du destinataire dans la Liste à partir duquel votre mailing commencera.
- Arrêter : vous pouvez indiquer ici le rang de destinataire dans le Liste avec lequel le mailing s’arrêtera.
- Pause : en secondes entre l’envoi de deux courriels successifs.
Pour ne pas être pris pour un spammeur par le gestionnaire de votre compte SMTP (protocole d’envoi de courriels sur Internet), il est préférable :
- soit de mettre une pause de quelques secondes (5 à 10) entre chaque courriel. Mais avec une pause de 5″ et 100 destinataires, le mailing durera presque 10 minutes.
- soit d’envoyer des paquets (en jouant sur les paramètres Démarrer et Arrêter) limités à 40 courriels, et en attendant quelques minutes entre chaque paquet.
Bien terminer l’opération de mailing
Une fois que tous vos courriels sont partis, il vous reste du travail.
Classements et archivage
J’ai évoqué plus haut la nécessité de « faire le ménage » dans les sous-dossiers Brouillons et Modèles. Si vous ne l’avez pas fait à ce moment, c’est le moment où jamais.
Ensuite, vous devez avoir normalement une copie des courriels envoyés dans le dossier indiqué dans les paramètres de votre compte Thunderbird. Je vous conseille très vivement d’ouvrir un sous-dossier par mailing dans lequel vous déplacerez la copie de tous les courriels envoyés dans ce mailing. Si votre envoi est fait en plusieurs vagues (procédure que nous aborderons plus loin), il n’est pas nécessaire d’ouvrir un dossier par vague.
Puis si vous recevez des réponses, je vous invite aussi, très fortement, à créer un sous-dossier pour les enregistrer ; pour les mailings peu importants en nombre, il est possible d’utiliser le même sous-dossier que celui des copies de courriels envoyés.
Le tableau à partir duquel vous avez créer la liste de vos envois doit être préservé. Il est en quelque sorte la table des matières de votre mailing. L’expérience nous prouve que nous avons toujours besoin de vérifier si un tel faisait partie du mailing. Le tableau y aide. Il faut donc le classer pour qu’il soit accessible.
Nouvelles vagues
Nous avons déjà abordé la question des envois complémentaires à la suite du premier envoi massif. Je préconise la méthode suivante.
Vous commencez par ouvrir une nouvelle liste, vide, dans un tableau (ou une nouvelle feuille de votre tableau initial). Vous copiez dans cette nouvelle liste la première ligne du tableau initial.
Les destinataires oubliés dans l’envoi précédent sont enregistrés dans cette nouvelle liste.
Les destinataires ayant une adresse courriel fausse, ayant entraîné l’échec du courriel, seront copiés du tableau initial dans cette nouvelle liste et leur adresse courriel sera corrigée. Leur ligne dans le tableau initial sera supprimée après copie.
J’appelle nouvelle vague un envoi fait à partir de cette nouvelle liste. Vous procéderez comme pour le tableau initial. Je conseille seulement de compléter l’intitulé du fichier au format texte CSV (identique à celui du premier envoi) avec une terminaison comme ‘Vx’, X étant le numéro de la vague. De cette façon vous préservez l’existence des fichiers CSV de toutes vos vagues.
Si pour la suite de vos opérations (après le mailing), une liste globale est a priori nécessaire, je vous invite à créer un nouveau tableau qui sera chargé des tableaux de chaque vague.