2B-09. Les impressions sophistiquées (étiquettes, mailings)*

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Cartes de visite : nouvelle version ici

Étiquettes adresses : nouvelle version ici

Mailings personnalisés : nouvelle version ici

Sommaire

  • Présentation
  • 1. Imprimer des cartes de visite
    • Procédure générale
    • Dessiner la planche
    • Rédiger une carte de visite
    • Synchroniser la planche
    • Modifier un planche
    • Précision concernant le menu Cartes de visite
    • Conclusion.
  • 2. Impression d’étiquettes-adresses
    • Le concept de base de données
    • Procédure générale
    • Étape 1 : dessiner une planche d’étiquettes
    • Étape 2 : associer une base de données à la planche
    • Étape 3 : générer une vignette initiale
    • Étape 4 : synchroniser la planche
    • Étape 5 : ‘sortir’ les étiquettes personnalisées
    • La zone Sources de données
    • Conclusion.
  • 3. Mailings
    • Mailings papier
    • Mailings par courriel
    • Personnalisations poussées
    • Conclusion.

Présentation

Ce dernier chapitre est consacré aux impressions particulièrement pratiques mais qui sont rarement lancées parce que le résultat est souvent décevant. Je vais présenter trois cas de figures :

  • L’impression de planches de stickers : il s’agit de feuilles portant des étiquettes auto-collantes, de ces planches de cartes de visite prédécoupées. Sur chaque vignette, on retrouve un texte identique. Je parle alors de vignette, d’étiquettes ou de cartes de visite.
  • L’impression de planches d’étiquettes-adresse : cette fois, chaque étiquette est différente. Elle comprend par exemple l’adresse d’une personne, et la personne est différente d’une étiquette à l’autre. Les adresses imprimées sont celles des personnes sélectionnées dans un tableau ou une base de données. Je parle dans ce cas d’étiquettes-adresses.
  • L’impression des mailings. Pour des personnes sélectionnées dans un tableau ou une base de données, un document personnalisé d’une ou plusieurs pages est imprimé. Il comporte des informations personnelles : l’adresse, message personnalisé, etc. Je parle dans ce cas de mailing ou de lettres personnalisées.

En fait, ces trois cas vont nous permettre d’aborder tous les aspects de ces impressions. Vous serez à même, ensuite, d’imprimer ce que vous voulez.

Les aspects pratiques liés à l’utilisation de l’imprimante ne sont pas critiques, et je ne m’y étendrai pas. Il vous suffit d’avoir une imprimante ordinaire, capable d’imprimer des feuilles de papier ou des planches d’étiquettes, ce que toutes les imprimantes savent faire. Aucun paramétrage particulier n’est nécessaire, au niveau de l’imprimante, pour obtenir les résultats attendus dans ces trois cas.

1. Imprimer des cartes de visite

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Ce type d’impression se caractérise par :

  • un support papier comportant un nombre constant de vignettes en largeur et en hauteur (étiquettes ou cartes de visite) ; la planche est à dessiner à moins de récupérer son dessin à partir d’un modèle existant ;
  • un texte identique sur toutes les vignettes, pouvant comporter une certaine recherche dans la mise en forme, des effets, une photo, un cadre, etc.

Procédure générale

Imprimer une planche de cartes de visite est une opération extrêmement simple quand on respecte le processus en 4 étapes :

  • 1. Choisissez votre modèle de planche, dans un meilleur compromis entre le stock disponible chez votre fournisseur préféré et vos besoins personnels. Il est impératif de partir d’un modèle réel que vous tenez en mains. C’est le seul moyen de ne pas avoir à faire plusieurs essais laborieux d’ajustement de tailles. Nous allons voir plus bas comment dessiner cette planche. Vous verrez qu’il n’est pas critique de changer de modèle.
  • 2. Rédigez une étiquette dans la première vignette de la page (en haut à gauche). C’est du texte, dans toute sa simplicité, avec ses styles, ses cadrages, ses bordures éventuels, une image : vous maîtrisez toutes ces opérations.
  • 3. Copiez cette vignette dans toutes les vignettes de la planche : il suffit de cliquer sur le bouton flottant ◄Synchroniser les étiquettes►.
  • 4. Sauvegardez ce document avec l’intitulé de votre choix ; vous pourrez alors le rappeler à volonté. Et vous pouvez, bien sûr, l’imprimer.

Si vous respectez ces 4 étapes, dans l’ordre, vous n’aurez aucune difficulté à construire des planches de cartes de visite ou d’étiquettes.

Dessiner la planche

Mesurer

Le paquet de feuilles portant vos cartes de visite est accompagné d’un gabarit, une feuille ordinaire reproduisant le dessin d’une planche et portant les dimensions des marges et des vignettes. Sinon, à vous de mesurer et de noter vos mesures (en millimètres). Voici les informations dont nous allons avoir besoin :

  • Le format (A4, généralement en France) ;
  • Le nombre de vignettes en largeur, et le nombre en hauteur ;
  • Les dimensions d’une vignette (zone pour le texte), largeur et hauteur ;
  • La marge haute, distance entre le bord supérieur de la feuille et le bord supérieur de la première vignette ;
  • La marge gauche, distance entre le bord gauche de la feuille et le bord gauche de la première vignette ;
  • L’empattement horizontal, distance entre le bord gauche d’une vignette et celui de la suivante (soit : largeur de la vignette + espacement latéral entre deux vignettes) ;
  • L’empattement vertical (analogue, mais dans l’autre sens) ;

LibreOffice parle indistinctement d’empattement et d’écart.

Vérifier si le modèle utilisé est connu de LibreOffice

Dans : ▼ Fichier ▼ Nouveau ▼ Étiquettes… * (Étiquettes) ;
▼ | Étiquettes | ;
█ Format █ ;
♪ Marque : xxx ;
♪ Type : yyy ;
…

Dans la zone Marque recherchez la marque de vos cartes de visite. Si elle est présente, sélectionnez-la, et recherchez la référence de votre paquet dans la zone Type. Si la référence est présente, sélectionnez-la. Votre dessin de planche est terminé. Pour contrôle :

…
▼ | Format | ;
…

Cet onglet affiche en haut à droite, la marque et le type saisi précédemment.

Toutes les dimensions sont affichées en clair sur la gauche et le gabarit simplifié, avec les cotes est affiché dans le cadre à droite. Vérifiez que l’ensemble correspond à votre gabarit. Au besoin, corriger et enregistrer alors ce modèle corrigé :

…
▼ ◄ENREGISTRER► * (Enregistrer le format d’étiquette) ;
█ Options █
♪ Marque : xxx ;
…

Je conseille, pour tous vos formats personnels, de créer une marque ‘Perso’ par exemple, distincte des autres existantes ; il suffit de taper son nom dans la zone.

…
♪ Type : yyy ;
▼ ◄OK► ; ◄.

Pour le type, et en vue des recherches futures, je conseille de prendre la forme : NL* NC – DL * DH – REF, où :

  • NL : nombre de vignettes en hauteur (lignes)
  • NC : nombre de vignettes en largeur (colonnes)
  • DL : largeur d’une vignette (en cm avec une décimale)
  • DH : hauteur d’une vignette (mêmes unités)
  • REF : la référence de votre planche inscrite sur l’emballage pour la retrouver sans équivoque.

Créer un nouveau modèle

Si vous n’avez pas trouvé votre bonheur dans les modèles fournis par LibreOffice, vous allez créer votre propre modèle. L’onglet | Format | vous permet d’enregistrer les dimensions que vous avez notées sur le gabarit. Enregistrez ce modèle comme on vient de le voir.

Ensuite, avant de dessiner votre carte de visite définitive, suivez la procédure générale en créant des vignettes simples ne comportant que deux ou trois lignes.

Faites une impression sur une feuille blanche ordinaire.

Vérifier le format en ‘mirant’ : vous prenez une planche de cartes de visite (ou le gabarit pour que les limites des vignettes soient bien visibles) et vous mettez la feuille de test imprimée derrière ; vous ajustez les bords, et vous regardez le résultat à la lumière pour voir l’impression par transparence. Si votre texte ‘loge’ dans toutes les cartes de visites de la feuille, votre paramétrage est bon. Sinon, il vous faut le corriger et vérifier à nouveau.

Paramétrer la synchronisation

Vous avez rédigé votre vignette initiale (en haut à gauche). La synchronisation va répliquer cette vignette initiale sur toutes les vignettes de la planche ; c’est étape 3. de la procédure générale. Il suffit de cliquer sur un bouton flottant ◄YCNHRONISER►.

Mais le bouton flottant n’est disponible que si le modèle de votre planche prévoit cette synchronisation. Si ce bouton n’est pas disponible :

  • Copier le contenu de votre vignette initiale dans le presse-papier pour ne pas perdre votre travail : cliquez dans la vignette, [Ctrl+ A] pour tout sélectionner, [Ctrl+ C] pour copier le contenu dans le presse-papier. Fermer le document sans l’enregistrer.
  • Ouvrez de nouveau la fenêtre Étiquettes : ▼ Fichier ▼ Nouveau ▼ Étiquettes * (Étiquettes), puis :
…
▼ | Options | ;
█ Répartir █ ;
♪ : { Page entière – Étiquette unique } ;
♪ [X] Synchroniser le contenu ;
▼ ◄NOUVEAU DOCUMENT► ;
…
  • La nouvelle planche est affichée. Dans la vignette initiale : [Ctrl+ V] pour coller le contenu du presse-papier. Vous retrouvez votre travail.
  • Le bouton flottant ◄SYCNHRONISER► est dans la fenêtre de travail.

Associer une imprimante au modèle

…
▼ | Options | ;
█ Imprimante █ ;
▼ ◄PARAMETRER…► ;
…

Pour un utilisateur ne disposant que d’une imprimante, cette fonctionnalité est sans intérêt. Dans un pool d’impression, ce bouton permet d’aller préciser l’imprimante à utiliser pour ces étiquettes ou cartes de visite, et dans quel bac d’alimentation papier prendre les feuilles. Cela peut être utile.

Conclure le choix du modèle

…
▼ ◄Nouveau document►.

L’action de ce bouton valide les saisies faites concernant le modèle choisi et une page est affichée pour la saisie et la mise en page des cartes de visite. Le paramétrage que vous venez de faire est attaché à ce nouveau document. Si vous sauvegardez ce document, il sera sauvegardé avec lui ; et quand vous ouvrirez ce document plus tard, ce paramétrage sera disponible avec lui.

Rédiger une carte de visite

C’est la deuxième étape de la procédure générale.

Assurez-vous que les repères de textes sont affichés :

Dans : ▼ Affichage ▼ Délimitations du texte (ligne en bascule – une marque indique que l’effet est actif).

Saisissez votre carte de visite dans le premier cartouche, en haut à gauche. Soignez la mise en forme à l’intérieur de ce cartouche. Respectez une petite marge ‘réelle’ pour tenir compte des imprécisions de calage du papier dans l’imprimante. N’hésitez pas faire des impressions pour juger de l’effet produit avec cette seule vignette.

Synchroniser la planche

Quand votre vignette initiale vous semble prête, synchroniser la planche :

(Bouton flottant) : ▼ ◄SYNCHRONISER►.

Le contenu de votre vignette initiale est répliqué sur toutes les vignettes de la planche.

Vous pouvez sauvegarder ce document comme un document ordinaire. Vous pourrez le rouvrir pour le modifier ou l’imprimer plus tard. Vous pouvez l’imprimer.

Modifier une planche

Une fois au point, votre planche ne devrait pas bouger. Mais des modifications sont parfois nécessaires : changement d’adresse, par exemple.

Vous pouvez modifier une planche très facilement :

  • Commencez par ouvrir le document correspondant.
  • Ne modifiez que la vignette initiale (en haut à gauche).
  • Quand votre modification est au point, synchronisez la planche (▼ ◄SYNCHRONISER►).
  • Sauvegardez et imprimez.

Cette correction peut être répétée sans inconvénient.

Précision concernant le menu Cartes de visite

Je vous ai proposé d’ouvrir la fenêtre Étiquettes et non Cartes de visite dans le menu Fichier, Nouveau. Maintenant que vous connaissez bien la fenêtre Étiquettes, je vous invite à consulter la fenêtre Cartes de visite. Vous retrouverez des onglets connus. Mais vous constaterez aussi que deux onglets vous permettent d’enregistrer des informations privées et professionnelles dans des champs et que ces champs peuvent être posés dans le document.

Soit vous n’avez qu’un modèle de carte de visite à imprimer (hypothèse présupposée dans cette section), et vous suivez alors ma méthode. Soit vous avez à imprimer les cartes de visite de toute votre équipe et de toute votre société, et là je vous conseille de créer un document par carte différente. Pour cela, vous partez du document sauvegardé après la synchronisation. Vous modifierez la vignette initiale pour y mettre les coordonnées de la personne dont vous voulez imprimer les cartes de visite. Vous synchronisez, et vous sauvegardez ce nouveau document avec le nom de la personne concernée pour le retrouver plus tard facilement. Vous vous construisez ainsi une bibliothèque de cartes de visites imprimables. Cette solution est beaucoup plus souple que celle apportée avec la fenêtre Cartes de visite.

Conclusion

Retenez de cette étape, deux opérations :

  • le dessin d’une planche,
  • la mise à jour d’une planche à partir d’une vignette initiale et sa synchronisation.

C’est l’essentiel de l’impression des planches d’étiquettes ou de cartes de visite.

2. Impression d’étiquettes-adresses

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Dans cette section, nous abordons une extension très importante du traitement de texte : les documents personnalisés. Dans ces documents, des champs particuliers permettent de récupérer les informations d’une base de données. Ce qui suppose en amont, une gestion de cette base ; et au niveau de la ‘sortie’ du document, un assemblage dynamique qui répète le document à chaque élément de la base de données dont le défilement est piloté en quelque sorte par le document. Voilà les ingrédients de cette recette délicate des documents personnalisés : une base, un document avec des champs particuliers, une sortie répétitive synchronisée avec le défilement des informations.

Le concept de base de données

Dans sa forme classique, une base de données est un ensemble de tables. Une table regroupe des articles qu’on appelle aussi des enregistrements. Les enregistrements sont composés de champs destinés à recevoir des informations. En général, tous les enregistrements ont la même structure. Les champs sont désignés par un nom, comme les variables en algèbre (‘X’) ; ces champs enregistrent des informations qui sont variables d’un enregistrement à l’autre (X = 12 : 12 est le contenu d’un champ).

Un tableau de tableur peut être considéré comme une base de donnée. Chaque feuille du tableau est une table. Dans cette table, chaque ligne du tableau est un enregistrement. Sur cette ligne, chaque colonne est un champ. Le contenu d’une cellule, au croisement d’une ligne et d’une colonne contient l’information de base. Le nom des champ, indispensable pour accéder à l’information de base, est généralement enregistré sur la première ligne de la feuille.

Pour les étiquettes-adresses que nous étudions ici et les lettres personnalisées que nous verrons dans la section suivante, LibreOffice associe au document à imprimer une base de données. Dans nos deux exemples, nous allons utiliser un tableau obtenu avec le tableur LibreOffice Calc.

Pour être complet sur le concept de base de données, je précise qu’une base de données est aussi caractérisée par un index au moins, qui permet de lire les fiches dans un certain ordre (celui d’un ou de plusieurs champs). En fait, dans nos exemples, nous utiliserons l’index naturel : l’ordre des lignes d’une feuilles.

Procédure générale

Pour imprimer des planches d’étiquettes adresses avec une étiquette différente par destinataire, vous devez suivre une procédure en cinq étapes :

  1. Dessinez une planche d’étiquettes comme nous l’avons vu ci-dessus pour les cartes de visite ;
  2. Associez une base de données à cette planche ;
  3. Générez une vignette initiale comme nous l’avons fait pour les cartes de visite, mais en insérant aussi des noms de champs de la base de données, et des commandes pour que le système se déplace dans la base au moment de l’impression (par exemple : ‘passer à l’enregistrement suivant’). C’est l’étape centrale.
  4. Synchronisez la planche pour reporter dans chaque vignette le contenu de la vignette initiale. Sauvegardez votre document.
  5. Lancez l’impression du document. Cette impression va associer la répétition des planches et en arrière-plan d’une manière invisible, le défilement de la base de données. Elle sera donc un peu particulière.

Il existe quelques bogues dans LibreOffice, mais nous les contournerons allègrement. Cette procédure va vous permettre de consolider certains acquis : les styles, les champs. Et surtout, vous allez apprendre à manipuler les bases de données pour construire des documents personnalisés.

Étape 1 : dessiner une planche d’étiquettes

Vous procédez exactement comme on l’a vue à la première section avec les cartes de visite, en vous arrêtant juste avant d’actionner le bouton ◄NOUVEAU DOCUMENT► car nous allons enregistrer d’autres paramètres dans la fenêtre Étiquettes.

Étape 2 : associer une base de données à la planche

La base de données à associer à la planche :

  • doit exister ;
  • doit être accessible (sur le disque ou en réseau) pendant tout le processus d’impression ;
  • et doit être reconnue par LibreOffice.

La base de données doit exister sur le système et être accessible

Si la base de données n’existe pas, vous devez la créer en dehors du traitement de texte.

Si elle est sur un poste en réseau, vous vérifiez son accessibilité.

Pour notre exemple, nous allons utiliser un classeur LibreOffice Calc (fichier .ods), avec au moins les colonnes : Titre, Nom, Prénom, Rue_1, Rue_2 (deuxième ligne adresse), CDP (Code postal), Ville. Ces colonnes ne sont qu’un exemple. Ce classeur existe sur votre disque (pour l’exemple, dans Mon_dossier, avec le nom : BDD_etiq_adresses et l’extension ‘.ods’). Le tableau que nous allons utiliser pour nos étiquettes est sur une feuille de ce classeur qui s’appelle ‘Formation’.

Notez que la suite LibreOffice gère aussi les bases de données (les fichiers ont une extension .odb). Nous allons donc trouvé dans notre parcours des expressions et un vocabulaire propre aux bases de données ; je l’adapterai au tableur, puisque nous allons utiliser ce genre de base.

La base doit être reconnue dans LibreOffice

Troisième condition pour associer une base de données à un document : la base doit être reconnue par LibreOffice. Il existe sur votre système très certainement un très grand nombre de classeurs qui pourraient servir de base de données. Tous ne sont pas reconnus comme bases de données par LibreOffice. Il y a donc une démarche volontaire à faire pour cette reconnaissance ; elle se fait dans LibreOffice.

Normalement, pour que LibreOffice reconnaisse une base de données, la procédure est la suivante :

Dans : ▼ Outils ▼ Options… * (Options) ;
▼ LibreOffice.org Base (notez bien qu’il s’agit de ‘Base’) ▼ Bases de données *
█ Bases de données enregistrées █ ;
(Les bases déjà reconnues sont listées dans ce tableau) ;
▼ ◄Nouveau…► (permet de déclarer une nouvelle base) ;
(etc.) ;

Mais il y a un bogue : on ne peut rentrer ici que des bases .odb (des vraies bases de données), et non des classeurs (.ods) de tableur. C’est une impasse !

Voici comment contourner ce bogue :

Dans : ▼ Édition ▼ Changer de base de données… *
▼ ◄PARCOURIR…► * (Ouvrir) ;
(il suffit d’ouvrir n’importe quel fichier de tableur (avec une extension ‘.ods’) absent de la liste affichée, et il est intégré à la liste des bases reconnues par LibreOffice) ;
Vous affichez le dossier de votre tableau (Mon_dossier dans l’exemple);
▼▼ BDD_etiq_adresses.ods (dans l’exemple) ;
(équivalent à sélection du fichier et ▼ ◄OUVRIR►) ;
(votre tableau est désormais affiché dans la liste des Bases de données disponibles) ;
▼ ◄FERMER►.

Vous pouvez vérifier le résultat en reprenant la procédure précédente :

Dans : ▼ Outils ▼ Options… *
▼ LibreOffice.org Base ▼ Bases de données *

Dans la fenêtre qui s’affiche, la base que nous venons de déclarer est bien présente.

Pour information, ◄SUPPRIMER► permet ici de supprimer la déclaration de la base sélectionnée ; ce bouton ne supprime pas la base qui reste dans le système ; mais la base n’est plus reconnue par LibreOffice) ;

◄ÉDITER…► permet de renommer la base dans la déclaration de LibreOffice.

Associer la base à une planche

Maintenant que nous avons un dessin de planche disponible (étape 1) et une base de données accessible et reconnue par LibreOffice, nous pouvons rentrer dans le vif du sujet : associer la base à la planche. Cette association se fait dans la fenêtre Étiquettes, à l’onglet | Étiquettes | ; depuis l’étape 1, nous sommes dans cette fenêtre. Avançons :

Dans  : ▼ Fichier ▼ Nouveau ▼ Étiquettes… * (Étiquettes) ;
▼ | Étiquettes | ;
█ Inscription █ ;
♪ [  ] Adresse (important : ne pas cocher !) ;
♪ Base de données : ( xxx ; BDD_etiq_adresses ; yyy ) ; (pour l’exemple) ;
♪ Table : (xxx ; Formation ; yyy ) ; (pour l’exemple) ;
…

Quand la base de données est un tableau de tableur, il faut préciser sur quelle feuille de ce tableau, les informations doivent être lues. La zone pour préciser cette feuille est appelée ici ‘Table’ par référence aux vraies bases de données.

Si la zone Table affiche un combo vide, cela signifie que la base de données saisie n’est pas reconnue. Il peut s’agir d’un bogue : pour le contourner, fermer le traitement de texte et redémarrez-le. Cette zone ne peut pas rester vide pour la bonne suite de la procédure. Si la zone persiste à rester vide, reprenez la procédure de reconnaissance du paragraphe précédent.

Nous venons de déclarer la base de données, et plus précisément la table à utiliser (la feuille du tableur). Il faut maintenant confirmer la planche à utiliser. Normalement ce travail a été fait à l’étape 1. Pour mémoire :

…
█ Format █
♪ { Continu – Feuille } ;
♪ Marque : xxx ; (choisir la marque de votre planche) ;
♪ Type : xxx ; (choisir le type qui convient) ;
▼ | Options |
█ Répartir █
♪ { Page entière – Étiquette unique } ;
♪ [X] Synchroniser le contenu (la coche est indispensable ici) ;
…

Voilà, c’est terminé : votre planche est paramétrée et ‘déclarée’ associée avec une base de donnée reconnue. Concluez ce travail :

…
▼ ◄Nouveau document► ; ◄ ; * ;
(Le nouveau document est affiché)
Sauvegardez tout de suite ce document – pour l’exemple : formation_planche_vierge ;
…

En sauvegardant ce document vierge, vous vous donnez la possibilité de relancer la procédure à ce point en le rechargeant, au cas où un incident vous bloquerait ensuite.

L’association de la base avec la planche est un lien. Chaque fois que la planche va aller chercher la base de données au moment d’une impression, elle la prendra dans l’état où elle sera à ce moment. Ce qui permet de faire des mises à jour de la base avant de relancer le processus d’impression.

Étape 3 : générer une vignette initiale

Cette troisième étape est capitale.

Vous allez construire une vignette avec du texte, des images, une mise en forme comme vous savez le faire désormais. Mais surtout, vous allez insérer des champs de base de données et des commandes pour que le système puisse faire défiler cette base. L’insertion des champs : vous connaissez aussi ; mais cette fois, nous allons nous intéresser à un onglet de la fenêtre Champs que nous n’avions pas encore vu : les bases de données.

La planche vierge est affichée, soit à la suite de l’opération précédente, soit après que vous ayez rechargé le fichier correspondant (‘formation_planche_vierge’).

Préalables

1. Vous vérifiez que le point d’insertion est au début du document, en haut à gauche de la première vignette ; sinon, vous l’y mettez.

2. Dans la vignette initiale, mettez la taille de vos caractères à 6 ou 7 : les noms de champs insérés sont très longs ; ils occupent de la place ; vous devez pouvoir les vérifier de visu. Et si le texte dépasse la zone, il n’y aura pas moyen de les consulter. Avec une petite police, vous pourrez le faire. Vous modifierez la police ensuite, je vous expliquerai.

3. Affichez la trame de champs : [Ctrl+ F8].

4. Affichez les noms des champs-Sources de données avec [Ctrl+ F9]. Attention : pendant le paramétrage, les champs sont matérialisés dans le document où ils sont insérés, sous la forme : « <nom_du_champ> » ; quand vous affichez les noms de champs (avec [Ctrl+ F9]), ces noms sont remplacés chacun par une composition comprenant le nom du tableau, point, le nom de la feuille, point, et le nom du champ. Voilà pourquoi je disais que ces noms de champs étaient longs ! J’appelle cette composition : ‘champ-Sources de données’.

Méthode de composition de la vignette initiale

Vous ouvrez la fenêtre d’insertion des champs, à l’onglet Base de données :

[Ctrl+ F2] * (Champs) ;
▼ | Base de données | ;
…

Vous pouvez composer votre vignette initiale en séquence : du texte ou de la mise en forme et des insertions de champs dans l’ordre du texte. En fait, à l’expérience, il est plus pratique de procéder dans un ordre différent :

  • 1. Commencez par insérer tous les champs vous contentant d’une mise en forme élémentaire (espace de séparation, passage à la ligne).
    • Au début :
…
♪ █ Type de champ █ : Champ de mailing ;
█ Sélection d’une base de données █ ;
Retrouvez dans ce panneau, la feuille qui contient vos données ; après l’entrée précédente, une croix la précède ;
▼ ‘+’ précédant la feuille de vos données ; la liste détaillée des champs de cette feuille est affichée dessous le nom de la feuille ;
…
    • Pour insérer un champ avec le maximum de sécurité, voir ci-après.
    • Quand vous avez inséré le dernier champ, terminez cette insertion par :
♪ █ Type de champ █ : ▼ Enregistrement suivant ;
█ Condition █ ;
♪ : TRUE (important !) ;
▼ ◄INSÉRER► ; (voir précision importante ci-après) ;
Vous pouvez fermer la fenêtre Champs.
  • 2. Ensuite, vous effacez les noms de champs (qui prennent beaucoup de place) en basculant avec [Ctrl+ F9]. Les champs apparaissent avec leur format plus restreint entre ‘<’ et ‘>’. Le dernier champ ‘Enregistrement suivant’ est invisible, c’est normal.
  • 3. Vous mettez alors la vignette en forme (taille des caractères, effets, textes complémentaires). Sur ce point, votre expertise dans les styles et les formats vous permet de faire des prouesses. Vous devez arriver à une présentation imprimable. Les données réelles seront plus longues ou plus courtes que les noms des champs entre ‘<’ et ‘>’, mais, vous devez prévoir ces variations en leur laissant l’espace nécessaire.

Quelques conseils importants

1. Vous travaillez pendant l’insertion des champs avec deux fenêtres : celle du document (la planche) et celle des Champs. Soyez très attentif, car une seule fenêtre n’est active à la fois ; et tout ce que vous tapez, tout ce que vous cliquez, se passe dans la fenêtre active. Je rappelle qu’une fenêtre devient active quand on clique dedans, l’idéal étant de cliquer sur la barre de titre. Pour vous éviter des soucis, je préconise le processus d’insertion suivant :

  • Vérifiez ou activez la fenêtre du document ; positionnez le point d’insertion où le prochain champ doit venir.
  • Activez la fenêtre Champs, puis :
    • soit ▼▼ sur le champ à insérer,
    • soit vous le sélectionnez d’un clic et ▼ ◄INSÉRER►.
  • Activez ensuite, immédiatement, la fenêtre du document : vous n’avez plus rien à faire, pour le moment avec la fenêtre Champs et vous allez devoir travailler dans la planche pour déplacer le point d’insertion, saisir un saut de ligne, ou modifier les affichages avec les combinaisons [Ctrl+ F9] ou[Ctrl+ F8].

2. Les champs, quel que soit leur mode d’affichage, sont considérés par le traitement de texte comme un caractère unique. Il faut s’en méfier pour les déplacements du point d’insertion : il suffit d’un coup de flèche à droite ou d’un coup de flèche à gauche pour passer ‘par-dessus’ un champ ! C’est pratique et rapide pour les suppressions (en avant avec un seul coup de [Suppr] ou en arrière avec un seul coup de [Ret Arrière ou Del]). C’est pratique aussi pour les sélectionner et leur appliquer un format de type Caractère.

3. Concernant le champ Enregistrement suivant : ce champ est essentiel pour que le système déroule le tableau ligne à ligne. Omis, toutes vos vignettes auront les informations de la même personne. Mis deux fois, vos étiquettes ne seront imprimées que pour une personne sur deux.

C’est d’autant plus délicat que ce champ est invisible en dehors de l’affichage noms des champs-Sources de données.

Cependant, voici un précision importante : ce champ doit être le dernier caractère de la vignette, c’est à dire au début de la dernière ligne, avec rien derrière. Puisqu’il est invisible, votre vignette doit se terminer par une ligne qui semble vide (mais qui en fait contient ce champ qu’on ne peut voir).

Étape 4 : synchroniser la planche

Voilà une étape simple ! Une fois que votre vignette initiale est au point, et bien qu’aucune information personnelle n’y apparaisse encore, vous pouvez la synchroniser : ▼ ◄SYNCHRONISER►.

Comme pour les planches de cartes de visite, si vous avez des modifications à apporter ensuite, faites-les dans la vignette initiale ; puis faites ensuite une nouvelle synchronisation pour que ces modifications soient reportées sur les autres vignettes de la page.

Après cette synchronisation, je vous conseille de sauvegarder votre document. Appelons-le, pour l’exemple, formation_planche_champs.

Étape 5 : ‘sortir’ les étiquettes personnalisées

Vocabulaire

Le mot impression est précis : il désigne une action dont le résultat est un document imprimé produit par une imprimante. Or, dans ce paragraphe, nous allons parler, plus généralement de sortie, sous-entendu du document.

Comme vous le constatez, la planche affichée ne comporte aucune information personnalisée : seule la structure est visible. Cette étape explique comment la planche s’associe dynamiquement à la base de données, pour produire un résultat, la sortie d’un document personnalisé. Cette sortie peut être obtenue sur l’imprimante, on parle alors d’impression ; mais elle peut être obtenue aussi dans un fichier ; on pourrait alors parler d’enregistrement, comme on parle d’enregistrer son travail en traitement de texte avec [Ctrl+ S].

Lancement

Pour lancer la sortie des étiquettes personnalisées :

Dans : ▼ Fichier ▼ Imprimer… *
« Le document contient des champs de base de données d’adresses. voulez-vous imprimer une lettre-type ? »
▼ ◄OUI►  * (Mailing) ;
– ◄NON► : vous obtenez à l’imprimante la feuille affichée !
– ◄AIDE► : ne vous apportera pas grand chose sur ce coup !
…

Quelques réflexions sur cette curieuse fenêtre intermédiaire :

  • L’expression ‘base de données d’adresses’ ne veut pas dire grand-chose. Le document comprend tout simplement des champs de base de données.
  • ‘Lettre type’ est une très mauvaise traduction du processus : il faut comprendre : ‘document personnalisé avec la base de données’ ;
  • Répondre NON peut-être utile pour faire un essai d’impression d’une page. Mais c’est bien insuffisant pour un essai. À l’expérience, c’est au passage à la deuxième page que se produisent les anomalies les plus délicates à régler car elles mettent en causse le paramétrage de la planche et celui de la vignette initiale (quand l’espace est trop serré). J’explique plus bas comment faire un essai utile avec les noms !
…
(la fenêtre mailing est affichée) ;
…

Dans le haut de cette fenêtre, nous retrouvons notre zone Sources de données.

À ce stade, on peut faire plusieurs types de choix :

  • choisir les enregistrements de la base pour lesquels on va sortir des étiquettes-adresses ;
  • choisir le mode de sortie : sur papier ou en fichier.

Sélection des enregistrements

Vous allez choisir les enregistrements pour lesquels vous voudrez ‘sortir’ une étiquette-adresse :

…
█ Enregistrements █ ;
♪ { Tout – Enregistrements marqués – de : ♪♪ : NNN ♪♪♪ à : NNN}
…
  • En cliquant le bouton Tout, toute la base sera prise.
  • Le bouton Enregistrements marqués n’est actif que si au moins un enregistrement est sélectionné dans le tableau-Sources de données.
  • De … à… appelle des numéros d’ordre qui n’apparaissent pas dans le tableau ; les réponses seront donc délicates… À proscrire.

Enregistrements marqués est une option très intéressante : elle permet de n’éditer des étiquettes que pour les personnes choisies dans le tableau affiché en tête. On peut aussi raffiner la méthode de sélection en utilisant le filtre standard de ce tableau : il permet de n’afficher que des lignes ayant un champ remplissant une condition (ou un ensemble de conditions).

Supposons que vous ayez fait un premier envoi. Puis, vous recensez des oublis, des anomalies d’adresse que vous corrigez et pour lesquelles vous voudriez refaire l’envoi. Vous pouvez gérer cette succession d’envois très simplement. Il suffit par exemple d’avoir une colonne ‘N° d’envoi’ mise à 1 pour les envois de la première vague. Le tableau est complété avec des nouveaux qui reçoivent ‘2’ dans cette colonne. Le filtre ne va retenir que les N° d’envoi = ‘2’. Vous pourrez ainsi faire plusieurs vagues, ne sortant que les intéressés à chacune.

Sélection de la sortie

Vous choisissez maintenant d’imprimer ou d’enregistrer le document personnalisé :

…
█ Sortie █ ;
♪ { Imprimante – Fichier } ;
…

Le choix de sortie sur imprimante :

… ▼ ◄OK► ; ◄ ; * (Imprimer) ;
Vous êtes avec la fenêtre normale de lancement d’une impression.

Le choix de sortie sur fichier propose d’autres choix dans le panneau suivant :

█ Enregistrer le document fusionné █ ;
♪ { Enregistrer comme document unique – Enregistrer comme documents individuels } ;
…

Ce choix permet d’obtenir soit un seul fichier pour l’ensemble des planches, soit un document par personne. Pour les étiquettes-adresses, ce dernier choix n’a pas de sens.

… (Enregistrer comme document unique) ;
▼ ◄OK► ; * (Enregistrez sous…) ;
Vous choisissez le dossier d’accueil et donnez un nom à votre fichier ;
▼ ◄ENREGISTRER►.

Le fichier créé est un fichier .odt, c’est-à-dire un document texte. Son gros avantage, c’est que vous pouvez le travailler comme un document ordinaire, mais surtout, que vous pouvez l’imprimer autant de fois que vous voulez.

Quelques solutions particulières

Comment faire un essai d’impression de deux pages maximum ?

Il suffit de lancer une impression sur l’imprimante en choisissant un nombre d’enregistrements égal au nombre de vignettes d’une planche, plus 2 ou 3.

Comment voir, avant l’impression, l’effet des données personnelles sur les étiquettes ?

Il est tout à fait légitime de vouloir vérifier comment les données personnelles se comportent sur le document définitif. Pour cela, vous pouvez lancer une impression sur du papier ordinaire ; mais pour les gros fichiers, cela prend du temps… et du papier. Vous pouvez aussi choisir la sortie en fichier et consulter ce fichier ensuite en traitement de texte. Pour des bases de données importantes en nombre d’enregistrements, c’est une solution rapide et complète.

Comment modifier des informations dans le tableau-Sources de données ?

Le tableau-Sources de données, affiché avec [F4] dans la fenêtre de la planche (bascule), ou présent au lancement de la Sortie ne sert en fait qu’à sélectionner les enregistrements pour lesquels on veut une étiquette-adresse.

Pour modifier les informations (faute de frappe, changement d’adresse, correction d’erreur), il est impératif d’enregistrer les nouvelles informations directement dans le tableau d’origine. Je rappelle que l’association est un lien ; ce lien ‘va chercher’ le tableau et le prend comme il est à ce moment.

En clair : saisissez vos modifications dans le tableau d’origine (BDD_etiq_adresses.ods dans le dossier Mon_dossier), sauvegardez votre travail, fermer le tableau. Dans le tableau-sources de données, actualiser si nécessaire les informations (bouton dans la bordée supérieur du tableau-sources de données). Vos modifications sont visibles.

Comment sélectionner les enregistrements dans le tableau-Sources de données ?

La description de la zone Sources de données est donnée plus bas. J’y explique comment sélectionner des enregistrements.

Peut-on voir les noms des personnes à la place des noms de champs ?

Oui, mais cela est délicat. Explication.

Il existe dans les boutons de la zone Sources de données, vers la droite, un bouton bucolique : [Données dans les champs]. Ce bouton n’est actif que si au moins un enregistrement est sélectionné dans le tableau-Sources de données. En cliquant sur ce bouton, la première page de la planche (uniquement) est servie avec les enregistrements. C’est une manière de vérifier la séquence des enregistrements fonctionne bien, que la synchronisation est correcte et que le formatage des vignettes s’accommode bien de la longueur des données.

Mais il n’est pas possible de revenir à l’affichage des champs. Si vous avez sauvegardé votre planche après la synchronisation, comme conseillé, vous pourrez la recharger et vous retrouverez alors vos zones identifiées par les noms de champs. C’est impératif si vous voulez corriger la vignette initiale et refaire une synchronisation.

Autre difficulté avec cette méthode : vous n’avez en résultat qu document d’une seule page, quel que soit le nombre d’enregistrements sélectionnés : vous ne pourrez donc pas vérifier si le saut de page de vos planches fonctionne. Voir ci-dessus la réponse à la question : « Comment faire un essai d’impression de deux pages maximum ? ».

À l’impression de mes étiquettes, une page blanche s’intercale. Comment la supprimer ?

Cette page blanche peut venir d’un problème de paramétrage ou d’un bogue. L’essentiel est que nous savons la supprimer :

(la fenêtre Imprimer est affichée) ;
▼ | LibreOffice Writer | ;
█ Pages █ ;
♪ [  ] Imprimer les pages blanches insérées automatiquement ;
…

Il suffit de décocher la case indiquée avant de lancer l’impression.

La zone Sources de données

Il me paraît important de présenter en détail, à la fin de cette section, la zone Sources de données affichée avec [F4] en bascule en tête de la planche de ‘étiquettes, et qu’on retrouve aussi dans la sortie des étiquettes.

La zone

Une zone que LibreOffice appelle Sources de données s’affiche en haut de la zone principale, sous les boutons ; la zone de texte est décalée dessous. On y trouve :

  • une barre d’outil spécifiques placée au-dessus du tableau, en tête de la zone,
  • dans la partie gauche, un navigateur-Sources de données, affichant les bases de données reconnues par LibreOffice ; cette zone peut être masquée / affichée avec le bouton correspondant à droite de la barre d’outils-Sources de données[afficher / masquer le navigateur],
  • dans la partie droite, un tableau-Sources de données, comparable à celui du tableur :
    • en tête, les intitulés de colonnes
    • puis les lignes,
    • puis une barre d’état.

Il est possible de réduire ou d’agrandir la zone Sources de données au détriment de la zone du texte, en déplaçant leur séparation horizontale avec la souris, vers le haut ou vers le bas.

Le tableau-Sources de données affiché dans la partie droite correspond à celui sélectionné dans le navigateur. Normalement, il s’agit de la feuille que nous avons associée à la planche à l’étape 2. Pour avancer dans notre procédure, il doit contenir au moins une ligne de données. S’il était vide, vous pouvez le charger : retrouvez la feuille dans le navigateur-Sources de données, et en double-cliquant sur sa ligne, il se charge automatiquement.

Le tableau-Sources de données

Quelques particularités concernent ce tableau-Sources de données :

  • La première cellule, en haut à gauche, vide, est appelée Origine ;
    • Un clic sur cette cellule permet de sélectionner toutes les lignes du tableau ; un nouveau clic permet de les déselectionner.
  • La première colonne (avec l’origine en haut) est vide ; elle reçoit un pointeur (petit triangle pointant à droite). Ce pointeur indique la ligne en cours de lecture ; sa position initiale est normalement la première ligne de donnée (deuxième du tableau, car la première est celle des en-têtes).
  • La barre d’état, en pied de tableau, comprend une zone de renseignements sur les lignes et une série de boutons ;
    • La zone de renseignements sur les lignes indique : « ‘Enregistrement’ N ‘de’ xx * (yy) »
      • N = numéro de l’article pointé par le pointeur (la première ligne du tableau a le numéro 1 ; vous pouvez en pointer un autre en saisissant ici son numéro (mais les numéros de ligne ne sont pas visibles…) ;
      • xx : nombre d’articles chargés ;
      • ‘*’ signifie que la base n’est pas intégralement chargée (pour éviter que ça ne prenne trop de temps pour une base volumineuse) ; si l’astérisque est absent, cela signifie que la base est intégralement chargée ;
      • yy : nombre d’articles sélectionnés ;
    • La série de 4 boutons permet de placer le pointeur :
      • |<- : au numéro 1, début de la base,
      • <- : vers l’article précédent,
      • -> : vers l’article suivant,

      • ->| : vers le dernier article.

Pour sélectionner des enregistrements :

  • Pour sélectionner tout le tableau : ▼ case origine ; c’est une bascule qui sélection / désélectionne toutes les lignes.
  • Pour sélectionner une seule ligne : ▼ dans la colonne Pointeur sur cette ligne.
  • Pour sélectionner une suite de lignes :
    • sélectionner la première ligne (quelconque) ;
    • [Maj+ ] et sélectionner la dernière de la suite.
  • Pour sélectionner des lignes disjointes ou des suites de lignes disjointes :
    • sélectionner une première ligne (toutes les sélections antérieures sont perdues)
    • [Ctrl+ ] et sélectionner une autre ligne : la première sélection est conservée, celle-ci s’ajoute ;
    • ou [Ctrl+ Maj+] et sélectionner une autre ligne : les sélections précédentes sont conservées, et les lignes comprise entre la dernière ligne sélectionnée et celle-ci sont toutes sélectionnées (suite de lignes).

Pour charger toute la base quand elle est incomplète

Une ‘*’ dans la barre d’état du tableau-Sources de données, indique que la base n’est pas intégralement chargée (par souci d’économie de temps avec les bases volumineuses). Or pour faire des sélections, il est probable qu’on aura besoin que toute la base soit chargée. Pour ce faire, vous procédez ainsi :

– ▼ sur le bouton ‘->|’ dans la barre d’état sous le tableau (: le pointeur est posé sur le dernier enregistrement ; cette opération a pour effet de charger toute la base) ;

– ▼ dans la cellule Origine – première cellule, en haut à gauche du tableau (: toute la base est sélectionnée ; les compteurs yy et zz sont affichés correctement) ;

– ▼ dans ‘|<-’ dans la barre d’état sous le tableau (: le pointeur est mis sur le premier enregistrement – alors, N = 1) ;

(Ces trois clics, dans cet ordre, sont impératifs pour sélectionner toute la bases avec des compteurs justes ; c’est le seul moyen de contourner quelques bugs dont les effets néfastes apparaîtraient plus loin).

Conclusions

  • Si la procédure peut dérouter le novice, vous constaterez avec surprise, en refaisant l’opération une deuxième fois, qu’elle est toute simple.
  • Pour votre information, LibreOffice propose des assistants pour réaliser cette opération qui sont plus compliqués.
  • Retenez, en ce qui concerne l’association de la base de données avec la planche que nous jouons sur deux registres différents : la déclaration et l’utilisation. La déclaration enregistre quelque part (dans le fenêtre Étiquettes) le fait que la planche va fonctionner avec telle base de données. On a vu que cette relation est une information qui est enregistrée avec le document Planche. C’est cette déclaration qui nous permet, ensuite, quand Planche est ouvert, d’avoir avec [F4] ou pour la sortie, le tableau de cette base disponible pour les sélections.
  • L’opération qu’on appelle Fusion, consiste à mettre dans chaque étiquette-adresse, des données personnelles différentes à chaque fois en faisant défiler les enregistrements sélectionnés de la base de données. Cette fusion n’est réalisée qu’à la sortie. C’est peut-être un peu frustrant ; mais c’est aussi dans la logique de l’automatisation de cette fonctionnalité.

3. Mailings

Ce paragraphe est périmé –  nouvelle version ici

J’appelle mailing, une opération qui produit, au niveau du traitement de texte, une suite de documents personnalisés en vue de leur impression. Le mailing s’appuie sur un document contenant outre du texte classique, des champs d’une base de données. À l’impression, l’impression du document est répétée pour chacun des enregistrements sélectionnés de la base de données utilisée pour insérer les champs.

LibreOffice propose des assistants pour l’impression des mailings ou leur envoie par courriel. Ces assistants se moulent dans des organisations présupposées, qui ne sont pas nécessairement celles de tout le monde. Voici dans un premier temps la procédure pour imprimer des documents (papier) destinés à un envoi par poste. Il est indispensable de savoir faire des étiquettes-adresses comme nous l’avons vu dans la section précédente.

Mailings papier

Vous voulez envoyer vos vœux à tous vos amis, connaissances et famille, regroupés dans un répertoire. Vous tenez à personnaliser vos envois en ajoutant, à la fin de votre circulaire, un message personnel que vous élaborez au fil de l’année, à réception des nouvelles de votre destinataire (événements familiaux, locaux, professionnels, etc.).

Base de données

Nous allons supposer que votre base de données (‘repert_2013’) contient une feuille(‘vx_2014’) utilisée pour l’envoi des lettres personnalisées. Cette feuille contient les champs d’adresse postale pour imprimer une adresse lisible dans une fenêtre à fenêtre, un champ de salutation initiale (‘Chère X’ par exemple), et un champ ‘message’ que vous chargez régulièrement au fil des nouvelles reçues dans l’année écoulée.

Avant l’envoi de vos vœux, vous reprenez votre base, et vous mettez en forme ces ‘message’ pour qu’ils puissent venir en complément naturel du texte de votre circulaire.

Document

Vous créez un nouveau document, récupérant éventuellement des styles habituels. Si vous avez un modèle de papier à en-tête, il devrait faire l’affaire. Entrez le texte de votre circulaire, ajoutez une ou deux photos. Sauvegardez.

Ajout des champs

Votre circulaire étant affichée, appelez la fenêtre des Champs [Ctrl+ F2] :

(la fenêtre des Champs est affichée) ;
▼ | Base de données | ;
♪ █ Type de champ █ : Champ de mailing ;
█ Sélection d’une base de données █ ;
Cliquez successivement sur la croix devant la base repert_2013, et la feuille vx_2014 ; (la liste des champs de cette feuille est visible) ;
…

Positionnez les champs de l’adresse, du titre, et du message.

Contrairement aux étiquettes-adresses, il n’y a pas besoin de mettre ici une commande ‘enregistrement suivant’ car cette commande est induite avec le saut de page du document.

Après l’insertion des champs, mettez-les en forme éventuellement (styles de type Caractère).

Sauvegardez votre travail. Vous pouvez alors lancer l’impression de la même manière que pour les étiquettes-adresses. Votre mailing est terminé. J’ai abordé les principales questions que vous pouvez vous poser dans la section des étiquettes-adresses.

Mailings par courriel

Pour les envois par courriel, LibreOffice propose un assistant mailing :

Dans : ▼ Outils ▼ Assistant de publipostage…

Cette fonctionnalité mérite une étude approfondie.

Personnalisations poussées

Il est possible, avec une base de données, de faire des personnalisations poussées, au moins sur deux axes :

  • J’ai évoqué le message personnel élaboré tranquillement au fil du temps. À l’usage, c’est extrêmement pratique.
  • Certains champs permettent des textes alternatifs en fonction d’une condition ; si la condition est vraie, le texte A est inséré, sinon, c’est le texte B ; l’intérêt, c’est que la condition peut vérifier la valeur d’un champ de la fiche ; et même les textes A et B peuvent être eux-mêmes des champs. Il s’agit de programmation que dans l’immédiat je n’ai pas l’intention d’aborder dans ce guide.

Conclusion sur les mailings

LibreOffice a atteint un haut niveau de sophistication pour envoyer des mailings papier ou courriel. Concernant les mailings papier, il est naturel qu’un traitement de texte puisse proposer ce que nous avons là. Concernant les mailings courriel, le problème de la gestion des envois et des réceptions n’est pas traité. Alors que des solutions très accessibles existent sur Internet, qui sont tout à fait satisfaisantes. De mon point de vue, les mailings par courriel sont d’abord une question de gestion des envois avant d’être une question de document ; sur ce plan, LibreOffice n’est pas encore l’outil adapté.