*3B-1. Définir le type de mailing

Cette fiche est périmée.

La nouvelle version est ici

1. Réfléchir au message

Mail Merge envoie un message éventuellement personnalisé à des destinataires. Le destinataire constate qu’il est le seul à être mis dans le champ « To: »  (ou « à: » ou encore  « Destinataire: »). Mail Merge utilise un système de variables dans les champs d’en-tête du courriel et dans le message. Une variable est un morceau de texte encadré par deux accolades. Lors de la création du message par Mail Merge, ce morceau de texte est remplacé par une valeur inscrite dans une colonne du tableau des destinataires, colonne associée à cette variable indiquée dans le morceau de texte.

Nous aborderons plus tard le paramétrage des variables. Voici quelques possibilités pour vous permettre d’imaginer la personnalisation que vous souhaitez pour vos messages.

1.1 Courriel le plus simple

Il s’agit d’envoyer un message identique à chaque destinataire d’une liste comportant au moins une colonne [adresse électronique du destinataire]. Dans ce cas, seul le champ « To: » ou « à: » ou encore  « Destinataire: » est chargé avec la variable [adresse électronique du destinataire]. Le sujet et le message du courriel sont les mêmes pour tous les messages.

1.2 Courriel avec un adressage personnel

Le début du message est personnalisé : « Cher Jacques » ou encore, « Madame » ou encore « Chers amis ». Il s’agit d’une variable comme l’adresse électronique du destinataire ci-dessus. Celle-ci est enregistrée pour chacun dans une colonne du tableau des destinataires.

1.3 Courriel avec des expressions conditionnelles

Exemple : vous faites un mailing pour envoyer vos vœux. Vous voulez, si votre destinataire a déjà envoyé les siens, commencer votre message par un remerciement ciblé par rapport aux vœux reçus.

Sous l’adressage, précisé au paragraphe précédent, vous allez ajouter une variable qui sera votre texte de remerciement, que vous aurez saisi dans la colonne correspondante du tableau des destinataires. Si la cellule est vide, rien n’apparaîtra dans votre message ; sinon, le contenu de la cellule remplacera la variable posée dans votre message.

À la place d’une variable, on peut avoir une expression conditionnelle qui fonctionne comme une alternative. Si la condition est vraie : poser l’expression-1, si elle est fausse : poser l’expression-2. Exemple : pour tutoyer ou vouvoyer son destinataire. Le tableau des destinataires comprend une colonne enregistrant « T » pour « tutoyer » et « V » pour vouvoyer. L’expression conditionnelle comprend trois termes : la variable à tester (« T/V ») enregistrée pour chacun dans une colonne spécifique ; un texte pour le tutoiement ; un texte pour le vouvoiement.

1.4 Conclusion

Ces deux exemples vous montrent la richesse du paramétrage pour personnaliser vos messages. Il importe donc que vous vous précisiez dès le départ quel niveau de personnalisation vous voulez atteindre. Poser une expression conditionnelle est extrêmement simple. Donc n’hésitez pas à surprendre vos destinataires. Nous verrons en détail, avec des exemples, comment associer les colonnes du tableau des destinataires avec les variables du courriel ou les expressions conditionnelles.

1.5 Méthode proposée

Rédigez votre brouillon de message pour le cas le plus général. Si vous travaillez sur papier, laissez un interligne généreux entre chaque ligne.

Puis imaginez les expressions personnalisées. Mettez le texte qui doit être remplacé par une expression ou une variable entre parenthèses. Puis dessous, écrivez un exemple de formulation alternative. Quand vous aurez revisité tout votre message, relisez-le en ne prenant que les formules alternatives et jugez de sa cohérence.

La facilité avec laquelle vous pourrez tester vos messages personnalisés vous permettra de peaufiner votre texte. L’important ici est de déterminer les passages que vous voulez personnaliser. Le contenu précis de ces personnalisations pourra se faire plus loin.

2. Définir les critères des destinataires

Je pose cette démarche en préalable car elle est souvent oubliée. Il faut pourtant bien y passer. Si elle n’est pas traitée au départ, elle s’invitera plus tard, perturbant les opérations. Autrement dit, avant de préciser qui doit faire partie de la liste des destinataires, il faut préciser les critères aboutissant à l’inscription de quelqu’un dans cette liste. Même avec une liste de personnes connues, une sélection est nécessaire : il importe de préciser quels critères seront interrogés pour choisir de mettre ou non quelqu’un dans la liste. Ce n’est pas tout à fait la même chose que de se fier à son intuition, souvent variable au fil des opérations.

Cette réflexion peut aboutir à envisager deux listes distinctes alimentées sur des critères propres à chacune. Aucun problème : vous ferez deux campagnes d’envoi, une pour chaque type de liste. Mais vous comprenez qu’il vaut mieux se poser ce genre de questions avant de commencer, plutôt que de chercher des solutions compliquées, que le paramétrage rend toujours possibles. Il vaut mieux faire deux fois un travail simple que de faire fonctionner une seule usine à gaz !


◄ 3B. Mail Merge de Thunderbird

3B-2. Construire le tableau des destinataires ►