2B-04. Les textes automatiques*

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Sommaire

  • Présentation
  • . Les champs,
    • Approche,
    • Poser un champ standard,
    • Poser un champ paramétré,
      • Les différents onglets de la fenêtre [Ctrl+ F2],
      • Onglet Document.
  • 2. L’auto-texte,
    • Comment mettre un mot ou une expression en table,
    • Comment utiliser un auto-texte enregistré,
    • Comment gérer les auto-textes,
      • Copier,
      • Remplacer,
      • Renommer,
      • Importer,
      • Éditer,
    • Insertion à partir de la fenêtre,
    • Catégories et chemins.,
  • 3. Complétions automatiques,
    • Paramétrage,
    • Pour une bonne utilisation.
  • 4. Correction orthographique automatique,
    • Activer/désactiver la vérification automatique,
    • Pour corriger un mot erroné,
      • 1. Propositions de mots corrects,
      • 2. Opérations particulières,
      • 3. Définition des langues.
  • 5. Autres corrections automatiques,
    • Déclarer certaines options,
    • Options linguistiques,
    • Remplacements automatiques de mots,
    • Remarques pédagogiques.

Présentation

Je regroupe dans ce chapitre les fonctionnalités provoquant l’insertion dans le document, d’un texte non tapé au clavier. Ces fonctionnalités sont nombreuses et très variées dans leurs modalités. Les champs que nous avons rencontré à l’occasion, s’apparentent aux variables algébriques. C’est le système qui détermine leur valeur en fonction de leur contexte. Nous avons rencontré l’auto-texte dans le paramétrage personnalisé de l’appel de note de bas de page : un code tapé est remplacé par un texte en clair. Il existe aussi plusieurs sortes de complétions automatiques : la frappe est complétée ou modifiée en fonction de règles prédéfinies par l’utilisateur.

1. Les champs

Approche

Pour simplifier, j’appelle ‘champ’ une ‘boîte’ insérée dans un document, portant un nom précis et contenant une information variable, dépendant du contexte, et calculée par le système. La présence de ces champs dans le document peut être mise en évidence avec la bascule [Ctrl+ F8]. Le nom de ces champs peut être affiché à la place de leur valeur avec la bascule [Ctrl+ F9]. Nous avons vu ces affichages au chapitre 2B-01. Affichages et repères.

Pour avoir un aperçu de la variété des champs, vous pouvez consulter la fenêtre d’insertion des champs :

Dans : ▼ Insertion ▼ Champs… ;
…

Le menu indique quelques champs parmi les plus courants : Date, Heure, Numéro de page, Nombre de pages, Sujet, Titre, Auteur… Le dernier choix Autres… en rajoute :

[Ctrl+ F2] : * (Champs) ;
▼ | Document | ;
█ Type de champ █ : Chapitre, Date, Expéditeur, Heure, Modèles, Nom de fichier, Page, Statistiques, Utilisateur ;
…

Et pour certain de ces champs, la colonne █ Sélectionner █ indique des sous-champs en quelque sorte. L’onglet | Renvois | propose encore d’autres champs, | Infos document | aussi, et les onglets | Variables | et | Base de données | ouvrent des perspectives illimitées que nous retrouveront dans les impressions sophistiquées (mailings ou étiquettes adresse) : un renseignement concernant une personne, enregistré dans la cellule d’un tableau (à la croisée de la ligne de cette personne et de la colonne de ce renseignement) peut être un champ dans un texte…

Poser un champ standard

J’appelle ‘Champ standard’, un champ énoncé dans le menu (Date, Heure, Numéro de page, etc.).

Pour poser un champ standard :
Placez le point d’insertion où vous voulez insérer le champ standard ;
Dans : ▼ Insertion ▼ Champs ▼ (Date ; Heure ; Numéro de page ; Nombre de pages ; Sujet ; Titre ; Auteur ; … ).

Quelques précisions sur ces champs standards :

Date et heure :

La date du jour est insérée dans le texte avec le format défini pour la langue ; ce format et les valeurs date du jour et heure sont définies par le système en fonction de sa localisation (voir le chapitre 1C-05. Paramétrer quelques convenances personnelles).

L’intérêt de ces deux champs est limité : la date et l’heure affichées ici sont celles de la consultation du document, donc susceptibles d’être différentes d’une consultation à une autre. Ces champs ne conviennent pas pour enregistrer une date ou une heure figée. Il faut les considérer comme une horloge donnant la date et l’heure au moment où le document est chargé : « Nous sommes aujourd’hui le : Date, et il est Heure.

Numéro de page :

Le format du numéro de page est associé au style de type page. Il est le résultat d’un calcul logique, mais un peu compliqué à expliquer. Considérons que vous avez posé ce champ dans l’en-tête de votre document.

Exemple très simple :

Votre document est formaté avec le style de type Page par défaut depuis le début. Vous avez la page ‘4’ affichée ; le numéro de page affiché est ‘4’.

Exemple plus compliqué :

Vous avez commencé votre document avec une introduction de 6 pages, formatée avec un style de type Page ‘page_intro’. À la suite, vous avez commencé votre texte, en changeant le style de type Page. Dans le saut manuel, vous avez déclaré utiliser désormais le style de type Page ‘page_texte’, et vous avez demandé que la première page avec ce style affiche le numéro de page ‘1’. (le saut manuel de page avec changement de style Page et nouvelle séquence de numérotation, est expliqué au chapitre 2A-03c. Les styles et l’harmonie visible (3/3), au paragraphe 3.4 Changer le style d’une page). Vous en êtes à la page 4 de votre texte.

Quand la dernière page de votre introduction était affichée, le numéro de page indiqué était ‘6’ ; dans la 4ème page de votre texte, le numéro de page affiché est ‘4’. Pourtant cette page est la 10ème de votre document. Dans la zone Page de la barre d’état, vous pouvez lire : ‘Page 4 / 10 …’.

Nombre de pages

Ce champ est beaucoup plus basique que le précédent ; il indique le nombre de page global du document, indépendamment donc des styles de page utilisés. Il n’est pas possible de le paramétrer autrement.

Sujet, Titre

Ces informations sont issues des propriétés du document qu’on enregistre ici :

Dans : ▼ Fichier ▼ Propriétés… *
▼ |Description |
♪ Titre : xxx ;
♪ Sujet : yyy ;
…

La fenêtre Champs (obtenue avec [Ctrl+ F2]) donne accès aux autres propriétés.

Auteur

Cette information est issue des informations du logiciel enregistrées ici :

Dans  : ▼ Outils ▼ Options… ▼ LibreOffice * ;
█ Adresse █ ;
♪♪♪ Prénom/Nom/Initiales : xxx ; yyy ; zzz ;
…

La fenêtre Champs (obtenue avec [Ctrl+ F2]) donne accès aux autres informations du logiciel.

Poser un champ paramétré (fenêtre Champs – [Ctrl+ F2])

J’emploie cette expression de ‘champ paramétré’ par opposition à ‘champ standard’. Un champ paramétré est posé à partir de la fenêtre Champs obtenue avec [Ctrl+ F2] ou par le menu :

Dans  : ▼ Insertion ▼ Champs ▼ Autres… ([Ctrl+ F2]) * (Champs) ;
…

Plusieurs onglets permettent d’insérer des types de champs particuliers. La fenêtre permet pour certains champs, de choisir un format ; la gamme de choix est vraiment très intéressante. La fenêtre permet aussi d’apporter des correction dans certains calculs, et c’est aussi, à l’usage, particulièrement confortable.

Les différents onglets de la fenêtre [Ctrl+ F2]

Cette fenêtre Champs couvre des fonctionnalités étonnantes. Petit parcours de découverte.

  • | Document | : cet onglet propose les variables attachées au document qui dépendent du contexte dans lequel elles sont appelées. Elles peuvent préciser des données de l’environnement, comme la date du jour par exemple. Elles peuvent concerner l’expéditeur, comme le prénom, le nom et les initiales que nous avons vues plus haut.
  • | Renvois | : cet onglet permet de poser des champs qui serviront de renvois. Au lieu d’enregistrer dans le texte, une référence interne ‘en dur’, on peut le faire en ‘variable’ pour tous les titres associés à la numérotation des chapitres, pour les listes numérotées ou pour les notes de bas de page ou de fin de document. Si le titre est modifié, le renvoi le sera aussi. Le renvoi est posé comme un lien à partir de cet onglet. Ces fonctionnalités sont présentées en détail au chapitre 2B-07. Les circulations (renvois, liens).
  • | Fonctions | : cet onglet traite de tous les textes dont l’affichage est programmable (sous conditions). Je n’en parle pas dans ce guide.
  • | Info document | : il s’agit des champs associés aux propriétés du document, comme le sujet et le titre que nous avons vu plus haut.
  • | Variables | : LibreOffice permet de déclarer des variables, de les charger et de les afficher. Ce sujet est proche des Fonctions. Je n’en parle pas dans ce guide.
  • | Base de données | : cet onglet traite l’association d’une base de données au document, et de l’utilisation de ses données dans le document sous forme de champs. Nous étudierons ces fonctionnalités remarquables au chapitre 2B-09. Les impressions sophistiquées (étiquettes, mailings).

Je détaille dans ce chapitre l’onglet Document, et j’évoquerai à cette occasion l’onglet Info Document. Les onglets Renvois et Base de données sont étudiés ailleurs. Les autres onglets concernent des sujets qui dépassent la compétence de ce guide.

Onglet | Document |

Nous déroulons les différents champs proposés dans cette colonne.

Chapitre

Le champ Chapitre est un ensemble d’informations disponible si la numérotation des chapitre est active dans le document (voir au chapitre 2B-03. Le sommaire automatique). Ces informations concernent le chapitre en cours et les sous-niveaux jusqu’au niveau où se situe le point d’insertion. Prenons l’exemple de ce paragraphe :

  • Dans la hiérarchie de ce chapitre, le titre ‘1. Les champs’ est au niveau 1.
  • Le sous-titre ‘Onglet | Document |’ est au niveau 2.
  • ‘Chapitre’, ce paragraphe, est au niveau 3.

Si vous faites :

(La fenêtre Champs est affichée à l’onglet | Document |) ;
♪ █ Type de champ █ : Chapitre ;
♪ █ Format █ : Nom de chapitre ;
♪ Niveau : 2 ;
▼ ◄INSÉRER►.

l’expression ‘Onglet | Document |’ sera posée (comme un champ) à l’endroit du point d’insertion. Si par la suite, vous modifiez ce titre en laissant seulement ‘Document’, ce qui avait été inséré sera remplacé par ‘Document’.

On ne peut insérer qu’un niveau, mais rien n’empêche, par exemple, d’insérer plusieurs niveaux différents à la suite pour décrire une arborescence précise.

Quatre formats sont possibles :

  • Nom de chapitre : comme dans notre exemple. C’est le nom du niveau à l’exclusion du groupe de numérotation, qui sera inséré.
  • Numéro du chapitre : il s’agit du groupe de numérotation du niveau, tel qu’il est défini dans la numérotation des chapitres, c’est-à-dire avec le format choisi, et les textes avant et après le numéro.
  • Numéro de chapitre sans séparateur : même information que précédemment, mais sans les textes avant et après.
  • Numéro et nom de chapitre : la ligne de titre complète, telle qu’elle se présente avec son groupe de numérotation et le texte du titre à la suite, sera insérée.

Date

Dans la colonne ‘Sélectionner’, deux types de dates sont proposés :

  • Date (fixe)
  • Date (sous entendue, variable).

La première (Date fixe) pose un champ figé : la date du jour est proposée, et ensuite, elle ne bougera plus. Voilà le champ à mettre dans un modèle de lettre : chaque fois que vous appellerez ce modèle pour rédiger une lettre, la date du jour viendra se mettre en clair, et elle ne bougera plus.

Alors que la deuxième date (qui correspond au champ standard que nous avons vu plus haut), change à chaque consultation du document.

Il suffit donc savoir ce que l’on veut pour choisir le bon champ.

Notez dans la colonne Format la variété proposée ; en pied de liste, ‘Autres formats…’ appelle une fenêtre offrant encore d’autres possibilités (ajout de l’heure, choix d’une langue, etc.).

Notez enfin, la possibilité de corriger la date du jour avec des jours en plus (ou en moins si le nombre est négatif). Intéressant pour indiquer automatiquement une échéance ou une date limite.

Expéditeur et Utilisateur

Ces deux champs sont identiques (les sélections pour ‘Utilisateur’ correspondant à celles de ‘Expéditeur’). Ils concernent les informations d’identité enregistrées en Options comme le Prénom/Nom/Initiales vus plus haut.

Notez la case à cocher ‘♪ [ ] Contenu fixe qui joue comme on l’a vu pour la Date : cochée, l’information du champ sera figée au moment d el’insertion.

Heure

Ce champ est analogue à la date.

Modèles, Nom de fichier, Statistiques

Ces champs se rapportent aux informations accessibles dans les propriétés comme on l’a vue plus haut pour le sujet et le titre. Les champs de l’onglet | Info document | s’y rapportent aussi. Une manière de poser dans le texte, sous forme de variable, les informations enregistrées dans ces propriétés.

Page

Il y a plusieurs raisons pour utiliser cette définition du champ Page quand vous voulez insérer un numéro de page, au lieu d’utiliser l’insertion directe du champ standard. Notez tout d’abord la possibilité de choisir non seulement la page en cours, mais la précédente ou la suivante. Notez aussi la possibilité de corriger le numéro de la page en cours. Notez enfin la variété des formats, y compris celui du style de page (comme dans le champ standard).

2. L’auto-texte

L’expression ‘auto-texte’ est employée par LibreOffice ; je l’adopte faute de mieux. Cette fonctionnalité est particulièrement intéressante dans le travail administratif et la prise de notes : elle permet de mettre une expression en clair en ne tapant qu’un code limité à un ou quelques signes.

Nous en avons eu un exemple pour le paramétrage des appels de notes entre crochets (2B-02. Notes).

Il faut bien distinguer l’auto-texte de la complétion automatique que nous étudierons plus bas. Dans la complétion, les mots sont complétés automatiquement sur proposition du système.

L’auto-texte utilise une table, gérée pour chaque utilisateur du système, qui associe une expression détaillée à un code. Par principe, l’auto-texte concerne des expressions fréquentes. La création d’une nouvelle association ‘expression – code’ se fait donc à l’occasion de la saisie de cette expression. Nous verrons ensuite comment poser l’expression à partir de son code. Nous terminerons par préciser comment supprimer une entrée dans la table ou comment modifier le code associé à l’expression.

Comment mettre un mot ou une expression en table

Prenons un exemple : « Veuillez agréer, Messieurs, l’expression de nos meilleures salutations » : vous voulez que cette phrase se mette au point d’insertion quand vous tapez le code ‘salu1’. Ce code ‘salu1’ n’existe pas encore dans la table des auto-textes. J’appelle la phrase ou le texte (parfois conséquent) appelés à remplacer le code, « l’expression ».

Vous avez tapé l’expression dans votre document ; vous la sélectionnez ;
…

Cette sélection est très importante. La création de la nouvelle entrée ne peut pas se faire si l’expression ne reste pas sélectionnée pendant toute la procédure.

…
Vous copiez l’expression dans le presse-papier : [Ctrl+ C] ;
Dans  : ▼ Édition ▼ Auto Texte… ou [Ctrl+ F3] * (Auto-texte) ;
♪ […] Lors de la saisie afficher le nom complet sous forme d’infobulle ;
♪ Nom : Salutation 1 (pour l’exemple – ce nom ne sert qu’à repérer l’expression dans la liste classée par ordre alphabétique des noms, affichée dessous, pour la sélectionner ensuite si besoin – l’expression est schématisé dans le cadre à droite) ;
♪ Raccourci : salu1 ; (dans notre exemple) ;
Dans la liste : ▼ Mes auto-textes (pour sélection) ;
▼ ◄AUTO-TEXTE ▼► ▼ Nouveau ;
(L’expression est mise en table avec le code ‘salu1’).

Précisions :

  • La case à cocher en haut de la fenêtre concerne tous les auto-textes, et pas seulement celui que vous êtes en train de créer. Activée, cette fonction vous permet, pour certains codes apparemment, d’avoir l’auto-texte disponible en complétion automatique. Le nom en clair de l’auto-texte est proposé en bulle ; [Entrée] remplace ce nom en clair par l’expression.
  • Il n’y a pas, à partir de la fenêtre (ni ailleurs) la liste des codes utilisés pour vérifier une existence. Si vous choisissez un code déjà utilisé, le système le refuse en vous donnant la raison. Le code associé à une expression s’affiche en bulle au survol de son nom dans la liste de la fenêtre, un par un.
  • Vous pouvez choisir dans le menu du bouton ◄AUTO-TEXTE ▼► : ▼ Nouveau (texte seulement) au lieu de Nouveau.
    • Nouveau : prend le texte avec son format de type Caractère et restituera l’expression avec ce style ;
    • Nouveau (texte seulement) prend le texte sans son format de type Caractère et restituera l’expression dans le style de type Caractère du contexte d’accueil.

Comment utiliser un auto-texte enregistré

Pour poser l’expression dans votre document, il vous suffit de taper le code (dans notre exemple : ‘salu1’) à l’endroit où vous voulez voir l’expression prendre sa place, et de valider votre code avec [F3]. Pour que le système reconnaisse le code, il est impératif qu’il soit précédé d’une espace normale ou qu’il commence un nouveau paragraphe.

Comment gérer les auto-textes

Il suffit pour gérer un auto-texte de le sélectionner dans la liste et de choisir l’opération en déployant le bouton ◄AUTO-TEXTE ▼►.

Copier

Avec ce choix, vous copiez l’expression sélectionnée dans la liste, dans le presse-papier pour la coller où vous voulez plus tard, une ou plusieurs fois.

Remplacer ou Remplacer (texte seulement)

Ce choix est disponible si une sélection est active avant d’appeler la fenêtre. Il vous permet de remplacer l’ancienne expression sélectionnée dans la liste par la sélection (avec ou sans son style de type Caractère).

Renommer…

Ce choix vous permet pour une expression déjà enregistrée, et sélectionnée dans la liste, de changer son nom et/ou son code.

Supprimer

Pour supprimer l’expression sélectionnée dans la liste.

Importer

Ce choix est ouvert si aucune sélection n’est faite dans le document à l’ouverture de la fenêtre. Il permet de récupérer les auto-textes existants dans un document MS Word. Une fenêtre s’ouvre pour choisir ce document avec l’explorateur.

Éditer

Ce choix ouvre un document contenant l’expression. Cette possibilité est intéressante pour des expressions qui sont en fait de véritables modèles (compte-rendus, résolutions, etc.). Cette opération évite de charger l’expression dans un document, de la modifier et d’utiliser ensuite le choix Remplacer.

Insertion à partir de la fenêtre

Pour mémoire. Si vous avez oublié le code, vous pouvez retrouver le nom de votre expression dans la liste, voir son code (en passant), et avec le bouton ◄INSÉRER► poser votre expression sur le point d’insertion.

Catégories et chemins

Il est possible d’enregistrer ses auto-textes dans des catégories au choix (et pas seulement mes auto-textes comme dans l’exemple). Certains utilisateurs font face à des travaux répétitifs de cette façon en utilisant des catalogues d’expressions.

Sachez aussi que vos auto-textes vous sont personnels et qu’un autre utilisateur déclaré du système aura les siens propres. Ils sont enregistrés dans des fichiers spécifiques (avec l’extension ‘.bau’) dans le dossier des paramètres personnels de LibreOffice.

Mais il est possible d’enregistrer une catégorie ailleurs, en indiquant son chemin.

Dans un autre ordre d’idée, les auto-textes peuvent contenir des liens, soit vers un fichier du disque dur, soit vers Internet. Se pose alors la question de la nature du lien : absolu (adresse complète comprenant la racine) ou relatif (adresse par rapport à celle du document en cours). Ces questions de liens sont étudiées au chapitre 2B-07. Les circulations (renvois, liens).

3. Complétion automatique

Cette fonctionnalité doit être paramétrée pour être effective. Nous verrons ensuite comment l’utiliser et la réguler.

Paramétrage

Dans  : ▼ Outils ▼ Options d’auto-correction… *
▼ | Insertion automatique |
♪ [X] Activer la complétion des mots (c’est la case à cocher pour que la complétion des mots soit active) ;
♪ […] Ajouter une espace : (en cochant cette case et si le mot complété n’est pas suivi d’une ponctuation, alors une espace sera automatiquement ajoutée à la complétion quand le mot suivant commencera à être tapé) ;
♪ […] Afficher sous forme d’info-bulle : (en cochant cette case, le mot complet est affiché en info-bulle sans paraître dans le texte – ce qui évite des effets de sauts de ligne ou de page parfois intempestifs – en validant avec la touche précisée plus bas à ‘♪ Accepter avec’ , le mot complété est mis dans le texte) ;
♪ [X] Rassembler les mots : (en cochant cette case, vous demandez au système de conserver les mots complétés pour les proposer ensuite dans les conditions précisées plus bas ; voir aussi « Supprimer l’entrée ») ;
♪ […] à la fermeture du document, supprimer... : (en cochant cette case, les mots ajoutés dans la liste des mots complétés pendant le document, seront effacés ; ce choix n’est ouvert que si Rassembler les mots est actif ; il permet de préserver la confidentialité du document en cours) ;
♪ Accepter avec : ([Entrée] ; [Espace] ; [Fin] ; [Flèche à Droite] ; [Tab] ) : (vous indiquez ici la touche avec laquelle vous validez la proposition de complétion) ;
♪ Longueur des mots minimum : nnn : (seuls les mots ayant un nombre de lettres égal ou supérieur à nnn seront ajoutés à la liste des mots complétés – 10 lettres est un nombre correct) ;
♪ Maximum d’entrées : nnn : (c’est le nombre maximum de lignes de la liste des mots complétés proposés par le système – 1200 est correct, compromis entre le confort et la vitesse de proposition) ;
Sur la droite, la liste des mots complétés dans son état actuel ;
– ◄Supprimer l’entrée► sous la liste : (permet de supprimer de la liste la ligne sélectionnée ; suite à faute de frappe, faute d’orthographe, etc.) ;
▼ ◄OK► (pour valider les options enregistrées).
– ◄Annuler► : (permet de sortir de la fenêtre sans conserver les saisies faites) ;
– ◄Rétablir► : (affiche les options avant les saisies, telles qu’elles avaient été enregistrées lors de la dernière validation) ;

Pour une bonne utilisation

La complétion ne se justifie que pour les utilisateurs sachant taper sans regarder leur clavier. Je la déconseille aux dactylos inexpérimentées, car elle fait perdre plus de temps qu’elle n’en gagne.

À l’usage, l’affichage du complément proposé en info-bulle est très confortable. Quand le mot proposé correspond, il faut avoir le réflexe de le valider. Pouvoir choisir la touche de validation est important. Je vous conseille de faire des essais. [Espace] est certainement la meilleure, mais c’est à chacun de voir.

Enfin, il est important de ‘regrouper’ les mots, mais à condition de vérifier de temps en temps, la liste pour faire le ménage.

En résumé, il s’agit d’une fonctionnalité discrète mais efficace, à partir d’un certain niveau d’expertise dans la frappe au clavier.

4. Correction orthographique automatique

La vérification orthographique automatique signale les mots mal orthographiés avec un souligné rouge en forme de vagues. Cette fonctionnalité a une extension bien appréciable : un mot mal orthographié peut être remplacé par le mot correct. Elle n’est pas systématique, il faut la décider :

Activer/désactiver la vérification automatique

Dans la barre d’outils principale, sous le menu général : ▼ ♥ icône avec ‘ABC’ souligné d’un liseré rouge [Vérification automatique] ♥ ; (ce bouton est une bascule ; quand la fonction est activée, le bouton est en relief).

ou encore :

Dans : ▼ Outils ▼ Orthographe et grammaire [F7] * (Orthographe et grammaire : Langue) ;
▼ ◄OPTIONS…► ;
█ Options █ ;
♪ [ X ] Vérifier l’orthographe au cours de la frappe ;
…
▼ ◄OK►.

Quand la fonction est activée, tous les mots incorrects du document sont soulignés avec un liseré rouge. Quand la fonction est désactivée, tous ces liserés sont masqués. Quand la vérification est activée, nous verrons plus bas que dans certaines situations, la correction se fait automatiquement.

Cette vérification s’appuie sur des extensions ‘Dictionnaires’. Il est impératif d’avoir au moins le dictionnaire français. Mais il est possible d’avoir des dictionnaires des autres langues habituelles (anglais, espagnol, etc.)

Pour intégrer ces extensions :

Dans : ▼ Outils ▼ Gestionnaire des extensions… ;
▼ lien : Obtenir des extensions supplémentaires en ligne (votre connexion Internet doit être active) ;
sur le site, dans le menu, ▼ Extensions ;
Choisissez la catégorie Dictionnaires ;
Téléchargez et installez en suivant les instructions.

Pour corriger un mot erroné

Un mot signalé comme ayant une orthographe erronée (avec son liseré rouge en forme de vagues) peut être corrigé à main levée ou sur proposition du système qui dispose des dictionnaires.

▲ sur le mot souligné du liseré rouge en forme de vague ;
▼ (1. Propositions de mots corrects ; 2. Opérations particulières ; 3. Langues) ;
…

1. Propositions de mots corrects

Le menu contextuel propose une liste de mots susceptibles de remplacer le mot incorrect :

  • Si vous cliquez sur l’un de ces mots, il remplace le mot incorrect.
  • Les accords (en nombre) du mot incorrect sont faits sur le mot de remplacement.

2. Opérations particulières

Le menu propose ensuite quelques opérations particulières :

  • Ignorer :
    • le mot incorrect est ignoré ;
    • son liseré rouge est effacé.
    • Ne concerne que le mot cliqué.
  • Tout ignorer :
    • Même effet que le bouton précédent mais étendu à toutes les occurrences de ce mot dans le document, présentes ou à venir. En clair, les erreurs semblables à venir seront ignorées.
  • Ajouter au dictionnaire :
    • Le mot incorrect est ajouté à une liste enregistrée dans un fichier proposé par défaut. D’autres fichiers peuvent être ouverts (utilisateurs avertis).
    • L’anomalie détectée est résolue.
    • Si le même mot, avec le même accord se représente, il sera accepté sans anomalie.
    • En revanche, s’il se présente avec un autre accord, ou l’initiale dans une fonte différente, une anomalie sera détectée…
  • Toujours corriger en… :
    • Cette opération associe le remplacement à partir d’une liste, comme en première partie (le système propose la même liste de mots).
    • Mais en plus, la relation entre l’anomalie et le remplacement est enregistrée dans le document : si l’anomalie se présente à nouveau, elle ne déclenchera plus une anomalie mais un remplacement automatique.
      • Ces auto-corrections sont enregistrées avec le document ; elles restent donc valides lors des sessions ultérieures.
  • Orthographe et grammaire :
    • Ce choix permet d’ouvrir la fenêtre correspondante comme avec [F7].

3. Définition des langues

  • Une anomalie orthographique peut provenir d’une langue inadaptée. Cette partie permet de modifier la langue du mot en anomalie ; le menu propose aussi de modifier la langue du paragraphe dans lequel est le mot.
  • Les langues déclarées dans le système sont proposées en sous-menu déroulant ; il suffit de cliquer sur une pour qu’elle soit changée.
  • Le choix de la langue cliquée efface le menu contextuel.
    • Si le mot est correct dans la langue choisie, l’anomalie disparaît ;
    • sinon, le liséré rouge reste présent et avec un nouveau clic bouton droit, le système proposera des mots dans la nouvelle langue.
  • Cette troisième partie du menu contextuel est identique à celui obtenu avec ▼ ou ▲ sur la zone Langue de la barre d’état. (c’est précisé au chapitre 2B-01. Affichages et repères).

5. Autres corrections automatiques

Le système permet certaines modifications de frappe automatiques. Là encore, les options doivent être déclarées.

Déclarer certaines options

Dans  : ▼ Outils ▼ Options d’auto-correction… * (Auto-correction) ;
▼ | Options | ;

Cet onglet propose plusieurs options de remplacement ou corrections.

Sur chaque ligne, deux colonnes pour des cases à cocher ;

  • La première, titrée ‘[R]’ concerne les corrections dans un document existant qui ne seront déclenchées que par :
Dans : ▼ Format ▼ AutoCorrection ▼ Appliquer ou Appliquer et éditer les modifications.
    • Cette option est un peu lourde. En fait, elle considère les corrections comme un travail particulier, bien qu’il soit, avec les options ici, automatisé au maximum.
  • La deuxième colonne, titrée ‘[S]’ concerne les corrections qui seront faites automatiquement pendant la saisie.
  • Le détails des options est donnée plus bas.
  • – ◄OK► : valide la saisie de tous les onglets.
  • – ◄ANNULER► : pour sortir de la fenêtre sans sauvegarder les saisies.
  • – ◄RETABLIR► : pour remettre en fenêtre les informations disponibles depuis la dernière sauvegarde, avant les saisies faites et abandonnées.

Détails des options et significations :

Je présente ces options en indiquant l’effet de la case cochée.

> Utiliser la table de remplacement

La table présentée ci-dessous, Remplacements automatiques de mots, est activée.

> Corriger la deuxième majuscule en début de mot

Si les deux première lettres d’un mot sont en majuscules et les suivantes en minuscules, alors seule la première lettre (l’initiale) est laissée en majuscule.

  • Il y a des exceptions à cette modification ; elles sont gérées dans la même fenêtre :
-▼ | Exceptions | ;
█ Mots commençant par deux majuscules █ ;
♪ (saisir un mot) puis ▼ ◄NOUVEAU► ;
ou ▼ sélectionner un mot de la liste ; il est en zone supérieur pour modification ;
– ◄SUPPRIMER► est actif pour le supprimer ;
[…] Adopter automatiquement : pour proposer le remplacement éventuel.
> Majuscule en début de phrase

Quand vous tapez une minuscule en début de paragraphe ou après un point suivi d’une espace, alors cette initiale est mise en majuscule.

  • Il y a des exceptions à cette modification ; elles sont gérées dans la même fenêtre comme les exceptions précédentes :
▼ | Exceptions | ;
█ Abréviations (non suivies par une majuscule) █ ;
…
> Gras et soulignage automatiques

Cette disposition évite de sélectionner un mot pour le mettre en gras ou souligné, ou d’actionner, avant et après les combinaisons [Ctrl+ G] et [Ctrl+ U].

  • Pour mettre un mot en gras, il suffit de l’encadrer avec ‘*’ ;
  • Pour souligner un mot, il suffit de l’encadrer avec ‘_’ ;
> Détecter les URL

Cette option force la reconnaissance des URL et leur applique un lien automatiquement. Pratique dans un document citant de nombreux sites ; peut aussi être intempestive.

> Remplacer les tirets

L’aide donne toutes les options possibles ; le principe est de remplacer la séquence « [Espace], ‘-’, [Espace] » par une séquence « [Espace], tiret quadratin » ou demi-cadratin, [Espace] ; précisions d’imprimeur !

> Supprimer Espaces et tabulations en début de paragraphe

Il s’agit avec cette option de nettoyer un document des essais d’alignement tentés en début ou en cours de ligne, avec des espaces ou des tabulations. Cette suppression est nécessaire quand vous utilisez des styles qui permettent très simplement ces alignements.

  • Pour que cette option soit active, il faut que l’option plus bas Appliquer les styles soit active aussi.
> Supprimer Espaces et tabulations entre fin et début de ligne

Nettoyage analogue.

  • Pour que cette option soit active, il faut que l’option plus bas Appliquer les styles soit active aussi.

 

> Ignorer les espaces doubles

Dans les lignes justifiées, les espaces doubles peuvent entraîner des espacements disgracieux ; cette option réduit deux espaces à un seul. Devrait toujours être active.

> Appliquer la numérotation – symbole *

Dans les styles Standard, Corps de texte ou Retrait de corps de texte :

  • quand la ligne commence par un chiffre suivi d’un point et d’une espace, la ligne est transformée avec un style de titre numéroté.
  • quand la ligne commence par ‘+’, ‘-’ ou ‘*’, la ligne est transformée en ligne de liste à puces.
> Appliquer une bordure

Si la ligne commence par trois : ‘-’, ‘_’, ‘=’, ‘~’ , ‘*’ ou ‘#’, une bordure est créée. Cf. l’aide pour plus de détails.

> Créer un tableau

Voir l’aide.

> Appliquer les styles

Transforme le style Style par défaut, d’une ligne en :

  • Ligne de style Titre 1 si la ligne se termine par deux [Entrée].
  • Ligne de style Titre 2 à Titre 8 si la ligne commence en tapant autant de [Tab] en début de ligne que le rang du titre (2 à 8).
  • Autorise aussi les remplacements d’Espace et de Tabulations évoqués ci-dessus.
> Autres fonctionnalités

Voir la fenêtre ; ne concernent que l’option Reprise du texte et auto-correction.

Options linguistiques

Il faut ajouter à ces options, les corrections linguistiques proposées dans la même fenêtre

Dans -> : Outils -> Options d’auto-correction… *
▼ | Options linguistiques | ;
…

Par exemple, en français, ajoute des espaces insécables devant les ponctuations doubles, etc.

Remplacements automatiques de mots

Dans : ▼ Outils ▼ Options d’auto-correction… *
▼ | Remplacer | ;
…

Cet onglet permet de définir des mots ou des suites de caractères saisis à remplacer automatiquement par d’autres. La liste est chargée automatiquement par le choix Ajouter au dictionnaire qu’on a vu dans la vérification automatique de l’orthographe ; mais elle peut être complétée manuellement dans cet onglet :

…
♪ Remplacer : xxx (il faut taper ici le texte erroné que l’on veut remplacer) ;
♪ Par : yyy (il faut taper ici le texte de remplacement) ;
▼ ◄Nouveau► ;
– ◄SUPPRIMER► avec une ligne sélectionnée dans la liste : pour supprimer cette ligne ;
▼ ◄OK►.

Vous pouvez bien sûr, copier le mot erroné pour le coller dans la zone Remplacer. Si votre copie comprend autre chose que du texte (cadre, image, etc.), il suffit de cocher la case :

♪ [X] Texte seulement ; …

pour ne récupérer que le texte.

Remarques pédagogiques

Je considère la plupart de ces automatismes comme inutiles. Dans l’apprentissage du traitement de texte, ils favorisent une certaine paresse. Ils ne sont pas toujours précis. Je ne peux que conseiller d’apprendre à taper correctement au premier coup (en prenant le temps des répétitions nécessaires), plutôt que d’avoir recours à des corrections automatiques qui n’apprennent rien et sont parfois inappropriées.