Cette fiche est périmée – nouvelle version ici

Sommaire

• Présentation
• 1. Approche théorique
• 2. Construire un modèle
  • Démarche de base
  • Définir un modèle à partir d’un document existant
  • Modifier un document enregistré comme modèle (.ott)
• 3. Utiliser un modèle
  • Ouvrir la fenêtre générale des modèles
  • Importer un modèle pour qu’il soit actif
  • Gérer un modèle actif
  • Comment LibreOffice conserve ses modèles actifs ?
• 4. Mettre à jour un document créé avec un modèle
  • 4.1 Modifier un document créé à partir d’un modèle
  • 4.2 Répercuter la modification d’un modèle
• 5. Une autre manière d’utiliser un modèle.

Présentation

Le modèle est un document particulier en ce sens qu’il sert de point de départ pour un nouveau document. Quand on exécute la commande Nouveau document, le traitement de texte propose un modèle : c’est le modèle défini comme modèle par défaut. L’utilisateur peut tout aussi bien choisir d’autres modèles qu’il est libre de préparer à sa convenance.

LibreOffice prévoit, dans chacun de ses modules, des modèles. Pour éviter de les confondre avec les documents ordinaires, ils sont enregistrés sur disque avec une extension différente.

Ensuite, vous devez savoir comment créer un nouveau document à partir d’un modèle, et aussi ce qu’il advient d’un document créé avec un modèle quand ce modèle évolue.

Je terminerai l’étude des modèles en proposant une autre solution que j’utilise avec satisfaction.

1. Approche théorique

Un modèle (template en anglais) est un document, créé comme un document ordinaire, mais sauvegardé avec une extension propre (en traitement de texte : ‘.ott’, alors que les documents ordinaires ont une extension ‘.odt’). Le modèle sert de moule pour créer de nouveaux documents. Ce moule contient des styles, des textes, des cadres. Voici quelques comparaisons pour fixer les idées :

• Papier à en-tête : l’adresse et toutes les informations figées de l’en-tête sont enregistrées dans le modèle ; tout document créé avec ce moule comportera ces informations de la même manière que du papier imprimé par un imprimeur ;
• Formulaire : l’intitulé des questions est enregistrée dans le moule ; chaque document créé avec le moule servira à construire un questionnaire destiné à recevoir les réponses en regard des questions.

2. Construire un modèle

Démarche de base

Un modèle se construit, au départ, comme un document ordinaire. Donc tout ce que vous savez au sujet de la réalisation d’un document reste valable pour un modèle.

Le modèle doit être enregistré avec une extension ‘.ott’. Pour cela, quand la réalisation du document est terminée, il faut sauvegarder votre travail :

Définir un modèle à partir d’un document existant

Si après avoir réalisé un document quelconque, vous souhaitez vous en servir comme modèle, c’est tout aussi simple :

1. Transformez le document pour qu’il ne contienne que le texte et les cadres que vous souhaitez retrouver dans le modèle ; si vous laissez des éléments indésirables, vous devrez les effacer à chaque nouveau document créé avec ce modèle ; autant le faire maintenant une fois pour toutes.
2. Enregistrez sous… le nouveau document comme ci-dessus avec son nom de modèle et une extension ‘.ott’.

Modifier un document enregistré comme modèle (‘.ott’)

Un document avec une extension ‘.ott’ se modifie comme un document ordinaire. Pour vérifier, en cours d’édition, si on est bien sur un modèle, il suffit de lire le titre de la fenêtre : le nom du document y est présent avec son extension ‘.ott’, au début du titre, à gauche.

3. Utiliser un modèle

Pour utiliser un modèle, c’est-à-dire, créer de nouveaux documents à partir de ce modèle, il faut que le modèle soit actif dans LibreOffice ; je vais donc commencer par expliquer comment rendre un modèle actif. Ensuite je préciserai comment créer un nouveau document à partir d’un modèle actif.

Ouvrir la fenêtre générale des modèles

Pour gérer les modèles actifs, il faut appeler la fenêtre de gestion des modèles :

La gestion des modèles a été complètement revue dans la dernière version de LibreOffice. La fenêtre Gestionnaire des modèles est la même pour tous les modules de LibreOffice. Les onglets permettent de gérer les modèles spécifiques. Le module dans sa version étudié n’est pas encore bien au point. Il faut par exemple réactualiser la fenêtre pour voir certains effets.

Importer un modèle pour qu’il soit actif

En tête, sous les onglets :

◄IMPORTER► : permet d’importer un modèle.

Vous devez bien comprendre la distinction entre un document de type modèle indiqué par son extension ‘.ott’, que vous pouvez créer comme un document ordinaire en précisant seulement cette extension au moment de l’enregistrement ; et un modèle actif dans LibreOffice comme le sont les modèles présents dans la fenêtre Gestionnaire de modèles. Les premiers sont nécessaires pour ‘fabriquer’ les deuxièmes. Seuls les deuxièmes peuvent servir à créer des nouveaux documents ressemblant aux modèles. C’est un peu compliqué, mais il est difficile de faire autrement dans cette approche.

Le bouton ◄ IMPORTER► permet de récupérer n’importe quel document ‘.ott’ présent n’importe où sur le disque dur, pour le déclarer ‘actif’ dans LibreOffice.

Notez que vous pouvez, dans cette procédure d’importation, essayer d’importer un document ordinaire (‘.odt’). Le système fera semblant de le faire, mais vous ne retrouverez pas votre document dans la fenêtre, sans qu’aucune alerte ne vous prévienne de cette anomalie.

Gérer un modèle actif

Pour gérer un modèle actif, il faut le sélectionner d’un simple clic dans la fenêtre Gestionnaire des modèles. Le modèle sélectionné apparaît dans un cadre bleu. Sous les onglets, plusieurs outils sont alors affichés :

◄OUVRIR► : pour créer un nouveau document ordinaire à partir du modèle sélectionné. (Un ▼▼ sur le modèle actif a le même effet).

◄ÉDITER► : pour modifier le modèle comme on modifie un document ordinaire. N’oubliez pas d’enregistrer normalement votre travail avant de fermer le document.

◄PROPRIÉTÉS► : donne dans une sous-fenêtre quelques informations sur le modèle (auteur, dates, etc.)

◄DÉFINIR PAR DÉFAUT► : le modèle défini par défaut est le modèle utilisé quand on crée un nouveau document avec : ▼ Fichier ▼ Nouveau ▼ Document texte  ou [Ctrl+ N].

◄DÉPLACER VERS LE DOSSIER ▼ ► : les modèles actifs peuvent être classés dans des dossiers hiérarchisés. Le menu proposé en cliquant ce bouton permet aussi de créer un nouveau dossier de modèles actifs.

◄EXPORTER► : permet de copier le modèle actif sélectionné quelque part sur le disque.

◄SUPPRIMER► : permet d’enlever le modèle actif de la fenêtre Gestionnaire de modèles.

Comment LibreOffice conserve ses modèles actifs ?

Les modèles visibles dans la fenêtre Gestionnaire des modèles existent concrètement sur le disque dur de l’utilisateur. Ils sont accessibles dans : C:/Utilisateurs (ou Users) /xxx (utilisateur en cours du système) /AppData (dossier généralement caché) /Roaming / LibreOffice /4 /user /Template.

Si vous voulez les récupérer ou les sauvegarder, vous pouvez le faire à partir de ce dossier.

4. Mettre à jour un document créé avec un modèle

Cette section traite deux sujets bien distincts :

1. Modifier un document créé à partir d’un modèle
2. Répercuter la modification d’un modèle sur les documents créés à partir de lui avant cette modification.

4.1 Modifier un document créé à partir d’un modèle

Les documents créés à partir d’un modèle sont gérés comme des documents ordinaires. Le fait qu’ils aient été créés à partir d’un modèle n’y change rien. Donc toute modification d’un document ordinaire, créé initialement à partir d’un modèle MMM, ne change rien, ni à la méthode de modification de ce document, ni au modèle MMM.

4.2 Répercuter la modification d’un modèle

Cette question n’a d’intérêt que si au moins un document DDD a été créé à partir d’un modèle MMM modifié après la création de DDD. En d’autres termes, modifier un modèle tant qu’aucun document n’a été créé avec lui, n’entraîne aucune conséquence en dehors de ce modèle modifié.

Quand vous validez la modification d’un modèle déjà utilisé pour créer des documents (comme DDD), rien ne se passe, à ce moment, pour ces documents comme DDD. Un document DDD créé à partir d’un modèle MMM n’est pas modifié automatiquement quand ce modèle MMM est lui-même modifié. C’est un premier point.

Mais quand vous ouvrez un document DDD, créé avec un modèle MMM modifié depuis la création de DDD, le programme propose avant d’afficher le document DDD, une fenêtre qui indique :

Vous pouvez :

• Fermer cette fenêtre : cette action est identique à ▼ ◄Conserver les anciens styles► ;
• ▼ ◄Actualiser les styles► : les modifications du modèle MMM sont appliquées au document DDD qui s’affiche en ayant intégré les modifications de MMM ;
• ▼ ◄Conserver les anciens styles► : le document DDD est ouvert sans être modifié par les récentes modifications du modèle MMM.

Quelques précisions importantes :

1. Le choix ◄Actualiser les styles► transforme le document DDD et l’affiche transformé. Vous pouvez donc constater les changements avant toute autre saisie pour accepter ou refuser l’actualisation en conséquence.

• Si la transformation du document vous convient, vous pouvez continuer votre travail et le terminer en l’enregistrant ; votre choix (actualiser les styles) sera enregistré à cette occasion.
• Si la transformation du document ne vous convient pas, vous pouvez fermer le document sans l’enregistrer ; ensuite, vous pouvez ouvrir le document de nouveau en faisant le choix ◄Conserver les anciens styles►.

2. Le choix exprimé dans cette fenêtre, quel qu’il soit, ne sera définitif qu’au moment où vous enregistrerez ce document DDD ([Ctrl+ S] ou Dans : ▼ Fichier ▼ Enregistrer). Tant que vous n’aurez pas validé le choix proposé dans la fenêtre de départ, en enregistrant votre document, cette fenêtre s’affichera à chaque appel du document.

3. L’actualisation des styles et des textes à partir d’un modèle MMM modifié, se fait d’une manière sélective dans le document DDD actualisé. En fait, il s’agit d’une actualisation qui dépasse les simples styles :

• tous les styles (de tous les types : page, paragraphe, caractère, cadre et liste) modifiés dans le modèle MMM sont reportés dans le document DDD, entraînant les modifications correspondantes des formats. Ce sont ces modifications que vous pouvez constater, accepter ou refuser comme nous l’avons vu plus haut ;
• les modifications du texte ou du cadre dans les en-têtes et les pieds-de-page du modèle MMM écrasent ceux existants dans le document DDD ;
• en revanche, le texte courant du document DDD (dans la zone principale de la page) est conservé, et ce, même si un nouveau texte avait été posé dans le modèle MMM sur cette zone (le texte dans la zone centrale de la page du modèle n’est porté que sur les nouveaux documents ; jamais en modification).

Ces réactions sont logiques ; encore faut-il bien les intégrer pour éviter des surprises désagréables.

En résumé :

• Un modèle convient parfaitement pour remplacer des documents pré-imprimés : tout ce qui est pré-imprimé (comme dans un papier à en-tête) doit être mis dans le modèle.
• Un modèle convient aussi, et surtout, pour proposer un document avec toutes une batterie de styles pour la mise en forme du document. Sur ce plan, styles et modèles sont intimement liés.

5. Une autre manière d’utiliser un modèle

La méthode que nous venons de présenter présente deux avantages :

• Les modèles actifs disponibles sont propres à chaque utilisateur, ce qui peut être important quand l’ordinateur est partagé par plusieurs personnes ;
• elle s’insère parfaitement dans les menus, et en particulier Dans : ▼ Fichier ▼ Nouveau ▼ Modèles *.

Mais, personnellement, je trouve la méthode des Modèles un peu lourde, bien que la nouvelle version de LibreOffice ait apporté sur ce plan des améliorations bienvenues. Pour présenter ma méthode, je vais prendre un modèle de démonstration que j’appelle : M2.

1. J’isole un document existant ou j’en crée un nouveau ne laissant que le texte qui convient au modèle.

2. J’enregistre ce document avec le nom M2.odt (c’est un document ordinaire). Je crée un raccourci (M2_raccourci) sur mon Bureau (ou ailleurs, c’est un exemple).

3. Sous explorateur Windows, je termine la préparation de ce modèle en affichant les propriétés de M2_raccourci (présent sur le Bureau) pour le déclarer en lecture seule :

Mon modèle est prêt. Le raccourci est protégé des modifications intempestives : au début, c’est très confortable ; ensuite, c’est une sécurité pour conserver l’intégrité du modèle. Mais l’original, classé dans mon dossier personnel de modèles est accessible directement en modification si nécessaire.

Pour créer un document à partir de ce modèle, ma procédure est la suivante :

Je me retrouve dans la même situation que si j’avais voulu ouvrir un nouveau document à partir d’un modèle actif. Le chemin est plus rapide !

Si d’aventure, il m’arrivait d’ouvrir directement le raccourci au lieu de passer par le menu contextuel ci-dessus pour ouvrir un nouveau document, je serais sur un document en lecture seule : aucune saisie ne serait possible. L’astuce, à ce stade, est alors d’enregistrer ce document ([Ctrl+ Maj+ S ou Dans : ▼Fichier ▼ Enregistrer sous…) dans son dossier de destination et avec son propre nom. La saisie devient alors possible sans avoir besoin de le recharger.

Ma solution, comparée aux modèles, est plus rapide avec les mêmes avantages, sauf un : dans la gestion des modèles, il est possible de récupérer les modifications de modèles sur les documents créés à partir d’eux avant ces modifications. Dans ma solution, ce n’est pas possible.