2B-08. Table des matières et index*

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Pour les tables d’index : nouvelle version ici

Sommaire

  • Présentation
  • 1. La table des matières
    • Préliminaires
    • Vue d’ensemble
    • Préparer la page de la table des matières
    • Structure des lignes
    • Paramétrage de lignes
    • Conclusion : la table est créée
    • Mettre à jour votre table des matières
    • Compléments :
      • Enregistrer une marque d’index pour la table des matières
      • Paramètres spécifiques à chaque zone d’une ligne.
  • 2. L’index lexical et les index personnalisés
    • Une question de méthode
    • Déclarer un index personnalisé
    • Créer des raccourcis-clavier pour gérer les index
    • Recenser un terme et l’associer à une entrée
    • Retrouver un terme associé à une entrée
    • Compléter l’index avec un fichier de concordance
    • Poser l’index
    • Mettre à jour l’index, modifier son paramétrage, le supprimer
    • Pour aller plus loin : les clés
    • Bonnes pratiques pour un index.

Présentation

LibreOffice permet de composer automatiquement plusieurs types de tables :

  • La table des matières,
  • La table des index,
  • La table des illustrations,
  • etc.

Dans tous les cas, un texte est généré à la demande, au point d’insertion, à partir d’informations repérables d’une manière ou d’une autre, et présentées, sur une page et dans des paragraphes dont les styles associés sont modifiables par l’utilisateur.

Je vais présenter la table des matières et l’index lexical. À partir de ces deux exemples, vous pourrez mettre en œuvre facilement les autres tables. Le paramétrage de ces fonctionnalités peut paraître complexe ; il l’est car il associe plusieurs notions différentes comme le Sommaire automatique et les styles. Mais ces notions n’ont plus de secrets pour vous. Complexe ne veut pas dire compliqué : suivez le guide !

1. La table des matières

Dans un premier temps, vous déterminez le type de table (table des matières) et comment la créer à partir du document ; nous verrons plus loin comment mettre en forme les lignes de la table.

Préliminaires

Dans : ▼ Insertion ▼ Index et tables ▼ Index et tables… * (Insertion d’index) ;
▼ | Index | ;
█ Titre et type █ ;
♪ Titre : xxx ; (il s’agit du titre en tête de page de la table des matières : ‘Table des matières’) ;
♪ Type : (Table des matières ; …) ;
♪ […] Protégé contre toute modification manuelle ;
…

La table créée peut être protégée de toute modification manuelle ; c’est-à-dire qu’elle sera inaccessible en saisie ; cette protection est intéressante en ce sens qu’elle élimine le risque d’une modification involontaire.

Mais pour faire l’apprentissage de la technique de paramétrage (pouvoir modifier les styles, par exemple), il est préférable, au début, d’autoriser les modifications manuelles ; celles-ci permettent des essais avec aperçu réel. Plus tard, quand votre paramétrage sera au point, vous protégerez la table qu’il aura fabriquée.

…
█ Créer un index █
♪ Pour : (Document entier ; un chapitre) ;
…

comprenez le titre du panneau : ‘Créer une table des matières’. Ce choix précise le champ d’application du constructeur de la table : tout le document ou le chapitre courant. Il semblerait qu’il y ait un boggue pour les tables de chapitres.

…
♫ Évaluer jusqu’au niveau : nnn ;
…

Il s’agit du niveau maximum dans la structure de numérotation des chapitres. Vous répondez ‘10’ si vous voulez que la table reflète toutes la structure. Mais vous pouvez limiter par exemple les lignes de votre table aux trois premiers niveaux : partie, chapitre, paragraphes principaux ; dans ce cas, vous répondrez : ‘3’.

█ Créer à partir de █
> [X] Plan ;
> […] Styles supplémentaires ;
> […] Marques d’index ;
…

Création à partir du plan : Le texte des lignes posées dans la table des matières sera celui des titres. Il sera possible de dissocier le groupe de numérotation (prévue par le paramétrage de la numérotation des chapitres) et le texte proprement dit du titre.

Styles supplémentaires : nous avons vu au chapitre 2B-03. Le sommaire automatique, qu’il est possible d’associer des styles particuliers à des niveaux de la structure. En cochant cette case ici, ces titres en style particulier seront intégrés dans la table des matières.

  • Quand ce choix est actif, une entrée (◄…►) permet d’afficher un tableau : tous les styles personnalisés sont en lignes, et les niveaux en colonnes : il est donc facile d’associer n’importe quel style avec un niveau.

Marques d’index : il est possible, indépendamment de la structure de créer dans le document, des marques d’index pour la table des matières (avec libellé et niveau) ; en cochant cette case, vous demandez que ces marques soient intégrées à la table des matières. C’est une manière d’ajouter des lignes personnalisées dans une table automatique. L’enregistrement de ces marques d’index est expliqué dans les Compléments, à la fin de cette section.

Vue d’ensemble

Le premier onglet de la fenêtre de paramétrage de la table des matières (Insertion d’index) étant rempli, voici maintenant un aperçu rapide des autres onglets :

  • Entrées : permet de construire la composition des lignes de la table
  • Styles : la composition automatique de la table se fait en utilisant 11 styles particuliers (un pour le titre de la page, et un pour les lignes de chaque niveau de 1 à 10). Cet onglet permet d’affecter un style existant à ces styles particuliers. En associant les styles de Titres, par exemple, on donne aux lignes de chaque niveau le même aspect que celui du titre correspondant.
  • Colonnes : paramètre analogue à celui rencontré pour les styles de type Page. Pour compléter le style de la page accueillant la table (qui curieusement n’est pas proposé comme les autre styles).
  • Arrière-plan : complément, encore, du style de la page.

Préparer la page de la table des matières

En conséquence, la construction d’une table des matières devrait commencer par la définition de la page accueillant cette table. Je préconise d’ouvrir une page dans le document, destinée à cette table, en lui attribuant un style de type Page qui lui convient tout en répondant à vos souhaits. Le style de page par défaut peut convenir ; si vous souhaitez que la ou les pages de votre table des matières n’ait pas d’en-tête, ou n’affiche pas le numéro de page, créez une variante de votre style de page par défaut sans ces éléments. L’important est que le point d’insertion (là où la table construite automatiquement va venir s’insérer dans le texte) soit sur une page d’un style adapté. Ensuite, vous compléterez l’apparence de cette page en saisissant les paramètres nécessaires dans les onglets Colonnes et Arrière-plan de la fenêtre Insertion d’index.

Structure des lignes

Les lignes de la table des matières comprennent des informations présentées dans un certain ordre. Je les présente avant de rentrer dans le paramétrage proprement dit.

  • En fonction du niveau, le texte de la ligne peut commencer avec un retrait comparable à celui des titres ; ou bien, l’application d’un style particulier pour une ligne d’un niveau donné, se traduira par un retrait ‘avant le texte’ (et éventuellement un retrait supplémentaire pour la ‘première ligne’).
  • Le groupe de numérotation du titre posé dans la ligne peut apparaître comme dans l’information d’origine, ou autrement (sans le texte avant, ni après ; succession des niveaux séparés par un point ; etc.) ; on peut aussi imaginer que ce groupe de numérotation soit absent de la ligne en table des matières. Normalement cette information apparaît calée en début de ligne ; mais on pourrait aussi imaginer qu’elle soit posée avec un retrait résultant d’un tabulateur.
  • Le texte du titre proprement dit (ou l’entrée d’index particulière), apparaît à la suite, éventuellement calé contre un tabulateur.
  • Le numéro de page est essentiel. Normalement calé à droite. Parfois avec une bordée de pointillés (ou autres) pour le relier au texte.
  • Toutes ces informations doivent pouvoir s’afficher dans le style d’origine dans le document ou autrement avec un style de type Caractère à définir.
  • Quand les séparations entre informations résultent d’une tabulation, le sens du calage (à gauche pour le texte, à droite pour le numéro de page) doit être précisé.
  • Enfin, pour les documents en ligne (ou transformés en PDF), chaque ligne ou portion de ligne à définir, doit être un lien vers l’information d’origine.

Paramétrage des lignes

Après avoir paramétré la page, vous allez paramétrer les lignes. Je vous conseille de commencer par définir les styles à l’onglet | Styles | de la fenêtre. Il s’agit de styles de type Paragraphe ; vous les connaissez bien. Ils offrent un cadre précis, complet. Autant commencer par préciser ce cadre.

Pour le titre de la page, vous pouvez récupérer un style existant, en créer un à partir d’un autre voisin.

Pour les lignes, vous pouvez reprendre les styles de titres. Il faudra peut-être modifier les tailles de caractères.

L’important à ce stade de votre travail est de disposer d’une batterie de styles qui apportent une réponse pour chaque ligne au positionnement de ses éléments (retraits et tabulations et sens du calage), à la présentation des affichages (caractéristiques de type Caractère : police, taille, effets, etc.). Personnellement, j’utilise les styles particuliers de la table des matières que j’adapte à mon goût. Je n’interviens donc pas dans l’onglet | Styles |.

Conclusion : la table est créée

Le cadre des lignes étant défini avec les styles, il vous reste à préciser le contenu de ces lignes, quelles informations vous voulez voir apparaître. LibreOffice propose un contenu par défaut qui est tout à fait satisfaisant. Pour l’adopter :

…
▼ | Entrées | ;
█ Niveau █ (passer tous les niveaux de votre table, de 1 à N) ;
█ Structure et formatage █ ;
♪ Style de caractère : aucun ; (valeur par défaut, saisie superflue).
█ Formatage █ ;
[ X ] Position en fonction du retrait du style de paragraphe ;
▼ ◄OK►.

Voilà, votre table de matières est créée, insérée là où vous aviez laissé votre point d’insertion au début d’une page ad hoc.

Si vous affichez la trame des champs [Ctrl+ F8], toute la table apparaît tramée.

Si vous n’avez pas coché la case Protégé contre toute modification manuelle à l’onglet | Index | vous pouvez sélectionner n’importe quel élément pour en modifier le style de type Caractère, ou le style de type Paragraphe pour toute la ligne. Mais vous n’avez pas accès au contenu : il est automatique.

Mettre à jour votre table des matières

Vous avez créé une table des matières ‘pour voir’, et votre texte a évolué ensuite. La table des matières est un champ figé, en ce sens que l’évolution de sa base ne le modifie pas. Pour que votre table des matières reflète la nouvelle réalité de votre texte, il vous faut la mettre à jour. Pour cela :

▲ dans la table, n’importe où ▼ Actualiser l’index.

Votre table est mise à jour.

Notez que ce même menu contextuel vous permet :

  • Éditer l’index : la fenêtre Insertion d’index est affichée pour modifier le paramétrage.
  • Supprimer l’index : la table est supprimée du document.

Il existe une fonction de mise à jour générale des index et tables à utiliser avant une impression, par exemple, pour être sûr que les dernières corrections du texte seront bien intégrées dans tous les index et toutes les tables :

Dans : ▼ Outils ▼ Actualiser ▼ Tous les index et tables.

Compléments

Enregistrer une marque d’index pour la table des matières

Pour enregistrer une marque d’index : positionnez le point d’insertion où vous voulez mettre une marque ; et éventuellement, sélectionner le texte que vous voulez prendre pour qu’il apparaisse sur la ligne de la table des matières (comme le fait un titre, par exemple) ; puis :

Dans : ▼ Insertion ▼ Index et tables ▼ Entrée… * (Insertion d’une entrée d’index)
█ Sélection █ ;
♪ Index : (Table des matières ; Index ; …) ;
♪ Entrée : xxx (le texte sélectionné est affiché pour vérification ; vous laissez ici ce qui composera la ligne de la table des matières) ;
♪ Niveau : # (pour gérer les décalages dans la table) ;
♪ [ ] Appliquer à tous les textes similaires ;
…

S cette case est cochée, une entrée identique à celle en cours de définition sera reconnue par le système chaque fois que le texte (présent dans la zone ♪ Entrée) apparaîtra dans le texte ; il serait plus logique d’utiliser un titre pour cela, avec un style associé au niveau voulu…

…
▼ ◄INSÉRER►.

Paramètres spécifiques à chaque zone d’une ligne

Au cas où il vous serait nécessaire de modifier la présentation et le contenu des lignes de la table des matières, voici la méthode pour utiliser l’onglet | Entrées |.

Le panneau █ Niveau █ vous permet de choisir le niveau sur lequel vous voulez travailler. Commencer par le niveau 1, et descendez les niveaux dans l’ordre jusqu’au niveau maximum que vous avez indiqué dans l’onglet | Index |, ♫ Évaluer jusqu’au niveau : #.

Le panneau █ Structure et formatage █ mérite une présentation détaillée. Je vous invite à vous reporter au paragraphe ci-dessus Structure des lignes pour comprendre le fondement des réalités présentées ici.

La ligne ♪ Structure affiche des pavés séparés par des zones de saisie. Que signifient ces pavés :

> DH (associé à FH) : Début de l’hyperlien. La ligne de la table pointe comme un lien sur le texte d’origine. Le début matériel du lien est matérialisé par ce pavé. Le pavé FH marque la fin matérielle du lien. Par matériel, on peut imaginer le début et la fin du trait de soulignement qui matérialise le lien.

> E# : Numéro de chapitre. Il s’agit de l’information que j’appelle ‘groupe de numérotation’.

> E : Entrée. Il s’agit du texte proprement dit de la ligne (le texte du titre, à la suite du groupe de numérotation dans la position d’origine).

> T : tabulateur. Il s’agit d’un caractère de contrôle qui normalement s’intègre aux tabulateurs posés dans le style de type Paragraphe de la ligne.

> # : Numéro de page. Correspond au numéro de page affichée sur la page de la position d’origine.

Des flèches à chaque extrémité de la bordée, permettent d’afficher son début ou sa fin.

Sous la bordée, des boutons sont disponibles. Il est possible de mettre la même information plusieurs fois dans la ligne, présentée différemment éventuellement.

Composer une ligne consiste à poser les pavés d’informations voulus et éventuellement du texte entre eux.

Quand on clique sur un pavé, il est sélectionné et apparaît en relief. Alors, une ou plusieurs zones de saisie sont proposées au-dessous pour sa mise en forme.

On ne peut pas déplacer un pavé dans la séquence. Il faut le supprimer et en insérer un identique ailleurs.

Pour supprimer un pavé : on clique dessus et [Suppr].

Pour remplacer un pavé par un autre (présent sous la bordée) : on clique dessus pour le sélectionner et on clique ensuite sur le pavé au-dessous avec lequel on veut le remplacer.

Pour insérer un pavé dans la séquence : on clique dans la zone de texte entre deux pavés, et on clique ensuite sur un des pavés voulus présent sous la bordée.

Pour insérer du texte entre deux informations : il faut cliquer dans la zone entre les deux pavés, et saisir le texte.

Voyons maintenant les zones de saisie proposées quand un pavé est sélectionné.

  • ♪ Style de caractère : (aucun ; XXX ) ;
    • Cette ligne est proposée pour tous les pavés.
    • ‘Aucun’ indique que le style (de type Paragraphe) de la ligne s’applique pour ce pavé. Sinon, l’information du pavé sera mise en forme avec le style de type Caractère choisi. Ce style est modifiable directement en cliquant sur le bouton ◄ÉDITER► placé à côté du combo.
  • Pour E#, le groupe de numérotation :
    • ♪ Formatage : (Numéro ; Numéro sans séparateur) ;
      • ‘Numéro’ : affiche le groupe de numérotation avec le texte prévu avant et après le numéro ;
      • ‘Numéro sans séparateur’ affiche le groupe de numérotation sans les textes prévus avant ou après le numéro.
    • ♪ Évaluer jusqu’au niveau : #
      • L’affichage du groupe de numérotation sera fait jusqu’au niveau indiqué ici. Il ne faut pas confondre cet affichage du groupe de numérotation avec la présence des lignes dans la table jusqu’au niveau indiqué à l’onglet | Index |.
  • Pour T, tabulateur :
    • ♪ Caractère de remplissage : (vide ; . ; – ; _ ) : il s’agit du caractère qui compose une ligne construite entre la fin de l’information précédente et la suivante (généralement, entre la fin du texte et le numéro de page). Le style appliqué pour ces caractères est celui choisi dans le combo qui précède cette zone.
    • ♪ […] Aligné à droite : cochée, cette case indique qu’il s’agit d’un tabulateur cadré à droite (en général pour le numéro de page qui suit).

Vous noterez que le format du numéro de page n’est pas paramétrable : c’est celui défini dans le style de type Page (de la page dans laquelle il apparaît) qui est retenu.

2. L’index lexical et les index personnalisés

L’index lexical est une table, généralement posée en fin d’ouvrage, indiquant pour chaque terme du lexique, les page où il apparaît, avec parfois des indications particulières propres à certaines localisations. LibreOffice propose une gestion d’index assez sophistiquée. Je vais dans un premier temps présenter une gestion simple, basique. Je préciserai ensuite comment aller plus loin.

Commençons par préciser le vocabulaire :

  • Terme : tout mot du document susceptible d’être cherché dans un index ;
  • Index : une table automatiquement créée par le système : index lexical, index personnalisé ; composée de Lignes d’index.
  • Ligne d’index : un élément d’un index, composé d’une entrée (et éventuellement d’autres précisions), et d’une suite de numéros de page indiquant la présence de l’entrée dans ces pages.
  • Entrée : début d’une Ligne d’index, correspondant à un terme ou d’autres mots ou expressions ; généralement cette correspondance est appréciée en faisant abstraction de la casse (majuscules et minuscules) et des accords (en genre et nombre). La présentation de l’entrée dans l’index est indépendante de la présentation du terme dans le texte : par exemple, on peut paramétrer que toutes les entrées seront en minuscules avec l’initiale en majuscule quelle que soit l’apparence du terme dans le texte.

Il est possible de gérer plusieurs tables d’index : par exemple, un index des concepts, un index des personnes, un index des lieux, etc. LibreOffice appelle ces index des index personnalisés. De même, les objets insérés avec une légende (images dans un cadre, par exemple) peuvent être référencés dans un index. Cette variété n’est pas un problème. Elle impose seulement, dans chaque contexte, de préciser de quel index on parle.

Une question de méthode

Construire une table d’index est souvent problématique parce que la question est posée trop tard. Le résultat donne alors une table fantaisiste, incomplète, inutile. J’admets qu’il n’est pas naturel de gérer à la fois la composition d’un texte, souvent volumineux comme une thèse ou un rapport, et les index associés. Pourtant, si l’on veut proposer un ou des index cohérents, ceux-ci doivent être construits au fil du texte. Il suffit d’optimiser les opérations.

Certains termes, bien spécifiques, profiteront de la possibilité de rentrer dans l’index dans une seule opération groupée. D’autres, connotés avec des acceptions plus générales, devront être entrés un par un pour éviter que leur emploi dans un sens courant ne soit inutilement recensé dans l’index.

Enfin, dernière raison pour construire ses index au fil du texte : c’est la meilleure méthode pour faire l’apprentissage d’une fonctionnalité injustement négligée. Les documents en ligne, comme ce manuel, ou les PDF consultés sur son ordinateur bénéficient d’un outil de recherche conceptuel qui remplacent avantageusement ces index obsolètes (essayez par exemple, dans la fenêtre qui s’ouvre dans le menu général en cliquant sur la loupe de taper ‘index’ : toutes les pages mentionnant ce mot vous seront proposées immédiatement !) ; pourtant, ceux-ci sont bien pratiques dans les versions papier : raison de plus pour qu’ils soient de qualité.

Je préconise de déclarer les index envisagés dès l’écriture des premières lignes du document. Je conseille de recenser très régulièrement les termes qui doivent l’être, au moins à la fin de chaque séance de travail, et de terminer ce recensement par la mise à jour des index. De la sorte, on dispose progressivement de l’inventaire des entrées et des termes associés.

Dans cette optique, nous allons explorer successivement :

  • comment déclarer un index personnalisé ;
  • comment créer des raccourcis-clavier pour gérer index et entrées ;
  • comment recenser un terme ou un ensemble de termes analogues ; à cette occasion, je préciserai comment créer une entrée en lui associant certaines caractéristiques ;
  • comment retrouver un terme recensé, comment modifier ou supprimer son recensement ;
  • comment associer à un index, des compléments personnels sous forme de concordances entre termes en entrées de cet index ;
  • comment poser l’index dans le document, le paramétrer, le mettre à jour ou le supprimer.

Déclarer un index personnalisé

Pour déclarer un index personnalisé, voici :

Dans : ▼ Insertion ▼ Index et tables ▼ Entrée… * (Insertion d’une entrée d’index) ;
█ Sélection █ ;
♪ Index : … (Ce choix importe peu pour cette opération) ;
▼ ♥ Liste avec le titre entouré[Définir un nouvel index personnalisé] ♥ * (Création d’un nouvel index personnalisé) ;
█ Nouvel index personnalisé █ ;
♪ Nom : xxx ;
▼ ◄OK► ; ◄ ;
▼ ◄FERMER►.

Créer des raccourcis-clavier pour gérer les index

Il n’est pas envisageable de gérer des index sans disposer de raccourcis-clavier. Le système n’en propose pas par défaut. Alors, il faut les créer. Deux sont nécessaires :

  • Recenser un terme pour qu’il soit présent dans l’index.
  • Éditer une entrée pour modifier son association avec un terme.

Recenser un terme consiste à associer un terme du document à une entrée d’index. J’utilise comme raccourci-clavier [Alt+ Maj+ i], créé dans la fenêtre de personnalisation à partir de la █ Catégorie █ : Insérer, et la █ Fonction █ : Entrée (je donne ces précisions car les intitulés de Catégorie et de Fonction ne sont pas très explicites). Cette fonction est accessible :

Dans : ▼ Insertion ▼ Index et tables ▼ Entrée… [Alt+ Maj+ i] ;
…

Éditer une entrée consiste à travailler sur un terme déjà recensé : pour le rattacher à une autre entrée, pour le supprimer d’une entrée, etc. J’utilise comme raccourci-clavier [Alt+ Maj+ T], créé dans la fenêtre de personnalisation à partir de la █ Catégorie █ : Édition, et la █ Fonction █ : Entrée d’index. Cette fonction est accessible en sélectionnant un terme recensé ; pour cela, [Ctrl+ F8] facilite le repérage, les termes recensés ayant une trame comparable à celle des Champs. Pour que la fonction soit disponible, le point d’insertion doit être juste devant ou sur un terme recensé.

Recenser un terme et l’associer à une entrée

Quand vous voulez qu’un terme soit accessible à partir de l’index, il faut isoler ce terme et préciser à quelle entrée de l’index vous voulez que sa page soit indiquée. Ce qui signifie :

  • Le recensement commence par une sélection. Cette sélection peut se faire normalement (▼▼ sur le terme) ou par un chemin détourné (avec une recherche, par exemple).
  • Ensuite, il faut savoir quelle entrée prendre pour ce terme. Il est fréquent d’utiliser le même mot pour le terme et pour l’entrée. Pourtant, aucune obligation n’existe. Ceci m’amène à préciser que l’entrée associée au terme est un ‘comme’ un champ associé au terme. ‘Comme’ parce que [Ctrl+ F8] affichera une trame (sur le terme), mais [Ctrl+ F9] n’affichera pas le nom de l’entrée. En revanche, le survol de la souris sur la trame donnera une bulle « lexique : entrée » où ‘lexique’ est le nom de l’index, et ‘entrée’ le nom de l’entrée.
  • Le problème pour cette association, c’est qu’au moment d’associer le terme à son entrée, nous ne disposons pas du catalogue des entrées, sauf dans l’index s’il a déjà été inséré, de manière provisoire, en fin de document.

En conséquence, pour ce travail de recensement d’un terme unique, voilà ma méthode :

  • J’ouvre une deuxième fenêtre de mon document (Dans : ▼Fenêtre ▼ Nouvelle Fenêtre.) que j’affiche sur mon index. Cette fenêtre va me servir à vérifier si une entrée existe, avec quelle orthographe, etc.
  • Dans ma première fenêtre, je déroule mon texte avec les trames de champs affichées ([Ctrl+ F8]). Quand je vois un mot non recensé en index (sans trame), je le sélectionne. Un basculement ([Alt+ Tab]) sur ma deuxième fenêtre me permet de vérifier si l’entrée que j’envisage existe. Si c’est le cas, je la copie dans le presse-papier.
  • Retour à la première fenêtre ([Alt+ Tab]). Appel de la fenêtre Insertion d’une entrée d’index avec ([Alt+ Maj+ i].
    • Je choisis l’index voulu éventuellement.
    • Si l’entrée existe (je l’ai copié juste avant), je la colle ([Ctrl+ V]),
    • sinon le terme sélectionné est proposé par défaut comme entrée. Je prends ou je corrige.
    • Si l’environnement du terme sélectionné peut être considéré comme important pour le sujet, je coche la case Entrée principale. Et je valide : ▼ ◄INSÉRER►. Pour information, les entrées déclarées principales sont indiquées dans l’index avec des numéros de page en gras. C’est la seule utilité des caractères ‘Entrée principale’.
  • Je continue à balayer mon texte pour chercher d’autres termes à indexer.

Précisions

  • Il est possible de sélectionner tous les termes identiques du document pour les associer dans une seule opération, à une entrée. Cette méthode se choisit en cochant la case Appliquer à tous les textes similaires. Elle oblige à prendre position sur la casse et les mots entiers :
  • En cochant la case Respecter la casse, le système fera la distinction entre les mots avec majuscules ou minuscules ; il ne retiendra que les présentations identiques au terme initial sélectionné.
  • En cochant la case Mots entiers, le système ne retiendra que les mots accordés exactement comme le terme initial sélectionné.
  • Autant cette sélection de tous les termes identiques est souhaitable pour les mots très spécifiques, autant elle est à proscrire pour des mots courants qu’on peut trouver dans le document dans des contextes qui ne justifient pas du tout leur signalement dans un index.
  • Il faut savoir aussi que les termes sélectionnés de cette façon ont une trame réduite à une espace devant le mot, ce qui pose un petit problème de précision pour la sélection en cas d’édition de l’entrée comme on le verra plus bas.
  • Si la case Entrée principale est cochée dans ce recensement multiple, tous les termes recensés seront considérés comme Entrée principale. C’est rarement le but recherché.

Retrouver un terme associé à une entrée

La recherche d’un terme associé à une entrée d’index peut avoir de multiples motivations :

  • vérifier l’association ;
  • supprimer l’association, le terme devenant libre de toute appartenance à un index ;
  • modifier l’association en associant le terme à une autre entrée.

Pour retrouver un terme, la trame doit être visible ([Ctrl+ F8]).

Il est possible dans l’index concerné (à condition qu’il soit actualisé après chaque séance de mise à jour), de repérer si une entrée est présente dans une page. La recherche commence dans la page, dont le texte est balayé pour trouver l’entrée. Un survol de la souris sur les termes tramés affiche une bulle qui précise l’index et l’entrée.

Il est possible aussi de faire la recherche sur le terme. Il est préférable dans ce cas que l’entrée corresponde au terme cherché. La recherche peut se faire avec l’outil de recherche ([Ctrl+ F]).

Pour supprimer l’association entre un terme et une entrée, il faut sélectionner le terme concerné. Si la trame couvre tout le terme, il suffit :

▲ sur le terme sélectionné ▼Entrée d’index ou [Alt+ Maj +T] * (Édition d’une entrée d’index) ;
Vérifier l’index et l’entrée ;
▼ ◄SUPPRIMER►.

Cette opération supprime l’association du terme sélectionné avec son entrée dans l’index ; contrairement au vocabulaire de la fenêtre qui pourrait le laisser croire, cette opération ne supprime pas l’entrée qui reste dans l’index si elle pilote d’autres associations.

Pour modifier l’entrée avec laquelle le terme est associé, il faut supprimer l’association initiale comme ci-dessus, et créer une nouvelle association, comme indiqué plus haut.

Compléter l’index avec un fichier de concordance

Il est possible de compléter (et à la limite, de remplacer) la table d’un index lexical créée par associations de termes du document et d’entrées d’index, avec des associations saisies manuellement en dehors de toute localisation. L’objectif, comme le nom du fichier l’indique, est de faire concorder pour la recherche à partir de l’index, des termes avec des entrées.

Prenons un exemple. Notre index lexical possède une entrée ‘Méthode’, mais pas d’entrée ‘Méthodologie’. Nous voulons que ‘Méthodologie’ soit une entrée de l’index qui indique simplement : ‘Voir Méthode’. Dans notre fichier de concordance, nous saisirons une ligne avec Méthodologie comme terme et Méthode comme Entrée.

Ces associations sont saisies à partir d’un formulaire en tableau bien pratique.

La fusion du fichier de concordance avec l’index est une option déclarée au moment de la construction de l’index ou son actualisation.

Pour créer un fichier de concordance :

Dans : ▼ Insertion ▼ Index et tables ▼ Index et tables… * (Insertion d’index) ;
▼ | Index | ;
█ Options █ ;
♪ [ X ] Fichier de concordance ;
▼ Fichier (Ouvrir ; Nouveau… ; Éditer ) ;
…
  • Ouvrir : une fenêtre de l’explorateur s’ouvre permettant de choisir un fichier de concordance à ouvrir. Ce fichier sera alors fusionné avec l’index.
  • Nouveau… : une fenêtre de l’explorateur s’ouvre pour choisir un dossier de destination et enregistrer un fichier de concordance en lui donnant un nom. Le fichier est ouvert pour la saisie, comme après l’ouverture d’un fichier existant.
  • Éditer : le fichier choisi avec ‘Ouvrir’ est ouvert en saisie pour ajouter, supprimer ou modifier des lignes.

Notez qu’il faut d’abord ouvrir le fichier pour y avoir accès en édition. Notez aussi que cet accès au fichier de concordance n’oblige pas à mener la procédure d’insertion d’index (ou d’actualisation) à son terme.

Dans un fichier de concordance :

  • Chaque association ‘terme – entrée’ est sur une ligne.
  • Chaque ligne présente les zones suivantes :
    • le terme est l’entrée d’une ligne d’index sans pages recensées qui pointe vers l’entrée indiquée en colonne suivante ;
    • l’entrée : Entrée déjà existante dans l’index ;
    • clé 1 et clé 2 (cf. ci-dessous) ;
    • […] respecter la casse (mise à Oui ou Non après la saisie)
    • […] mots entiers : même remarque.
    • On retrouve ici les mêmes saisies que dans la fenêtre Insérer une entrée d’index.

Petite précision : le fichier de concordance n’est prévu que pour l’index lexical ; les index personnalisés n’y ont pas accès.

Poser l’index

Pour poser la table des index, il est préférable de se mettre en début d’une nouvelle page, et de mettre le point d’insertion entre deux sauts de ligne, les manipulations seront plus faciles ensuite.

Nous allons retrouver des fonctionnalités voisines de celles étudiées pour la table des matières. Je ne les détaillerai pas ; vous pourrez vous reporter à la section précédente si nécessaire.

Dans : ▼Insertion ▼ Index et tables ▼ Index et tables… * (Insertion d’index) ;
▼ | Index | ;
█ Type et titre █
♪ Titre : xxx (titre de la page d’index) ;
♪ Type : (Index lexical ; … ) ; (ou tout autre index personnalisé) ;
█ Créer un index █ ;
♪ pour : (Document entier ; Chapitre) ;
█ Options █ ;
♪ […] Regrouper les entrées identiques ;
> [  ] avec sv ;
> [X] avec – ;
> [  ] Respecter la casse ;
…

Regrouper les entrées identiques : Quand la case est cochée, si un terme apparaît plusieurs fois dans la même page, celle-ci ne sera mentionnée qu’une fois. Quand la case n’est pas cochée, la page sera mentionnée autant de fois que le terme apparaîtra dans celle-ci.

Quand cette case est cochée, les trois cases suivantes sont accessibles :

Avec ‘sv’ ou avec ‘-’ : Quand le même terme, associé à la même entrée se retrouve dans plusieurs pages consécutives :

  • si aucune des deux case n’est cochée, toutes les pages seront indiquées dans la ligne d’index ;
  • avec ‘sv’ : la première page sera indiquée suivie de ‘sv’ ; cette abréviation n’est pas judicieuse, on aurait aimé pouvoir en mettre une plus académique, au choix pour les index en langues étrangères par exemple ;
  • avec ‘-’ : la première et la dernière page sont indiquées sur la ligne d’index, séparées par le tiret.

Respecter la casse : Quand cette case est cochée, deux termes seront considérés identiques si leur casse est identique. Quand cette case n’est pas cochée, deux termes sont considérés comme identiques quelle que soit leur casse. À l’usage, il apparaît toutefois que, pour un terme comportant des lettres accentuées (ou le ç), le système considère toujours ce terme en minuscules comme différent du même terme en majuscules.

…
♪ [X] Entrées en majuscules ;
…

Quand cette case est cochée, l’entrée en début de ligne d’index est posée en minuscule, avec l’initiale en majuscule. Le libellé de la case est trompeur…

…
♪ […] Clés comme entrées séparées (Voir plus loin) ;
(Les clés sont expliquées ci-dessus ; quand cette case est cochée, les clés déclarées sont posées dans la table comme des entrées d’index) ;
♪ […] Fichier de concordance (voir ci-dessus) ;
█ Trier █ ;
Ce panneau permet de préciser dans quel ordre apparaissent les entrées.
♪ Langue : (… – Français, France – … ) ; (les tris sont différents suivant la langue) ;
♪ Type de clé : (alphanumérique) (pas de choix ! ) ;
…

Il est agréable de pouvoir trier les lignes sur les entrées en fonction de la langue. en fait, il faut surtout voir ici une manière de déclarer la langue de l’index. Ce qui n’a, a priori, aucune incidence sur la production de cet index.

Les autres onglets ressemblent à ceux que nous avons rencontrés pour la table des matières. On s’y reportera. Quelques précisions cependant.

Les Styles proposent un style pour le titre de la page, et trois niveaux d’index. Je présenterai plus bas ces niveaux avec les clés 1 et 2 que nous avons rencontrées sans entrer dans les détails. Un style est prévu aussi pour le Séparateur. Il s’agit d’une ligne particulière que le système peut poser entre deux entrées. Ce peut être une ligne vide d’une certaine hauteur, une ligne avec une lettre, un trait, ou avec une bordée de pointillés ou tiret.

Dans l’onglet Entrées, nous retrouvons les 3 niveaux et le niveau Séparateur (S). Notez que la structure de la ligne comprend 3 éléments de base : l’Entrée, un tabulateur, et les Numéros de page.

Dans le █ Formatage █ :

[…] Séparateur alphabétique : quand cette case est cochée, l’index est découpé par tranches alphabétiques, toutes les entrées ayant la même initiale se trouvant sous une ligne de séparation qui comporte cette initiale (le séparateur alphabétique).

[…] Clés séparées par une virgule : voir plus bas.

Mettre à jour l’index, modifier son paramétrage, le supprimer

Une fois l’index créé, il est possible après avoir modifié le texte et les associations termes-entrées, de mettre l’index à jour :

▲ N’importe où dans l’index ▼ Actualiser l’index.

L’ancien index est remplacé par le nouveau reconstruit.

Il est possible aussi, d’assortir cette actualisation d’une modification du paramétrage :

▲ N’importe où dans l’index ▼ Éditer l’index * (Insertion d’index) ;
…

Enfin, il est possible de supprimer l’index pour faire place nette dans le document :

▲ N’importe où dans l’index ▼ supprimer l’index (attention, aucune confirmation n’est demandée !).

Pour aller plus loin : les clés

  • LibreOffice permet de gérer les entrées d’index sur trois niveaux. Dans l’index, ces niveaux seront visibles par décalage comme ceci :
    • Clé 1
      • Clé 2
        • Entrée d’index.
  • C’est au moment où on associe un Terme à une entrée qu’on peut associer aussi ce terme à une Clé 1, et éventuellement à une Clé 2.
  • Quand aucune clé n’est précisée, l’association est enregistrée est au niveau 1 : la ligne d’index sera composé de la seule entrée et des numéros de pages où le terme correspondant est présent.
  • Quand la clé 1 est indiquée au moment de l’association, dans la ligne d’index, la clé 1 sera au niveau 1, et l’entrée au niveau 2 (comme une subdivision de la clé 1).
  • Quand la clé 2 est indiquée au moment de l’association, dans la ligne d’index, la clé 1 sera au niveau 1, la clé 2 au niveau 2 et l’entrée au niveau 3. La clé 2 est toujours une subdivision de la clé 1.
  • Pour simplifier les saisies ultérieures d’associations, le système conserve les saisies de ‘clé 1’ et de ‘clé 2’ et les propose en combo.

Au moment de créer l’index, le système propose une case à cocher dans | Index |, █ Options █, ♪ […] Clés comme entrées séparées. Quand cette case est cochée, la hiérarchie indiquée ce-dessus n’est plus visible dans l’index, mais les clés (1 et 2) sont posées dans l’index comme des Entrées. Ce qui veut dire, par exemple dans le cas de l’association du terme Méthode avec la clé 1 Concepts, et la clé 2 Perspectives, faite à la page 3 du document, que nous verrons dans l’index construit avec cette option, les entrées Concepts, Méthode et Perspectives, proposant chacune la même page ‘3’. Alors que sans cette option, l’index aurait présenté : Concepts -> Perspectives -> Méthode, chaque flèche étant matérialisée par un décalage dans la liste, et la page ‘3’ indiquée seulement sur la 3e ligne ‘Méthode’.

Un Terme est toujours associé à une Entrée. Il est possible d’associer un terme à une entrée sans préciser aucune clé. Il est possible d’associer le même terme à une entrée et une clé 1, sans clé 2. Enfin, il est possible d’associer ce même terme à une entrée, une clé 1 et une clé 2.

  • Dans le premier cas (pas de clés associées), l’entrée apparaîtra seule dans l’index.
  • Dans le deuxième cas, l’entrée au début de la ligne d’index sera la clé 1 sans numéro de page ; une deuxième ligne, légèrement décalé pour indiquer qu’il s’agit du niveau 2, aura l’entrée en début de ligne, et les numéros de ligne à la fin.
  • Dans le troisième cas, l’entrée au début de la ligne d’index sera la clé 1, et la ligne ne présentera pas de numéro de page ; une deuxième ligne sera posée sous cette ligne, légèrement décalée pour indiquer le niveau 2 ; son entrée sera la clé 2 et il n’y aura pas de numéro de ligne ; une troisième ligne sera enfin posée, encore décalée pour indiquer le niveau 3, commençant par l’Entrée, et comportant les numéros de page.

Dans un ordre d’idée voisin, l’option […] Clés séparées par des virgules, quand elle est choisie, met les clés et l’entrée sur la même ligne, séparées par la virgule, au lieu de mettre trois lignes décalées.

Les fichiers de concordance permettent d’enregistrer des clés 1 et des clés 2 de la même manière que dans la fenêtre d’insertion d’une entrée d’index.

Quand vous appelez une association pour l’éditer (ci-dessus, Retrouver un terme associé à une entrée et [Alt+ Maj+ T]), vous pouvez modifier l’entrée, la clé 1 et la clé 2.

Bonnes pratiques pour un index

Ces bonnes pratiques sont valables pour n’importe quelle table d’index, lexicale ou autre. Je pose comme hypothèse que vous avez en vue un travail important de documentation à concrétiser par un ou plusieurs index.

Commencez par vous familiariser avec les notions d’index dans des documents simples, sans manipuler les clés ou les fichiers de concordance. Apprenez concrètement à manipuler des Entrées et leur association avec des termes. Observez le résultat sans l’index qui en résulte. Il est important d’acquérir des automatismes sûrs pour insérer des entrées d’index.

Ensuite, au début de votre travail de rédaction, idéalement, avant de commencer à écrire, réfléchissez à la structure de votre index : cette réflexion doit vous amener à préciser si vous allez utiliser un fichier de concordance, et surtout avec quoi vous allez le remplir. Cette réflexion doit vous amener aussi à imaginer la structure de votre index pour définir vos clés 1 et vos clés 2. La réussite de votre index se joue sur cette préparation. Pour affiner cette structure, n’hésitez pas, dans un premier temps à simuler vos associations : vous le notez en dehors du texte, pour ne pas avoir à les supprimer et les refaire en cas de modification. Dans vos séances d’écriture, prenez bien le temps d’enregistrer vos associations régulièrement et d’actualiser votre index. L’évolution de ce résultat sera une motivation supplémentaire.

Si vous devez respecter votre structure initiale pour ne pas perdre votre énergie à défaire et à refaire, n’hésitez pas à faire preuve de souplesse. Par exemple, il est tout à fait possible d’abandonner des clé 1 ou clé 2 : des clés vides de contenu seront absentes de l’index.