1D-03. Mettre sa nouvelle organisation en place*

Fiche périmée – Nouvelle version ici

Sommaire

  • Présentation
  • 1. Décidez d’appliquer votre nouvelle organisation
    • 1.1 Isolez vos anciennes informations
    • 1.2 Installez le squelette de votre arborescence
    • 1.3 Maintenant, appliquez votre nouvelle organisation
  • 2. Enregistrez vos informations dans la nouvelle organisation
    • 2.1 Tout nouveau fichier directement dans son dossier définitif
    • 2.2 Quel dossier destination ?
  • 3. Une maintenance régulière
  • 4. Reclassez l’antérieur dans votre nouvelle organisation
  • 5. Encouragements
  • 6. Lucidité : des risques à affronter
    • Dossier d’attente
    • Correction prématurée de la structure

Présentation

L’arborescence de vos dossiers que vous avez définie (chapitre 1), et votre manière de nommer les dossiers et les fichiers (chapitre 2), ne demandent qu’à s’exprimer concrètement dans votre disque dur. Ce chapitre va vous indiquer comment.

Il s’agit d’abord de bien préciser quand commence la mise en application de vos nouvelles méthodes, et ce qu’implique cette décision. Ensuite, c’est au moment d’enregistrer un nouveau fichier que se pose les questions : où le mettre dans la structure, et comment le nommer.

Tôt ou tard, et le plus tôt sera le mieux, il vous faudra intégrer l’existant dans cette nouvelle structure : vaste opération de reclassement.

Enfin, pour vous éviter d’abandonner cette évolution ou de la mettre en péril, je me permettrai de préciser quelques risques bien connus des architectes de réorganisation des données informatiques.

Paradoxalement, cette étape est relativement simple au niveau des opérations, en regard de leur résultat.

1. Décidez d’appliquer votre nouvelle organisation

Votre arborescence est décrite en détail ; votre charte de nommage des fichiers et des dossiers existe. Comment mettre tout cela en application ?

Vous allez prendre une décision qui marquera une rupture. Il y aura un avant et un après. Rupture culturelle sans aucun doute ; mais aussi rupture technique ou opérationnelle.

Vous allez concrétiser votre décision avec une opération incontournable ayant, de plus, une valeur emblématique. Vous allez isoler toutes vos informations existantes sur votre disque dur dans un dossier d’attente. Ensuite, vous pourrez installer vos dossiers principaux.

1.1 Isolez vos anciennes informations

Partons du principe que vous allez ouvrir pour mettre votre nouvelle structure en service, vos dossiers de niveau 1 (centres d’intérêt), en les numérotant de 1 à 8. Vous vous réservez le numéro 9 pour les archives.

Vous allez ouvrir dans votre dossier Mes documents, un dossier ‘0_A_reclasser’. Et vous allez déplacer dans ce dossier tous les fichiers et tous les dossiers qui traînent dans ce dossier Mes documents. ‘Déplacer’, c’est-à-dire ‘couper-coller’. Si vous avez d’autres dossiers ou fichiers ailleurs sur le disque qui vous concernent, déplacez-les aussi dans ce dossier ‘0_A_reclasser’. À la fin de cette opération, votre dossier Mes documents ne doit contenir que ce dossier ‘0_A_reclasser’ et nulle part ailleurs sur votre disque, vous n’avez d’informations vous concernant qui traînent.

1.2 Installez le squelette de votre arborescence

Maintenant que votre dossier Mes documents est nettoyé, vous allez y créer les dossiers de niveau 1, et les sous-dossiers correspondants. Il est préférable de regrouper toutes ces créations de dossiers dans une séquence de travail. C’est un type de travail particulier qui bénéficie des réflexes acquis par la répétition. De plus, il vous sera confortable de bénéficier d’un cadre minimum pour enregistrer vos nouveaux documents sans que la création des dossiers nécessaires vous coupe dans votre élan.

Ces ouvertures de dossier doivent être faites rapidement. Il n’est pas nécessaire, dans un premier temps, de vouloir créer tous les dossiers de l’arborescence. Vous aurez toujours l’occasion de créer un dossier inexistant quand vous aurez besoin.

1.3 Maintenant, appliquez votre nouvelle organisation

Maintenant que toutes vos anciennes informations sont regroupées dans le dossier ‘0_A_reclasser’ et que vos dossiers principaux sont créés dans votre dossier Mes documents, vous devez changer votre manière de travailler : elle doit être désormais conforme à votre nouvelle organisation. Voyons en détails ce que cela signifie.

2. Enregistrez vos informations dans la nouvelle organisation

Nous verrons dans le paragraphe suivant comment reclasser vos fichiers et dossiers en attente dans ‘0_A_reclasser’.

2.1 Tout nouveau fichier directement dans son dossier définitif

Pour que votre nouvelle organisation se mette en place et dure dans le temps, vous devez impérativement respecter une règle élémentaire : tout nouveau fichier doit être enregistré immédiatement dans son dossier définitif.

Il existe de nombreux cas d’apparition de nouveaux fichiers : ‘Enregistrer’ un nouveau document en traitement de texte ou un autre programme ; conserver une pièce jointe à un courriel ; télécharger un document ; récupérer une copie à partir d’un support externe ; récupérer l’image d’un scanner ; etc.

Tout fichier qui arrive dans votre système d’information doit être enregistré dans le dossier qui doit être le sien. En aucun cas vous ne pouvez poser un fichier ‘en attente’ quelque part. Si ce dossier n’existe pas, vous devez le créer immédiatement, en respectant les règles de construction de votre arborescence et votre charte de nommage.

2.2 Quel dossier destination ?

Comment savoir quand on enregistre un nouveau fichier, si son dossier d’accueil existe déjà ou s’il faut créer un dossier pour l’accueillir ?

Je pars, dans ma pratique journalière, d’une question simple : dans mon arborescence et les niveaux qui sont déjà définis, où doit venir, logiquement, mon nouveau fichier ?

Si le dossier terminal existe et convient parfaitement, c’est mon dossier d’accueil.

Si un dossier terminal existe, mais si son intitulé actuel est trop restrictif pour accueillir mon nouveau fichier, j’ai deux solutions : soit je crée un autre dossier terminal pour y poser mon fichier ; soit je renomme le dossier terminal existant pour qu’il accueille un plus grand éventail de fichiers, dont celui que je dois poser.

Si le dossier terminal n’existe pas, notamment quand le fichier concerne une nouveauté non prévue au moment de la dernière définition de mon arborescence, alors je le crée.

Si je dois créer un nouveau dossier, l’analyse précédente m’indique dans quel dossier. Je nomme ce nouveau dossier au mieux de son utilisation prévisible, sachant que je pourrai modifier cette désignation quand cette utilisation s’affinera au fil du temps. Je modifie éventuellement le nom du dossier qui l’accueille pour qu’il soit bien représentatif de son nouveau contenu.

Dans tous les cas, je modifie la description de mon arborescence pour qu’elle corresponde aux nouveautés.

Donc rien ne justifie que la création d’un dossier soit repoussée. Le choix d’un bon dossier, ou sa création s’il n’existe pas, font partie de l’opération d’enregistrement de ce nouveau fichier et ne doivent en aucun cas être reportée dans le temps.

Petite astuce :

En traitement de texte, j’utilise des documents standard comme modèle (notes, papier à en-tête, etc.). Ces documents me sont accessibles à partir de mon Bureau où ils sont présents en raccourcis, avec la propriété ‘Lecture seule’. Je peux les ouvrir, mais pas les modifier (donc écrire dedans) tant qu’ils ne sont pas Enregistrés sous… quelque part. De la sorte, je dois commencer mon travail par préciser le dossier qui l’accueillera.

3. Une maintenance régulière

Il ne s’agit pas de respecter le fonctionnement de votre arborescence pour que votre organisation ‘tienne la route’ dans la durée. La maintenance régulière est indispensable, surtout au début. Nous allons voir en quoi elle consiste. Vous pourrez appliquer ces procédures à d’autres contextes comme votre messagerie électronique, vos flux RSS, etc.

L’objectif de cette maintenance est de supprimer tous les fichiers inutiles, de reclasser éventuellement les fichiers qui doivent l’être, en créant les dossiers nécessaires comme on l’a vu ci-dessus lors de l’enregistrement d’un nouveau document, et enfin, de corriger les anomalies dans le nommage des dossiers ou des fichiers.

Cette opération, faite régulièrement, est rapide. Elle apporte un grand confort d’utilisation et une meilleure sécurité. Il faut choisir un moment où vous ne risquez pas d’être dérangé, et si possible comme un rituel, toujours le même jour et au même moment.

La méthode est simple : vous partez de la racine, et chaque fois que vous trouvez un dossier, vous l’ouvrez pour l’explorer. Vous travaillez avec l’explorateur du système ; c’est très simple. N’oubliez pas, non plus, les dossiers système utilisés par certaines fonctionnalités (téléchargements, scanner, etc.)

Dans chaque dossier, vous vérifiez pour commencer s’il n’y a pas des dossiers ou des fichiers indésirables. Soit vous les supprimez, soit vous les déplacez. Je conseille de faire les suppressions de telle sorte que les dossiers ou fichiers supprimés se retrouvent dans la corbeille (suppression classique) au cas où il faudrait aller les récupérer. Pour les déplacer, je conseille d’ouvrir une seconde fenêtre Explorateur et de procéder par couper-coller. Vous coupez dans la première et vous collez dans la deuxième (en utilisant les raccourcis clavier). De cette façon, vous gardez le fil de votre balayage dans la première fenêtre.

Ensuite, vous vérifiez, surtout pour les nouveaux dossiers ou les nouveaux fichiers, que la charte de nommage est bien respectée. Vous faites les corrections nécessaires.

C’est le moment aussi, au vu des nouveaux dossiers ouverts depuis la maintenance précédente, de compléter la description de votre arborescence. Ce travail fastidieux vous rendra de grands services ensuite. Il est important que la description de votre arborescence corresponde à l’arbre des dossiers de votre disque.

Je préconise cette maintenance toutes les semaines. Cela permet de se souvenir des dossiers créés dans la semaine pour leur prêter une attention particulière. Une fois par mois, je complète cette maintenance par la maintenance système que nous avons vue au chapitre 1C-01. Maintenir son système.

4. Reclassez l’antérieur dans votre nouvelle organisation

Dans le démarrage de votre nouvelle organisation, le plus important est d’enregistrer correctement vos nouveaux fichiers (§ 2). Vérifier et nettoyer vos nouveaux dossiers, surtout au départ, est aussi très important (§ 3). Mais il vous faut aussi récupérer l’antérieur en attente dans ce dossier en tête de votre liste de niveau 1 : 0_A_reclasser.

Avant d’attaquer le reclassement de son contenu, vous allez en faire une sauvegarde sur un support externe. De la sorte, si ensuite par une mauvaise manipulation, vous détruisiez un dossier ou un fichier, vous pourriez toujours le retrouver sur cette sauvegarde.

Ensuite, je vous conseille de planifier sur une période relativement courte (idéalement une semaine), des séances de travail pour vider ce dossier 0_A_reclasser. La période courte vous permet de garder en mémoire des détails qui vous seront utiles pour classer des éléments semblables au même endroit. Mais prévoyez des séances de deux heures maximum pour bénéficier d’un maximum de concentration. Vous allez déplacer (couper – coller) chaque dossier (et même chaque fichier) :

  • soit dans l’arborescence pour les dossiers et fichiers historiques de l’année en cours ou pour les dossiers permanents en vigueur,
  • soit en archives pour les dossiers et fichiers permanents périmés ou pour les dossiers et fichiers historiques des années précédentes.

Pour les mises en archives, vous créez les sous-dossiers par année au fur et à mesure des besoins, et dans chaque année, vous décalquez l’arborescence en la simplifiant éventuellement, et en ajoutant des spécificités propres à l’année.

Lors de ce déplacement dans l’arborescence, il est logique de renommer le fichier ou le dossier pour qu’il respecte votre charte de nommage. Cette opération peut prendre du temps. À vous de juger le meilleur compromis entre harmonie et temps passé. Pour les déplacements en archives, il n’est pas nécessaire de renommer les fichiers et les dossiers.

Renommer un fichier ou un dossier est très simple : quand l’élément est sélectionné (à l’occasion de son déplacement), [F2] permet de rentrer dans la fonction de renommage ; le nom du fichier est dans une zone de saisie, entièrement sélectionné. À ce stade :

  • la frappe de n’importe quel caractère ou suite de caractères, remplace le nom précédent ;
  • [Début] place le point d’insertion en début de zone : très pratique pour faire une insertion en début de désignation.
  • [Fin] place le point d’insertion à la fin de la zone : très pratique pour ajouter une particularité.

Pour faciliter les déplacements, j’utilise deux fenêtres de l’explorateur. Une, l’origine, pour dérouler mon dossier, j’y fais les ‘couper’. L’autre, la destination, me permet de choisir le dossier de destination dans l’arborescence ou les archives ; j’y fais le ‘coller’.

L’utilitaire WinMerge pour ceux qui le connaissent, facilite grandement ces opérations, permettant, en particulier, de gérer des groupes de fichiers ou de dossiers.

5. Encouragements

La récupération de l’antérieur dans la nouvelle organisation est le baptême du feu de cette organisation. Elle doit se confirmer face à la réalité de votre système. Il importe alors de garder en mémoire quelques repères :

  • Une organisation peut rarement être idéale du premier coup ; vous devez donc accepter un certain niveau d’imperfection, surtout au départ.
  • La première année est une période de rodage, tant dans la définition de l’arborescence que dans le nommage des fichiers. Il est important que vous notiez les problèmes rencontrés et la solution que vous leur avez apportée. Relisez vos notes en début de deuxième année pour installer une organisation modifiée qui tiendra compte de ces adaptations.
  • C’est l’archivage de la première année avec la nouvelle organisation, qui révélera les derniers besoins à satisfaire. Tant que cet archivage n’est pas fait, il sera prématuré de vouloir définir avec précision l’évolution de l’organisation.

En résumé :

1. Définir l’arborescence et ouvrir les dossiers en conséquence.

2. Garder cette organisation au moins jusqu’à l’archivage de l’année pendant laquelle elle est mise en place ; s’adapter au mieux ; noter les problèmes et les solutions trouvées.

3. Archiver l’année initiale de la nouvelle organisation (voir le chapitre suivant).

4. Réorganiser ensuite, si nécessaire, l’arborescence des dossiers pour la mettre en conformité avec celle définie pour la deuxième année.

6. Lucidité : des risques à affronter

La réorganisation dont nous venons de suivre la mise en place est confrontée à deux risques majeurs : les dossiers ‘Divers’ et la modification prématurée de la structure.

Fichier en attente de classement

Vous aurez nécessairement à faire face à des fichiers qui ne trouveront pas leur place dans la structure telle que vous l’avez imaginée. Ou bien, pressé par le temps, vous posez un fichier n’importe où, dans un dossier ‘Divers’ créé pour cette occasion, remettant à plus tard l’application de la première condition : un classement immédiat et définitif.

Si effectivement vous ‘videz’ ce dossier dans les plus brefs délais, le risque n’est pas important. Mais sachez que, dès que ce dossier Divers maléfique contiendra deux fichiers, vous êtes sur une pente savonneuse qui remettra en cause tout votre travail d’organisation, et ce sera bien dommage. Donc pour lutter contre ce risque, adoptez toujours la première règle : un classement immédiat définitif.

Correction prématurée de la structure

La nouvelle organisation a commencé à se mettre en place. Seulement, au bout de quelques mois, elle montre de telles insuffisances que des modifications importantes semblent nécessaires dans les premiers niveaux, remettant en cause l’équilibre initial de toute l’arborescence. Il se peut que votre réflexion (celle que nous avons décrite au chapitre 1) n’ait pas été suffisamment profonde. Auquel cas, il faut peut-être tout remettre à plat. Mais cette hypothèse est extrêmement rare.

Plus fréquemment, il apparaît que la nouvelle organisation révèle une nouvelle façon de considérer l’univers de vos informations. La rigueur dont vous avez fait preuve dans l’analyse de vos centre d’intérêt, vous donne un sentiment de puissance, et vous vous sentez capable de faire beaucoup mieux. Alors, vous reconstruisez votre structure sans attendre l’archivage de l’année en cours. Erreur funeste ! Vous êtes très certainement capable de faire mieux. Mais tant que vous n’aurez pas procédé à l’archivage de votre première année, vous n’aurez pas testé votre structure complètement. Et vouloir la modifier avant ce dernier test que constitue l’archivage, c’est vous mettre en position d’avoir à la modifier de nouveau après l’archivage. Prenez votre mal en patience. Notez les améliorations que vous souhaitez en précisant bien pourquoi. Je vous garantis qu’après votre premier archivage, vous pourrez alors mettre au point une structure idéale.