2A-01. Prise en mains*

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Sommaire

  • Présentation
  • Préalables
  • 1. Installation de la suite LibreOffice
  • 2. Lancer LibreOffice
  • 3. Ouvrir un nouveau document
  • 4. Découvrir la fenêtre du traitement de texte
  • 5. Entrer le texte
  • 6. Sauvegarder le travail
  • 7. Compléments utiles
    • Sélections
    • Annuler et rétablir
    • Impressions
    • Données d’identification

Présentation

Avant de rentrer dans le vif du sujet, il est nécessaire, et important, de préciser quelques détails : comment installer LibreOffice, comment le lancer quand on veut l’utiliser, et surtout, comment se présente la fenêtre car elle va nous servir de cadre en permanence.

Préalables

Pour utiliser au mieux ce manuel de traitement de texte, pour faire un apprentissage constructif en suivant ses procédures, il est nécessaire d’avoir intégrer les Préalables de l’Informatique domestique, et en particulier, les Conventions d’écriture et les Procédures. J’invite donc avec insistance mon lecteur qui n’aurait pas lu ces chapitres à le faire maintenant avant de continuer. Pour qu’il en connaisse au moins l’existence et le contenu, à défaut de tout intégrer dans l’immédiat. Il aura très certainement l’occasion d’y revenir.

 

1. Installation de la suite LibreOffice

Vous allez faire l’apprentissage du traitement de texte avec le programme de la suite LibreOffice. Si cette suite est déjà installée sur votre ordinateur, vérifiez seulement que vous disposez bien de la dernière version.

Vérification de la dernière version

Vérifiez que vous êtes bien connecté à Internet, sinon, faites le nécessaire ;
Lancez la suite LibreOffice ;
Dans : ▼ AideVérifier les mises à jour… * (Vérifier les mises à jour) ;
Si vous êtes à jour : LibreOffice version xxx est à jour.
Sinon, il vous est proposé de charger la dernière version ; la suite est identique à l’installation.

Si la suite n’est pas installée, il est très simple et très rapide de l’installer.

Installation de LibreOffice

Connectez-vous à Internet : fr.libreoffice.org ;
Téléchargez LibreOffice ;
Suivant les versions, un choix peut vous être proposé ; choisissez la version recommandée en cliquant sur le pavé correspondant ;
Le fichier est enregistré dans votre dossier Téléchargements ;
Quand le téléchargement est terminé, allez dans ce dossier et cliquez sur le fichier téléchargé ;
L’installation est automatique ; choisissez les options standards.
Demandez un raccourci sur le bureau et dans la barre des tâches.

Il est possible que sur le site de téléchargement, vous trouviez deux téléchargements proposés : un pour la suite (téléchargement que je viens de présenter), et un autre pour l’aide en français. Je vous conseille de faire ces deux téléchargements, à la suite : vous ne commencerez le deuxième que lorsque le premier sera totalement terminé. Le déroulement du deuxième est analogue au premier. Avec ce complément, vous disposerez de l’aide en ligne en français, avec ses dernières traductions (dont le rythme est indépendant des mises à jour de la suite).

Installation de Java

LibreOffice a besoin d’un environnement d’exécution Java. Sur le site de téléchargement de LibreOffice, un lien vous permet de vérifier si cet environnement est installé et fonctionnel sur votre ordinateur. Si ce n’est pas le cas, il vous faut télécharger et installer Java (version dite ‘32 bits’).

Allez sur le site Java en utilisant le lien proposé sur le site LibreOffice (java.com/fr), et télécharger le fichier proposé (32 bits). Quand ce fichier est chargé sur votre ordinateur, il vous suffit de cliquer dessus pour lancer son installation qui est totalement automatique. Elle marque parfois un temps d’arrêt ; soyez patient. Après l’installation, vous être dirigé sur le site Java pour vérifier que l’installation s’est bien passée. Je ne suis pas certain que la réponse soit pertinente. De toutes façons, vous le saurez bien assez tôt.

Si votre ordinateur est un 64bits, il vous faut installer aussi la version dite ‘64 bits’. Pour savoir si votre ordinateur est un ’64 bits’:

Dans la barre des tâches: ▼ ♥ Windows [Démarrer] ♥ * (Démarrer);
Ordinateur Propriétés * (Système) ;
Système █  Type du système : Système d’exploitation 64 bits

Si le type de système est celui indiqué, votre ordinateur est un ’64 bits’. Pour la version ‘64 bits’ de Java RTE qu’il vous faut installer en plus, la page du site Java propose dans la colonne de gauche des FAQ concernant Java 64 bits. En cliquant sur ce lien, vous trouverez le lien pour télécharger la version 64 bits Windows qui s’installe comme la première. Mais, attendez que la première soit installée complètement pour installer la suivante.

Quand LibreOffice et Java sont installés, vous allez faire une vérification sans tarder. Cela vous évitera des problèmes ultérieurs difficiles à interpréter et à solutionner.

Ouvrez LibreOffice ;
Dans : ▼ OutilsOptions… * (Options – LibreOffice- Avancé) ;
LibreOffice/Avancé ;
Options Java ■ ;
[X] Utiliser un environnement d’exécution Java ;
(vous devez avoir une version Java qui s’affiche dans le tableau dessous) ;
▼ ◄OK►.
Si vous n’avez aucune version Java affiché, quitter LibreOffice, redémarrer votre ordinateur et relancez cette procédure. Si l’absence persiste, réinstaller Java comme indiqué ci-dessus.

Petit conseil : Java est un logiciel système qui évolue régulièrement. Des mises à jour sont donc conseillées. Avec Avast !, quand une mise à jour est disponible, l’antivirus Avast ! le signale (Outils/Software Updater) et un lien permet son téléchargement (distinct pour chaque version quand la ‘32 bits’ est utilisée avec la ‘64 bits’).

Mettre une icône LibreOffice en barre des tâches

Si l’icône est absente de la barre des tâches, je vous conseille vivement d’en mettre une. Si une icône (raccourci) LibreOffice est affichée sur le bureau :

▲ ♥ LibreOffice_sur_le_bureau ♥ ▼ Épingler sur la barre des tâches.

Si aucun raccourci n’est sur le bureau, il faut en créer un :

Dans la barre des tâches : ▼ Icône Windows au début ;
Tous les programmes LibreOffice 4.x LibreOffice Writer (attention, bouton droit) ;
Envoyer vers… Bureau (créer un raccourci).
(cette même procédure permet aussi de terminer en épinglant le programme à la barre des tâches).

2. Lancer LibreOffice

LibreOffice se lance en cliquant sur son icône, sur le bureau ou dans la barre des tâches. On peut aussi lancer le programme comme n’importe quel autre programme :

Dans la barre des tâches : ▼ Icône Windows au début ;
Tous les programmes LibreOffice 4.x LibreOffice Writer.

LibreOffice se lance aussi chaque fois qu’on ouvre un document créé avec LibreOffice.

Une suite générale

LibreOffice peut être lancé avec un de ses modules (le traitement de texte, par exemple : LibreOffice Writer) et être utilisé, une fois ouvert avec un autre module (tableur, par exemple : LibreOffice Calc). Soit pour modifier un document existant, soit pour créer un nouveau document. Le menu Fichier Nouveau… donne accès à la création d’un nouveau document pour chacun des modules (texte, tableau, présentation, base de données).

Une compatibilité maximale

LibreOffice se lance non seulement en ouvrant un document existant créé sous LibreOffice, mais il se lance aussi quand on ouvre un document créé avec une autre suite, dont les documents ont été déclarés comme devant être traités avec LibreOffice. Cette déclaration est facile à faire, et je vous conseille de la faire. De cette façon, les documents reçus par courrier électronique par exemple, créés avec une autre suite, pourront être travaillés par vous avec LibreOffice tout en restant dans le format de l’application qui les a fait naître. Si vous devez les renvoyer après votre travail à votre expéditeur, il les retrouvera dans leur format sans aucun problème. Pour vous, l’important est de travailler avec une seule suite bureautique. Voici comment déclarer vouloir travailler par défaut avec votre suite, y compris sur des documents créés par d’autres suites :

Dans la barre des tâches : ▼ ♥ Windows, au début [Démarrer] ♥ * (démarrage) ;
Dans la colonne de droite : ▼ Panneau de configuration * (Panneau de configuration, Tous les panneaux de configuration) ;
Programmes par défaut ;
Configurer les programmes par défaut * (Choisissez vos programmes par défaut) ;
Programmes ■ ; (la liste peut prendre quelques secondes pour s’afficher) ;
LibreOffice ;
Définir ce programme comme programme par défaut ;
▼ ◄OK►.

Après cette procédure, tous les documents que LibreOffice pourra ouvrir, quelle que soit la suite qui les aura créés, seront ouverts par LibreOffice.

3. Ouvrir un nouveau document en traitement de texte

Si LibreOffice n’est pas lancé, le lancer.

Puis, dans LibreOffice :

Dans : ▼ Fichier NouveauDocument texte ; ou [Ctrl+ N].
ou Dans la barre des boutons, sous le menu : ▼ ♥ document [Nouveau (Ctrl N)] ♥ ;
Document Texte.

Il existe d’autres méthodes pour ouvrir un nouveau document en utilisant par exemple un modèle. Nous les verrons plus tard.

4. Découvrir la fenêtre d’un document vierge

Une fois que vous avez demandé l’ouverture d’un nouveau document, la fenêtre du traitement de texte est affichée. Il est important de bien la connaître pour s’y repérer facilement. Petite visite guidée :

Barre de titre

C’est la barre horizontale supérieure. Elle est identique à toutes les fenêtres du système. On y trouve :

  • Tout à gauche : l’icône du module LibreOffice utilisé avec ce document ;
  • À côté de cette icône, le titre du document. Tant qu’il n’a pas été sauvegardé, le document en cours de création est intitulé Sans nom # ;
  • À la suite du nom du document, le nom du module : LibreOffice Writer ;
  • De l’autre côté, à droite, les trois icônes classiques de toutes les fenêtres :
    • [Réduire]
    • [Niveau inférieur]
    • [Fermer].

Ligne du menu général

Cette ligne est sous la barre de titre. Elle comprend les intitulés des grandes fonctions : Fichier, Édition, Affichage, Insertion, Format, Tableau, Outils, Fenêtre, Aide.

En cliquant sur un de ces titres, son menu détaillé est déroulé dessous. En cliquant sur une ligne, soit on ouvre une fenêtre pour exécuter la fonction, soit on ouvre un sous-menu pour continuer à sélectionner une fonction.

Dans mes procédures, j’indique ce menu avec l’expression simplifiée : « Dans : ».

Les barres d’outils

Sous le menu général, une ou plusieurs lignes proposent des boutons, appelés outils. La présence et l’absence de ces boutons sont totalement paramétrables par l’utilisateur.

Un bouton peut se présenter avec trois états différents :

  • inactif : le bouton est en grisé ; son survol donne une indication de sa fonction ; mais on ne peut pas le cliquer.
  • en fonction : le bouton apparaît dans un cadre qui le met en relief ; la fonctionnalité qu’il paramètre est en cours.
  • disponible : le bouton est affiché normalement ; sa fonction qui s’affiche au survol est disponible ; elle se lance d’un clic.

Les boutons sont rassemblés par groupes. Quand un groupe est précédé d’un ligne verticale en pointillé, il peut être déplacé, soit ailleurs dans les barres d’outils, soit en fenêtre flottante dans la zone de texte. Le déplacement se fait en cliquant (le curseur a la forme d’un repère de positionnement) sur cette barre verticale pointillée et en faisant glisser l’ensemble. De même, une fenêtre flottante, en zone de texte peut être ramenée dans la barre d’outils en l’y faisant glisser.

Une barre d’outils peut aussi s’afficher sous la zone de texte, au-dessus de la barre d’état.

La zone de texte

C’est la zone dans laquelle le texte est composé à partir du clavier. En langage technique, on appelle cette zone, une zone d’édition.

Elle dispose, suivant les besoins, des deux ascenseurs (un vertical et un horizontal) qui permettent d’afficher des parties de textes que les dimensions de la fenêtre cachent.

Suivant les paramétrages, cette zone peut comporter aussi des règles verticale et horizontale, des repères matérialisant des marges, l’en-tête et le pied-de-page.

Barre d’état

C’est la dernière ligne tout en bas de la fenêtre qui comprend plusieurs zones intéressantes. Je les présenterai au chapitre 2B-01.Affichages et repères.

Autres zones

Sommaire automatique

[F5] agit comme une bascule pour afficher ou masquer le sommaire automatique. Il est affiché dans une fenêtre verticale de même hauteur que la zone de texte. Quand on l’appelle, sa fenêtre se présente de la même façon et à la même place que précédemment. Elle peut être collée à la zone de texte, à droite ou à gauche ; dans ce cas, la zone de texte est réduite d’autant. Elle peut être aussi transformée en fenêtre flottante dans la zone de texte ; on la déplace en accrochant sa barre de titre avec le curseur et en glissant la souris. En la ramenant vers l’extérieur, à droite ou à gauche, elle prend sa forme de fenêtre collée à la zone de texte. Vous pouvez aussi la décoller ou la recoller avec [Ctrl+ Alt]▼▼ dans sa zone de titre (en dehors des icônes).

Gestion des styles

[F11] agit comme une bascule pour afficher ou masquer la gestion des styles. Cette fenêtre se présente et se déplace comme celle du sommaire automatique.

Nous reviendrons en détail sur ces fenêtres.

5. Entrer le texte

Faut-il rappeler que la frappe du texte dans la zone d’édition se fait en fonction d’un certain nombre de paramétrages que la standardisation nous font oublier ?

Texte à la volée

Première vérité : Le texte composé en traitement de texte est un texte à la volée. Tout caractère tapé au clavier (ou résultat d’une fonction, ou posé par collage), se met à la place du point d’insertion. J’ai précisé (1A-06. Raccourcis-clavier et autres astuces) la distinction entre curseur et point d’insertion. C’est le moment de s’en souvenir. En traitement de texte, on peut donc mettre du texte n’importe où dans le document existant. Il suffit, avant la frappe, de poser le point d’insertion à l’endroit où l’on veut que ce texte commence, en cliquant à cet endroit.

Insertion ou écrasement

Deuxième vérité : le texte posé de cette façon dans la fenêtre d’édition peut venir soit en insertion, soit en écrasement. En insertion, le texte existant à la suite du point d’insertion est décalé pour se repositionner à la suite du texte posé. En écrasement, le texte posé se met à la place du texte existant, la partie écrasée étant perdue. Le choix entre insertion et écrasement se fait :

  • dans la barre d’état (si elle est affichée) :
(Dans la zone à droite de la langue:) ;
(vide[Mode insérer]) ▼▼ : (Écraser) la frappe viendra écraser le texte existant ;
ou bien,
(écraser[Mode Écraser, le texte sera écrasé lors de la saisie]) ▼ : (vide) la frappe viendra en insertion.
  • plus simplement, en utilisant la touche [Ins] en mode bascule. La zone de la barre d’état indique alors le mode en cours (vide = insertion ; ‘écraser’ = écrasement).

L’écrasement est différent de la fonction ‘remplace’ qui fonctionne sur un texte sélectionné : toute frappe a pour effet de commencer par supprimer le texte sélectionné, quel que soit le mode (insertion ou écrasement) ; mais la suite dépend du mode.

Mise en forme par commandes

Troisième vérité : un texte, composé en traitement de texte, comprend deux types d’informations : le contenu visible et les caractères de contrôle ou commandes. Le texte visible est le texte lisible avec ses à-côtés (images, graphiques, etc.). Les commandes mettent le texte en forme. Par exemple, la touche [Entrée] occasionne un saut de page. [Ctrl+ Entrée] provoque un saut de page. Le code correspondant est dans le texte ; il n’est pas visible en tant que tel (bien que les paramétrages permettent de le visualiser) ; mais là où cette commande est posée dans le texte, celui-ci saute en début de ligne suivante.

Conclusion

En conséquence, l’utilisateur d’un traitement de texte ne doit en aucun cas chercher à mettre en forme le texte avec des caractères lisibles (comme des espaces, par exemple), mais en utilisant des commandes. Car le cadre du texte est souvent variable (que ce soit en affichages ou en impressions) et le résultat sera toujours aléatoire. Vous allez dans ce manuel apprendre à mettre les textes en forme en utilisant des commandes.

6. Sauvegarder le travail

Il ne suffit pas de taper du texte et de le voir à l’écran. Encore faut-il conserver son travail pour le reprendre plus tard.

Quand vous tapez un texte en traitement de textes, vous travaillez en utilisant la mémoire de l’ordinateur. Sur les PC classiques, cette mémoire est volatile ; elle s’évanouit quand l’ordinateur est mis hors tension. Pour éviter cette perte fatale, un document tapé doit être enregistré sur le disque. Cette opération s’appelle aussi une sauvegarde, mais ce mot porte à confusion. Les menus précisent ‘Enregistrer…’ ou ‘Enregistrer sous…

Enregistrer

Enregistrer’ est une opération qui crée un nouveau fichier à partir du document si ce document n’a jamais encore été enregistré. Si le document en cours a été lu dans un fichier en début de travail, ‘Enregistrer’ écrit sur le disque le document mis à jour en écrasant l’ancien. (Il est possible de conserver plusieurs versions d’un document, mais, c’est un autre débat). [Ctrl+ S] réalise l’opération ‘Enregistrer’, directement, sans demande de confirmation, sauf si le document est nouveau, auquel cas, la fenêtre Enregistrer s’ouvre pour permettre de saisir au moins le nom du fichier et le dossier dans lequel l’écrire.

Enregistrer sous…

Enregistrer sous…’ permet d’enregistrer un document déjà existant sur le disque, et mis à jour par votre saisie, dans un autre fichier que le fichier d’origine. Le fichier d’origine reste intact, dans son état initial. Le document modifié est sauvegardé dans un nouveau fichier. Pour ‘enregistrer sous…’ :

Dans : ▼ FichierEnregistrer sous… * (Enregistrer sous) ;
Nom du fichier : xxx ;
Type : yyy (proposé par défaut) ;
▼ ◄ENREGISTRER►.

Sauvegardes automatiques

LibreOffice prévoit un enregistrement de précaution (appelés sauvegardes automatiques) régulièrement pendant le travail. Si pour quelque raison que ce soit, l’application est interrompue brutalement, ou si l’ordinateur est mis hors tension brutalement, à la réouverture de LibreOffice, l’application propose de récupérer le ou les documents sauvegardés de cette façon. Ils sont rechargés dans la fenêtre dans l’état où ils étaient lors de leur dernière sauvegarde automatique. On peut alors les sauvegarder normalement. La fréquence de ces sauvegardes automatiques est paramétrable :

Dans : ▼ OutilsOptions… ▼ Chargement/Enregistrement/ Général ;
Enregistrer █ ;
♪ [ X ] enregistrer les informations de récupération automatiques toutes les :
♫ NNN Minutes ;

▼ ◄OK►.

Quelle fréquence adopter ? On est tenté de mettre un nombre de minutes le plus petit possible. Il faut seulement savoir que lorsqu’une sauvegarde automatique se fait (ce qui, en fonction de la longueur du document, peut prendre une ou deux secondes), le programme est en pause : ce qui est tapé n’est pas pris (le texte comme les clics sur des boutons). Pour une dactylo experte, c’est pénalisant. À tester en fonction de votre vitesse de frappe.

Compléments utiles

Sélections

La sélection est une opération délaissée dans ses explications et ses mises en œuvre. Et pourtant, elle est indispensable, non seulement en traitement de texte, mais dans tout travail bureautique. Sans vouloir être exhaustif, voici quelques précisions.

La plupart des opérations se font sur la sélection d’un texte (de 1 à n caractères) qu’on isole de ce fait de l’ensemble.

Pour sélectionner un passage en traitement de texte, il y a plusieurs solutions.

La plus générale : on pose en cliquant au bon endroit, le point d’insertion en début de sélection, et sans lâcher le bouton, on déplace la souris jusqu’à la fin de la sélection, où on lâche le bouton. Le texte sélectionné apparaît sur un fond qui le distingue du reste du texte.

On peut aussi sélectionner un passage en posant le point d’insertion en début de sélection, puis [Maj+] étant appuyée, on étend la sélection avec les flèches du clavier (à gauche, à droite, en haut, en bas, début, fin). À l’usage, cette solution est de loin la plus précise et la plus rapide.

De même un double clic sur un mot sélectionne ce mot. Un nouveau double-clic sélectionne le paragraphe. La touche [Maj+ Ctrl+] permet d’étendre la sélection par paquets (de mots ou de paragraphes) et plus encore : essayez pour voir avec [Ctrl+ Maj+ Début].

Annuler et rétablir

En cours de traitement de texte, les fonctions Annuler et Rétablir sont actives.

[Ctrl+ Z] permet d’annuler la dernière opération ; [Ctrl+ Y] rejoue la dernière opération annulée (comme pour annuler l’annulation). La profondeur de la pile mémorisant ces opérations est paramétrable ici :

Dans : ▼ OutilsOptions… ▼ LibreOffice/ Mémoire ;
Annuler █ ;
♪ Nombre d’opérations : NNN ;

▼ ◄OK►.

Impressions

Quelques précisions générales concernant les impressions car nous y reviendrons en détail. Beaucoup d’utilisateurs du traitement de texte s’imaginent que la page imprimée ‘rendra’ exactement ce qu’ils voient à l’écran. C’est un fantasme qui a un nom, le WYSIWYG (What you see is what you get). Ça peut arriver, mais alors, c’est un coup de chance.

Sauf cas très particuliers et rares, un texte est comparable à une pâte molle qui prend la forme de son récipient. La forme de l’écran est toujours différente de la forme imposée par l’imprimante.

J’insiste sur ce point. C’est une autre manière de dire qu’un texte est tapé à la volée pour prendre l’espace disponible en séquence, un caractère après l’autre, et non avec un caractère à telle coordonnée (X,Y) de la page !

Données d’identification

Un document, créé ou modifié, globalement au niveau du document, ou ponctuellement au niveau de chaque modification si leur suivi est actif, porte la marque de son auteur. Cette marque est lisible dans les Propriétés.

Pour enregistrer ou modifier les données d’identité :

Dans : ▼ OutilsOptions… ▼ LibreOffice/ Données d’identité ;
Adresse █ ;
Prénom/Nom/Initiales : XXX XXX XXX ;

[…] Utiliser les données dans les propriétés du document ;
▼ ◄OK►.

Il est important de pouvoir savoir qui a écrit ou modifié un document ; mais si vous ne souhaitez pas vous afficher de cette façon, il suffit de décocher la dernière case ci-dessus.