*3B3-3. Tester la composition

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Votre matrice est prête. Il faut maintenant vérifier qu’elle fonctionne comme vous le souhaitez, et la mettre au point si nécessaire.

Préalables

Liste spécifique pour les tests

Vous allez commencer par créer une liste spécifique pour les tests.  Prenez la liste que vous avez préparée, sauvegardez-là avec un intitulé qui se termine par _test pour bien la différencier de la liste de base. Puis sur cette liste, ne conservez que quelques destinataires, suffisants en nombre et en variété de variables pour pouvoir vérifier toutes les variables et expressions conditionnelles de la matrice. Sauvegarder cette liste. Générez son fichier texte CSV comme on l’a vu plus tôt. Notez bien son intitulé et son dossier, car ils vous seront nécessaires plus tard.

Ouvrez la matrice pour actionner Mail Merge

La matrice que vous avez préparée est normalement disponible dans le sous-dossier Brouillons du compte Thunderbird à partir duquel vous comptez faire vos envois. Ouvrez cette matrice dans un nouvel onglet. Elle s’affiche comme un brouillon ouvert pour être modifié ou envoyé.

À ce stade, vous pouvez :

  • Corriger encore votre matrice. N’oubliez pas de sauvegarder vos corrections. La matrice corrigée sera disponible dans le sous-dossier Brouillons.
  • Lancer le mailing, qui pour le moment n’est qu’une opération de contrôle du fonctionnement de la matrice. Nous poursuivons dans cette approche.

Si vous avez déjà fait un essai de mise au point , la matrice est enregistrée, telle qu’elle a été utilisée pour cet envoi, dans le sous-dossier Modèles. Double-cliquez dessus pour l’ouvrir.

Vérifier la présence de Mail Merge ou l’installer

Mail Merge se lance à partir du menu Envoyer qui est disponible dans tous les courriels ouverts à partir du menu général Écrire ou des brouillons (ou modèles) ouverts en vue de leur envoi.

Si Mail Merge n’apparaît pas dans le menu Envoyer, c’est qu’il n’est pas installé. Pour installer Mail Merge quel que soit le système d’exploitation utilisé :

  • Commencer par fermer éventuellement toutes les autres fenêtres de Thunderbird, car vous allez devoir, ensuite le relancer.
  • Dans le menu général, choisissez  : Outils/ Modules complémentaires.
  • Dans la fenêtre des modules complémentaires qui s’affiche, Ouvrez l’onglet Catalogue ; et dans la zone de recherche, tapez Mail Merge.
  • Dans la liste qui s’affiche, sélectionnez Mail Merge et cliquez sur le bouton Installer.

L’installation est très rapide. Puis le système vous invite à redémarrer Thunderbird pour que l’installation de Mail Merge soit complète.

À la reprise de Thunderbird, continuez en reprenant ci-dessus à partir de Ouvrez la matrice…

Lancer Mail Merge

Vous avez lancé Mail Merge en cliquant sur sa ligne dans le menu Envoyer. La fenêtre de lancement s’affiche pour saisir les paramètres.

Pour notre opération de mise au point de la matrice, sélectionnez les choix suivants :

  • Message source : CSV.
  • Message, mode de livraison : Enregistrer comme brouillon.
    • aucun courriel ne sera envoyé aux destinataires.
  • CSV, fichier : sélectionner la liste_test dans l’explorateur qui s’affiche.
  • Jeu de caractères : UTF 8.
  • Délimiteur de champs : « , ».
  • Délimiteur de texte : « „ ».
  • Laisser les autres zones vides.
  • Puis cliquez sur OK.

Le mailing est lancé en interne. Pour chaque destinataire de la liste_test, un courriel est préparé et enregistré dans le sous-dossier Brouillons. Ouvrez chaque courriel et vérifiez que les variables les expressions conditionnelles ont bien été remplacées comme il fallait.

S’il faut corriger ou modifier des variables (contenus ou structure), il faut le faire dans la liste_test. Vous pouvez travailler directement dans le fichier texte CSV (il suffira de le sauvegarder en fin de travail) ; cette méthode est valable pour des modifications de contenu. Vous pouvez aussi travailler dans la liste en format tableur : pour ajouter des colonnes, modifier les codes, etc. Validez et générez un fichier texte CSV comme on l’a vu plus haut. Pour choisir entre les deux méthodes, sachez que le format texte CSV est utile pour des fichiers temporaires, alors que le format tableur permet de conserver les modifications.

S’il faut corriger la matrice, elle est toujours affichée, et vous pouvez y apporter toutes les modifications souhaitées. Après l’envoi, la matrice utilisée par Mail Merge a été sauvegardée automatiquement dans le sous-dossier Modèles (un nouveau modèle est créé à chaque envoi). Vous pouvez y revenir plus tard pour l’ouvrir. Si vous faites des corrections sans vouloir lancer le mailing immédiatement, sauvegardez votre travail. La matrice sera alors disponible dans le sous-dossier Brouillons.

Il est donc très simple, avec cet envoi qui se traduit par la production en interne de brouillons, de mettre au point une matrice et le format de la liste qui y est associé.


3B3-2. Brouillons, Modèles, En-tête et Corps du message

3B-4. Envoyer le mailing  ►