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1D-04. Les archives*

Fiche périmée – Nouvelle version ici

Sommaire

  • Présentation
  • 1. Un peu de théorie
    • Une archive
    • Cycle de vie d’un fichier
    • Cycle de vie d’un dossier
    • La gestion des archives s’impose
  • 2. Particularités des dossiers d’archives
  • 3. Procédures d’archivage
    • Une seule opération par année
    • Procédure proprement dite
    • Faut-il éliminer les archives ?
  • Les recherches en archives
    • Activer l’indexation du dossier Archives
    • Lancer une recherche
    • Analyser les résultats d’une recherche

Présentation

Les archives sont tout un monde. Nous commencerons donc par quelques définitions que je compléterai par ma vision personnelle. Sur ces bases, nous détaillerons la procédure d’archivage. Et nous terminerons ce chapitre par quelques notions sur les recherches en archives.

1. Un peu de théorie

Une archive

Une archive est un dossier contenant des fichiers qui n’ont plus qu’un intérêt historique du fait de leur date. Pour ne pas encombrer l’espace de proximité, l’ensemble des archives est classé dans un lieu spécifique.

La gestion d’archives sur un disque dur est liée à deux notions clés :

1. Le disque dur peut être cloisonné au moins en deux zones : un espace de proximité pour des accès fréquents et répétés, et un espace de rangement pour des accès occasionnels, ponctuels.

2. Chaque information (fichier ou dossier de fichiers) peut être caractérisée par une date qui détermine son classement soit à proximité, soit en archive.

Concernant le cloisonnement du disque, il s’agit d’un concept avec ses conséquences, plutôt que d’un problème de rangement physique. Je considère que mentalement nous devons faire le nécessaire pour être à l’aise, pour ne pas être encombré par des éléments dont la consultation est exceptionnelle. Je définis donc un espace de proximité où nous trouvons tout ce que nous consultons régulièrement ou qui concerne la période en cours ; et par opposition, je définis un espace que j’appelle Archives où nous trouvons tout ce qui n’a plus qu’un caractère historique, et que l’on va consulter exceptionnellement.

En conséquence, s’il vous paraît inutile d’avoir sur votre disque dur, des endroits caractérisés par la fréquence de leurs accès, ou plus généralement s’il vous importe peu que vos fichiers soient différenciés par un critère temps, vous n’avez pas besoin de gérer des archives. Votre disque ressemblera plus à une poubelle qu’à un système d’informations, mais cela ne vous causera pas de souci. Et ce chapitre ne vous concerne pas.

Cycle de vie d’un fichier

Un des caractères fondamentaux d’une information est son lien avec le temps. Un fichier est un conteneur d’information dont il suit l’évolution en une succession de phases :

  • La création, soit par la validation d’un nouveau document, soit par l’importation d’un document existant (document joint à un courrier électronique, copie à partir d’un réseau, importation d’un site Internet, ou d’un autre support) ; un fichier est nécessairement créé dans un dossier ; c’est l’instant « zéro » de l’information.
  • La mise à jour : le fichier initial est repris pour être modifié. En fait, il existe deux types de modification, bien différents : la validation d’une modification du contenu (édition), et la gestion du conteneur lui-même.
    • Dans ‘l’édition’, de nouvelles informations sont intégrées au document, certaines sont enlevées, d’autres modifiées.
    • La gestion du conteneur affecte son lien avec la structure : changement d’intitulé, déplacement ou copie vers un autre dossier.
    • Ces deux types de mises à jour sont bien différents. La première nécessite que le fichier soit accessible à l’opérateur en lecture et écriture, dans un dossier présentant les mêmes autorisations. La deuxième nécessite un accès autorisé pour les opérations sur le dossier contenant le fichier traité.
  • La consultation habituelle : le fichier est ouvert pour être lu sans pouvoir être modifié. On dit « en lecture seule ». Le système Windows propose dans les propriétés d’un fichier de cocher une case pour déclarer cette qualité. Tous les systèmes d’exploitation gèrent ces autorisations de gestion pour les dossiers ou les fichiers. Il n’est pas possible de modifier le contenu d’un fichier en lecture seule ; la gestion du conteneur est soumise à ses autorisations spécifiques, indépendantes des autorisations concernant le contenu.
  • L’archivage : alors que dans les opérations précédentes, le fichier est normalement enregistré dans des dossiers de proximité regroupant des fichiers fréquemment modifiés ou consultés, le fichier archivé est conservé dans un lieu spécifique ; il n’a plus besoin d’être facile et rapide d’accès car sa consultation est devenue exceptionnelle ; la date du fichier devient un critère essentiel de recherche.
  • La destruction : le fichier est détruit, éventuellement en deux temps, en passant par la Corbeille, lieu d’attente avant une destruction définitive.

Cycle de vie d’un dossier

Il faut distinguer le cycle de vie d’un fichier, détaillé au paragraphe précédent, du cycle de vie d’un dossier. Le cycle de vie d’un dossier est complètement différent de celui d’un fichier :

  • Un dossier est créé quand on a besoin d’y poser un document.
  • Un dossier peut et doit être supprimé quand il devient vide et ne servira plus.

Sur ce plan, un dossier fonctionne comme un emballage.

Mais ce que j’ai dit sur la place d’un fichier en fonction de ses accès ou de sa date reste valable aussi pour les dossiers.

La gestion des archives s’impose

La facilité d’utilisation des fonctionnalités système, et plus précisément, la simplicité de gestion des fichiers et dossiers nous font perdre de vue la nécessité d’un minimum d’organisation. Cette paresse est renforcée par l’inflation des volumes de disques : on ne se pose plus la question de supprimer des fichiers pour faire de la place. Conclusion, on est encombré par des fichiers et des dossiers devenus inutiles, on perd du temps pour retrouver un fichier, et on augmente le risque de faire des mauvaises manipulations. Les doublons sont faciles, mais ils sont suspects : quand deux fichiers apparemment identiques existent en deux endroits différents ou plus, lequel est le bon ?

La gestion des archives permet de mettre à part des fichiers et des dossiers qui n’ont plus qu’un intérêt historique. Leur mise à jour est exclue. Ils restent utiles pour la consultation devenue exceptionnelle, et leur recherche se fait désormais sur l’année de leur création ou de dernière mise à jour.

Un système d’informations est un système vivant, évolutif en fonction du temps et des besoins. Avec sa zone d’archivage, il respecte les différentes phases de vie des fichiers et des dossiers.

2. Particularités des dossiers d’archives

Les archives sont des dossiers qui se gèrent comme les autres, avec quelques particularités supplémentaires :

  • Le dossier 9_Archives (comme je préconise de l’appeler) est créé dans le dossier racine, positionné au même niveau que les centres majeurs d’intérêt. C’est une manière de dire que les archives font partie du système d’informations, mais à une place particulière.
  • Dans ce dossier 9_Archives, l’idéal est de disposer en deuxième niveau, d’un dossier par année, désigné par ses quatre chiffres (‘2012’ par exemple). Ce classement par année convient parfaitement pour les opérations d’archivage et pour les recherches. À ceux qui m’objectent qu’on ne connaît pas toujours l’année d’un document recherché, je réponds que la fonction Recherche de l’explorateur permet de retrouver aussi des dossiers et des fichiers à partir de leur intitulé ou d’une partie de leur intitulé.
  • Disposer d’un dossier annuel d’archives permet de copier dans ce dossier l’arborescence utilisée pendant cette année. Cela signifie, et c’est très important, qu’on peut modifier la structure d’une année sur l’autre sans se préoccuper des incidences sur les archives. Dans tous les cas, la structure utilisée pendant une année se retrouve dans les archives de cette année.

3. Procédure d’archivage

Je décris ici comment j’archive une année. Pour faciliter la compréhension, je prendrai comme exemple l’archivage de l’année 2012.

Une seule opération par année

J’ai adopté par expérience le principe d’un archivage annuel en une seule fois. Cela signifie :

  • 1. Je me réserve deux heures pour cette opération.
  • 2. Je la programme quelques temps après la fin de l’année 2012 pour me laisser le temps de recevoir les derniers éléments de 2012.
  • 3. Je fais avant cet archivage annuel, une opération de maintenance et une sauvegarde générale (Cf. Prendre soin de son système).

Procédure proprement dite

Continuons notre exemple: nous sommes début 2013, et je considère avoir enregistré tous mes documents historiques de 2012. Je décide de lancer l’archivage de 2012.

1. Je crée le dossier d’archives 2012 dans 9_Archives.

2. Je copie tous mes dossiers de 1er niveau en cours dans le dossier 9_Archives/2012. De cette manière, ma structure utilisée fin 2012 pour mes grands centres d’intérêt personnels se retrouve en archive. Toutes mes informations en cours sont en double : dans mes dossiers de premier niveau et dans le dossier Archives/2012. J’ai dit plus haut que je ne modifie ma structure pour la nouvelle année qu’après l’archivage de l’année passée. Nous voyons ici pourquoi.

3. Par sécurité, je fais une sauvegarde de ce dossier 9_Archives/2012. Ainsi, en cas de fausse manipulation pendant l’archivage, j’aurais toujours la ressource de reprendre un fichier ou un dossier à partir cette sauvegarde.

4. Ensuite, je travaille avec deux fenêtres affichées en même temps sur mon écran. Dans la première, j’affiche les dossiers et sous-dossiers de premier niveau (origine), et dans la deuxième, le dossier 9_Archives/2012 (archive). Je déroule les arborescences pour avoir le même sous-dossier affiché dans chaque fenêtre (mais nous savons que leurs racines sont différentes). Je travaille dossier par dossier en déroulant l’arborescence à partir de la première fenêtre.

5. Dans le dossier en archive, je supprime tous les éléments historiques postérieurs à la fin de l’année 2012 qui pourraient être déjà enregistrés du fait que mon opération d’archivage se fait quelques temps après le début de l’année (Ils n’ont rien à faire en archives 2012, ils feront partie des archives 2013). Je supprime aussi tous les éléments permanents toujours en cours. Il ne me reste donc en archive que les fichiers historiques 2012 et les fichiers permanents périmés ou terminés en 2012.

6. Dans le dossier d’origine, je supprime tous les éléments laissés en archive. Il ne reste que les éléments permanents toujours en cours, et les éléments historiques de 2013.

7. Après cette opération, tous mes éléments ne sont présents qu’une seule fois : soit dans un dossier d’origine (1er niveau et descendance), soit dans le dossier d’archive. C’est maintenant que je peux modifier, si nécessaire, mon organisation courante.

En pratique, à partir de l’étape 4. j’utilise le logiciel WinMerge pour faire ce travail avec un maximum de sécurité. Il me permet de voir dans une seule fenêtre sur deux colonnes et sur la même ligne, les fichiers du dossier d’origine et ceux du dossier en archive. Je peux sélectionner plusieurs fichiers à supprimer dans chacune, et vérifier immédiatement le résultat. Une fausse manœuvre est détectée immédiatement.

Quand un dossier ou un fichier a été supprimé par erreur dans les deux dossiers (origine et archive), il me suffit de le recharger à partir de la sauvegarde.

Je rappelle que l’année en clair ‘2012’ est prise ici pour faciliter la compréhension.

Faut-il éliminer les archives ?

Le paradigme informatique actuel répond ‘non’ à cette question d’éliminer les archives de son disque dur. En fait, il y a autant de bonnes raisons pour garder toutes ses archives sur le disque dur que pour les éliminer.

Si les archives sont importantes en volume (vidéos, photos), les sauvegardes durent plus longtemps. On peut, à juste titre, s’interroger sur le bien fondé de sauvegarder régulièrement des informations qui sont figées.

Rien n’empêche d’éliminer une partie des archives, les plus volumineuses, en les transférant sur des supports externes. Se pose alors, nous le verrons dans le chapitre sur les sauvegardes, la question de la pérennité du support (un DVD devient aléatoire au bout de 10 ans).

La taille des disques durs permet effectivement aujourd’hui, de ne plus s’inquiéter du volume disponible sur ce support. On peut donc conserver des archives pendant très longtemps. Elles sont facilement accessibles, à la fois pour les recherches et pour les éditions.

Quoi qu’il en soit, je préconise que chacun précise sa position vis à vis des archives dans un petit complément à la description de son arborescence sur le disque à propos du dossier 9_Archives.

4. Les recherches en archives

Le fait de mettre l’année en premier niveau du dossier Archives peut inquiéter certains en ce qui concerne les recherches. Il est fréquent en effet d’avoir à rechercher un document dont on ignore avec précision l’année de son archivage, surtout quand il s’agit d’un document qui avait été, en son temps, un document permanent : quelle année est-il devenu obsolète, puisque c’est à ce moment qu’il a été archivé ?

La fonction recherche dans les dossiers, fournie par le système Windows 7, va dissoudre cette inquiétude.

Activer l’indexation du dossier Archives

Le dossier Archives, à la racine du dossier de l’utilisateur, doit être déclaré comme dossier indexé (pour lui et ses sous-dossiers). L’indexation est présentée dans le dernier chapitre de la partie 1C. Prendre soin de son système.

Lancer une recherche

Avec l’explorateur, on ouvre le dossier Archives. La liste des dossiers par année est affichée.

Dans le cadre en haut à droite (‘Rechercher…’), il suffit de taper le maximum de mots dont on est sûr qu’ils font partie de la désignation, ou qu’ils sont présents dans le fichier.

Analyser les résultats d’une recherche

La liste des fichiers et des dossiers répondant aux critères donnés est affichée dans l’ordre alphabétique des dossiers et fichiers ensemble (les dossiers sont au milieu des fichiers).

La colonne chemin indique dans quel dossier est le fichier.

Chaque ligne est cliquable comme dans une liste habituelle de l’explorateur : un dossier ou un fichier peuvent donc être ouverts facilement.

La flèche Retour en haut de la page à gauche de la barre de navigation permet de revenir à la liste des résultats de la recherche ; cliquer sur Résultats de la recherche dans … donne le même résultat.

1D-03. Mettre sa nouvelle organisation en place*

Fiche périmée – Nouvelle version ici

Sommaire

  • Présentation
  • 1. Décidez d’appliquer votre nouvelle organisation
    • 1.1 Isolez vos anciennes informations
    • 1.2 Installez le squelette de votre arborescence
    • 1.3 Maintenant, appliquez votre nouvelle organisation
  • 2. Enregistrez vos informations dans la nouvelle organisation
    • 2.1 Tout nouveau fichier directement dans son dossier définitif
    • 2.2 Quel dossier destination ?
  • 3. Une maintenance régulière
  • 4. Reclassez l’antérieur dans votre nouvelle organisation
  • 5. Encouragements
  • 6. Lucidité : des risques à affronter
    • Dossier d’attente
    • Correction prématurée de la structure

Présentation

L’arborescence de vos dossiers que vous avez définie (chapitre 1), et votre manière de nommer les dossiers et les fichiers (chapitre 2), ne demandent qu’à s’exprimer concrètement dans votre disque dur. Ce chapitre va vous indiquer comment.

Il s’agit d’abord de bien préciser quand commence la mise en application de vos nouvelles méthodes, et ce qu’implique cette décision. Ensuite, c’est au moment d’enregistrer un nouveau fichier que se pose les questions : où le mettre dans la structure, et comment le nommer.

Tôt ou tard, et le plus tôt sera le mieux, il vous faudra intégrer l’existant dans cette nouvelle structure : vaste opération de reclassement.

Enfin, pour vous éviter d’abandonner cette évolution ou de la mettre en péril, je me permettrai de préciser quelques risques bien connus des architectes de réorganisation des données informatiques.

Paradoxalement, cette étape est relativement simple au niveau des opérations, en regard de leur résultat.

1. Décidez d’appliquer votre nouvelle organisation

Votre arborescence est décrite en détail ; votre charte de nommage des fichiers et des dossiers existe. Comment mettre tout cela en application ?

Vous allez prendre une décision qui marquera une rupture. Il y aura un avant et un après. Rupture culturelle sans aucun doute ; mais aussi rupture technique ou opérationnelle.

Vous allez concrétiser votre décision avec une opération incontournable ayant, de plus, une valeur emblématique. Vous allez isoler toutes vos informations existantes sur votre disque dur dans un dossier d’attente. Ensuite, vous pourrez installer vos dossiers principaux.

1.1 Isolez vos anciennes informations

Partons du principe que vous allez ouvrir pour mettre votre nouvelle structure en service, vos dossiers de niveau 1 (centres d’intérêt), en les numérotant de 1 à 8. Vous vous réservez le numéro 9 pour les archives.

Vous allez ouvrir dans votre dossier Mes documents, un dossier ‘0_A_reclasser’. Et vous allez déplacer dans ce dossier tous les fichiers et tous les dossiers qui traînent dans ce dossier Mes documents. ‘Déplacer’, c’est-à-dire ‘couper-coller’. Si vous avez d’autres dossiers ou fichiers ailleurs sur le disque qui vous concernent, déplacez-les aussi dans ce dossier ‘0_A_reclasser’. À la fin de cette opération, votre dossier Mes documents ne doit contenir que ce dossier ‘0_A_reclasser’ et nulle part ailleurs sur votre disque, vous n’avez d’informations vous concernant qui traînent.

1.2 Installez le squelette de votre arborescence

Maintenant que votre dossier Mes documents est nettoyé, vous allez y créer les dossiers de niveau 1, et les sous-dossiers correspondants. Il est préférable de regrouper toutes ces créations de dossiers dans une séquence de travail. C’est un type de travail particulier qui bénéficie des réflexes acquis par la répétition. De plus, il vous sera confortable de bénéficier d’un cadre minimum pour enregistrer vos nouveaux documents sans que la création des dossiers nécessaires vous coupe dans votre élan.

Ces ouvertures de dossier doivent être faites rapidement. Il n’est pas nécessaire, dans un premier temps, de vouloir créer tous les dossiers de l’arborescence. Vous aurez toujours l’occasion de créer un dossier inexistant quand vous aurez besoin.

1.3 Maintenant, appliquez votre nouvelle organisation

Maintenant que toutes vos anciennes informations sont regroupées dans le dossier ‘0_A_reclasser’ et que vos dossiers principaux sont créés dans votre dossier Mes documents, vous devez changer votre manière de travailler : elle doit être désormais conforme à votre nouvelle organisation. Voyons en détails ce que cela signifie.

2. Enregistrez vos informations dans la nouvelle organisation

Nous verrons dans le paragraphe suivant comment reclasser vos fichiers et dossiers en attente dans ‘0_A_reclasser’.

2.1 Tout nouveau fichier directement dans son dossier définitif

Pour que votre nouvelle organisation se mette en place et dure dans le temps, vous devez impérativement respecter une règle élémentaire : tout nouveau fichier doit être enregistré immédiatement dans son dossier définitif.

Il existe de nombreux cas d’apparition de nouveaux fichiers : ‘Enregistrer’ un nouveau document en traitement de texte ou un autre programme ; conserver une pièce jointe à un courriel ; télécharger un document ; récupérer une copie à partir d’un support externe ; récupérer l’image d’un scanner ; etc.

Tout fichier qui arrive dans votre système d’information doit être enregistré dans le dossier qui doit être le sien. En aucun cas vous ne pouvez poser un fichier ‘en attente’ quelque part. Si ce dossier n’existe pas, vous devez le créer immédiatement, en respectant les règles de construction de votre arborescence et votre charte de nommage.

2.2 Quel dossier destination ?

Comment savoir quand on enregistre un nouveau fichier, si son dossier d’accueil existe déjà ou s’il faut créer un dossier pour l’accueillir ?

Je pars, dans ma pratique journalière, d’une question simple : dans mon arborescence et les niveaux qui sont déjà définis, où doit venir, logiquement, mon nouveau fichier ?

Si le dossier terminal existe et convient parfaitement, c’est mon dossier d’accueil.

Si un dossier terminal existe, mais si son intitulé actuel est trop restrictif pour accueillir mon nouveau fichier, j’ai deux solutions : soit je crée un autre dossier terminal pour y poser mon fichier ; soit je renomme le dossier terminal existant pour qu’il accueille un plus grand éventail de fichiers, dont celui que je dois poser.

Si le dossier terminal n’existe pas, notamment quand le fichier concerne une nouveauté non prévue au moment de la dernière définition de mon arborescence, alors je le crée.

Si je dois créer un nouveau dossier, l’analyse précédente m’indique dans quel dossier. Je nomme ce nouveau dossier au mieux de son utilisation prévisible, sachant que je pourrai modifier cette désignation quand cette utilisation s’affinera au fil du temps. Je modifie éventuellement le nom du dossier qui l’accueille pour qu’il soit bien représentatif de son nouveau contenu.

Dans tous les cas, je modifie la description de mon arborescence pour qu’elle corresponde aux nouveautés.

Donc rien ne justifie que la création d’un dossier soit repoussée. Le choix d’un bon dossier, ou sa création s’il n’existe pas, font partie de l’opération d’enregistrement de ce nouveau fichier et ne doivent en aucun cas être reportée dans le temps.

Petite astuce :

En traitement de texte, j’utilise des documents standard comme modèle (notes, papier à en-tête, etc.). Ces documents me sont accessibles à partir de mon Bureau où ils sont présents en raccourcis, avec la propriété ‘Lecture seule’. Je peux les ouvrir, mais pas les modifier (donc écrire dedans) tant qu’ils ne sont pas Enregistrés sous… quelque part. De la sorte, je dois commencer mon travail par préciser le dossier qui l’accueillera.

3. Une maintenance régulière

Il ne s’agit pas de respecter le fonctionnement de votre arborescence pour que votre organisation ‘tienne la route’ dans la durée. La maintenance régulière est indispensable, surtout au début. Nous allons voir en quoi elle consiste. Vous pourrez appliquer ces procédures à d’autres contextes comme votre messagerie électronique, vos flux RSS, etc.

L’objectif de cette maintenance est de supprimer tous les fichiers inutiles, de reclasser éventuellement les fichiers qui doivent l’être, en créant les dossiers nécessaires comme on l’a vu ci-dessus lors de l’enregistrement d’un nouveau document, et enfin, de corriger les anomalies dans le nommage des dossiers ou des fichiers.

Cette opération, faite régulièrement, est rapide. Elle apporte un grand confort d’utilisation et une meilleure sécurité. Il faut choisir un moment où vous ne risquez pas d’être dérangé, et si possible comme un rituel, toujours le même jour et au même moment.

La méthode est simple : vous partez de la racine, et chaque fois que vous trouvez un dossier, vous l’ouvrez pour l’explorer. Vous travaillez avec l’explorateur du système ; c’est très simple. N’oubliez pas, non plus, les dossiers système utilisés par certaines fonctionnalités (téléchargements, scanner, etc.)

Dans chaque dossier, vous vérifiez pour commencer s’il n’y a pas des dossiers ou des fichiers indésirables. Soit vous les supprimez, soit vous les déplacez. Je conseille de faire les suppressions de telle sorte que les dossiers ou fichiers supprimés se retrouvent dans la corbeille (suppression classique) au cas où il faudrait aller les récupérer. Pour les déplacer, je conseille d’ouvrir une seconde fenêtre Explorateur et de procéder par couper-coller. Vous coupez dans la première et vous collez dans la deuxième (en utilisant les raccourcis clavier). De cette façon, vous gardez le fil de votre balayage dans la première fenêtre.

Ensuite, vous vérifiez, surtout pour les nouveaux dossiers ou les nouveaux fichiers, que la charte de nommage est bien respectée. Vous faites les corrections nécessaires.

C’est le moment aussi, au vu des nouveaux dossiers ouverts depuis la maintenance précédente, de compléter la description de votre arborescence. Ce travail fastidieux vous rendra de grands services ensuite. Il est important que la description de votre arborescence corresponde à l’arbre des dossiers de votre disque.

Je préconise cette maintenance toutes les semaines. Cela permet de se souvenir des dossiers créés dans la semaine pour leur prêter une attention particulière. Une fois par mois, je complète cette maintenance par la maintenance système que nous avons vue au chapitre 1C-01. Maintenir son système.

4. Reclassez l’antérieur dans votre nouvelle organisation

Dans le démarrage de votre nouvelle organisation, le plus important est d’enregistrer correctement vos nouveaux fichiers (§ 2). Vérifier et nettoyer vos nouveaux dossiers, surtout au départ, est aussi très important (§ 3). Mais il vous faut aussi récupérer l’antérieur en attente dans ce dossier en tête de votre liste de niveau 1 : 0_A_reclasser.

Avant d’attaquer le reclassement de son contenu, vous allez en faire une sauvegarde sur un support externe. De la sorte, si ensuite par une mauvaise manipulation, vous détruisiez un dossier ou un fichier, vous pourriez toujours le retrouver sur cette sauvegarde.

Ensuite, je vous conseille de planifier sur une période relativement courte (idéalement une semaine), des séances de travail pour vider ce dossier 0_A_reclasser. La période courte vous permet de garder en mémoire des détails qui vous seront utiles pour classer des éléments semblables au même endroit. Mais prévoyez des séances de deux heures maximum pour bénéficier d’un maximum de concentration. Vous allez déplacer (couper – coller) chaque dossier (et même chaque fichier) :

  • soit dans l’arborescence pour les dossiers et fichiers historiques de l’année en cours ou pour les dossiers permanents en vigueur,
  • soit en archives pour les dossiers et fichiers permanents périmés ou pour les dossiers et fichiers historiques des années précédentes.

Pour les mises en archives, vous créez les sous-dossiers par année au fur et à mesure des besoins, et dans chaque année, vous décalquez l’arborescence en la simplifiant éventuellement, et en ajoutant des spécificités propres à l’année.

Lors de ce déplacement dans l’arborescence, il est logique de renommer le fichier ou le dossier pour qu’il respecte votre charte de nommage. Cette opération peut prendre du temps. À vous de juger le meilleur compromis entre harmonie et temps passé. Pour les déplacements en archives, il n’est pas nécessaire de renommer les fichiers et les dossiers.

Renommer un fichier ou un dossier est très simple : quand l’élément est sélectionné (à l’occasion de son déplacement), [F2] permet de rentrer dans la fonction de renommage ; le nom du fichier est dans une zone de saisie, entièrement sélectionné. À ce stade :

  • la frappe de n’importe quel caractère ou suite de caractères, remplace le nom précédent ;
  • [Début] place le point d’insertion en début de zone : très pratique pour faire une insertion en début de désignation.
  • [Fin] place le point d’insertion à la fin de la zone : très pratique pour ajouter une particularité.

Pour faciliter les déplacements, j’utilise deux fenêtres de l’explorateur. Une, l’origine, pour dérouler mon dossier, j’y fais les ‘couper’. L’autre, la destination, me permet de choisir le dossier de destination dans l’arborescence ou les archives ; j’y fais le ‘coller’.

L’utilitaire WinMerge pour ceux qui le connaissent, facilite grandement ces opérations, permettant, en particulier, de gérer des groupes de fichiers ou de dossiers.

5. Encouragements

La récupération de l’antérieur dans la nouvelle organisation est le baptême du feu de cette organisation. Elle doit se confirmer face à la réalité de votre système. Il importe alors de garder en mémoire quelques repères :

  • Une organisation peut rarement être idéale du premier coup ; vous devez donc accepter un certain niveau d’imperfection, surtout au départ.
  • La première année est une période de rodage, tant dans la définition de l’arborescence que dans le nommage des fichiers. Il est important que vous notiez les problèmes rencontrés et la solution que vous leur avez apportée. Relisez vos notes en début de deuxième année pour installer une organisation modifiée qui tiendra compte de ces adaptations.
  • C’est l’archivage de la première année avec la nouvelle organisation, qui révélera les derniers besoins à satisfaire. Tant que cet archivage n’est pas fait, il sera prématuré de vouloir définir avec précision l’évolution de l’organisation.

En résumé :

1. Définir l’arborescence et ouvrir les dossiers en conséquence.

2. Garder cette organisation au moins jusqu’à l’archivage de l’année pendant laquelle elle est mise en place ; s’adapter au mieux ; noter les problèmes et les solutions trouvées.

3. Archiver l’année initiale de la nouvelle organisation (voir le chapitre suivant).

4. Réorganiser ensuite, si nécessaire, l’arborescence des dossiers pour la mettre en conformité avec celle définie pour la deuxième année.

6. Lucidité : des risques à affronter

La réorganisation dont nous venons de suivre la mise en place est confrontée à deux risques majeurs : les dossiers ‘Divers’ et la modification prématurée de la structure.

Fichier en attente de classement

Vous aurez nécessairement à faire face à des fichiers qui ne trouveront pas leur place dans la structure telle que vous l’avez imaginée. Ou bien, pressé par le temps, vous posez un fichier n’importe où, dans un dossier ‘Divers’ créé pour cette occasion, remettant à plus tard l’application de la première condition : un classement immédiat et définitif.

Si effectivement vous ‘videz’ ce dossier dans les plus brefs délais, le risque n’est pas important. Mais sachez que, dès que ce dossier Divers maléfique contiendra deux fichiers, vous êtes sur une pente savonneuse qui remettra en cause tout votre travail d’organisation, et ce sera bien dommage. Donc pour lutter contre ce risque, adoptez toujours la première règle : un classement immédiat définitif.

Correction prématurée de la structure

La nouvelle organisation a commencé à se mettre en place. Seulement, au bout de quelques mois, elle montre de telles insuffisances que des modifications importantes semblent nécessaires dans les premiers niveaux, remettant en cause l’équilibre initial de toute l’arborescence. Il se peut que votre réflexion (celle que nous avons décrite au chapitre 1) n’ait pas été suffisamment profonde. Auquel cas, il faut peut-être tout remettre à plat. Mais cette hypothèse est extrêmement rare.

Plus fréquemment, il apparaît que la nouvelle organisation révèle une nouvelle façon de considérer l’univers de vos informations. La rigueur dont vous avez fait preuve dans l’analyse de vos centre d’intérêt, vous donne un sentiment de puissance, et vous vous sentez capable de faire beaucoup mieux. Alors, vous reconstruisez votre structure sans attendre l’archivage de l’année en cours. Erreur funeste ! Vous êtes très certainement capable de faire mieux. Mais tant que vous n’aurez pas procédé à l’archivage de votre première année, vous n’aurez pas testé votre structure complètement. Et vouloir la modifier avant ce dernier test que constitue l’archivage, c’est vous mettre en position d’avoir à la modifier de nouveau après l’archivage. Prenez votre mal en patience. Notez les améliorations que vous souhaitez en précisant bien pourquoi. Je vous garantis qu’après votre premier archivage, vous pourrez alors mettre au point une structure idéale.

 

1D-02. Comment nommer ses fichiers et dossiers*

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Sommaire

  • Présentation
  • 1. Vocabulaire
    • Nommage
    • Fichier
    • Intitulé ou désignation
  • 2. Contraintes de nommage
  • 3. Principes de nommage
    • 3.1 Intégrer la date en début d’intitulé
    • 3.2 Choisir les caractéristiques à inclure dans le nom
    • 3.3 Règles de forme
    • 3.4 Ordonner les composantes d’une désignation
    • 3.5 Construire sa propre charte de nommage
  • 4. Avantages d’un nommage bien structuré
    • Confort visuel
    • Sécurité
    • Universalité
  • Prolongements

Présentation

Notre pouvoir sur les choses vient en grande partie de notre capacité de les nommer, c’est-à-dire de leur donner un nom et ensuite d’utiliser ce nom pour les mettre à notre service. Les dossiers et fichiers informatiques n’échappent pas à la règle. La maîtrise informatique d’une personne s’apprécie, dans une première approche, dans cette capacité à nommer ses fichiers.

Le nom d’un fichier est un élément généralement permanent. Il est modifiable, mais sauf en cas de réorganisation, on n’y touche rarement. Cette permanence fait écho à la date de création et au contenu du fichier, dont la nature en général ne bouge pas. Nous avons vu dans le chapitre précédent qu’une date est toujours associée à un fichier, qu’il soit permanent ou historique. En revanche un fichier peut être copié, déplacé, joint à un transfert de support ou de réseau (téléchargement, pièce jointe, etc.). Son emplacement est donc relatif.

Le nom du fichier doit traduire la date qui lui est associée et le contenu. Ce qui pose déjà plusieurs questions que nous allons inventorier et auxquelles nous allons donner des réponses.

Mais au préalable, il nous faut préciser les contraintes associées aux noms de fichiers ou de dossiers, après quelques précisions de vocabulaire.

1. Vocabulaire

Nommage

Action de donner un nom à un fichier ou un dossier au moment de sa création.

Fichier

Terme générique, dans ce chapitre, désignant tout aussi bien un fichier ou un dossier.

Intitulé ou Désignation

Ici, ces deux termes sont strictement synonymes. Ils désignent le nom du fichier. Intitulé évoque davantage un nom associé à un code, un élément dans une liste. Désignation évoque davantage une description résumée avec un ou deux mots. Ces subtilités sont vraiment très fines.

2. Contraintes de nommage

Les noms de fichiers sont des objets particuliers en ce sens qu’ils sont manipulés par un système d’exploitation. La fonctionnalité système appelée Explorateur permet d’avoir la liste d’une arborescence : les dossiers et les fichiers y apparaissent avec leur nom.

Les contraintes de nommage vont donc dépendre du système d’exploitation. Sous Windows, on peut nommer les fichiers en utilisant la plupart des caractères imprimables, y compris l’espace (ce qui pose un problème pour savoir s’il y en a une ou plusieurs). Les caractères utilisés pour séparer les niveaux de l’arborescence sont interdits (‘/’, ‘\’) avec quelques autres très exotiques.

Sous Unix, les espaces sont interdits, ainsi que les lettres accentuées.

Sous Internet dont les serveurs sont généralement sous Unix, les fichiers aux noms exotiques ont leurs caractères interdits remplacés par des chaînes de correspondance utilisant des bornes comme ‘%’ ou parfois ‘~’, ce qui pose évidemment un problème de transcription et de mémorisation.

Les contraintes de nommages viennent de la portabilité des fichiers. Un fichier peut être créé dans un environnement Windows et être transféré dans un environnement Unix, (ou inversement, mais dans ce cas les contraintes sont compatibles). Si le nom de fichier d’origine ne respecte pas les contraintes du système destinataire, le nom sera transformé et deviendra difficile à lire ou à transcrire.

Pour éviter ces inconvénients, j’ai adopté une charte de nommage qui respecte l’ensemble des contraintes des systèmes d’exploitation. En utilisant cette charte pour nommer mes fichiers, je m’assure qu’ils conservent leur nom d’origine même en passant d’un système d’exploitation à un autre.

Dans cette charte, je précise les caractères disponibles pour nommer un fichier :

  • les 26 lettres françaises non accentuées, majuscules et minuscules ;
  • les 10 chiffres ;
  • ‘_’ dit ‘souligné’ ou ‘underscore’ en anglais, ou encore ‘tiret du 8’ en langage dactylo ; j’utilise systématiquement ce caractère pour remplacer une espace ;
  • ‘-’ dit ‘tiret’ ou ‘tiret du 6’ ; j’utilise systématiquement ce caractère pour remplacer la préposition ‘de’ (explicite ou implicite) dans une expression.

J’exclus tous les autres caractères.

3. Principes de nommage

Ma charte de nommage précise les principes à suivre pour construire un nom de fichier.

3.1 Intégrer la date en début d’intitulé

À l’expérience, il est très confortable d’inclure la date associée au fichier dans sa désignation.

Pour les fichiers historiques, c’est impératif. Je la mets sous la forme AAMMJJ ; la liste alphabétique des fichiers d’un dossier apparaît alors comme une liste chronologique.

Pour les fichiers permanents, ou des fichiers historiques plus attachés à une période qu’à l’événement d’une journée précise, la date peut être de la forme AAAA (année sur 4 chiffres) ou AAAAMM (année sur 4 chiffres suivie du mois sur deux chiffres). En général, dans un dossier, c’est le même format pour tous les fichiers.

Ces dates sont prises compactées : tous les chiffres se touchent, sans séparateur.

Je pose la date en début d’intitulé parce que cela s’impose pour les fichiers historiques, et par souci d’harmonisation pour les autres fichiers.

3.2 Choisir les caractéristiques à inclure dans le nom

Sauf cas exceptionnel, un nom de fichier sera d’autant plus facile à manipuler qu’il sera court. Il faut donc, pour chaque fichier, trouver le meilleur compromis entre une désignation courte et une désignation explicite. Voici quelques caractéristiques qui peuvent apparaître dans la désignation. Nous verrons plus loin l’importance de l’ordre dans lequel elles y apparaissent.

Nature du document

Ce qui va sans dire, va mieux en le disant. Si au moment de scanner une facture, il est évident que le fichier concerne une facture, quelques temps plus tard, ce n’est plus du tout évident. Voir ‘FRE’ dans la désignation apporte alors une sérénité certaine. Préciser la nature d’un document suffit bien souvent à indiquer son contenu.

Personne, groupe, lieu, local, matériel… concerné

Si un fichier concerne une personne, un groupe, un local, un lieu, un matériel, etc. cet élément doit être précisé dans la désignation, éventuellement avec des initiales ou une abréviation, et si possible toujours les mêmes pour le même élément. Si bien souvent, l’arborescence donne cette indication, elle n’est pas superflue dans la désignation car en archives, l’arborescence pourra être simplifiée.

Particularités

Pour les fichiers historiques, en particulier, l’intitulé n’a pas à être détaillé : la date, la personne concernée (le fournisseur par exemple pour une facture) peuvent suffire pour des opérations régulières (téléphone, par exemple). En revanche, si pour ce fournisseur, il s’agit d’une facture particulière (mise en service, résiliation), cette particularité sera ajoutée dans la désignation.

3.3 Règles de forme

Seuls les mots significatifs sont posés dans une désignation ; articles et prépositions sont proscrits. Sauf exception guidée par le souci de la compréhension immédiate.

Les mots sont écrits en minuscules. C’est la règle de base. Les noms de personnes, de sociétés, de lieu, les abréviations sont en majuscules, au moins leur initiale.

Par exemple, pour la composante Particularité, je mets une majuscule aux noms et je remplace le ‘_’ par le ‘-’ entre tous les termes définissant la particularité : ces deux originalités m’indiquent que le passage en question est la description d’une particularité.

3.4 Ordonner les composantes d’une désignation

L’ordre dans lequel vous allez poser les composantes d’une désignation de fichier n’est pas anodin.

On l’a vu pour la date en début de désignation : elle permet un classement immédiat chronologique.

Les particularités, quand elles sont utiles, sont posées en fin de désignation, ce qui n’est que l’application d’une règle générale que voici : l’ordre dans lequel on pose les composantes d’une désignation de fichier, est à l’inverse de la fréquence d’apparition de chaque composante.

Explication : Entre le nombre de fichiers concernant des factures (nature du document) et le nombre de fichiers concernant le fournisseur ‘Orange’, il est évident que j’aurai beaucoup plus de fichiers ‘facture’ que de fichiers ‘Orange’. ‘Facture’ est plus fréquent que ‘Orange’. Donc pour mes fichiers ‘facture’, je composerai leur désignation en posant, dans cet ordre : 1. la date de facture, 2. le nom du fournisseur, 3. le type de document ou la particularité. En procédant de la sorte, si j’ai besoin de chercher toutes les factures d’Orange, il me suffit de balayer la liste des fichiers : si la désignation ne comprend pas ‘Orange’ après la date, je passe à la suivante sans lire toute la désignation ;

3.5 Construire sa propre charte de nommage

Il appartient à chacun de construire sa charte de nommage. J’ai donné la mienne. Chacun fera à sa manière.

Ne craignez pas d’utiliser une norme spécifique pour tel ou tel dossier. Il faut s’adapter aux réalités. Mais dans ce cas, décrivez cette norme dans votre charte de nommage en précisant bien le ou les dossiers concernés par cette règle. Car l’expérience m’enseigne qu’on oublie vite de très bonnes idées.

C’est le cas aussi quand vous voulez voir des dossiers apparaître dans un ordre donné (au niveau 1, par exemple). Pour cela, vous allez mettre un numéro d’ordre (de ‘1’ à ‘9’, ou de ‘01’ à ‘99’) en début d’intitulé ; dans ce cas, je préconise aussi de mettre les noms des désignations avec l’initiale en majuscule. Votre dossier sera présenté comme le menu d’un restaurant étoilé !

4. Avantages d’un nommage bien structuré

Confort visuel

Le fait que des fichiers présentant des similitudes de contenu se présentent avec des désignations analogues est très confortable. Les listes de dossiers ont belle allure. Une sensation d’ordre en ressort.

Sécurité

Si tous vos fichiers sont nommés en utilisant une méthode éprouvée, vous éliminez le risque d’oublier un fichier dans vos recherches. Ou de prendre un fichier pour un autre ; en pièces jointes, cela pourrait faire désordre…

Universalité

Les fichiers transitent aujourd’hui de plus en plus dans des systèmes d’exploitation différents. Une charte de nommage rigoureuse permet de conserver des désignations stables dans les migrations. Au confort et à la sécurité, s’ajoute alors ici, l’efficacité : plus de risque d’avoir des liens qui ne fonctionnent plus parce que la désignation du fichier a été transformée par le système hôte.

Prolongements

Pour la plupart d’entre nous, il s’agit de faire simple pour aller au plus vite. Ce n’est pas une mauvaise attitude. Dans ce cas, l’important est de respecter une harmonie dans la structure du nom des fichiers et des dossiers. Et s’il paraît à certains difficile de respecter cette harmonie partout, ce qui peut se comprendre, l’important ou le minimum, c’est de respecter une harmonie au sein d’un dossier. Les principes et la méthode exposés ici devraient vous y aider.

1D-01. Comment définir son arborescence*

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Sommaire

  • Présentation
  • 1. Quelques principes de base
    • 1.1 Une racine unique
    • 1.2 Distinguer espace privatif et espace partagé
    • 1.3 Ne pas distinguer les fichiers par types de support
    • 1.4 Repérer ses centres d’intérêt personnels
  • 2. Préciser ses centres d’intérêt principaux
    • 2.1 1ère règle : retenir les centres d’intérêt actuels
    • 2.2 2ème règle : ne retenir qu’entre 4 et 8 centres principaux
    • 2.3 3ème règle : les centres d’intérêt sont plus que des activités
    • 2.4 4ème règle : Il n’existe pas de centre d’intérêt ‘Divers’
    • 2.5 Conclusion : le niveau 1 de l’arborescence des informations
  • 3. Définir les niveaux suivants
    • 3.1 Quelques concepts
      • Le dossier terminal
      • La loi de concrétisation croissante
      • Distinction entre fichiers historiques et permanents
      • Dossiers de proximité et archives
      • Périodes
    • 3.2 Application à l’ouverture des sous-niveaux
      • 1. Partez de l’inventaire initial
      • 2. Limitez les niveaux de l’arborescence
      • 3. Distinguez bien les dossiers historiques et permanents
      • 4. Respectez la loi de concrétisation croissante
      • 5. Polarisez-vous sur l’année en cours.
  • Conclusion

Présentation

Dans ce chapitre, nous allons envisager le classement des dossiers et des fichiers sur votre disque dur. Vous allez découvrir une méthode éprouvée pour définir une structure de rangement qui corresponde à vos besoins. Ce chapitre décrit en fait, une méthode.

Qu’elle soit réfléchie ou qu’elle soit spontanée, nous suivons tous une méthode pour créer nos dossiers, créer tel dossier dans tel autre, et classer tel fichier dans tel dossier. Certains allèguent même qu’avec les outils de recherche dont on dispose, il est inutile de vouloir organiser un classement. Un fourre-tout suffirait, sans avoir à se compliquer la vie. Je ne discuterai pas cette position ‘philosophique’ ; mais pour ses adeptes, ce chapitre est inutile.

En philosophie justement, j’ai appris qu’il y avait deux manières pour comprendre quelque chose : la compréhension et l’extension. La compréhension s’attache à préciser les qualités d’un sujet : plus on donne de détails sur un animal ou sur une fleur, mieux on la reconnaît parmi tous les animaux ou toutes les fleurs. L’extension renonce à définir les qualités, mais elle cherche à regrouper tous les individus partageant la ou les mêmes qualités. Ce groupe peut alors être désigné par la qualité commune à tous ses éléments. Or, qui dit regroupement ou liste, dit classement, ordre et hiérarchie : en un mot, organisation du contenu.

1. Quelques principes de base

Avant d’aborder la pratique, commençons par poser quelques repères.

1.1 Une racine unique

Nous allons présenter une structure hiérarchisée. Comme son nom l’indique, chaque ‘nœud’ de cette structure correspond sur un disque dur à un dossier. On dit aussi un ‘répertoire’. Cela vient d’une mauvaise traduction de ‘directory’, terme que les anglais utilisent pour désigner un réservoir de fichiers, lesquels peuvent être aussi des ‘directory’. Personnellement, j’ai adopté ‘répertoire’ pour désigner un espace physique, et ‘dossier’ pour désigner le concept de réservoir. Dans cette optique, on peut parler plus facilement de ‘sous-dossier’ que de ‘sous-répertoire’ qui ne signifie rien.

Quand vous regardez le contenu de votre ordinateur :

Dans la barre de tâche, à gauche : ▼ ♥ Windows[Démarrer] ♥ * (Fenêtre démarrer) ;
Ordinateur * (Ordinateur).

dans la colonne de gauche de votre explorateur, vous êtes sur la ligne indiquant le nom de votre ordinateur suivi d’une ligne ‘[nom de l’ordinateur] (C:)’ : ce ‘C:’ est un reste des premiers PC sur lesquels les supports disques étaient des disquettes. Il y en avait deux (pour pouvoir copier l’une sur l’autre), désignés par ‘A:’ et ‘B:’ ; quand ensuite, on a inventé le disque dur, on a conservé cette pratique de désigner un support par une lettre. Le disque dur a donc pris la lettre suivante ‘C’. Les disquettes ont disparu, et ‘C:’ représente aujourd’hui la racine unique du disque dur.

Le disque physique peut être ‘partitionné’, c’est-à-dire être vu comme plusieurs disques dits ‘logiques’. C’est le cas quand un ordinateur utilise plusieurs systèmes d’exploitation : une partition par système est déclarée. Une partition est désignée par une lettre majuscule, comme un support. On trouve donc, après ‘C:’ , en fonction des besoins, ‘D:’, ‘E:’, etc.

Les supports externes (lecteur-enregistreur de DVD, clés USB, mémoires SD, etc.) sont repérés, eux aussi, par une lettre majuscule. Les autres ordinateurs d’un réseau peuvent l’être aussi. Mais pour éviter l’embouteillage dans un alphabet qui n’a que 26 lettres, les ordinateurs en réseaux sont identifiés par leur nom.

Revenons à notre disque dur. Ce n’est pas cette racine ‘C:’ qui m’intéresse, car sur ce disque, il y a plein de dossiers système qui présentement sont inutiles pour notre propos. Dans ces dossiers, il y a le dossier ‘Users’ ou ‘Utilisateurs, avec un sous-dossier par utilisateur déclaré sur cet ordinateur. Nous avons vu ces questions dans la partie Prendre soin de son système.

La racine unique dont je parle ici aujourd’hui, démarre donc d’un sous-dossier utilisateur. En fait d’unique, vous voyez qu’il peut être multiple puisqu’il y en a un par utilisateur.

Mais ce n’est pas tout. Dans ce dossier utilisateur, il y a encore plein de dossiers système. Certains vont nous intéresser ailleurs dans ce guide, en particulier, ceux qui conservent les paramétrages personnels des applications. Or, ici, je veux parler de vos informations dans une structure hiérarchisée dont nous cherchons encore la racine unique. Elle est là, dans ce dossier utilisateur, dans un dossier que Windows 7 nous propose avec la désignation Mes documents.

Voilà ! Nous allons préciser comment, pour classer toutes vos informations, vous allez ouvrir des sous-dossiers dans votre dossier Mes documents. Notre méthode part de ce dossier Mes documents.

1.2 Distinguer espace privatif et espace partagé

Si vous travaillez en réseau, il vous faut réfléchir, si possible avant d’organiser votre structure de fichiers, à la distinction entre espace privatif et espace partagé. Même en famille, avec un réseau familial, cette question se pose. Et la nier avec des discours du type « Chez nous, il n’y a pas de secrets ! » est incohérent. Tout le monde a droit au secret, y compris (et peut-être surtout) pour ses fichiers.

L’espace privatif est concrétisé par un dossier (et le contenu de toute son arborescence) dont l’accès est strictement réservé à l’utilisateur. Même avec un réseau, les autres membres du réseau n’auront pas accès à cet espace. En revanche, l’espace partagé est un dossier (avec son arborescence) dont le paramétrage permet aux membres autorisés du réseau à ‘lire’ les fichiers, à les ‘écrire’ éventuellement, à les modifier donc, et en rentrant dans les détails, à créer de nouveaux fichiers ou dossiers, à en supprimer.

En conséquence, je préconise que :

1. La racine unique Mes documents soit un espace privatif ;

2. Si des membres des réseaux auxquels vous pouvez être amené à connecter votre ordinateur, peuvent avoir accès à des dossiers et leur contenu, prévoyez dans Mes documents, un sous-dossier partagé, éventuellement par réseau. Dans le paramétrage de ces sous-dossiers, précisez bien que ce partage s’étend aux dossiers et fichiers contenus pour que leur arborescence, elle aussi, soit partagée.

Il est fréquent que certains sous-dossiers de la racine unique correspondent en fait à une activité en réseau (d’un réseau précis). Ces sous-dossiers sont alors partagés. Si je préconise un sous-dossier de partage par réseau, c’est qu’à l’expérience, un travail en réseau génère des documents difficilement classables car leur seule caractéristique est d’être le partage en réseau.

J’insiste pour deux raisons. L’activité en réseau est de plus en plus fréquente, mais de moins en moins ‘prévue’ parce que de plus en plus facile à mettre en place. Et d’autre part, la mise en place de la structure que nous allons étudier plus bas, nécessite d’intégrer ces dossiers de partage. La sécurité dans l’activité en réseau nécessite d’installer des passages et des verrous. Il vaut mieux les mettre avant, ce que j’appelle ‘prévoir’.

1.3 Ne pas distinguer les fichiers par type de support

Par souci de ce que je ne sais quoi, Windows 7 propose aussi, à côté de Mes documents, d’autres dossiers comme Mes images, Mes vidéos, etc. Je refuse personnellement d’utiliser ces dossiers pour deux raisons :

1. Ils sont en contradiction avec mon premier principe d’une racine unique par utilisateur ;

2. Il n’y a plus aucune raison, aujourd’hui, de distinguer des fichiers à cause de leur nature (texte, image, vidéo, son, etc.). Cette distinction, ancienne, était justifiée par les limites du volume de certains supports. Aujourd’hui, ça ne tient plus. Mais les informaticiens sont des gens très conservateurs…

1.4 Repérer ses centres d’intérêt personnels

La construction d’une structure de classement, je le répète, est une réponse personnelle à des besoins personnels. Chacun va construire sa propre structure. Il n’existe pas de structure idéale.

Comment déterminer ses besoins personnels ? C’est effectivement la première question à laquelle il faut répondre. Ensuite, vous chercherez à personnaliser votre réponse.

J’aborde cette question sous l’angle des centres d’intérêt personnels : qu’est-ce qui est important pour moi aujourd’hui ? qu’est-ce qui m’intéresse ?

La réponse n’est pas évidente. Il faut souvent se tremper dans les réalités pour prendre conscience de certaines priorités, car elle sont tellement bien calées dans l’existence journalière qu’elles sont parfois si discrètes qu’on les oublie. Quand je faisais de l’organisation en entreprise, je commençais par le bureau de la secrétaire de Direction ; on sortait tout le contenu des armoires, des tiroirs qu’on entassait par terre pour un rapide inventaire exhaustif. Moment de surprise, invariablement : sans ce vidage au sens propre, plein de choses auraient été ‘oubliées’ !

Mais ce travail mettait aussi en lumière le rôle du temps. Il traînait toujours des dossiers qui auraient dû être archivés mais qui restaient là par affection. Pourquoi pas ? Ou d’autres qui auraient dû être là mais qui étaient ailleurs (par affection ou par pouvoir, aussi, mais de la part des autres).

Donc, vous allez faire la même chose en balayant tous vos dossiers sur votre disque dur actuel, en ouvrant éventuellement des fichiers pour voir ce qu’il y a dedans. L’objectif est de faire la liste de ce qui vous intéresse et qui est concrétisé, là sur votre disque dur, avec les fichiers existants. Nous verrons dans un deuxième temps comment faire le tri dans cette liste.

Il est très important, pour préciser ses grands centres d’intérêt personnels, d’adopter une méthode rigoureuse :

1. Se donner une durée pour faire un inventaire et s’y tenir jusqu’au bout ; prévoir des tranches horaires limitées (pour favoriser une attention soutenue).

2. Bien distinguer dans les centres d’intérêt trouvés, ceux qui sont actuels de ceux qui sont passés ou futurs. Ne rien exclure, mais les positionner dans le temps correctement.

3. Ne pas hésiter, à partir des informations consultées sur le disque actuel, d’aller chercher des informations ailleurs (Internet, dossiers papiers, etc.).

4. Faire un inventaire à plat, sans aucun souci, dans l’immédiat de hiérarchiser les centres d’intérêt.

2. Préciser ses centres d’intérêt principaux

Dans ce paragraphe, nous allons partir de l’inventaire précédent pour voir comment préciser vos centres d’intérêts principaux et comment les hiérarchiser.

2.1 1ère règle : retenir les centres d’intérêt actuels

Vous devez établir une structure qui correspond à vos centres d’intérêt actuels.

Les centres d’intérêts qui se traduisent par des aventures, des réalisations ou des réalités passées iront en archives. Ils n’ont pas à être intégrés dans la structure que vous allez construire maintenant.

Vos projets, vos rêves même, doivent se rattacher à des activités actuelles, d’une façon ou d’une autre, comme des prolongements.

2.2 2ème règle : ne retenir qu’entre 4 et 8 centres principaux

Vous devez limiter le nombre de vos centres d’intérêt principaux entre 4 et 8. Pourquoi ? Pour vous faciliter les classements et les recherches ultérieures. Si le choix de départ est trop large, vous hésiterez à prendre telle branche ou telle autre. Et cette hésitation sera encore plus grande quand vous rechercherez ce que vous avez classé.

Vous pouvez déjà noter que cette règle s’appliquera aussi dans l’ouverture des sous-dossiers, sauf pour des réalités qui sont associées à des listes (des contacts par exemple, par nature en grand nombre).

Pour rester dans cette fourchette (4-8), vous allez faire des reclassements, des regroupements. N’hésitez pas à élargir vos référentiels pour ces opérations : regarder vos dossiers papiers, vos autres rangements, et inspirez-vous en.

2.3 3ème règle : les centres d’intérêt sont plus que des activités

La notion de centre d’intérêt est plus large que la notion d’activité. C’est ce qui est important pour soi ; alors qu’une activité peut imposer son urgence, ses contraintes qu’il faut supporter. Le centre d’intérêt est animé par un désir ; l’activité, par le plaisir. Le centre d’intérêt part d’une situation vécue et envisage un avenir à cette situation, il débouche sur un projet ; l’activité est factuelle et présentielle. Le centre d’intérêt est à l’origine d’explorations et de documentations ouvertes ; l’activité fait l’objet de comptes-rendus, parle du passé (bilans, factures, récits).

2.4 4ème règle : il n’existe pas de centre d’intérêt ‘Divers’

Cette règle s’adresse particulièrement à ceux qui ne peuvent pas se passer de dossiers ‘Divers’. Si on part des approches que nous venons de voir avec les règles précédentes, il est évident que personne ne peut avoir un grand centre d’intérêt ‘Divers’. Mais il s’agit peut-être d’une attitude plus fondamentale face à la vie. Ceux qui se laissent vivre, sont plus facilement enclins à voir ce qui leur arrive comme quelque chose de ‘Divers’.

2.5 Conclusion : le niveau 1 de l’arborescence des informations

Concrètement, comment vous y prendre pour définir vos propres centres d’intérêt principaux ? Je récapitule ce que nous venons de voir :

1. Faites l’inventaire de ce que vous conservez comme information sur votre disque dur actuel. Donnez-vous, après un premier aperçu, une limite de temps en une ou plusieurs tranches de deux heures. Objectif : faire une liste de tout ce qui vous intéresse, pêle-mêle.

2. À partir de cette liste, cherchez à définir entre 4 et 8 centres d’intérêt principaux actuels.

3. Pour vérifier le bien-fondé de cette dernière liste, vérifier que tous les éléments que vous aviez inventoriés à la première étape peuvent s’intégrer dans la deuxième liste. Au besoin, créer des sous-dossiers provisoires.

4. Concluez votre travail en donnant un nom à chaque centre d’intérêt principal (qui pourrait devenir le nom du dossier correspondant), et précisez, en annexe, le contenu du dossier qui lui correspondra.

Voilà, vous avez fait l’essentiel : le niveau 1 de votre structure est créé conceptuellement pour s’intégrer dans la racine unique Mes documents (niveau 0). N’hésitez pas, pour ce travail fondamental, à y revenir plusieurs fois en laissant décanter. Il est très important de prendre son temps pour définir ce niveau car il va conditionner la cohérence de tout le reste.

Voici un critère pour juger du résultat : est-ce que ce niveau 1 est satisfaisant pour être utilisé au moins une année sans poser de problème particulier ?

Ce n’est pas encore le moment de créer des dossiers sur le disque. Nous verrons cela au chapitre 3 : Intégrer l’existant dans la nouvelle structure.

3. Définir les niveaux suivants

Définir l’arborescence descendante d’un dossier de niveau 1 est une autre problématique. Vous avez sans doute une petite idée du contenu de chaque dossier de niveau 1, mais cela ne suffit pas à définir une méthode pour déterminer les sous-dossiers et leurs emboîtements.

Il nous faut commencer par préciser quelques concepts.

3.1 Quelques concepts:

Le dossier terminal

Il s’agit d’un sous-dossier en bout d’arborescence, le dernier dossier d’une branche, une feuille sur la branche en quelque sorte.

C’est un dossier qui ne comprend que des fichiers et pas de dossiers.

Comme on ne peut pas avoir un dossier terminal par fichier (pourquoi pas, mais ce serait curieux !), ce dossier terminal va être déterminé par une ou des caractéristiques communes à tous les fichiers qu’il contient. C’est la définition de ces caractéristiques communes qui va nous permettre de donner un nom à ce dossier terminal.

La loi de concrétisation croissante

Entre le niveau 1 et le dossier terminal, vous allez poser un ou plusieurs sous-dossiers intermédiaires. Ce qui caractérise ces dossiers, les uns par rapport aux autres, dans cette relation entre niveau 1 et dernier niveau, est ce que j’appelle la concrétisation croissante. Il est évident que le dossier terminal est précisé avec des caractéristiques concrètes. Alors qu’au niveau 1, on est plutôt dans les idées. Progressivement, en descendant les niveaux, de 1 vers la fin, on passe donc des idées au concret. C’est un indice pour définir les sous-dossiers, pour justifier ou non de leur création, pour préciser leur contenu, pour les mettre dans un certain ordre.

Distinction entre fichiers historiques et permanents

Cette distinction est importante car elle va servir de critère pour créer des sous-dossiers. De quoi parle-t-on ?

Un fichier historique est un fichier dont une des caractéristiques essentielles est sa date : c’est le cas pour un événement, une photo, une facture. C’est un fichier ponctuel. Sa date l’attache à une période.

Un fichier permanent est un fichier qui couvre plusieurs périodes : un contrat d’assurance, un abonnement, des papiers d’état-civil, etc. Un fichier permanent reste en vigueur sur plusieurs périodes successives.

Pour donner un exemple dans la façon de gérer cette distinction, prenons les photos conservées sur le disque dur. Toutes les photos prises lors d’un événement pourront être considérées comme des éléments historiques, attachés à la date de cet événement. Elles seront archivées en rapport à cet événement. Pourtant, parmi toutes ces photos, il peut y en avoir quelques-unes qui sortent du lot, car elles représentent quelque chose de plus profond que l’événement, quelque chose qui s’affranchit du temps : ces photos peuvent être considérées comme des éléments permanents. À cause du regard que vous posez sur elles, ces quelques photos préférées ne sont plus anecdotiques, vouées à l’archivage annuel ; elles vont suivre un classement différent qui mettra en valeur leur intérêt propre et sa permanence.

Dans l’optique d’un archivage annuel, le fichier historique va rester à proximité pendant la période qui le voit apparaître ; puis en fin de période, il passera en archive de la période terminée. Le fichier permanent va rester à proximité tant qu’il sera en vigueur ; son archivage ne sera envisagé que lorsqu’il deviendra périmé.

Cette distinction entre éléments historiques et permanents, nous amène à parler d’archive et de proximité.

Dossiers de proximité et archives

En ce qui concerne les papiers, il est naturel que certains soient classés à proximité pour être accessibles facilement, et d’autres soient classés plus loin, car on les garde au cas où on aurait besoin de les ressortir (la probabilité étant très faible). On s’organise de cette façon parce que l’espace est limité, mais aussi, tout simplement, parce qu’il est plus confortable de ne pas être encombré par ce qui n’en vaut pas la peine. On a donc des dossiers tout près, et des boîtes d’archives en haut d’un placard, à la cave ou au grenier.

Sur un disque dur, c’est la même chose. L’espace n’est plus un problème. Mais nous avons besoin d’être au large, de ne pas être encombré par des éléments dont la consultation est devenue exceptionnelle. Car il est évident qu’on trouve plus vite ce qu’on cherche si on doit le chercher au milieu d’un ensemble plus restreint.

Pourtant, il faut bien mettre quelque part la porte ouvrant sur les archives. Alors je la mets au même niveau que celui des mes centres d’intérêts principaux, au niveau 1. Cette porte ‘Archives’ ouvre sur une liste de sous-dossiers, un sous-dossier par année. Cette porte ‘Archives’ au niveau 1 est une manière de dire que les archives sont aussi un des centres d’intérêt principaux, celui qui s’intègre au temps qui passe.

Périodes

La période est une durée définie par une date de début et une date de fin. L’année civile est la période habituelle pour les classements et archivages. Un élément historique, caractérisé par sa date, trouvera facilement sa place dans l’année correspondante. Sa période de rattachement est évidente. Mais si cet élément court sur plusieurs années, le problème se complique.

Quand un élément relatif à un contrat ou un abonnement (s’étalant sur plusieurs années) concerne une période annuelle (une quittance d’assurance, par exemple), je lui donne comme date de référence pour son positionnement historique, la date de début de cette période annuelle. Cette date est certaine (alors que la date de fin pourrait être aléatoire dans sa survenue, en cas de résiliation, par exemple).

En revanche, j’archive un élément permanent dans la période où il est devenu périmé. C’est une convention personnelle qui s’avère à l’usage bien commode. La fonction ‘Recherche’ du système (mes archives sont indexées sur le contenu) est bien pratique pour retrouver des éléments dont j’ai oublié la date initiale ou la date de péremption.

Le concept de période permet de distinguer aussi des éléments apparemment analogues, mais qui posent un problème de définition de période, justement. Un exemple permettra de comprendre : la déclaration de revenus d’une année. Supposons que nous voulions classer les éléments concernant l’année 2012 relatifs à la déclaration des revenus perçus en 2012 aux Impôts. Voilà ma méthode : j’ouvre dans le dossier de proximité ‘Impôts’, un sous-dossier (historique) intitulé ‘Déclaration 2012’. Ce dossier va recevoir tous les éléments de 2012 utiles à la déclaration (montants à déclarer reçus, reçus fiscaux pour les dons, notes en traitement de texte, tableaux personnels, etc.). Or cette déclaration va se faire en 2013. L’avis d’imposition va arriver aussi en 2013. En 2013, mon dossier ‘Déclaration 2012’ sera archivé. Que faire ? Où classer les éléments apparaissant en 2013 et concernant un dossier archivé ?

La solution est évidente : j’ouvre en 2013 dans le dossier ‘Impôts’, un autre sous-dossier intitulé ‘Déclaration 2012’. Bien ! Mais il y a un risque de confusion entre ces deux sous-dossiers ‘Déclaration 2012’, d’autant plus préjudiciable que je vais souvent travailler avec les deux en même temps. J’élimine alors ce risque en précisant mes intitulés. C’est encore une convention personnelle. Chacun peut l’adapter. J’appelle mon dossier ouvert en 2012 : ‘Déclaration 2012 – courant’ et le dossier ouvert en 2013 : ‘Déclaration 2012 – conclusions’.

Cet exemple nous montre que le concept de ‘période’ est fondamental pour déterminer les dossiers à ouvrir et leur contenu.

3.2 Application à l’ouverture des sous-niveaux

Venons-en maintenant à la définition de vos sous-niveaux.

1. Partez de l’inventaire initial

Vous partez de l’inventaire initial évoqué en conclusion du premier point de ce chapitre. Pour chaque dossier de niveau 1, précisé au point 2. ci-dessus, vous allez imaginer les dossiers de niveau 2 à ouvrir. Pour certains de ces dossiers, vous pourrez descendre directement jusqu’aux dossiers terminaux. Pour d’autres, il vaut mieux définir tous les sous-dossiers d’un niveau avant de passer au niveau suivant. Cela évite de faire des doublons ou d’oublier certaines réalités.

2. Limitez les niveau de l’arborescence

Limitez le nombre de niveaux de votre arborescence : 6, plus ou moins 2, est un bon compromis. Par exemple, avec 6 dossiers de niveau 1, et 6 niveaux dans l’arborescence de chacun, vous vous donnez plus de 46.000 dossiers terminaux ! En fait, vous ferez un compromis entre le nombre de niveaux (profondeur, axe vertical) et le nombre de dossiers sur un niveau (axe horizontal).

3. Distinguez bien les dossiers historiques et permanents, respectez les périodes

Ouvrez des dossiers qui ne mélangent pas les fichiers historiques et les fichiers terminaux. Respectez les périodes comme on l’a vu dans l’exemple des déclarations de revenus. Éventuellement, dans un dossier à majorité historique, ouvrez un sous-dossier permanent destiné à recueillir les éléments permanents.

4. Respectez la loi de concrétisation croissante

Aidez-vous, pour définir un niveau ou pour lui donner un nom, du principe de concrétisation croissante. La logique de ce principe vous aidera ensuite pour classer vos informations et surtout pour les retrouver plus tard. N’hésitez pas à élargir les caractéristiques communes d’un dossier terminal ayant peu de fichiers. Il vaut mieux avoir moins de dossiers d’une dizaine de fichiers, que plein de dossiers avec deux ou trois fichiers chacun.

5. Polarisez-vous sur l’année en cours

Vous êtes en train de construire une structure concrète. Non pas une structure idéale ou théorique. Mais une structure qui s’applique à votre vie actuelle pendant l’année qui court. Vos informations passées ne sont pas concernées (elles vont aller en archives), ni vos projets qui n’en sont qu’au stade des rêves. Vous construisez une structure qui concerne votre réalité du moment, et pour être plus précis, qui doit s’adapter à vos événements de l’année en cours.

Conclusion

J’attache personnellement une très grande importance au sujet que nous venons d’aborder. Soit nous maîtrisons nos informations, soit nous en sommes esclaves. J’ai passé une bonne partie de mon existence professionnelle à mettre en place des systèmes d’informations. J’ai dû partir de situations aussi diverses que paradoxales. J’ai appris au contact de nombreux experts en organisation à voir les réalités, à les placer et à les relier entre elles. Je vous confie ici une méthode pour 1. mettre chaque chose à sa place et surtout 2. baliser le chemin permettant de la retrouver.

Ce travail d’analyse est déconnecté du travail informatique. Nous allons voir maintenant, au chapitre 2. Comment nommer vos dossiers et fichiers, et au chapitre 3. Comment mettre en place cette organisation définie ici en intégrant ce qui existe déjà sur votre disque dur.

 

1C-06. Indexer les fichiers pour améliorer les recherches

Exposé technique. Pratique…

Sommaire

  • Présentation
  • 1. Paramétrer l’indexation
  • 2. L’indexation automatique
  • 3. À retenir.

Présentation

Windows 7 offre un outil d’indexation et de recherche particulièrement intéressant, qui justifie amplement de prendre quelques instants pour apprendre à s’en servir. Et comme cette fonctionnalité est automatique, il suffit de bien la paramétrer pour en tirer tout le profit utile.

L’indexation est une opération qui analyse le contenu des fichiers pour dresser des tables de mots clés automatiquement, facilitant les recherches de fichiers. Cette opération est nécessaire à chaque nouveau fichier enregistré dans le système ou à chaque mise à jour de fichier. Elle peut être gourmande en ressource système, ralentissant de ce fait les performances de l’ordinateur. Un paramétrage bien pensé permet de contourner ces inconvénients.

Windows assure une indexation automatique à partir des mots présents dans l’intitulé des fichiers et des dossiers. Ensuite, l’indexation peut se faire aussi sur les Propriétés des fichiers : il s’agit d’un ensemble d’informations sur ce fichier, accessibles en consultation et parfois en modification avec, sur la ligne du fichier dans la liste de son dossier dans l’explorateur, ▲ Propriétés… Enfin, dernier niveau de profondeur, l’indexation peut se faire aussi sur le contenu du fichier.

1. Paramétrer l’indexation

Le paramétrage de l’indexation comprend trois groupes d’opérations: la définition des dossiers dont le contenu est à indexer, comment indexer et enfin comment gérer le fichier d’index.

Dans le menu Démarrer de Windows : ▼ Panneau de configurationOptions d’indexation * (Options d’indexation) ;
La fenêtre liste les dossiers dont le contenu est indexé ;
– ◄FERMER► (permet de quitter la fonctionnalité) ;
– ◄MODIFIER► (permet d’ajouter ou de supprimer des dossiers dans le périmètre d’indexation) ;
– ◄AVANCÉ► (permet de gérer les méthodes d’indexation et le fichier d’index)

Définir les dossiers à indexer

L’opération est simple : elle consiste à cocher les dossiers à indexer dans une liste hiérarchisée qui commence avec les différents supports dont le Disque (C:). En cliquant sur le triangle couché, à gauche d’un intitulé de dossier, ce dossier se déploie, etc. Chaque dossier est précédé d’une case à cocher. Au final, seuls les dossiers cochés seront indexés. Suite de la procédure pour ce paramétrage :


▼ ◄Modifier► * (Emplacements indexés) ;
Modifier les emplacements sélectionnés █ ;
(Cocher les dossiers affichés que vous voulez indexer ; déployez un dossier pour préciser les sous-dossiers à indexer ; etc.) ;
▼ ◄OK► (pour valider vos sélections) ◄.

Précision :

Quand un nouveau dossier est créé dans un dossier non déclaré pour être indexé, il est considéré comme ne devant pas être indexé. Il hérite du caractère de son parent. Pour qu’il soit indexé, il faut venir ici le déclarer.

Définir quels types de fichiers indexer

Les fichiers peuvent être intégrés ou exclus de l’indexation en fonction de leur extension (les quelques caractères qui terminent la désignation d’un fichier après le dernier point) :

(Dans la fenêtre Options d’indexation) ;
▼ ◄AVANCÉ► * (Options avancées) ;
▼ | Types de fichiers | ;
(Les différentes extensions sont listées ; celles qui sont cochées indiquent les fichiers intégrés dans l’indexation) ;

Cette même fenêtre permet de préciser la profondeur de l’indexation par type de fichier. Pour un type de fichier à préciser, son extension doit être sélectionnée dans la liste :


(une extension a été sélectionnée dans la liste) ;
♪ █ Comment ce fichier doit-il être indexé ? █ (Comprenez : comment ce type de fichier…) { N’indexer que les propriétés ; Indexer les propriétés et le contenu des fichiers } ;

Cette même fenêtre permet aussi d’ajouter une extension qui ne serait pas présente dans la liste.

N’oubliez pas de valider votre saisie :


▼ ◄OK► (◄).

Préciser quelques options d’indexation

Il est possible de préciser ce que l’indexation doit faire face à un mot avec des lettres accentuées qui apparaîtrait avec des lettres sans accents ou des accents erronés :

(Dans la fenêtre Options d’indexation) ;
▼ ◄AVANCÉ► * (Options avancées) ;
▼ | Paramètres d’indexation | ;
Paramètres de fichiers █ ;
♪ [ ] Traiter les mots avec accents et signes diacritiques en tant que [sic = comme] des mots différents ;
▼ ◄OK► (◄).

L’art et la manière de compliquer un choix ! Le libellé de la case à cocher propose de considérer le mot avec des lettres accentuées, et le même mot sans les accents, comme deux mots différents. On peut s’interroger sur la pertinence de ce choix. Je préconise de ne pas cocher cette case. De la sorte, avec ou sans accents, les mots seront indexés comme des mots identiques.

Le fichier d’index

L’indexation crée un fichier d’index. L’emplacement de ce fichier peut être choisi par l’utilisateur, bien que cela soit sans intérêt !

(Dans la fenêtre Options d’indexation) ;
▼ ◄AVANCÉ► * (Options avancées) ;
▼ | Paramètres d’indexation | ;
Indexer l’emplacement █ (il faut comprendre : paramétrer l’emplacement du fichier d’index ! ) ;
(L’emplacement actuel est indiqué ; il n’y a aucune raison de le changer, mais…) ;
Nouvel emplacement : xxx ;
▼ ◄NOUVEAU► (pour valider le choix de votre nouvel emplacement) ;
(Il faut relancer l’indexation pour que le choix devienne effectif).

2. L’indexation automatique

L’indexation est automatique. Elle est lancée automatiquement par le système dès qu’un fichier rentre dans une arborescence désignée comme devant être indexée (en clair, dans un dossier ou un sous-dossier déclaré comme emplacement à indexer). C’est le cas, après la validation d’un fichier (nouveau ou modifié), après une synchronisation ou une copie de dossiers.

Mais l’indexation est gourmande en énergie. Le système la lance quand il est inoccupé ; il l’arrête quand il se met en veille. De ce fait, l’indexation peut se faire en plusieurs fois. On la reconnaît à des accès disques fréquents et réguliers, alors qu’apparemment, le système devrait être en stand by (le disque immobile).

Il est possible aussi, quand les recherches n’aboutissent pas et que manifestement le fichier d’index ne fonctionne plus, de lancer volontairement une indexation. Dans ce cas, le fichier d’index est détruit et reconstruit :

(Dans la fenêtre Options d’indexation) ;
▼ ◄AVANCÉ► * (Options avancées) ;
▼ | Paramètres d’indexation | ;
Dépannage █ ;
Supprimer et reconstruire l’index : ▼ ◄RECONSTRUIRE► * (Message d’alerte) ;
Confirmer : ▼ ◄OK► (◄).

3. À retenir

  • L’indexation est utile pour les recherches à condition que les contenus soient indexés.
  • Il est préférable de limiter l’indexation des contenus aux dossiers utiles. D’où l’intérêt du paramétrage indiqué ici.
  • Quand manifestement les recherches n’aboutissent pas, il faut relancer une indexation générale en supprimant le fichier index. Il sera reconstruit automatiquement.

 

1C-05. Paramétrer quelques convenances personnelles

Astuces. Technique…

Sommaire

  • Présentation
  • 1. À Propos des informations
    • Date et heure
    • Région, langue habituelle et langues occasionnelles
  • 2. À propos des affichages
    • Modifier la taille du texte dans les fenêtres
    • Modifier les affichages en changeant la résolution d’écran
    • Modifier la taille du contenu des fenêtres d’un site Internet
    • Passer d’un dossier à un autre :
      • Lancer l’explorateur Windows
      • Choisir simple ou double clic pour ouvrir un élément
      • Choisir les enchaînements d’ouverture de dossiers
    • Paramétrer l’affichage d’un dossier
      • Actionner les Options des dossiers
      • Faire d’autres choix et réglages
      • Gérer les dossiers cachés
  • 3. À propos du clavier
    • Bloquer et débloquer la frappe en majuscules
    • Utiliser son clavier pour écrire en alphabet non latin

Présentation

Tous les systèmes d’exploitation, et Windows sur ce plan n’est pas en reste, permettent d’enregistrer des paramétrages que je qualifie de convenances personnelles. Il s’agit en fait de dispositions que chacun règle à sa façon en fonction de ses goûts, de ses croyances ou tout simplement de ses besoins. Mon propos est simplement d’indiquer qu’elles existent et ce qu’elles permettent. À l’occasion, je préciserai comme exemple mes choix et leurs raisons, mon lecteur restant libre de faire d’autres choix.

Sous Windows, ces paramétrages nous obligent à une certaine gymnastique. La culture américaine donne la priorité au constructeur et à ses contraintes ; la culture européenne vise à proposer des produits plus tournés vers l’utilisateur et ses cheminements. En conséquence, les programmeurs américains résolvent leurs problèmes, quitte à mettre ensemble des solutions communes à des problèmes différents. L’utilisateur européen en est un peu dérouté. Voilà pourquoi sans doute, la plupart de ces réglages sont accessibles à partir du Panneau de configuration :

Dans la barre des tâches, au début : ▼ ♥ Windows [Démarrer] ♥ * (Démarrer) ;
Panneau de configuration * (Tous les panneaux de configuration).

Malheureusement dans le panneau de configuration, les fonctionnalités sont désignées d’une manière un peu fantaisiste, le mot clé n’étant pas toujours en tête de l’intitulé (mais on trouve ‘options’, ‘gestion’, etc.). J’indiquerai en clair le lien à cliquer dans ce Panneau de configuration.

Il n’est pas évident de proposer un plan logique pour présenter ces convenances. J’ai choisi :

  • à propos des informations : date, heure, langues ;
  • à propos des affichages : zooms, dossiers ;
  • à propos du clavier : alphabets non latins, majuscules.

J’invite mon lecteur, dans ce parcours du combattant, à être particulièrement vigilant aux cheminements que je propose : ils sont directs et logiques pour arriver au résultat, malgré des chemins Windows bien tortueux !

1. À propos des informations

Date et heure

Il s’agit d’ajuster la date et l’heure. Mais aussi, il est possible d’afficher plusieurs horloges de fuseaux horaires différents quand on est en relation avec des partenaires ailleurs sur la planète. Notez qu’avec Internet, le réglage de l’heure (comme le changement d’heure été-hiver) est automatique.

(Dans la fenêtre Démarrer) ;
Panneau de configurationDate et heure.

Ou encore :

Dans la barre des tâches, vers la fin : ▼ (heure[date]) * (Calendrier et horloge) ;
Modifier les paramètres de la date et de l’heure * (Date et heure)…

Région, langue habituelle et langues occasionnelles

La région qui accueille l’ordinateur de l’utilisateur peut être importante pour certains logiciels. Mais surtout, c’est sa langue habituelle qui conditionne les affichages, les saisies, et même son clavier. À côté de sa langue habituelle, l’utilisateur peut être amené à utiliser d’autres langues avec des problèmes spécifiques (clavier, polices spécifiques pour des alphabets non latins, dictionnaires pour le contrôle orthographique, etc.) ; dans ce cas, l’utilisateur doit pouvoir gérer ses changements de langue facilement.

1. Définir sa région

(Dans la fenêtre Démarrer) ;
Panneau de configurationRégion et langue * (Région et langue) ;
▼ | Emplacement | ;
Lieu actuel █ ;
France (pour l’exemple) ;
▼ ◄OK►.

2. Définir sa langue habituelle principale

Définir sa langue habituelle se fait en deux temps : préciser la langue parlée, proprement dite ; elle comprend la définition de la langue et la précision du pays où elle est parlée. Le français de Belgique est différent du français du Québec. Ensuite, la langue désignée s’exprime avec des conventions écrites que les informaticiens appellent des formats : nombres et séparateurs décimaux, dates, monnaie, etc. Donc la définition de la langue habituelle comporte deux étapes. Notez que la première étape est proposée, simplifiée, lors de la mise en route du système et plus tard, lors de la création d’un nouvel utilisateur.

1. Désigner la langue parlée

Voilà un exemple typique de paramétrage conçu sans aucun souci de l’utilisateur !

(Dans la fenêtre Démarrer) ;
Panneau de configurationRégion et langue * (Région et langue) ;
▼ | Claviers et langues | ;
Claviers et autres langues d’entrée █ ;
▼ ◄MODIFIER LES CLAVIERS…► * (Services de texte et de langues) ;
▼ | Général | ;
Langue d’entrée par défaut █ ;
Sélectionnez une des langues d’entrée installée à utiliser par défaut… : (par exemple : Français (France) – Français ;
▼ ◄OK► (◄ Région et langue) ;

À partir de là, tous les messages système, toutes les entrées par défaut seront proposés dans la langue indiquée. C’est particulièrement performant.

2. Préciser les conventions d’écritures (Formats)
(La dernière procédure laissait la fenêtre Région et langue affichée) ;
▼ | Formats | ;
Format █ ;
Français (France) (pour l’exemple) ;
… (vous pouvez modifier les formats proposés, y compris d’autres accessibles avec le bouton ◄PARAMÈTRES SUPPLÉMENTAIRES►) ;
▼ ◄OK►.

En fait, je vous déconseille de changer quoi que ce soit dans ces formats. En revanche, il peut être instructif de les consulter pour comprendre certaines transformations entre ce que vous saisissez et ce que le système affiche. C’est aussi une bonne méthode pour comprendre toutes les nuances d’une langue.

3. Définir d’autres langues habituelles

Ce paragraphe n’intéresse que ceux qui, dans l’utilisation ordinaire de leur ordinateur, sont amenés à utiliser une autre langue que leur langue habituelle principale paramétrée au paragraphe précédent. En traitement de texte, par exemple, l’utilisateur voudra passer du français à l’allemand et bénéficier du contrôle orthographique en allemand ; ou encore, l’utilisateur voudra insérer un passage en grec ; se pose alors le problème de changer de clavier (logique, tout en gardant le même clavier physique) pour que les caractères tapés sur son clavier habituel apparaissent comme des caractères grecs.

Le paramétrage des autres langues habituelles comprend, en fait, deux directions :

  • déclarer une langue (et son clavier éventuellement, et sa police aussi) comme étant une autre langue habituelle ;
  • paramétrer comment choisir, pour saisir un passage, une des langues habituelles et comment revenir à la langue habituelle principale. On peut souhaiter, en effet, que ces passages soient les plus simples possible. Ce paramétrage concerne ce qu’on appelle sous Windows, la barre des langues.
1. Déclarer une autre langue comme habituelle, mais non principale

Si vous voulez déclarer plusieurs langues habituelles, déclarez complètement une langue avant de passer à la suivante. Quand toutes vos langues seront déclarées, vous passerez alors au deuxième point de ce paragraphe, la barre des langues.

(Dans la fenêtre Démarrer) ;
Panneau de configurationRégion et langue * (Région et langue) ;
▼ | Claviers et langues | ;
Claviers et autres langues d’entrée █ ;
▼ ◄MODIFIER LES CLAVIERS…► * (Services de texte et de langues) ;
▼ | Général | ;
Services installés █ ;

Arrêtons-nous un moment pour décrire ce panneau Services installés : à gauche, une liste hiérarchisée, à droite, une bordée de boutons.

La liste à gauche donne pour chaque langue habituelle déclarée :

  • sur une première ligne :
    • l’abréviation de la langue sur deux caractères (FR, EN, EL, etc.) ; retenez cette abréviation, car nous allons la rencontrer plus tard.
    • la langue avec sa désignation, suivie entre parenthèses du pays où elle est parlée ; c’est l’équivalent de ce que nous avons vu pour la langue habituelle principale.
  • en deuxième niveau, nous trouvons des dispositifs de saisie, principalement ‘clavier’.
  • en troisième niveau, nous trouvons les claviers, comprenez des tables de concordance entre le clavier physique que vous utilisez, et le clavier logique qui affiche des caractères à l’écran à partir des touches de ce clavier. Par exemple, pour taper la lettre ‘alpha’ en grec (ά) qui s’affiche ici entre parenthèse, j’ai choisi la langue EL (grec) et tapé la touche ‘Q’ sur mon clavier, parce que dans la liste que nous analysons, j’ai déclaré une langue ‘Grec (Grèce)’ avec un clavier ‘Grec polytonique’ qui fait la correspondance entre un clavier ‘qwerty’ et l’alphabet grec (expliquant pourquoi j’ai tapé la touche ‘Q’ et non ‘A’). Ça peut paraître compliqué, mais on s’y fait très vite.

Précisions sur cette liste : toutes les langues, tous les dispositifs comme les claviers, sont disponibles dans Windows. L’utilisateur n’a pas besoin, pour les langues courantes, d’aller chercher des éléments ailleurs.

Continuons la présentation en précisant les boutons à droite :

AJOUTER…► : ce bouton permet d’ajouter une langue et son dispositif à partir d’une liste qui s’affiche dans une sous-fenêtre ; dans cette liste, il faut déployer une langue (▼ ‘+’), pour préciser le clavier désiré. En cas de doute, faites un essai ; c’est aussi simple d’ajouter que de supprimer, et sans conséquence.

SUPPRIMER► : ce bouton permet de supprimer la sélection dans la liste : une langue et tous ses dispositifs, ou seulement un dispositif ; il n’est pas souhaitable d’avoir par exemple plusieurs claviers déclarés pour une langue, sauf pour des essais. Ce bouton permet de ne conserver que le clavier utile.

PROPRIÉTÉS…► : ce bouton permet d’afficher, dans une sous-fenêtre, le dessin du clavier ; c’est intéressant pour voir la correspondance entre les touches et les caractères affichés ; il est dommage que les minuscules ne soient pas accessibles, ni les combinaisons de touches (pour les accents, par exemple). On trouve ces dessins interactifs sur Internet : ils sont vraiment très instructifs, surtout pour les combinaisons de touches [Maj], [Ctrl] et [Alt] ou [Alt Gr].

MONTER► et ◄DESCENDRE► : ces deux boutons permettent de jouer sur l’ordre de la liste de gauche : il suffit de sélectionner une langue pour la faire monter ou descendre dans la liste. L’ordre n’est pas anodin ; idéalement, il doit correspondre à la fréquence d’utilisation de chaque langue, la plus fréquente étant la première de la liste.

N’oubliez pas de valider votre travail :


(Ajouter, supprimer une langue ou un clavier, ordonner vos langues par ordre de fréquence d’utilisation) ;
▼ ◄OK►.
2. Gérer la barre des langues

Ce paragraphe est sans objet si vous n’utilisez qu’une seule langue habituelle. En revanche, si vous passez régulièrement d’une langue à une autre, vous avez intérêt à bien intégrer les procédures qui suivent, car elles vous faciliteront la vie.

La barre des langues est la liste des langues habituelles déclarées. Cette liste peut être disponible :

  • dans la barre des tâches, vers la fin : la langue en cours d’utilisation apparaît avec son abréviation (cf. ci-dessus ; par exemple : ‘FR’ pour ‘Français’) ; un ▼ sur cette abréviation affiche toute la liste dans laquelle vous pouvez choisir une autre langue ; vous pouvez aussi, dans cette liste, demander l’affichage de la barre en fenêtre flottante sur l’écran (▼ Afficher la barre de langues) ; sur cette fenêtre, en cliquant sur la langue, la liste des autres langues se déroule pour un autre choix ; à droite, deux icônes permettent 1. de réduire cette fenêtre flottante sur la barre des tâches, 2. d’accéder à un menu contextuel où Paramètres ouvre la fenêtre de gestion des autres langues habituelles que j’ai présentée ci-dessus.
  • dans une fenêtre flottante, comme indiqué ci-dessus. On dit ‘flottante’ car avec un clic non relâché sur le titre de cette fenêtre, on peut la déplacer où on veut.

La présentation de la barre de langues et son positionnement par défaut se paramètrent ainsi :

(Dans la fenêtre Démarrer) ;
Panneau de configurationRégion et langue * (Région et langue) ;
▼ | Claviers et langues | ;
Claviers et autres langues d’entrée █ ;
▼ ◄MODIFIER LES CLAVIERS…► * (Services de texte et de langues) ;
▼ | Barre de langue | ;
… (faites vos choix, en testant si nécessaire) ;
▼ ◄OK► (◄ Région et langue) ;
3. Passer d’une langue à une autre

Vous pouvez passez d’une langue à une autre dans la fenêtre de la barre des langues. C’est un peu compliqué, mais ça marche.

Il existe aussi un raccourci clavier. L’essayer, c’est l’adopter : [Alt gauche+ Maj]. La liste des langue est balayée comme une roue ; à chaque position, l’abréviation de la langue est affichée dans la barre des tâches. C’est tellement immédiat que cette rapidité peut surprendre. Mais à l’usage, c’est très pratique ! Ce raccourci est paramétrable :

(Dans la fenêtre Démarrer) ;
Panneau de configurationRégion et langue * (Région et langue) ;
▼ | Claviers et langues | ;
Claviers et autres langues d’entrée █ ;
▼ ◄MODIFIER LES CLAVIERS…► * (Services de texte et de langues) ;
▼ | Paramètres de touches avancés | ;
Touches d’accès rapide pour les langues d’entrée █ ;
(le raccourci qui nous intéresse ici est présenté en première ligne) ;
pour modifier le raccourci indiqué :
▼ la première ligne pour la sélectionner ;
◄MODIFIER…► * (Modifier la combinaison de touches) ;
Choisir la combinaison ;
▼ ◄OK►(◄).

Précision : les autres raccourcis indiqués dans cette fenêtre comme affectés à une langue précise, ne fonctionnent pas correctement. Ils peuvent aussi se mettre en concurrence avec d’autres raccourcis. À l’usage, la roue et son raccourci sont bien suffisants.

4. Note concernant les polices associées aux alphabets non latins

Les polices de caractères les plus répandues disposent de la quasi-totalité des caractères des alphabets non latins courants (russe, grec, hébreu, etc.) L’utilisation d’une police spécifique pour une langue utilisant un alphabet non latin relève donc d’un souci plus professionnel que domestique.

Par ailleurs, à ma connaissance, il n’est pas possible d’associer une police particulière à un clavier déclaré sous Windows. Ni, inversement, passer à une police particulière ne peut déclarer un changement de langue et de clavier.

Pourtant, rien n’empêche d’utiliser de telles polices ; elles sont généralement d’un graphisme plus précis et plus agréable. La solution consiste pour un texte sélectionné, à changer de langue, puis de police, à l’aller, et au retour. Il est judicieux de prévoir alors des raccourcis clavier spécifiques pour ces passages. Notez que [Ctrl+ M] en traitement de texte, applique au passage sélectionné le style par défaut associé à la langue en cours.

2. À propos des affichages

Cette section présente comment modifier la taille du texte, comment zoomer une fenêtre globalement, et comment afficher les dossiers (passer d’un dossier à l’autre, présenter le détail, l’ordonner).

Modifier la taille du texte des fenêtres

Certaines personnes ont besoin d’augmenter la taille du texte affiché pour pouvoir le lire. On peut obtenir ce résultat en zoomant une fenêtre comme indiqué ci-après. Dans le premier cas, seul le texte est modifié ; dans le deuxième, c’est tout le contenu de la fenêtre qui est modifié. Dans le premier cas, le résultat est général ; dans le deuxième cas, certaines fenêtres ne répondent pas à leur demande de zoom.

Pour modifier la taille du texte des fenêtres :

(Dans la fenêtre Démarrer) ;
Panneau de configurationAffichage * (Affichage) ;

Le tableau d’accueil vous propose 3 choix : texte à taille normale, texte à taille moyenne (+25 %) ou texte à grande taille (+50%). Choisissez et validez votre choix.

Autre solution : dans la fenêtre de gauche, ▼ Définir la taille du texte personnalisé[e] PPP ; en cliquant sur ce lien, une fenêtre vous propose de régler la taille du texte sur une échelle à votre convenance.

Précisions :

Ces réglages sont simples, et il ne coûte rien de les essayer.

En augmentant la taille du texte, vous risquez d’avoir des fenêtres dont la présentation sera modifiée pour en tenir compte ; le rangement de votre Bureau, en particulier, risque d’être perturbé, sans revenir à son état initial quand vous remettrez la taille normale pour le texte.

Modifier les affichages en changeant la résolution écran

Si vous disposez d’une bonne carte vidéo, et surtout d’un bon écran, vous pouvez modifier l’apparence de vos affichages en changeant la résolution de l’écran :

Sur le bureau, n’importe où sauf sur une icône : ▲ Résolution d’écran * (Résolution d’écran) ;
Résolution : … (recommandé) ;
▼ ◄OK►.

Normalement, l’option retenue comporte dans son libellé : ‘(recommandé)’ ; il s’agit de la meilleure résolution d’écran. Mais vous pouvez en choisir une autre.

Précisions :

Une résolution d’écran plus basse que celle recommandée donnera effectivement des affichages plus grossiers, c’est-à-dire pour ce qui concerne les textes, des caractères plus gros. Cependant, la finesse (ce qu’on appelle la ‘définition’ en photographie) sera moins fine, et il n’est pas certain que la facilité de lecture en soit améliorée. À tester.

Noter aussi que sur ce panneau, un lien vous renvoie à la personnalisation de la taille du texte vue ci-dessus.

Modifier la taille du contenu des fenêtres d’un site Internet

Il existe un raccourci clavier particulièrement pratique pour modifier la taille du contenu des fenêtres de votre navigateur. Si la fenêtre n’est pas en mode ‘plein écran’, le cadre reste identique, mais seul l’intérieur du cadre est agrandi ou diminué.

  • [Ctrl+ ‘+’ (plus)] augmente la taille du contenu ;
  • [Ctrl+ ‘-’ (moins)] diminue la taille ;
  • [Ctrl+ ‘0’ (zéro du clavier numérique)] remet la taille normale.

Cette possibilité est liée au respect des normes W3C par le constructeur du site affiché.

Passer d’un dossier à un autre

Nous abordons maintenant l’affichage des dossiers. Quand vous êtes dans l’explorateur Windows, vous avez dans le panneau de droite, la liste du contenu du dossier. En cliquant sur un dossier, vous ouvrez ce dossier. Cette simple manipulation pose déjà trois questions :

  • Comment lancer l’explorateur Windows ?
  • Que signifie ‘cliquer’ sur un dossier ? Ce clic en effet, est paramétrable. Comment ?
  • Enfin, ouvrir un dossier signifie quoi ? Que devient l’ancien dossier ?

La partie normalement à gauche de la fenêtre de l’explorateur est appelée ‘Panneau de navigation’ (en abrégé: Navigateur, ce qui prête à confusion avec le programme pour surfer sur Internet) : elle affiche l’arborescence et cet affichage est lui aussi paramétrable. Je n’en parlerai pas plus. Si vous êtes intéressé par cette question, soyez attentif aux fenêtres que nous allons étudier ; vous y trouverez matière pour votre sujet.

Lancer l’explorateur Windows :

(Dans la fenêtre Démarrer) ;
Rechercher les programmes et fichiers : Explorateur ;
(Le programme Explorateur Windows est normalement affiché en tête)

Vous avez intérêt à mettre ce programme, s’il n’y est pas déjà, dans la barre des tâches pour un démarrage rapide d’un simple clic. Pour ce faire :


Explorateur Windows : Épingler à la barre des tâches ;
(Le programme Explorateur Windows est désormais disponible sur la barre des tâches).

Quand l’explorateur Windows est sur la barre des tâches, il suffit de cliquer sur son icône pour qu’il démarre.

Choisir le simple ou double clic pour ouvrir un élément

On peut ouvrir un dossier d’un simple clic ou d’un double-clic. La méthode traditionnelle était le double-clic. Le simple clic est non seulement plus … simple, mais plus logique. Vous le paramétrez ici :

Dans Explorateur Windows : Outils Options des dossiers * (Options des dossiers) ;
▼ | Général | ;
Cliquer sur les éléments de la manière suivante █ ;
(le premier niveau de boutons permet de choisir l’ouverture avec un simple clic ou avec un double-clic) ;
choisissez le deuxième niveau (correspondant au simple clic) à votre convenance ;
▼ ◄OK►.

Précisions :

Cette option s’applique non seulement pour ouvrir un dossier, mais aussi pour ouvrir n’importe quel élément (document, photo, etc.).

Quand l’option ‘simple clic’ est choisie, la sélection d’un élément se fait au survol de la souris avec arrêt sur image. Question d’habitude.

Choisir les enchaînements d’ouvertures de dossiers ?

On peut ouvrir un nouveau dossier dans la même fenêtre. Dans ce cas, le nouveau dossier remplace l’ancien qui disparaît. La flèche à gauche, en début de ligne de navigation, en tête de fenêtre, permet de retrouver la fenêtre précédente.

On peut aussi ouvrir un nouveau dossier dans une nouvelle fenêtre. Dans ce cas, après l’ouverture, deux fenêtres sont sur le Bureau. Si plusieurs ouvertures s’enchaînent, comme c’est souvent le cas, le Bureau est vite encombré, et il faut fermer les fenêtres ensuite.

Il est possible d’ouvrir plusieurs fois l’explorateur ; le paramétrage des enchaînements joue alors pour chacune des fenêtre ouvertes.

Si l’explorateur est en barre des tâches, ▲ sur son icône permet dans le menu contextuel qui s’affiche, de fermer toutes les fenêtres d’un seul clic.

À vous de choisir, au vu de ces précisions, comment procéder. Personnellement, j’affiche mes dossiers dans la même fenêtre, et quand j’ai besoin de consulter deux fenêtres simultanément, je lance l’explorateur une deuxième fois.

Le paramétrage se fait ici :

Dans Explorateur Windows : Outils Options des dossiers * (Options des dossiers) ;
▼ | Général | ;
Parcourir les dossiers █ ;
Choisissez : { Ouvrir tous les dossiers dans la même fenêtre ; Ouvrir chaque dossier dans une fenêtre distincte } ;
▼ ◄OK►.

Paramétrer l’affichage d’un dossier

Il est possible de préciser beaucoup d’options pour l’affichage d’une fenêtre de l’explorateur : menu général de la fenêtre, présence ou absence de la barre d’état, forme des éléments (liste détaillée, icônes, etc.), colonnes de détails, ordre des éléments, etc.

Windows propose deux chemins pour enregistrer ces paramétrages : les Options des dossiers et le menu Affichage de la fenêtre de l’explorateur. Le premier s’applique, a priori, à tous les dossiers ; le second ne s’applique qu’au dossier affiché.

Actionner les Options des dossiers :

Dans Explorateur Windows : Outils Options des dossiers * (Options des dossiers) ;
▼ | Affichage | ;

La même fenêtre est accessible aussi :

Dans le menu général de la fenêtre de l’explorateur : ▼ Outils Options des dossiers…

L’onglet | Affichage | de cette fenêtre Options des dossiers présente deux panneaux.

Le premier, quand il marche, car j’ai des soucis avec lui, permet de répliquer les options du dossier en cours sur toute l’arborescence des dossiers contenus. Ou bien, si on le désire, de réinitialiser les dossiers avec leurs paramètres d’origine.

Le deuxième panneau Paramètres avancés permet de nombreux réglages qu’il faut tester pour bien comprendre. Les paramètres par défaut sont tout à fait satisfaisants.

Autres réglages

Tout ce qui n’est pas paramétrable ici concernant l’affichage des fenêtres de l’explorateur, l’est à partir du menu de la fenêtre :

Dans le menu général de la fenêtre de l’explorateur : ▼ Affichage ;

Le menu associé comprend plusieurs parties qui indiquent bien les fonctionnalités accessibles ici :

  • Les barres : barre d’outils et barre d’état.
  • Comment représenter un élément contenu dans le dossier (icône, ligne de liste, etc.).
  • Disposition des éléments : regroupement, tri. Notez que vous pouvez afficher la liste de droite dans l’ordre du critère de chaque colonne (ordre alphabétique, date, taille, etc.) et dans le sens que vous voulez, en cliquant simplement sur le titre de la colonne et en recliquant sur ce titre pour inverser le sens.
  • Choisir les détails : permet de définir les colonnes désirées.
  • Atteindre : pour circuler avec l’explorateur à partir de la fenêtre en cours.
  • Actualiser : permet de ré-afficher la fenêtre comme avec un navigateur Internet.
Précisions :

Comment savoir où aller entre Options des dossiers et Affichage ? Les Options concernent tous les dossiers ; ces paramètres définissent un art de vivre avec les listes de l’explorateur. Affichage ne concerne que les dossiers de la fenêtre affichée.

Dossier caché :

Nous avons rencontré ce caractère à propos du dossier AppData et des paramètres personnels des applications. Il faut bien distinguer la déclaration d’un dossier comme dossier caché et l’affichage ou non des dossiers cachés. L’affichage des dossiers cachés est un paramètre avancé déclaré dans les Options des dossiers : suivant sa valeur, tous les dossiers cachés resteront cachés ou seront visibles.

En revanche, la qualité ‘caché’ ou non d’un dossier se déclare ainsi :

(Dans une liste de l’explorateur) ;
▲ un dossier que l’on veut déclarer caché ou visible ;
Propriétés * (Propriétés du dossier : …) ;
▼ | Général | ;
Attributs █ ;
♪ […] Caché ;
▼ ◄OK►.

Précision :

L’état de la case à cocher indique l’état du dossier (caché ou non). En modifiant la case à cocher, on modifie l’état.

3. À propos du clavier

Bloquer et débloquer la frappe en majuscules

Sur les machines à écrire antiques, pour taper une majuscule, il fallait appuyer sur une touche [Maj] et sans la lâcher, appuyer sur les touches qu’on voulait en majuscules. Quand la séquence était terminée, on relâchait la touche [Maj]. Pour faciliter la dactylographie, la touche [Maj] a été doublée (elles étaient effectivement sur la même commande) d’une touche [Verr. Maj] ; grâce à un cliquet, la touche [Maj] restait enfoncée sans qu’on ait besoin de l’appuyer. Pour déverrouiller le cliquet, il suffisait de taper la touche [Maj]. Premier acte.

Les constructeurs de claviers informatiques, croyant simplifier la frappe, ont modifié ce fonctionnement. Le verrouillage des majuscules se faisait comme avant, en appuyant sur [Verr. Maj] ; mais le déverrouillage se faisait en réappuyant sur [Verr. Maj]. Résultat : si le clavier n’était pas verrouillé en majuscules, il le devenait ; alors qu’avec l’ancienne méthode, rien ne se passait.

Il est possible aujourd’hui, sous Windows, de choisir un des deux fonctionnements :

(Dans la fenêtre Démarrer) ;
Panneau de configurationRégion et langue * (Région et langue) ;
▼ | Claviers et langues | ;
Claviers et autres langues d’entrée █ ;
▼ ◄MODIFIER LES CLAVIERS…► * (Services de texte et de langues) ;
▼ | Paramètres de touches avancés | ;
Pour déverrouiller les majuscules █ ;
♪ { Appuyer sur la touche [Verr. Maj] ; Appuyer sur la touche [Maj] } ;
▼ ◄OK►.

Avec ce choix, si votre clavier est verrouillé en majuscules, en tapant [Maj], vous le déverrouillez ; en revanche, s’il n’était pas verrouillé, taper [Maj] n’a aucun effet ! Finies les hésitations et les erreurs de frappe !

Utiliser son clavier français pour écrire en alphabet non-latin

Nous avons abordé la question ci-dessus dans À propos des informations, Région, langue habituelle et langues occasionnelles. Je la reprends sous l’approche pratique du clavier.

Il est tout à fait possible d’utiliser un clavier habituel (pour nous, français) pour écrire des caractères d’un alphabet non-latin, y compris pour des écritures de droite à gauche comme l’arabe ou l’hébreu.

Comme nous l’avons vu, la langue doit être déclarée, ainsi que le clavier correspondant. Pour être précis, je devrais dire ‘alphabet’ au lieu de ‘clavier’. Quand l’utilisateur choisit une langue particulière pour un passage, il choisit dans le même temps, le clavier (l’alphabet) associé.

Reste alors, à savoir quelle touche taper pour avoir tel caractère. Nous avons vu qu’il était possible d’avoir le ‘dessin’ du clavier en majuscules. C’est un bon début. Mais il faut aussi connaître précisément non seulement les minuscules, mais aussi toutes les combinaisons pour les accents ou autres signes associés aux lettres. C’est un apprentissage assez simple : il suffit de se faire un petit mémo de principales combinaisons.

Le must est d’associer une police spécifique à un alphabet non latin. Dans ce cas, vous devrez vous reporter à la documentation de cette police. Internet vous donnera toutes les précisions utiles (en particulier, des claviers interactifs qui présentent toutes les combinaisons avec les touches [Maj], [Ctrl] et [Alt] – vous pouvez imprimer ces claviers comme modèles). Ce n’est pas plus compliqué qu’avec les polices standard. Petit conseil, cependant : avant d’adopter une police spécifique, vérifier son rendu sur votre imprimante, et en particulier pour les combinaisons avec accents (et, comme en grec, avec les esprits et le iota). Car il serait dommage d’avoir un texte d’une présentation excellente à l’écran qui soit illisible sur le papier…

 

 

1C-04. Organiser les accès au système

Exposé pratique. Technique…

Sommaire

  • Présentation
  • 1. Présupposés
  • 2. Déclarer un administrateur système
  • 3. Déclarer les autres utilisateurs
  • 4. Dossier Mes documents propre à chaque utilisateur
  • 5. Bonnes pratiques d’accès
    • Un seul administrateur
    • Un accès par utilisateur habituel
    • Un accès Visiteur
    • Laisser la confiance à sa place !

Présentation

Nous allons étudier dans ce chapitre comment prendre soin de votre système en canalisant les utilisateurs. Je commencerai par préciser quelques présupposés pour cadrer le débat. Ensuite, je présenterai les différents rôles d’utilisateur.

1. Présupposés

Quand on envisage les accès à un ordinateur, on part nécessairement d’un ensemble de présupposés qui délimitent le problème. Si ces présupposés sont méconnus, l’ensemble des procédures d’accès risque de présenter des lacunes, et la sécurité du système pourra être mise en défaut. Voici mes présupposés.

Un utilisateur habituel par ordinateur

La plupart du temps, c’est évident. Mais pas toujours : les ordinateurs des bibliothèques pour consulter le catalogue de la bibliothèque ; ceux des centres d’affaires ; des cafés Internet, etc. Par ailleurs, on peut penser, à juste titre, que l’utilisateur habituel laisse sur son ordinateur des informations intimes, qui ne regardent que lui, et qu’on pourrait qualifier, de ce fait, de ‘secrètes’.

Toujours plusieurs utilisateurs sur un ordinateur

Ce présupposé est le pendant du précédent. Je ne connais pas d’ordinateur personnel qui ne soit pas, à l’occasion, utilisé par quelqu’un d’autre que son utilisateur habituel. Cela signifie, entre autres, qu’un ordinateur est toujours appelé à être utilisé par plusieurs personnes différentes, et pas seulement par son utilisateur habituel. Le prétexte est bien souvent la connexion Internet.

Il est possible aussi d’imaginer un ordinateur partagé entre plusieurs utilisateurs habituels, chacun pouvant souhaiter disposer d’un espace privé réservé.

Les partitions d’informations sur un ordinateur

Si on voulait partitionner les informations contenues sur un ordinateur (comme on coupe un fromage en deux, les deux parties constituant l’intégralité du fromage), on pourrait le faire en deux parties : publiques et privées. Les publiques seraient accessibles, sans condition, ni contrainte par tout utilisateur de l’ordinateur ; les privées ne seraient visibles et accessibles que par le ou les utilisateurs autorisés.

On pourrait aussi partitionner les informations suivant un autre critère : les informations modifiables (accessibles en lecture et en écriture), et les informations figées (ou accessibles seulement en lecture, sans possibilité d’être modifiées). Pour être précise, cette partition devrait être faite par utilisateur ou type d’utilisateur.

Un système d’exploitation et des catégories d’utilisateurs

Tout système d’exploitation gère des catégories d’utilisateurs. Pour simplifier, il existe au moins trois catégories d’utilisateurs :

  • L’administrateur a tous les droits. Il a accès aux tables des codes secrets des autres utilisateurs. Il définit les droits d’accès aux dossiers et aux fichiers qu’ils contiennent entre administrateur, propriétaire et public.
  • Le propriétaire est un utilisateur qui a tous les droits sur les dossiers et les fichiers qu’il a créés. En dehors, il est un utilisateur ordinaire.
  • L’utilisateur ordinaire (public) dispose des droits que l’administrateur lui donne pour chaque dossier : visibilité du dossier et de son contenu, lecture seule du contenu d’un fichier, lecture-écriture d’un fichier, gestion du fichier (copier, déplacer, renommer, détruire).

Par exemple, Windows distingue deux catégories d’utilisateurs : les administrateurs et les autres. Il reconnaît les propriétaires et leur attribue des droits spécifiques. Unix et ses dérivés (Linux qui équipe la plupart des serveurs Internet) reconnaît en plus le groupe : ensemble d’utilisateurs partageant les même droits sur certains dossiers ou fichiers.

Tout système dynamique a besoin d’un seul chef

Ce présupposé est essentiel. Je considère un système d’informations comme un système dynamique. Ses outils (les applications) évoluent sans arrêt. Son contenu (les informations) vont et viennent. Ce système a nécessairement besoin d’un chef qui surveille toutes ces évolutions, et qui gère l’ensemble des ressources.

Ce chef sera l’utilisateur habituel attitré. Et si plusieurs utilisateurs habituels utilisent le même ordinateur, théoriquement, il faudra que l’un deux soit reconnu comme seul chef et assume ce rôle.

2. Déclarer un administrateur système

Sous Windows à la mise en route d’un ordinateur, il faut déclarer un premier utilisateur avec les droits d’administrateur.

Désignez cet administrateur par un mot ou des initiales, le plus simplement possible ; ce code est appelé aussi un login (du mot anglais demandant la connexion d’un utilisateur au système). Associez-lui un mot de passe. Et validez. À partir de ce moment, à chaque mise en route de l’ordinateur, le login et le mot de passe seront demandés. De la sorte, le système n’est pas ouvert au premier venu.

Ensuite, vous pourrez créer d’autres utilisateurs, et nous allons y venir. Si plusieurs utilisateurs sont déclarés sur un ordinateur, chaque utilisateur cherchant à mettre en route l’ordinateur devra donner son login et son mot de passe.

Le mot de passe n’est pas obligatoire. Si vous n’en rentrez pas à la création d’un utilisateur, l’accès à l’ordinateur sera ouvert pour cet utilisateur (et tous ceux qui connaissent son login).

Il me paraît impératif que tout administrateur ait un mot de passe.

3. Déclarer les autres utilisateurs

Il faut être administrateur pour pouvoir gérer les autres utilisateurs, c’est-à-dire : en créer de nouveau, modifier leur login et leur mot de passe, en supprimer, ou transformer un utilisateur ordinaire en administrateur ou réciproquement. La gestion des utilisateurs sous Windows est complète et assez souple.

L’administrateur va créer les nouveau utilisateurs. Ensuite, chaque utilisateur pourra gérer lui-même son mot de passe. La création des utilisateurs est accessible dans le Panneau de configuration, ▼ Comptes utilisateurs.

4. Dossier [utilisateur xxx] propre à chaque utilisateur

Chaque utilisateur dispose sous Windows d’un répertoire qui lui est propre, un répertoire dont il est propriétaire. Ce répertoire est dans l’arborescence : disque (C:)/ Users (Utilisateurs)/ [utilisateur xxx]. Le nom exact de ce dossier est le login déclaré à la création de l’utilisateur. Nous avons déjà vu ou nous verrons plus loin dans ce guide, les dossier Mes documents ou encore AppData contenus dans ce dossier utilisateur.

L’utilisateur est propriétaire de son répertoire et du contenu de son arborescence. Il peut à ce titre le partager (totalement ou seulement quelques dossiers) avec d’autres.

5. Bonnes pratiques d’accès

Un seul administrateur

Je préconise un seul administrateur par ordinateur. Si, en raison des circonstances, plusieurs administrateurs sont nécessaires, il est impératif de bien préciser entre eux les prérogatives concernant les mises à jour du système d’exploitation, le nettoyage du système, et la gestion des applications (mises à jour, paramétrages généraux, etc.) Par expérience, je peux dire que le flou à ce niveau est source de problèmes graves sur la pérennité des informations.

Pour préciser mon point de vue, je reconnais dans l’administrateur un opérateur habituel privilégié, son privilège tenant plus au fait qu’il est un habitué du système qu’un spécialiste informatique.

Cet administrateur aura un login certainement connu de tous (il apparaît en clair comme propriétaire de certains dossiers), avec un mot de passe connu de lui seul. Mais pour éviter des soucis en cas de disparition brutale, ce mot de passe devrait être accessible en cas de besoin par une personne de confiance. Windows permet de créer un support externe (clé USB) contenant le mot de passe en cas d’oubli.

Un accès par utilisateur habituel

Si l’ordinateur doit être partagé entre plusieurs utilisateurs habituels, il est nécessaire de créer un utilisateur par utilisateur habituel, avec un login et un mot de passe. Chaque habitué disposera de son répertoire Mes documents et pourra y poser ce qui l’intéresse dans polluer l’espace des autres. Cela me paraît important pour la tranquillité de tous.

Pour confier un ordinateur à un enfant, on peut souhaiter actionner le contrôle parental au profil de l’enfant. Windows permet d’accéder au paramétrage du contrôle parental à partir de la gestion des utilisateurs, chaque utilisateur pouvant avoir un contrôle parental personnalisé.

Un accès Visiteur

Si votre mode de vie incite les personnes qui viennent chez vous à se connecter à Internet à tout moment, il est souhaitable que votre ordinateur dispose d’un accès Visiteur. Ce visiteur aura un login explicite avec un mot de passe banalisé. En leur confiant ces codes d’accès, vous leur offrez Internet, sans risque pour vos informations.

Laissez la confiance à sa place !

Il faut bien en parler ! Beaucoup de personnes rechignent à se protéger comme je le conseille très fortement avec ces login et mots de passe. Au motif qu’il est délicat de ne pas faire confiance à des amis ou que, de toutes façons, jamais personne n’utilisera son ordinateur. Dont acte.

Il est totalement faux de croire qu’aujourd’hui, personne n’utilisera votre ordinateur, à plus forte raison, votre tablette. Ces outils deviennent aussi banals que des crayons à papier !

La confiance, quant à elle, n’a pas grand chose à voir ici. Si vous avez besoin de vous justifier, vous pouvez affirmer que vous prêtez votre ordinateur à des gens de passage que vous ne connaissez pas suffisamment pour leur faire confiance. Vous pouvez aussi considérer que vos informations intimes ne regardent que vous, pas même vos amis, même si un ou deux sont dans certaines confidences. Enfin, le dernier argument, ou le premier en importance, est celui de la sécurité : en protégeant votre système, vous le protégez surtout des mauvaises manipulations ou négligences qui pourraient détruire certaines informations.

 

1C-03. Maintenir ses applications à jour

Exposé pratique. Technique…

Sommaire

  • Présentation
  • 1. Enjeu des mises à jour d’applications
  • 2. S’abandonner aux mises à jour : oui, mais…
  • 3. Utiliser Software Updater d’Avast !
  • 4. Installer une mise à jour ou une nouvelle version
  • 5. Sauvegarder les paramétrages personnels de LibreOffice
  • 6. Restaurer ses applications.

Présentation

Avec la maintenance des applications, sujet de ce chapitre, nous abordons les notions de confort qui sont bien souvent associées, en informatique, à la sécurité et à l’efficacité du système. Les techniciens répugnent, en général, à aborder ces questions plus humaines que techniques. Et pourtant, surtout en informatique domestique, elles restent essentielles.

Au-delà du système d’exploitation et de ses contraintes, au-delà des utilitaires et autres logiciels qui lui sont associés pour maintenir le système, assurer sa sécurité, et le faire évoluer correctement, vous utilisez un certain nombre d’applications pour réaliser certains travaux avec votre ordinateur, sans compter la consultation d’Internet et les diverses messageries. Dans les Préalables, j’ai indiqué la variété de ces applications : système, Internet, bureautique et autres.

Nous commencerons par préciser l’enjeu de la maintenance des applications. Puis nous verrons comment procéder.

1. Enjeu des mises à jour d’applications

Un des enjeux importants de la mise à jour régulière de vos applications, c’est la sécurité de votre système. En particulier, bien évidemment, de vos applications Internet (Navigateur, logiciel de messagerie ou de FTP). Ces applications vous font dialoguer avec la Toile. Vous êtes donc exposés à des intrusions et à la réception de ces programmes espions (Spyware) ou chevaux de Troie. Les hackers connaissent parfaitement les applicatifs Internet, et leurs failles. Et ils les utilisent.

Mettre à jour une application Internet quand son constructeur le propose est un bon réflexe pour la sécurité de votre système. Il vous faut réagir immédiatement. C’est souvent l’occasion aussi de découvrir des améliorations fonctionnelles ou visuelles. Donc, rien, absolument rien, ne justifie de temporiser ce genre de mise à jour.

Pour les applications bureautiques et apparentées, et pour les utilitaires, les mises à jour apportent à la fois la correction de certains bogues et surtout de nouvelles fonctionnalités. L’enjeu ici est de disposer d’une meilleure fiabilité et d’un meilleur confort. Pourquoi s’en priver ?

Dans les mises à jour, il faut distinguer les versions et les mises à jour. Les mises à jour sont des corrections mineures, l’application restant identique à elle-même. Dans la référence d’une application (son numéro de version), les mises à jour sont repérées par le ou les derniers chiffres. En revanche, une version est une mise à jour très importante au niveau de la structure de l’application. Elle est parfois si importante que la nouvelle version ne ressemble plus à l’ancienne, il s’agit d’un produit totalement nouveau. La référence d’une version se fait sur les premiers chiffres. Lors d’un changement de version, il est judicieux d’attendre les premières mises à jour de cette version pour installer cette nouvelle version sans souffrir des bogues inhérents à ce passage.

Certaines applications utilisent une batterie de paramètres et de fichiers associés impressionnants. Par exemple, LibreOffice, pour le traitement de texte, enregistre pour chaque utilisateur, ses raccourcis clavier, ses diverses tables pour les contrôles orthographiques (remplacements automatiques d’un mot tapé par un mot juste), les textes automatiques, etc. Ces paramètres sont conservés lors d’une mise à jour ou du passage d’une version à une autre. Il est possible aussi de sauvegarder ces paramètres, et c’est bien pratique pour les exporter sur un autre ordinateur, ou en cas de nécessité, pour remonter un système à partir des sauvegardes. Or ces paramètres dépendent de la version utilisée. Si à la suite d’un souci grave, vous réinstallez l’application, dans une version disponible plus récente que celle qui gérait vos paramètres, ceux-ci peuvent ne plus être acceptés. Utiliser la dernière version d’une application dans ses paramétrages, est un gage de pouvoir conserver ses paramétrages personnels en cas de coup dur.

2. S’abonner aux mises à jour : oui, mais…

L’abonnement aux mises à jour est une fonctionnalité très intéressante à condition d’avoir le choix entre une alerte et une installation automatique. Vous devez, surtout pour vos applications stratégiques, pouvoir temporiser l’installation d’une nouvelle version qui risquerait de ne pas être totalement au point.

Il vous faut, cependant, faire la part des choses. Personnellement, je suis abonné aux installations automatiques des mises à jour pour Firefox, Thunderbird et FileZilla : ce sont mes applications Internet. Je considère qu’elles ne doivent souffrir aucun retard ; je considère aussi que leur mise au point est toujours satisfaisante du fait de leur environnement de développement (logiciels ouverts). Donc pour elles, quand une mise à jour est disponible, elle est installée automatiquement.

En revanche, pour LibreOffice, je suis seulement notifié de la disponibilité des mises à jour. Cet abonnement s’enregistre dans les Options ou Propriétés de l’application. Par exemple, dans LibreOffice :

Dans LibreOffice : ▼ OutilsOptions… * (Options – LibreOffice)
LibreOffice Mise à jour en ligne * (Options – LibreOffice – Mise à jour en ligne) ;
Options de mise à jour en ligne
[X] Vérifier automatiquement les mises à jour disponibles ;
♪ : { Quotidiennement – Hebdomadairement – Mensuellement };
▼ ◄OK►.

Précisions :

  • Dans cette procédure, vous pouvez aussi en profiter pour vérifier s’il y a présentement une nouvelle mise à jour avec le bouton ◄VERIFIER MAINTENANT►.
  • Vous pouvez aussi, si vous voulez que les mises à jour soient installées automatiquement, cocher la case correspondante et préciser où vous voulez que le fichier soit enregistré.

Voilà un exemple clair et précis, qui contraste singulièrement avec celui, fumeux, que nous avons vu pour les mises à jour avec Windows Update.

3. Utiliser Software Updater d’Avast !

Dans sa version gratuite, Avast ! propose un utilitaire très pratique : il détecte pour la plupart des applications et utilitaires les mises à jour disponibles. L’alerte est donnée sur la barre des tâches quand un logiciel est à mettre à jour. Sur le panneau d’Avast ! il est possible d’exclure une application de ce contrôle ; pour les logiciels à mettre à jour, un lien de téléchargement est proposé. C’est vraiment très pratique, surtout pour des utilitaires discrets par nature (Java RTE, série Adobe, etc.).

4. Installer une mise à jour ou une nouvelle version

L’opération est devenue banale. Un fichier d’installation est téléchargé ; il s’agit souvent d’un fichier de commande qui ira ensuite chercher les composants sur Internet. Ce fichier (souvent avec l’extension .exe ou .msi) est auto-exécutable, et chez certains producteurs, il se lance tout seul. Sinon, il suffit de cliquer dessus pour que l’installation démarre, sans avoir besoin de l’installer ailleurs que dans le dossier de téléchargement. L’installation supprime les fichiers périmés et les éléments devenus inutiles. Les paramétrages sont conservés. Il faut, dans la plupart des cas, redémarrer l’ordinateur pour que les nouveaux registres soient pris en compte.

5. Sauvegarder les paramètres de LibreOffice

LibreOffice enregistre les paramètres par utilisateur. C’est très confortable pour les utilisateurs, mais cela nécessite une petite gymnastique pour les sauvegarder afin de pouvoir les retrouver dans le cas d’une restauration. Voici où les trouver :

Dans la barre des tâches : ▼ ♥ Windows[Démarrer] ♥ ;
Ordinateur * (Ordinateur) ;
Disque (C:) * ;
Users ou Utilisateurs ;
xxx (le dossier utilisateur à explorer) ;
AppData : si ce dossier n’apparaît pas, ce qui est normal car il est normalement caché, il faut le faire apparaître : voir ci-dessous la manipulation #1 ;
Roaming ;
yyy (choisir le dossier de l’application pour laquelle vous voulez les paramètres de l’utilisateur xxx ; exemple : LibreOffice) ;
(Pour LibreOffice continuer :▼ ‘4’ (version) ▼ user : contenu à copier correspondant aux paramétrages de xxx pour l’application yyy).

#1 : Pour voir le dossier AppData, votre dossier Utilisateurs ou personnel doit permettre l’affichage des dossiers cachés. Pour cela un paramétrage est nécessaire sur le dossier. Voici comment procéder pour poser ce paramétrage :

(Pour afficher les dossiers cachés) :
(la fenêtre du dossier pour lequel on veut voir les dossiers cachés est affichée) ;
Dans : ▼ Affichage Personnaliser ce dossier… * (Propriétés de : Nom du dossier) ;
▼ | Général | ;
Attributs █ ;
[ ] Caché ;
▼ ◄OK►.

Il n’est pas souhaitable que les dossiers habituellement cachés soient visibles. Ce paramétrage devrait donc être temporaire. Quand les dossiers habituellement cachés sont visibles, on les reconnaît à leur icône plus pâle que celle des dossiers normaux.

Chaque application a sa propre structure de paramétrage à partir de son dossier dans le dossier Roaming.

Théoriquement, vous aurez à sauvegarder les paramétrages de chaque utilisateur déclaré sur le système.

Attention aux droits de copie : si vous voulez que SyncBack copie des dossiers de paramétrages d’un autre utilisateur, vous devrez veiller au respect des droits de lecture-écriture du dossier de paramètres. Normalement ce dossier n’est accessible qu’à l’utilisateur concerné et à l’Administrateur. Il vous faudra donc agir en tant qu’administrateur pour exécuter dans SyncBack des copies de fichiers appartenant à d’autres utilisateurs. Nous verrons cela en détail dans le chapitre sur les sauvegardes.

6. Restaurer ses applications

Vous pouvez être amené à restaurer une application. Pour les applications fonctionnant avec une grosse batterie de paramètres, comme LibreOffice, l’opération est complexe. Car il faut non seulement récupérer le logiciel, mais surtout, récupérer les paramètres.

Au préalable, pour cette opération :

  • Dans vos opérations de sauvegarde, vous veillerez à ce que les paramètres de l’application soient sauvegardés. Le paramétrage de SyncBack vous indique l’emplacement de ces paramètres pour savoir où les remettre éventuellement. (La procédure pour afficher les dossiers cachés, ci-dessus, vous précise comment trouver cet emplacement).
  • Sur votre journal d’exploitation, vous noterez régulièrement les mises à jour installées pour cette application. J’appelle ‘journal d’exploitation’ un document, que je tiens personnellement en traitement de texte, dans lequel je note mes opérations de sauvegarde, et toute opération sur mon système dont je considère qu’il est important d’en garder la trace. S’agissant d’un journal, ces opérations sont datées et présentées dans l’ordre des dates. J’en parle en détail dans le chapitre sur les sauvegardes. L’important est de connaître la dernière version en cours de chacune de vos applications. Notez que Software Updater d’Avast ! vous l’indique pour les applications qu’il détecte.

Le jour où vous voulez restaurer cette application :

1. Installez l’application en la téléchargeant à partir d’Internet ou du support fourni par votre fournisseur. S’il vous est possible de choisir la version à télécharger, de préférence, chargez celle que vous utilisiez ; vos paramètres sauvegardés s’y adapteront parfaitement. Vous en serez quitte, ensuite à installer une mise à jour.

2. Lancer l’application. Les paramétrages de base sont créés par ce lancement. Sauvegardez-les quelque part, au cas où vous auriez besoin de les reprendre. (J’ai indiqué plus haut comment trouver ceux de LibreOffice ; il suffit de copier le dossier user de chaque utilisateur déclaré sur l’ordinateur pour le coller n’importe où, ce lieu temporaire n’a pas d’importance). Fermer l’application.

3. Remonter vos paramétrages à partir de votre sauvegarde : vous copiez votre sauvegarde dans le dossier des paramètres.

4. Tester si votre application fonctionne avec ces paramétrages remontés.

5. Si tout est en ordre, c’est terminé pour cette application (sauf à faire une mise à jour comme indiqué en 1.).

6. Sinon, remontez les paramétrages sauvegardés en 2. et relancez votre application pour faire les paramétrages à la main.

En dehors de ces cas que les paramétrages rendent complexes, la restauration des applications est désormais une opération complètement ordinaire. Il suffit de télécharger la dernière version sur Internet.

Certaines applications, payantes, ne peuvent être installées qu’avec une clé d’activation. Les produits Microsoft sont un exemple. Il est important de conserver ces clés en lieu sûr pour le jour où on veut réinstaller ces applications. Car il est fort probable qu’en l’absence de clé, l’utilisateur doive faire son deuil de son application.

Encore plus subtil : certaines applications nécessite une clé d’activation calculée partir d’un identifiant unique attaché au microprocesseur de votre ordinateur. Vous demandez la clé par courriel ; le fournisseur vous répond lui aussi par courriel en vous demandant de valider votre demande ; en fait cette validation lui envoie l’identifiant unique ; et en retour, il vous envoie une clé calculée qui en tient compte. Si vous voulez restaurer une application de ce type sur votre ordinateur, vous n’aurez pas de difficulté. En revanche, si vous voulez l’installer sur un autre ordinateur, ça ne marchera pas. Un bon commercial pourra vous sortir de l’embarras ; mais tous les fournisseurs de logiciels n’ont pas nécessairement dans leur équipe un bon commercial… Quand on voit la qualité des produits ‘libres’ et ‘gratuit’, et leur facilité d’installation, on peut se dire qu’il y a de tout dans le monde du logiciel !

 

1C-02. Se protéger des virus et intrusions

Exposé pratique. Technique…

Sommaire

  • Présentation
  • 1. Un peu de théorie
  • 2. Choisir un anti-virus
  • 3. Protéger son réseau
  • 4. Tenir à jour son système et ses applications

Présentation

J’ai évoqué dans le premier chapitre de cette partie Prendre soin de son système, le système d’exploitation, ses mises à jour et l’entretien du système sur le disque dur. Il y a un autre domaine dans lequel l’utilisateur doit être tout autant volontariste, c’est la protection, avec un objectif de sécurité maximum. Car un système informatique est non seulement la cible de son obsolescence, il est aussi la cible de son environnement. Son intimité et sa pérennité sont attaquées de l’extérieur.

Je commencerai par préciser la notion de sécurité informatique dans un environnement domestique, car dans un environnement professionnel, la sécurité confiée à des professionnels dépasse notre sujet. Ensuite, nous entrerons dans les détails sur deux plans : les virus et les intrusions. Comme leur nom l’indique, les virus s’attrapent ; ce sont des logiciels malveillants qui s’installent sur votre ordinateur en profitant de vos failles de sécurité. Les intrusions se constatent dans l’utilisation des réseaux : un utilisateur non autorisé et non désiré, s’invite avec des ambitions pas toujours bienveillantes.

1. Un peu de théorie

Quand on aborde la sécurité informatique, on n’est jamais loin des fantasmes. Pourtant, il n’existe pas de sécurité absolue ; la sécurité est toujours relative à un environnement et à des objectifs. Il faut donc commencer par préciser les choses sur ces deux terrains.

Pour l’utilisateur d’un ordinateur ‘privé’ (par opposition à ‘professionnel’), connecté à Internet, et faisant partie, éventuellement, d’un réseau domestique, il n’existe à ma connaissance que trois types de risques relatifs à sa sécurité :

  • En téléchargeant des fichiers ou des programmes à partir d’Internet ou d’un support externe comme un DVD ou une clé USB, l’utilisateur peut récupérer des logiciels malveillants ; certains vont s’attaquer à son système et les plus virulents peuvent le mettre hors service, obligeant un changement de disque dur ; d’autres vont s’installer pour récupérer des informations personnelles ; d’autres, enfin, vont faire le facteur et envoyer des courriels à tous les contacts repérables sur cet ordinateur.
  • Dans un réseau domestique, certains utilisateurs peuvent être malveillants à l’encontre de l’un des leurs ; ou bien, leur négligence va mettre le réseau en danger comme dans le premier point. Le risque, cette fois, vient des partenaires du réseau.
  • Soit, enfin, par la liaison Internet, n’importe quel internaute va s’infiltrer dans le réseau domestique pour s’y comporter comme un partenaire malveillant.

Pour simplifier, on peut donc dire qu’il existe deux types de dangers : le programme malveillant, récupéré sur Internet ou sur un support externe, et l’intrusion dans le réseau. Pour les premiers, l’anti-virus est la règle. Il doit être à jour pour connaître les dernières ‘signatures’, et suffisamment efficace pour bloquer l’exécution de tout programme douteux. Pour les deuxièmes, nous sommes face à une problématique de réseau. Le pare-feu est l’idéal contre les intrusions. Mais il est très compliqué à paramétrer d’une manière efficace. Sur ce plan, la meilleure sécurité, accessible facilement dans un réseau domestique, est de limier son temps de connexion en déconnectant sa carte réseau ou son antenne WIFI quand elles ne sont pas utilisées. Il n’empêche, ces intrusions, que ce soit avec des logiciels malveillants ou de la part de visiteurs indésirables, ne sont possibles qu’à cause des ‘failles’ dans le système d’exploitation ou certaines applications utilisant des petits programmes (scripts ou macros) dont la réalisation est ouverte aux utilisateurs. Il faut nécessairement se protéger aussi sur ce plan en mettant le système d’exploitation et les applications à jour chaque fois que leurs concepteurs le proposent. Car la plupart de ces mises à jour concernent des failles de sécurité.

La sécurité d’une informatique domestique repose donc sur trois axes : l’anti-virus, la protection du réseau domestique et les mises à jour logicielles.

2. Choisir un anti-virus

La concurrence est vive, et on le comprend ! Un anti-virus est un produit vivant, qu’il faut maintenir en permanence, et que l’utilisateur est obligé de tenir à jour avec un abonnement. De plus, la sécurité est un domaine flou et les producteurs d’anti-virus en profitent pour jouer avec la naïveté des clients.

Quelques critères objectifs :

Il faut choisir un seul anti-virus et s’y tenir (en supprimant les autres de son système).

Un des anti-virus les plus en vue actuellement, propose une version gratuite tout à fait satisfaisante. Pour un usage domestique, c’est amplement suffisant. Pourquoi vouloir payer un abonnement dans ces cas-là ? Les fournisseurs d’anti-virus proposent presque toujours en complément, des services payants, très utiles pour des environnements professionnels. Ils gagnent bien leur vie. Il n’est pas anormal que le marché domestique soit l’objet de leur générosité.

Un anti-virus doit pouvoir être mis à jour régulièrement, sur deux niveaux : la liste des ‘signatures’ qui bouge sans arrêt. Avast ! que j’utilise propose des mises à jour journalières automatiques. Une signature est un petit virus original. Il s’en crée des centaines chaque jour de par le monde. Mais le programme lui-même doit être mis à jour, moins fréquemment, mais au moins une fois par mois, environ, car les procédures d’attaque évoluent aussi.

En plus de ces deux exigences, on demande à un anti-virus d’être efficace : bloquer un courriel ou un logiciel dès l’alerte. Le reste (avertir l’utilisateur, mise en quarantaine, etc.) n’a plus beaucoup d’importance et risque de compliquer la vie de l’utilisateur qui ne saura pas toujours quoi faire.

Utiliser un anti-virus n’est pas très compliqué. L’anti-virus doit être actif. Normalement, une icône, dans la barre des tâches, vers la droite, l’indique. À la réception d’un courriel, au chargement d’un fichier à partir d’Internet ou d’un support externe, l’icône s’anime. Ces petits détails sont importants. Car l’absence d’icône ou sa fixité pendant ces opérations seraient le signe d’une anomalie qu’il faudrait analyser immédiatement.

Certains logiciels d’installation demandent d’arrêter l’anti-virus pour que l’installation se passe bien. Ce n’est pas toujours nécessaire avec certains anti-virus, et cela mérite d’être testé, quitte à reprendre l’installation en cas d’échec. Mais surtout, l’important, alors, est de se déconnecter d’Internet le temps de l’installation (en dissociant dans le temps, le téléchargement et l’installation). Ce sera peut-être une précaution illusoire, mais vous aurez mis toutes les chances de votre côté.

Ce n’est pas parce que votre anti-virus est actif qu’il contrôle nécessairement l’intégralité de votre système. Il vous faut donc faire un scan de contrôle régulièrement. Je préconise un scan approfondi une fois par mois. L’opération se fait en arrière-plan ; l’ordinateur en est très légèrement ralenti. C’est une précaution incontournable.

Certaines importations importantes (bibliothèques de vidéos ou de film, de musiques) à partir d’un support externe (DVD, clé USB) nécessitent, de mon point de vue, une vérification spécifique. Installez votre support, mais avant d’en charger les fichiers, faites-en un scan approfondi à partir de votre anti-virus. C’est très rapide, et ça peut rapporter gros ! Normalement, le paramétrage de votre anti-virus prévoit cette opération automatiquement.

3. Protéger son réseau

Il y a deux façons de protéger son réseau domestique : physique et humaine. La négligence est très certainement la première cause des soucis rencontrés. Contre cette négligence, j’oppose l’information et la méthode.

Chaque utilisateur d’un réseau doit pouvoir rentrer sur le réseau en affichant patte blanche, c’est-à-dire avec un login et un mot de passe. Il ne s’agit pas de trouver des mots de passe sophistiqués. Il s’agit que l’entrée sur le réseau ne soit pas automatique. Pour être plus précis, chaque ordinateur du réseau ne doit pouvoir être accessible qu’avec un login et un mot de passe.

Ensuite, et en particulier pour les enfants, il existe dans tous les systèmes d’exploitation et avec les services annexes aux box, des protections multiples. À étudier. L’avantage de ces dispositifs, c’est que les parents s’imaginent être à l’abri de dérapages incontrôlés. C’est possible. Il y a cependant un inconvénient : ces dispositifs ont tous des failles que les enfants sont les premiers à détecter, et dont ils gardent jalousement le secret.

Jouer la confiance est une autre attitude. Et je suis certain qu’elle est tout aussi efficace. Mais la confiance se construit plus laborieusement qu’un paramétrage de protection Internet pour enfants. Il faut commencer par informer les utilisateurs du réseau, du fonctionnement et des risques, en étant le plus précis possible. Ensuite, il faut être tout aussi clair et précis sur ce qui est permis et sur ce qui est défendu. Et concernant le défendu, il faut préciser les sanctions en cas de manquement. Le domaine technique devient éthique, et accessoirement, école de la vie.

La protection physique du réseau est possible à plusieurs niveaux. Le premier niveau, le plus radical, est la déconnexion. Déconnecté, un ordinateur ne risque rien du réseau. Il ne s’agit pas nécessairement d’enlever la prise réseau, car elle n’est pas conçue pour être retirée fréquemment. Il s’agit de désactiver la carte réseau (Ethernet ou WIFI) quand on n’a pas besoin du réseau. L’opération est très simple :

Dans la barre des tâches, vers la droite : ▼ ♥ Réseau câblé ou sans fil[nom du routeur] ♥ * (Actuellement connecté à …) ;
Ouvrir le centre réseau et partage * (Centre réseau et partage) ;
Dans la colonne de gauche : ▼ Modifier les paramètres de la carte * (Connexions réseaux) ;
(Toutes les cartes réseaux de l’ordinateur sont affichées) ;
▲ (sur une des cartes) ▼ Désactiver (la carte est désactivée).
(Si la carte était désactivée, le menu propose Activer ; en cliquant sur cette ligne, la carte est activée).
(Quand la carte est désactivée, l’icône Réseaux dans la barre des tâches, vers la droite, porte une croix rouge).

Astuce : en laissant la fenêtre Connexion réseaux ouverte, et réduite dans la barre des tâches, l’activation ou la désactivation d’une carte réseau ne prend que deux clics : un pour activer la fenêtre, l’autre pour modifier la carte.

Il existe une protection logicielle contre les intrusions : le pare-feu. Le paramétrage est très compliqué pour être réellement efficace, et je ne trouve pas ce dispositif adapté à une utilisation domestique. En d’autres termes, l’installation d’un pare-feu sur un réseau domestique me semble tout à fait aléatoire en terme d’efficacité. En entreprise, le débat est différent car ces opérations sont réalisées par des spécialistes ; la sécurité informatique est un domaine complexe et très mouvant.

4. Tenir son système et ses applications à jour

J’ai abordé la mise à jour du système d’exploitation au chapitre 1C-01. Maintenir son système. Au-delà du système d’exploitation, les mises à jour des applications sont importantes à leur manière. Je les aborde au chapitre suivant (1C-03. Maintenir ses applications à jour).

1C-01. Maintenir son système

Exposé pratique. Technique…

Sommaire

  • Présentation
  • 1. Faire les mises à jour du système d’exploitation
    • 1.1 Paramétrer les notifications de mises à jour disponibles
    • 1.2 Télécharger et installer les mises à jour
  • 2. Nettoyer son système régulièrement
    • 2.1 Désinstaller les logiciels inutiles
    • 2.2 Nettoyer les registres
    • 2.3 Supprimer les fichiers et dossiers temporaires
    • 2.4 Défragmenter le disque
    • 2.5 Précisions
  • 3. Restaurer son système
    • 3.1 À partir d’un point de restauration
    • 3.2 Restauration complète
    • 3.3 Image système.

 

Présentation

Ce chapitre s’intéresse au système d’exploitation, et plus généralement à l’ensemble des logiciels qui contribuent, avec lui, au fonctionnement de l’ordinateur. Deux opérations essentielles à la pérennité du système vont nous retenir : les mises à jour du système d’exploitation, et l’entretien de l’espace logiciel du disque.

L’objectif de tout utilisateur d’un ordinateur est de maintenir cet outil dans le meilleur état de marche. C’est une attitude volontariste. Il n’est pas possible de laisser faire. Un système d’exploitation et ses logiciels associés forment un ensemble solidaire, complexe, dont chacun élément évolue à sa manière. Laissé à lui-même, ce système dégénère et finit par se détruire lui-même. Il importe donc de le ‘nettoyer’ régulièrement.

Enfin, la maintenance du système nécessite parfois de restaurer ce système. Comme un nouveau départ.

1. Faire les mises à jour du système d’exploitation

Les systèmes d’exploitation sont construits de telle sorte qu’ils puissent évoluer. Et ils évoluent tous en permanence. Ces évolutions corrigent des anomalies de fonctionnement, et c’est donc bien pratique. Mais surtout, ces évolutions corrigent des failles de sécurité. Sur ce plan, les mises à jour sont donc impératives. Windows, prévoyant, propose de s’abonner aux mises à jour. Il est possible d’être seulement prévenu des nouvelles mises à jour disponibles. Il est aussi possible qu’elles soient installées automatiquement. Donc sous Windows, la mise à jour du système d’exploitation comprend deux temps : le paramétrage des notifications de mises à jour disponibles, et l’installation proprement dite de ces mises à jour.

1.1 Paramétrer les notifications de mises à jour disponibles

Sous Windows, vous devez préciser comment vous voulez être averti de la disponibilité des nouvelles mises à jour. Windows ne fait pas une distinction bien nette entre son système d’exploitation, son navigateur (Internet Explorer), et ses applications (MS Office) considérant avec un léger mépris qu’un utilisateur normal et avisé devrait utiliser tous ces produits. Je ne suis pas d’accord.

Le paramétrage des notifications de mises à jour disponibles se fait ainsi :

Dans la barre des tâches : ▼ ♥ Windows[Démarrer] ♥ * (Démarrer) ;
Panneau de configuration * (Tous les panneaux de configuration) ;
Windows Update * (Windows Update) ;
Dans la colonne de gauche : ▼ Modifier les paramètres* (Modifier les paramètres) ;
Mises à jour importantes █ ;
♪ (Installer les mises à jour automatiquement (recommandé) ; Téléchargez les mises à jour… ; Rechercher les mises à jour, mais me laisser choisir s’il convient de les télécharger et de les installer ; ne jamais rechercher…) ;

En faisant le choix indiqué, vous vous obligez à consulter Windows Update pour ‘voir’ si des mises à jour sont disponibles et si elles peuvent vous intéresser. Microsoft ne vous avisera pas des mises à jour disponibles.

  • Le premier choix ne vous demanderait aucun avis : les mises à jour disponibles seraient vérifiées à chaque connexion Internet, téléchargées et installées sans vous demander votre avis.
  • Le deuxième choix vous demanderait votre avis seulement pour les installer. Votre connexion Internet risquerait parfois d’être engorgée par des téléchargements automatiques sans que vous sachiez pourquoi.
  • Le dernier choix vous obligerait, en lançant Windows Update à aller vérifier si des mises à jour sont disponibles.

On peut s’interroger sur une telle attitude. Il faut savoir que les mises à jour sont un moyen incontournable de garder un utilisateur captif. Tous les moyens sont bons : le doute, la peur…

Continuons la saisie des paramètres :


Mises à jour recommandées █ ;
[ X ] Recevoir les mises à jour recommandées… ;

Les mises à jour recommandées n’ont aucune raison d’être ignorées, dans la mesure où vous ne pouvez pas savoir ce qu’elles apportent réellement. Donc, mieux vaut les demander.


█ Qui peut installer les mises à jour ? █ ;
[ X ] Autoriser tous les utilisateurs… ;
▼ ◄OK►.

Si votre ordinateur est utilisé par des enfants, il vaut mieux ne pas cocher l’autorisation ; mais sinon, c’est une sage précaution.

1.2 Télécharger et installer les mises à jour

Pour savoir si Windows a détecté des mises à jour disponibles pour votre système, vous pouvez :

Dans la barre des tâche, vers la droite : ▼ ♥ ▲[Afficher les icônes cachées] ♥ (si l’icône Windows Update n’apparaît pas dans la barre des tâches – ici, ‘▲’ est une icône…) ;
(ou bien, comme ci-dessus, à partir du panneau de configuration, lancer Windows Update) ;
(Voir précisions, ci-après) ;
▼ ◄INSTALLER LES MISES À JOUR►.

Précisions :

Dans la colonne de gauche du panneau Windows Update, un lien ‘x mises à jour importantes sont disponibles.’ permet de voir la liste de ces mises à jour, et de cocher ou décocher celles que vous voulez faire. Malheureusement, aucune précision ne vous permet de décider. Un autre lien, éventuellement, ‘x mises à jour facultatives sont disponibles’ vous permet d’aller voir la liste des mises à jour facultatives : elles ne sont pas cochées, vous pouvez le faire. Dans la colonne de droite, il vous est rappelé combien de mises à jour importantes ou facultatives sont cochées.

Quand vous cliquez sur le bouton, ◄INSTALLER LES MISES À JOUR►, toutes les mises à jour cochées, importantes ou facultatives, sont installées. Elles sont d’abord toutes téléchargées, puis toutes installées. Vous pouvez continuer votre travail pendant le téléchargement et l’installation, mais dans la plupart des cas, il vous faudra redémarrer l’ordinateur à la fin de leur installation. Pensez alors à bien fermer vos applications avant de redémarrer. Parfois, la procédure de redémarrage est modifiée par rapport au redémarrage habituel : tant à l’arrêt qu’au démarrage, un message annonce la configuration des mises à jour, affichant le % d’avancement et le conseil de ne pas éteindre l’ordinateur. L’ensemble peut prendre beaucoup plus de temps qu’habituellement, ne pas s’inquiéter.

Vous pouvez interrompre le téléchargement. Dans ce cas, aucune mise à jour ne sera faite.

Le constructeur peut aussi proposer des Systèmes Pack (en abrégé, SP#) ; un système pack est comme une nouvelle version du système d’exploitation, qui intègre un grand nombre de mises à jour. Son intérêt est sans doute de rendre l’ordinateur plus rapide, au démarrage et sans doute ensuite en exécution. Ne pas hésiter à les installer malgré leur gros volume.

Entre le téléchargement et l’installation, le système peut créer un ‘point de restauration’. Noter la date et l’heure. Un point de restauration permet de revenir à un état antérieur quand une mise à jour se passe mal. La procédure est indiquée plus bas.

2. Nettoyer son système régulièrement

J’aborde ici des opérations fortement recommandées, en particulier quand le système semble être plus lent, ou quand des anomalies fuyantes apparaissent sans raison.

Si vous avez procédé à l’installation de programmes pour voir ce qu’ils faisaient, et que vous ne souhaitiez pas les conserver, il vaut mieux les désinstaller. Les registres (une table complexe de références utilisée par Windows) peuvent être la source de lenteurs ; il faut alors les nettoyer. Le système utilise des dossiers et des fichiers temporaires qui ne sont pas toujours éliminés ; il faut le faire. Enfin, la création et la suppression des fichiers peut transformer, à la longue, un disque dur en fromage de gruyère ; supprimer tous ces trous et tous les découpages qui en résultent peut redonner au système une nouvelle vigueur. Voyons ces opérations en détail.

2.1 Désinstaller les programmes inutiles

Dans le panneau de configuration général, Programmes et fonctionnalités est un utilitaire qui liste toutes les applications du système et permet de les supprimer.

ATTENTION ! Ce panneau est particulièrement dangereux : il suffit de cliquer sur une ligne pour que le programme correspondant soit immédiatement supprimé sans demande de confirmation !

(Certains programmes demandent confirmation, mais pas tous).

Vous avez donc intérêt à bien connaître le programme que vous voulez supprimer, et dans le doute, abstenez-vous !

2.2 Nettoyer les registres

À la suite de téléchargement de petits programmes pas toujours bien au point, le système peut être encombré de débris qu’il faut éliminer. Ccleaner est un utilitaire bien pratique. Il en existe d’autres, analogues.

Avec cet utilitaire, le nettoyage des registres est automatique. Il suffit de lancer le programme, de choisir d’intervenir sur les registres (Dans la colonne de gauche : ▼ ‘Registres’), de faire une analyse (ce qui peut prendre un petit moment, surtout la première fois), et de demander la correction de toutes les anomalies trouvées. Le programme demande si on veut faire un point de restauration. Vous confirmez en précisant mettre le fichier correspondant où il est proposé (à la racine du disque C:). Il n’est pas superflu de faire deux fois l’opération d’analyse et de réparation, certains registres inutiles n’étant détectés qu’après les suppressions du premier passage. Je conseille de redémarrer l’ordinateur après cette opération.

2.3 Supprimer les fichiers et dossiers temporaires

Ccleaner permet de faire cette opération facilement et automatiquement. Les dossiers et fichiers à supprimer sont proposés par défaut. Ne pas hésiter, sauf cas très particulier, à accepter la sélection. Dans la colonne de gauche : ▼ ‘le nettoyeur’, puis ◄ANALYSER► et ensuite ◄NETTOYER►.

2.4 Défragmenter le disque

Cette opération peut être programmée. Mais il suffit de la faire une fois par trimestre, et même moins fréquemment. La programmation ne se justifie donc pas.

Dans la barre des tâches : ▼ ♥ Windows[Démarrer] ♥ ;
Rechercher tous les programmes et fichiers : defrag ;
(normalement le premier programme affiché est le bon : Défragmenteur de disque) ▼ Défragmenteur de disque * (Défragmenteur de disque) ;
État actuel █ ;
Sélectionner un disque à défragmenter (▼ au moins le disque C:) ;
▼ ◄DEFRAGMENTER LE DISQUE►.

La défragmentation se fera si elle est nécessaire ; il est donc inutile d’analyser le disque avant. Pendant la défragmentation, vous pouvez continuer d’utiliser votre ordinateur. Mais votre travail risque d’être légèrement ralenti pendant l’opération. Il n’est pas nécessaire de redémarrer l’ordinateur ensuite.

La défragmentation se fait en plusieurs passes , d’un nombre variable (parfois 10). La progression dans chaque passe est affichée. Attention, il n’est pas rare qu’une défragmentation prenne plusieurs heures ; tout est normal !

Pourquoi défragmenter ? D’où vient la fragmentation ? C’est très simple. Quand un programme d’installation d’un logiciel pose un logiciel sur le disque dur ou quand une application écrit un gros fichier, le début du fichier est écrit à la première place disponible. Si cette place n’est pas suffisante, quand elle est pleine, un marqueur indique où la suite est enregistrée sur le disque dur. Le fichier est alors fragmenté. Et un fichier peut être fragmenté de nombreuses fois. Quand ce fichier va être lu, sa lecture sera plus longue car le système devra aller le chercher dans plusieurs emplacements. C’est critique pour des programmes utilisés fréquemment. Plus le système fonctionne, plus le disque dur ressemble à un Gruyère, et plus la fragmentation est fréquente. Au point que le système peut être très ralenti.

La défragmentation regroupe chaque fichier fragmenté en un fichier d’un seul fragment ; le programme qui fait se travail, lit un fichier complet, le réécrit plus loin sur le disque en regroupant le maximum de fragments, puis l’efface de son emplacement d’origine, laissant une place disponible qui grandit progressivement ; quand la place est disponible pour un fichier complet, il le réécrit à cette place. C’est pourquoi l’opération peut durer très longtemps. Mais elle peut être interrompue quand on veut : ce qui est fait, est fait. La prochaine défragmentation repartira là où la précédente s’était arrêtée.

2.5 Précisions

Il est préférable de faire ces opérations de nettoyage dans l’ordre où elles sont présentées ici. C’est un ordre logique.

Prévoyez une intervention de nettoyage au moins une fois par mois, même si vous ne faites pas toutes les opérations indiquées ici à chaque fois. N’hésitez pas, à cette occasion, à nettoyer votre bureau (en supprimant les raccourcis devenus inutiles) et la racine de votre disque (C:) qui reçoit parfois des fichiers indésirables que Ccleaner ne peut pas détecter automatiquement.

3. Restaurer son système

Restaurer son système consiste à remettre le système d’exploitation et ses paramétrages de base (grâce aux registres dont on a parlé, entre autres), dans un état antérieur à une opération de mise à jour qui a mal tourné. Au moins, le système retrouve un état de marche normal. En revanche, les modifications qu’on attendait de la mise à jour ne seront pas au rendez-vous.

3.1 À partir d’un point de restauration

Quand, après une mise à jour ou le nettoyage des registres, le système manifeste des symptômes curieux, et si le dernier point de restauration n’est pas trop ancien, je vous conseille de restaurer votre système à partir de ce point de restauration.

Fermez toutes vos applications, et dans le panneau de configuration, lancer Récupération. Puis suivez les instructions. Les différents points enregistrés sont indiqués, le plus récent en tête. Le titre de la fenêtre précise bien ‘Restaurer l’ordinateur à [sic] l’état dans lequel il se trouvait avant l’événement sélectionné’. La restauration, après confirmation, est automatique. Redémarrez votre ordinateur ensuite.

3.2 Restauration complète

Vous pouvez aussi, par exemple après une infestation sévère par un virus, restaurer tout votre système. Mais là, vous abordez un chantier particulièrement complexe. Si vous êtes un peu versé dans l’informatique, allez-y, sinon, je vous conseille de confier cette opération à un professionnel. Les quelques euros qu’il vous réclamera en échange ne seront rien en regard de votre tranquillité et du résultat. Donnez-lui seulement le maximum d’éléments (journal d’exploitation et sauvegardes).

Pour vous permettre de prendre la bonne décision, voici quelques précisions :

  • La restauration complète est nécessaire quand l’ordinateur ne démarre plus.
  • Une restauration, pour faire simple, remet l’ordinateur dans l’état où il était en sortant d’usine. Tout ce que vous y aurez mis depuis, sera perdu.
    • En général, cette configuration usine est disponible dans une partition du disque dur, souvent (D:) ; elle ne pose aucun problème pour être remise en place. Jusque là, c’est simple !
  • Ensuite, il faut remettre les logiciels que vous aviez installés. Cela signifie que :
    • Vous avez des supports d’installation,
    • ou pour les logiciels téléchargés, vous en avez la liste avec leur site de téléchargement.
    • Vous avez dans vos sauvegardes, les paramétrages de ces logiciels, correspondants aux dernières versions ; sinon, ou si vous ne pouvez pas récupérer ces paramétrages, il vous faudra les refaire manuellement.
  • Enfin, il vous faudra réinstaller vos informations à partir de la dernière sauvegarde ; cela peut être long. Le travail fait depuis cette sauvegarde devra être refait.

Mais au moins, vous aurez sauvé votre disque dur…

3.3 Image système

Pour les maniaques de la sécurité, il est possible de réaliser une image système. Dans le panneau de configuration, il faut lancer Sauvegarder et restaurer, et dans la fenêtre correspondante, demander Créer une image système.

L’image système est une copie de votre disque qui peut être reprise sur un autre disque. On parle d’image système parce cette copie comprend les éléments nécessaires au démarrage du système. L’idéal est de créer une image système après une installation importante de logiciels.

L’image système comprend la copie des paramétrages du système, des applications et des données. Rien n’empêche qu’après la reprise d’une image système, on reprenne des sauvegardes pour récupérer des informations plus récentes.

Attention aux volumes : un DVD enregistre, en gros, 700 Mo. Si votre disque est occupé par 7 Go, il vous faudra 10 ou 11 DVD ! Écrire tout ça prend du temps, le relire aussi…