Il est fastidieux de rentrer une adresse un peu bizarre à chaque connexion ; l’idéal est de créer un raccourci pour cette adresse.

1. Pour créer un raccourci, commencez par copier l’adresse du tableau dans le presse-papier, soit à partir du lien communiqué, soit à partir de la barre d’adresse du navigateur quand le tableau est affiché.  Pour copier : sélectionnez toute l’adresse et [Ctrl+ C].

2. Vous pouvez créer le raccourci sur le bureau ou dans un dossier. Commencez par afficher la destination voulue (la fenêtre du dossier ou le bureau) et cliquez sur cet espace (ailleurs que sur une icône ou un fichier) avec le bouton droit (sous Windows), et sélectionnez dans le menu contextuel : Nouveau, puis Raccourci. une fenêtre s’affiche demandant l’adresse du lien ; cliquez dans cette zone, et [Ctrl+ V] pour coller le presse-papier ; vérifiez si l’adresse s’est bien mise, sinon recommencez au point 1. Si l’adresse est bien dans la zone, validez la fenêtre en cliquant sur <OK>.

3. Renommez éventuellement le raccourci avec un nom plus simple, plus parlant pour vous.

Précisions

Pour ceux qui utilisent le navigateur Firefox (j’ignore si les autres navigateurs le font), il y a un moyen très simple de créer un raccourci sur le bureau :

Affichez le tableau en utilisant le lien reçu ou en tapant l’adresse communiquée dans la barre d’adresse. Faites en sorte que la fenêtre Framacalc n’occupe pas tout l’écran et qu’une zone libre du bureau est visible. Repérez dans la barre d’adresse du navigateur, l’icône qui se trouve juste devant « https:… » (généralement, le cadenas). Faites glisser cette icône avec la souris sur le bureau : le raccourci est créé. Renommez-le éventuellement. Vous pouvez le copier ou le déplacer dans un dossier de votre choix. Vous pouvez aussi faire glisser l’icône directement dans un dossier ; il suffit que celui-ci soit accessible pendant le glissement.

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L’adresse du tableau est fournie par l’administrateur à chaque utilisateur sou forme d’un lien de la forme : https:framacalc/[identifiant_bizarre], où identifiant_bizarre est une suite de caractères complètement aléatoires fournie par Framacalc et qu’il est possible de compléter ou de modifier.

La confidentialité du tableau est assurée uniquement à partir de cet identifiant_bizarre. En effet, il suffit de valider cette adresse dans la zone adresse de son navigateur pour avoir le tableau affiché.

Précisions

• L’utilisateur qui se connecte n’a pas à se préoccuper des autres utilisateurs qui pourraient se connecter en même temps que lui. Framacalc gère la synchronisation des opérations automatiquement, et c’est un de ses points forts. Pour plus de précisions sur la synchronisation, cf. 3A1-05 Comprendre la synchronisation entre plusieurs utilisateurs simultanés.
• La création d’un nouveau tableau est expliquée pour les experts, ici : 3A2-01 Créer un nouveau tableau.
• Un message peut apparaître signalant que le tableau sera détruit s’il reste un an sans être chargé. Fermer ce message sans en tenir compte.

 

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Sommaire

• Présentation
• 1. Imprimer des cartes de visite
  • Procédure générale
  • Dessiner la planche
  • Rédiger une carte de visite
  • Synchroniser la planche
  • Modifier un planche
  • Précision concernant le menu Cartes de visite
  • Conclusion.
• 2. Impression d’étiquettes-adresses
  • Le concept de base de données
  • Procédure générale
  • Étape 1 : dessiner une planche d’étiquettes
  • Étape 2 : associer une base de données à la planche
  • Étape 3 : générer une vignette initiale
  • Étape 4 : synchroniser la planche
  • Étape 5 : ‘sortir’ les étiquettes personnalisées
  • La zone Sources de données
  • Conclusion.
• 3. Mailings
  • Mailings papier
  • Mailings par courriel
  • Personnalisations poussées
  • Conclusion.

Présentation

Ce dernier chapitre est consacré aux impressions particulièrement pratiques mais qui sont rarement lancées parce que le résultat est souvent décevant. Je vais présenter trois cas de figures :

• L’impression de planches de stickers : il s’agit de feuilles portant des étiquettes auto-collantes, de ces planches de cartes de visite prédécoupées. Sur chaque vignette, on retrouve un texte identique. Je parle alors de vignette, d’étiquettes ou de cartes de visite.
• L’impression de planches d’étiquettes-adresse : cette fois, chaque étiquette est différente. Elle comprend par exemple l’adresse d’une personne, et la personne est différente d’une étiquette à l’autre. Les adresses imprimées sont celles des personnes sélectionnées dans un tableau ou une base de données. Je parle dans ce cas d’étiquettes-adresses.
• L’impression des mailings. Pour des personnes sélectionnées dans un tableau ou une base de données, un document personnalisé d’une ou plusieurs pages est imprimé. Il comporte des informations personnelles : l’adresse, message personnalisé, etc. Je parle dans ce cas de mailing ou de lettres personnalisées.

En fait, ces trois cas vont nous permettre d’aborder tous les aspects de ces impressions. Vous serez à même, ensuite, d’imprimer ce que vous voulez.

Les aspects pratiques liés à l’utilisation de l’imprimante ne sont pas critiques, et je ne m’y étendrai pas. Il vous suffit d’avoir une imprimante ordinaire, capable d’imprimer des feuilles de papier ou des planches d’étiquettes, ce que toutes les imprimantes savent faire. Aucun paramétrage particulier n’est nécessaire, au niveau de l’imprimante, pour obtenir les résultats attendus dans ces trois cas.

1. Imprimer des cartes de visite

Ce paragraphe est périmé –  nouvelle version ici

Ce type d’impression se caractérise par :

• un support papier comportant un nombre constant de vignettes en largeur et en hauteur (étiquettes ou cartes de visite) ; la planche est à dessiner à moins de récupérer son dessin à partir d’un modèle existant ;
• un texte identique sur toutes les vignettes, pouvant comporter une certaine recherche dans la mise en forme, des effets, une photo, un cadre, etc.

Procédure générale

Imprimer une planche de cartes de visite est une opération extrêmement simple quand on respecte le processus en 4 étapes :

• 1. Choisissez votre modèle de planche, dans un meilleur compromis entre le stock disponible chez votre fournisseur préféré et vos besoins personnels. Il est impératif de partir d’un modèle réel que vous tenez en mains. C’est le seul moyen de ne pas avoir à faire plusieurs essais laborieux d’ajustement de tailles. Nous allons voir plus bas comment dessiner cette planche. Vous verrez qu’il n’est pas critique de changer de modèle.
• 2. Rédigez une étiquette dans la première vignette de la page (en haut à gauche). C’est du texte, dans toute sa simplicité, avec ses styles, ses cadrages, ses bordures éventuels, une image : vous maîtrisez toutes ces opérations.
• 3. Copiez cette vignette dans toutes les vignettes de la planche : il suffit de cliquer sur le bouton flottant ◄Synchroniser les étiquettes►.
• 4. Sauvegardez ce document avec l’intitulé de votre choix ; vous pourrez alors le rappeler à volonté. Et vous pouvez, bien sûr, l’imprimer.

Si vous respectez ces 4 étapes, dans l’ordre, vous n’aurez aucune difficulté à construire des planches de cartes de visite ou d’étiquettes.

Dessiner la planche

Mesurer

Le paquet de feuilles portant vos cartes de visite est accompagné d’un gabarit, une feuille ordinaire reproduisant le dessin d’une planche et portant les dimensions des marges et des vignettes. Sinon, à vous de mesurer et de noter vos mesures (en millimètres). Voici les informations dont nous allons avoir besoin :

• Le format (A4, généralement en France) ;
• Le nombre de vignettes en largeur, et le nombre en hauteur ;
• Les dimensions d’une vignette (zone pour le texte), largeur et hauteur ;
• La marge haute, distance entre le bord supérieur de la feuille et le bord supérieur de la première vignette ;
• La marge gauche, distance entre le bord gauche de la feuille et le bord gauche de la première vignette ;
• L’empattement horizontal, distance entre le bord gauche d’une vignette et celui de la suivante (soit : largeur de la vignette + espacement latéral entre deux vignettes) ;
• L’empattement vertical (analogue, mais dans l’autre sens) ;

LibreOffice parle indistinctement d’empattement et d’écart.

Vérifier si le modèle utilisé est connu de LibreOffice

Dans : ▼ Fichier ▼ Nouveau ▼ Étiquettes… * (Étiquettes) ;
▼ | Étiquettes | ;
█ Format █ ;
♪ Marque : xxx ;
♪ Type : yyy ;
…

Dans la zone Marque recherchez la marque de vos cartes de visite. Si elle est présente, sélectionnez-la, et recherchez la référence de votre paquet dans la zone Type. Si la référence est présente, sélectionnez-la. Votre dessin de planche est terminé. Pour contrôle :

…
▼ | Format | ;
…

Cet onglet affiche en haut à droite, la marque et le type saisi précédemment.

Toutes les dimensions sont affichées en clair sur la gauche et le gabarit simplifié, avec les cotes est affiché dans le cadre à droite. Vérifiez que l’ensemble correspond à votre gabarit. Au besoin, corriger et enregistrer alors ce modèle corrigé :

…
▼ ◄ENREGISTRER► * (Enregistrer le format d’étiquette) ;
█ Options █
♪ Marque : xxx ;
…

Je conseille, pour tous vos formats personnels, de créer une marque ‘Perso’ par exemple, distincte des autres existantes ; il suffit de taper son nom dans la zone.

…
♪ Type : yyy ;
▼ ◄OK► ; ◄.

Pour le type, et en vue des recherches futures, je conseille de prendre la forme : NL* NC – DL * DH – REF, où :

• NL : nombre de vignettes en hauteur (lignes)
• NC : nombre de vignettes en largeur (colonnes)
• DL : largeur d’une vignette (en cm avec une décimale)
• DH : hauteur d’une vignette (mêmes unités)
• REF : la référence de votre planche inscrite sur l’emballage pour la retrouver sans équivoque.

Créer un nouveau modèle

Si vous n’avez pas trouvé votre bonheur dans les modèles fournis par LibreOffice, vous allez créer votre propre modèle. L’onglet | Format | vous permet d’enregistrer les dimensions que vous avez notées sur le gabarit. Enregistrez ce modèle comme on vient de le voir.

Ensuite, avant de dessiner votre carte de visite définitive, suivez la procédure générale en créant des vignettes simples ne comportant que deux ou trois lignes.

Faites une impression sur une feuille blanche ordinaire.

Vérifier le format en ‘mirant’ : vous prenez une planche de cartes de visite (ou le gabarit pour que les limites des vignettes soient bien visibles) et vous mettez la feuille de test imprimée derrière ; vous ajustez les bords, et vous regardez le résultat à la lumière pour voir l’impression par transparence. Si votre texte ‘loge’ dans toutes les cartes de visites de la feuille, votre paramétrage est bon. Sinon, il vous faut le corriger et vérifier à nouveau.

Paramétrer la synchronisation

Vous avez rédigé votre vignette initiale (en haut à gauche). La synchronisation va répliquer cette vignette initiale sur toutes les vignettes de la planche ; c’est étape 3. de la procédure générale. Il suffit de cliquer sur un bouton flottant ◄YCNHRONISER►.

Mais le bouton flottant n’est disponible que si le modèle de votre planche prévoit cette synchronisation. Si ce bouton n’est pas disponible :

• Copier le contenu de votre vignette initiale dans le presse-papier pour ne pas perdre votre travail : cliquez dans la vignette, [Ctrl+ A] pour tout sélectionner, [Ctrl+ C] pour copier le contenu dans le presse-papier. Fermer le document sans l’enregistrer.
• Ouvrez de nouveau la fenêtre Étiquettes : ▼ Fichier ▼ Nouveau ▼ Étiquettes * (Étiquettes), puis :

…
▼ | Options | ;
█ Répartir █ ;
♪ : { Page entière – Étiquette unique } ;
♪ [X] Synchroniser le contenu ;
▼ ◄NOUVEAU DOCUMENT► ;
…

• La nouvelle planche est affichée. Dans la vignette initiale : [Ctrl+ V] pour coller le contenu du presse-papier. Vous retrouvez votre travail.
• Le bouton flottant ◄SYCNHRONISER► est dans la fenêtre de travail.

Associer une imprimante au modèle

…
▼ | Options | ;
█ Imprimante █ ;
▼ ◄PARAMETRER…► ;
…

Pour un utilisateur ne disposant que d’une imprimante, cette fonctionnalité est sans intérêt. Dans un pool d’impression, ce bouton permet d’aller préciser l’imprimante à utiliser pour ces étiquettes ou cartes de visite, et dans quel bac d’alimentation papier prendre les feuilles. Cela peut être utile.

Conclure le choix du modèle

…
▼ ◄Nouveau document►.

L’action de ce bouton valide les saisies faites concernant le modèle choisi et une page est affichée pour la saisie et la mise en page des cartes de visite. Le paramétrage que vous venez de faire est attaché à ce nouveau document. Si vous sauvegardez ce document, il sera sauvegardé avec lui ; et quand vous ouvrirez ce document plus tard, ce paramétrage sera disponible avec lui.

Rédiger une carte de visite

C’est la deuxième étape de la procédure générale.

Assurez-vous que les repères de textes sont affichés :

Dans : ▼ Affichage ▼ Délimitations du texte (ligne en bascule – une marque indique que l’effet est actif).

Saisissez votre carte de visite dans le premier cartouche, en haut à gauche. Soignez la mise en forme à l’intérieur de ce cartouche. Respectez une petite marge ‘réelle’ pour tenir compte des imprécisions de calage du papier dans l’imprimante. N’hésitez pas faire des impressions pour juger de l’effet produit avec cette seule vignette.

Synchroniser la planche

Quand votre vignette initiale vous semble prête, synchroniser la planche :

(Bouton flottant) : ▼ ◄SYNCHRONISER►.

Le contenu de votre vignette initiale est répliqué sur toutes les vignettes de la planche.

Vous pouvez sauvegarder ce document comme un document ordinaire. Vous pourrez le rouvrir pour le modifier ou l’imprimer plus tard. Vous pouvez l’imprimer.

Modifier une planche

Une fois au point, votre planche ne devrait pas bouger. Mais des modifications sont parfois nécessaires : changement d’adresse, par exemple.

Vous pouvez modifier une planche très facilement :

• Commencez par ouvrir le document correspondant.
• Ne modifiez que la vignette initiale (en haut à gauche).
• Quand votre modification est au point, synchronisez la planche (▼ ◄SYNCHRONISER►).
• Sauvegardez et imprimez.

Cette correction peut être répétée sans inconvénient.

Précision concernant le menu Cartes de visite

Je vous ai proposé d’ouvrir la fenêtre Étiquettes et non Cartes de visite dans le menu Fichier, Nouveau. Maintenant que vous connaissez bien la fenêtre Étiquettes, je vous invite à consulter la fenêtre Cartes de visite. Vous retrouverez des onglets connus. Mais vous constaterez aussi que deux onglets vous permettent d’enregistrer des informations privées et professionnelles dans des champs et que ces champs peuvent être posés dans le document.

Soit vous n’avez qu’un modèle de carte de visite à imprimer (hypothèse présupposée dans cette section), et vous suivez alors ma méthode. Soit vous avez à imprimer les cartes de visite de toute votre équipe et de toute votre société, et là je vous conseille de créer un document par carte différente. Pour cela, vous partez du document sauvegardé après la synchronisation. Vous modifierez la vignette initiale pour y mettre les coordonnées de la personne dont vous voulez imprimer les cartes de visite. Vous synchronisez, et vous sauvegardez ce nouveau document avec le nom de la personne concernée pour le retrouver plus tard facilement. Vous vous construisez ainsi une bibliothèque de cartes de visites imprimables. Cette solution est beaucoup plus souple que celle apportée avec la fenêtre Cartes de visite.

Conclusion

Retenez de cette étape, deux opérations :

• le dessin d’une planche,
• la mise à jour d’une planche à partir d’une vignette initiale et sa synchronisation.

C’est l’essentiel de l’impression des planches d’étiquettes ou de cartes de visite.

2. Impression d’étiquettes-adresses

Ce paragraphe est périmé –  nouvelle version ici

Dans cette section, nous abordons une extension très importante du traitement de texte : les documents personnalisés. Dans ces documents, des champs particuliers permettent de récupérer les informations d’une base de données. Ce qui suppose en amont, une gestion de cette base ; et au niveau de la ‘sortie’ du document, un assemblage dynamique qui répète le document à chaque élément de la base de données dont le défilement est piloté en quelque sorte par le document. Voilà les ingrédients de cette recette délicate des documents personnalisés : une base, un document avec des champs particuliers, une sortie répétitive synchronisée avec le défilement des informations.

Le concept de base de données

Dans sa forme classique, une base de données est un ensemble de tables. Une table regroupe des articles qu’on appelle aussi des enregistrements. Les enregistrements sont composés de champs destinés à recevoir des informations. En général, tous les enregistrements ont la même structure. Les champs sont désignés par un nom, comme les variables en algèbre (‘X’) ; ces champs enregistrent des informations qui sont variables d’un enregistrement à l’autre (X = 12 : 12 est le contenu d’un champ).

Un tableau de tableur peut être considéré comme une base de donnée. Chaque feuille du tableau est une table. Dans cette table, chaque ligne du tableau est un enregistrement. Sur cette ligne, chaque colonne est un champ. Le contenu d’une cellule, au croisement d’une ligne et d’une colonne contient l’information de base. Le nom des champ, indispensable pour accéder à l’information de base, est généralement enregistré sur la première ligne de la feuille.

Pour les étiquettes-adresses que nous étudions ici et les lettres personnalisées que nous verrons dans la section suivante, LibreOffice associe au document à imprimer une base de données. Dans nos deux exemples, nous allons utiliser un tableau obtenu avec le tableur LibreOffice Calc.

Pour être complet sur le concept de base de données, je précise qu’une base de données est aussi caractérisée par un index au moins, qui permet de lire les fiches dans un certain ordre (celui d’un ou de plusieurs champs). En fait, dans nos exemples, nous utiliserons l’index naturel : l’ordre des lignes d’une feuilles.

Procédure générale

Pour imprimer des planches d’étiquettes adresses avec une étiquette différente par destinataire, vous devez suivre une procédure en cinq étapes :

1. Dessinez une planche d’étiquettes comme nous l’avons vu ci-dessus pour les cartes de visite ;
2. Associez une base de données à cette planche ;
3. Générez une vignette initiale comme nous l’avons fait pour les cartes de visite, mais en insérant aussi des noms de champs de la base de données, et des commandes pour que le système se déplace dans la base au moment de l’impression (par exemple : ‘passer à l’enregistrement suivant’). C’est l’étape centrale.
4. Synchronisez la planche pour reporter dans chaque vignette le contenu de la vignette initiale. Sauvegardez votre document.
5. Lancez l’impression du document. Cette impression va associer la répétition des planches et en arrière-plan d’une manière invisible, le défilement de la base de données. Elle sera donc un peu particulière.

Il existe quelques bogues dans LibreOffice, mais nous les contournerons allègrement. Cette procédure va vous permettre de consolider certains acquis : les styles, les champs. Et surtout, vous allez apprendre à manipuler les bases de données pour construire des documents personnalisés.

Étape 1 : dessiner une planche d’étiquettes

Vous procédez exactement comme on l’a vue à la première section avec les cartes de visite, en vous arrêtant juste avant d’actionner le bouton ◄NOUVEAU DOCUMENT► car nous allons enregistrer d’autres paramètres dans la fenêtre Étiquettes.

Étape 2 : associer une base de données à la planche

La base de données à associer à la planche :

• doit exister ;
• doit être accessible (sur le disque ou en réseau) pendant tout le processus d’impression ;
• et doit être reconnue par LibreOffice.

La base de données doit exister sur le système et être accessible

Si la base de données n’existe pas, vous devez la créer en dehors du traitement de texte.

Si elle est sur un poste en réseau, vous vérifiez son accessibilité.

Pour notre exemple, nous allons utiliser un classeur LibreOffice Calc (fichier .ods), avec au moins les colonnes : Titre, Nom, Prénom, Rue_1, Rue_2 (deuxième ligne adresse), CDP (Code postal), Ville. Ces colonnes ne sont qu’un exemple. Ce classeur existe sur votre disque (pour l’exemple, dans Mon_dossier, avec le nom : BDD_etiq_adresses et l’extension ‘.ods’). Le tableau que nous allons utiliser pour nos étiquettes est sur une feuille de ce classeur qui s’appelle ‘Formation’.

Notez que la suite LibreOffice gère aussi les bases de données (les fichiers ont une extension .odb). Nous allons donc trouvé dans notre parcours des expressions et un vocabulaire propre aux bases de données ; je l’adapterai au tableur, puisque nous allons utiliser ce genre de base.

La base doit être reconnue dans LibreOffice

Troisième condition pour associer une base de données à un document : la base doit être reconnue par LibreOffice. Il existe sur votre système très certainement un très grand nombre de classeurs qui pourraient servir de base de données. Tous ne sont pas reconnus comme bases de données par LibreOffice. Il y a donc une démarche volontaire à faire pour cette reconnaissance ; elle se fait dans LibreOffice.

Normalement, pour que LibreOffice reconnaisse une base de données, la procédure est la suivante :

Dans : ▼ Outils ▼ Options… * (Options) ;
▼ LibreOffice.org Base (notez bien qu’il s’agit de ‘Base’) ▼ Bases de données *
█ Bases de données enregistrées █ ;
(Les bases déjà reconnues sont listées dans ce tableau) ;
▼ ◄Nouveau…► (permet de déclarer une nouvelle base) ;
(etc.) ;

Mais il y a un bogue : on ne peut rentrer ici que des bases .odb (des vraies bases de données), et non des classeurs (.ods) de tableur. C’est une impasse !

Voici comment contourner ce bogue :

Dans : ▼ Édition ▼ Changer de base de données… *
▼ ◄PARCOURIR…► * (Ouvrir) ;
(il suffit d’ouvrir n’importe quel fichier de tableur (avec une extension ‘.ods’) absent de la liste affichée, et il est intégré à la liste des bases reconnues par LibreOffice) ;
Vous affichez le dossier de votre tableau (Mon_dossier dans l’exemple);
▼▼ BDD_etiq_adresses.ods (dans l’exemple) ;
(équivalent à sélection du fichier et ▼ ◄OUVRIR►) ;
(votre tableau est désormais affiché dans la liste des Bases de données disponibles) ;
▼ ◄FERMER►.

Vous pouvez vérifier le résultat en reprenant la procédure précédente :

Dans : ▼ Outils ▼ Options… *
▼ LibreOffice.org Base ▼ Bases de données *

Dans la fenêtre qui s’affiche, la base que nous venons de déclarer est bien présente.

Pour information, ◄SUPPRIMER► permet ici de supprimer la déclaration de la base sélectionnée ; ce bouton ne supprime pas la base qui reste dans le système ; mais la base n’est plus reconnue par LibreOffice) ;

◄ÉDITER…► permet de renommer la base dans la déclaration de LibreOffice.

Associer la base à une planche

Maintenant que nous avons un dessin de planche disponible (étape 1) et une base de données accessible et reconnue par LibreOffice, nous pouvons rentrer dans le vif du sujet : associer la base à la planche. Cette association se fait dans la fenêtre Étiquettes, à l’onglet | Étiquettes | ; depuis l’étape 1, nous sommes dans cette fenêtre. Avançons :

Dans  : ▼ Fichier ▼ Nouveau ▼ Étiquettes… * (Étiquettes) ;
▼ | Étiquettes | ;
█ Inscription █ ;
♪ [  ] Adresse (important : ne pas cocher !) ;
♪ Base de données : ( xxx ; BDD_etiq_adresses ; yyy ) ; (pour l’exemple) ;
♪ Table : (xxx ; Formation ; yyy ) ; (pour l’exemple) ;
…

Quand la base de données est un tableau de tableur, il faut préciser sur quelle feuille de ce tableau, les informations doivent être lues. La zone pour préciser cette feuille est appelée ici ‘Table’ par référence aux vraies bases de données.

Si la zone Table affiche un combo vide, cela signifie que la base de données saisie n’est pas reconnue. Il peut s’agir d’un bogue : pour le contourner, fermer le traitement de texte et redémarrez-le. Cette zone ne peut pas rester vide pour la bonne suite de la procédure. Si la zone persiste à rester vide, reprenez la procédure de reconnaissance du paragraphe précédent.

Nous venons de déclarer la base de données, et plus précisément la table à utiliser (la feuille du tableur). Il faut maintenant confirmer la planche à utiliser. Normalement ce travail a été fait à l’étape 1. Pour mémoire :

…
█ Format █
♪ { Continu – Feuille } ;
♪ Marque : xxx ; (choisir la marque de votre planche) ;
♪ Type : xxx ; (choisir le type qui convient) ;
▼ | Options |
█ Répartir █
♪ { Page entière – Étiquette unique } ;
♪ [X] Synchroniser le contenu (la coche est indispensable ici) ;
…

Voilà, c’est terminé : votre planche est paramétrée et ‘déclarée’ associée avec une base de donnée reconnue. Concluez ce travail :

…
▼ ◄Nouveau document► ; ◄ ; * ;
(Le nouveau document est affiché)
Sauvegardez tout de suite ce document – pour l’exemple : formation_planche_vierge ;
…

En sauvegardant ce document vierge, vous vous donnez la possibilité de relancer la procédure à ce point en le rechargeant, au cas où un incident vous bloquerait ensuite.

L’association de la base avec la planche est un lien. Chaque fois que la planche va aller chercher la base de données au moment d’une impression, elle la prendra dans l’état où elle sera à ce moment. Ce qui permet de faire des mises à jour de la base avant de relancer le processus d’impression.

Étape 3 : générer une vignette initiale

Cette troisième étape est capitale.

Vous allez construire une vignette avec du texte, des images, une mise en forme comme vous savez le faire désormais. Mais surtout, vous allez insérer des champs de base de données et des commandes pour que le système puisse faire défiler cette base. L’insertion des champs : vous connaissez aussi ; mais cette fois, nous allons nous intéresser à un onglet de la fenêtre Champs que nous n’avions pas encore vu : les bases de données.

La planche vierge est affichée, soit à la suite de l’opération précédente, soit après que vous ayez rechargé le fichier correspondant (‘formation_planche_vierge’).

Préalables

1. Vous vérifiez que le point d’insertion est au début du document, en haut à gauche de la première vignette ; sinon, vous l’y mettez.

2. Dans la vignette initiale, mettez la taille de vos caractères à 6 ou 7 : les noms de champs insérés sont très longs ; ils occupent de la place ; vous devez pouvoir les vérifier de visu. Et si le texte dépasse la zone, il n’y aura pas moyen de les consulter. Avec une petite police, vous pourrez le faire. Vous modifierez la police ensuite, je vous expliquerai.

3. Affichez la trame de champs : [Ctrl+ F8].

4. Affichez les noms des champs-Sources de données avec [Ctrl+ F9]. Attention : pendant le paramétrage, les champs sont matérialisés dans le document où ils sont insérés, sous la forme : « <nom_du_champ> » ; quand vous affichez les noms de champs (avec [Ctrl+ F9]), ces noms sont remplacés chacun par une composition comprenant le nom du tableau, point, le nom de la feuille, point, et le nom du champ. Voilà pourquoi je disais que ces noms de champs étaient longs ! J’appelle cette composition : ‘champ-Sources de données’.

Méthode de composition de la vignette initiale

Vous ouvrez la fenêtre d’insertion des champs, à l’onglet Base de données :

[Ctrl+ F2] * (Champs) ;
▼ | Base de données | ;
…

Vous pouvez composer votre vignette initiale en séquence : du texte ou de la mise en forme et des insertions de champs dans l’ordre du texte. En fait, à l’expérience, il est plus pratique de procéder dans un ordre différent :

• 1. Commencez par insérer tous les champs vous contentant d’une mise en forme élémentaire (espace de séparation, passage à la ligne).
  • Au début :

…
♪ █ Type de champ █ : Champ de mailing ;
█ Sélection d’une base de données █ ;
Retrouvez dans ce panneau, la feuille qui contient vos données ; après l’entrée précédente, une croix la précède ;
▼ ‘+’ précédant la feuille de vos données ; la liste détaillée des champs de cette feuille est affichée dessous le nom de la feuille ;
…

• • Pour insérer un champ avec le maximum de sécurité, voir ci-après.
  • Quand vous avez inséré le dernier champ, terminez cette insertion par :

♪ █ Type de champ █ : ▼ Enregistrement suivant ;
█ Condition █ ;
♪ : TRUE (important !) ;
▼ ◄INSÉRER► ; (voir précision importante ci-après) ;
Vous pouvez fermer la fenêtre Champs.

• 2. Ensuite, vous effacez les noms de champs (qui prennent beaucoup de place) en basculant avec [Ctrl+ F9]. Les champs apparaissent avec leur format plus restreint entre ‘<’ et ‘>’. Le dernier champ ‘Enregistrement suivant’ est invisible, c’est normal.
• 3. Vous mettez alors la vignette en forme (taille des caractères, effets, textes complémentaires). Sur ce point, votre expertise dans les styles et les formats vous permet de faire des prouesses. Vous devez arriver à une présentation imprimable. Les données réelles seront plus longues ou plus courtes que les noms des champs entre ‘<’ et ‘>’, mais, vous devez prévoir ces variations en leur laissant l’espace nécessaire.

Quelques conseils importants

1. Vous travaillez pendant l’insertion des champs avec deux fenêtres : celle du document (la planche) et celle des Champs. Soyez très attentif, car une seule fenêtre n’est active à la fois ; et tout ce que vous tapez, tout ce que vous cliquez, se passe dans la fenêtre active. Je rappelle qu’une fenêtre devient active quand on clique dedans, l’idéal étant de cliquer sur la barre de titre. Pour vous éviter des soucis, je préconise le processus d’insertion suivant :

• Vérifiez ou activez la fenêtre du document ; positionnez le point d’insertion où le prochain champ doit venir.
• Activez la fenêtre Champs, puis :
  • soit ▼▼ sur le champ à insérer,
  • soit vous le sélectionnez d’un clic et ▼ ◄INSÉRER►.
• Activez ensuite, immédiatement, la fenêtre du document : vous n’avez plus rien à faire, pour le moment avec la fenêtre Champs et vous allez devoir travailler dans la planche pour déplacer le point d’insertion, saisir un saut de ligne, ou modifier les affichages avec les combinaisons [Ctrl+ F9] ou[Ctrl+ F8].

2. Les champs, quel que soit leur mode d’affichage, sont considérés par le traitement de texte comme un caractère unique. Il faut s’en méfier pour les déplacements du point d’insertion : il suffit d’un coup de flèche à droite ou d’un coup de flèche à gauche pour passer ‘par-dessus’ un champ ! C’est pratique et rapide pour les suppressions (en avant avec un seul coup de [Suppr] ou en arrière avec un seul coup de [Ret Arrière ou Del]). C’est pratique aussi pour les sélectionner et leur appliquer un format de type Caractère.

3. Concernant le champ Enregistrement suivant : ce champ est essentiel pour que le système déroule le tableau ligne à ligne. Omis, toutes vos vignettes auront les informations de la même personne. Mis deux fois, vos étiquettes ne seront imprimées que pour une personne sur deux.

C’est d’autant plus délicat que ce champ est invisible en dehors de l’affichage noms des champs-Sources de données.

Cependant, voici un précision importante : ce champ doit être le dernier caractère de la vignette, c’est à dire au début de la dernière ligne, avec rien derrière. Puisqu’il est invisible, votre vignette doit se terminer par une ligne qui semble vide (mais qui en fait contient ce champ qu’on ne peut voir).

Étape 4 : synchroniser la planche

Voilà une étape simple ! Une fois que votre vignette initiale est au point, et bien qu’aucune information personnelle n’y apparaisse encore, vous pouvez la synchroniser : ▼ ◄SYNCHRONISER►.

Comme pour les planches de cartes de visite, si vous avez des modifications à apporter ensuite, faites-les dans la vignette initiale ; puis faites ensuite une nouvelle synchronisation pour que ces modifications soient reportées sur les autres vignettes de la page.

Après cette synchronisation, je vous conseille de sauvegarder votre document. Appelons-le, pour l’exemple, formation_planche_champs.

Étape 5 : ‘sortir’ les étiquettes personnalisées

Vocabulaire

Le mot impression est précis : il désigne une action dont le résultat est un document imprimé produit par une imprimante. Or, dans ce paragraphe, nous allons parler, plus généralement de sortie, sous-entendu du document.

Comme vous le constatez, la planche affichée ne comporte aucune information personnalisée : seule la structure est visible. Cette étape explique comment la planche s’associe dynamiquement à la base de données, pour produire un résultat, la sortie d’un document personnalisé. Cette sortie peut être obtenue sur l’imprimante, on parle alors d’impression ; mais elle peut être obtenue aussi dans un fichier ; on pourrait alors parler d’enregistrement, comme on parle d’enregistrer son travail en traitement de texte avec [Ctrl+ S].

Lancement

Pour lancer la sortie des étiquettes personnalisées :

Dans : ▼ Fichier ▼ Imprimer… *
« Le document contient des champs de base de données d’adresses. voulez-vous imprimer une lettre-type ? »
▼ ◄OUI►  * (Mailing) ;
– ◄NON► : vous obtenez à l’imprimante la feuille affichée !
– ◄AIDE► : ne vous apportera pas grand chose sur ce coup !
…

Quelques réflexions sur cette curieuse fenêtre intermédiaire :

• L’expression ‘base de données d’adresses’ ne veut pas dire grand-chose. Le document comprend tout simplement des champs de base de données.
• ‘Lettre type’ est une très mauvaise traduction du processus : il faut comprendre : ‘document personnalisé avec la base de données’ ;
• Répondre NON peut-être utile pour faire un essai d’impression d’une page. Mais c’est bien insuffisant pour un essai. À l’expérience, c’est au passage à la deuxième page que se produisent les anomalies les plus délicates à régler car elles mettent en causse le paramétrage de la planche et celui de la vignette initiale (quand l’espace est trop serré). J’explique plus bas comment faire un essai utile avec les noms !

…
(la fenêtre mailing est affichée) ;
…

Dans le haut de cette fenêtre, nous retrouvons notre zone Sources de données.

À ce stade, on peut faire plusieurs types de choix :

• choisir les enregistrements de la base pour lesquels on va sortir des étiquettes-adresses ;
• choisir le mode de sortie : sur papier ou en fichier.

Sélection des enregistrements

Vous allez choisir les enregistrements pour lesquels vous voudrez ‘sortir’ une étiquette-adresse :

…
█ Enregistrements █ ;
♪ { Tout – Enregistrements marqués – de : ♪♪ : NNN ♪♪♪ à : NNN}
…

• En cliquant le bouton Tout, toute la base sera prise.
• Le bouton Enregistrements marqués n’est actif que si au moins un enregistrement est sélectionné dans le tableau-Sources de données.
• De … à… appelle des numéros d’ordre qui n’apparaissent pas dans le tableau ; les réponses seront donc délicates… À proscrire.

Enregistrements marqués est une option très intéressante : elle permet de n’éditer des étiquettes que pour les personnes choisies dans le tableau affiché en tête. On peut aussi raffiner la méthode de sélection en utilisant le filtre standard de ce tableau : il permet de n’afficher que des lignes ayant un champ remplissant une condition (ou un ensemble de conditions).

Supposons que vous ayez fait un premier envoi. Puis, vous recensez des oublis, des anomalies d’adresse que vous corrigez et pour lesquelles vous voudriez refaire l’envoi. Vous pouvez gérer cette succession d’envois très simplement. Il suffit par exemple d’avoir une colonne ‘N° d’envoi’ mise à 1 pour les envois de la première vague. Le tableau est complété avec des nouveaux qui reçoivent ‘2’ dans cette colonne. Le filtre ne va retenir que les N° d’envoi = ‘2’. Vous pourrez ainsi faire plusieurs vagues, ne sortant que les intéressés à chacune.

Sélection de la sortie

Vous choisissez maintenant d’imprimer ou d’enregistrer le document personnalisé :

…
█ Sortie █ ;
♪ { Imprimante – Fichier } ;
…

Le choix de sortie sur imprimante :

… ▼ ◄OK► ; ◄ ; * (Imprimer) ;
Vous êtes avec la fenêtre normale de lancement d’une impression.

Le choix de sortie sur fichier propose d’autres choix dans le panneau suivant :

█ Enregistrer le document fusionné █ ;
♪ { Enregistrer comme document unique – Enregistrer comme documents individuels } ;
…

Ce choix permet d’obtenir soit un seul fichier pour l’ensemble des planches, soit un document par personne. Pour les étiquettes-adresses, ce dernier choix n’a pas de sens.

… (Enregistrer comme document unique) ;
▼ ◄OK► ; * (Enregistrez sous…) ;
Vous choisissez le dossier d’accueil et donnez un nom à votre fichier ;
▼ ◄ENREGISTRER►.

Le fichier créé est un fichier .odt, c’est-à-dire un document texte. Son gros avantage, c’est que vous pouvez le travailler comme un document ordinaire, mais surtout, que vous pouvez l’imprimer autant de fois que vous voulez.

Quelques solutions particulières

Comment faire un essai d’impression de deux pages maximum ?

Il suffit de lancer une impression sur l’imprimante en choisissant un nombre d’enregistrements égal au nombre de vignettes d’une planche, plus 2 ou 3.

Comment voir, avant l’impression, l’effet des données personnelles sur les étiquettes ?

Il est tout à fait légitime de vouloir vérifier comment les données personnelles se comportent sur le document définitif. Pour cela, vous pouvez lancer une impression sur du papier ordinaire ; mais pour les gros fichiers, cela prend du temps… et du papier. Vous pouvez aussi choisir la sortie en fichier et consulter ce fichier ensuite en traitement de texte. Pour des bases de données importantes en nombre d’enregistrements, c’est une solution rapide et complète.

Comment modifier des informations dans le tableau-Sources de données ?

Le tableau-Sources de données, affiché avec [F4] dans la fenêtre de la planche (bascule), ou présent au lancement de la Sortie ne sert en fait qu’à sélectionner les enregistrements pour lesquels on veut une étiquette-adresse.

Pour modifier les informations (faute de frappe, changement d’adresse, correction d’erreur), il est impératif d’enregistrer les nouvelles informations directement dans le tableau d’origine. Je rappelle que l’association est un lien ; ce lien ‘va chercher’ le tableau et le prend comme il est à ce moment.

En clair : saisissez vos modifications dans le tableau d’origine (BDD_etiq_adresses.ods dans le dossier Mon_dossier), sauvegardez votre travail, fermer le tableau. Dans le tableau-sources de données, actualiser si nécessaire les informations (bouton dans la bordée supérieur du tableau-sources de données). Vos modifications sont visibles.

Comment sélectionner les enregistrements dans le tableau-Sources de données ?

La description de la zone Sources de données est donnée plus bas. J’y explique comment sélectionner des enregistrements.

Peut-on voir les noms des personnes à la place des noms de champs ?

Oui, mais cela est délicat. Explication.

Il existe dans les boutons de la zone Sources de données, vers la droite, un bouton bucolique : [Données dans les champs]. Ce bouton n’est actif que si au moins un enregistrement est sélectionné dans le tableau-Sources de données. En cliquant sur ce bouton, la première page de la planche (uniquement) est servie avec les enregistrements. C’est une manière de vérifier la séquence des enregistrements fonctionne bien, que la synchronisation est correcte et que le formatage des vignettes s’accommode bien de la longueur des données.

Mais il n’est pas possible de revenir à l’affichage des champs. Si vous avez sauvegardé votre planche après la synchronisation, comme conseillé, vous pourrez la recharger et vous retrouverez alors vos zones identifiées par les noms de champs. C’est impératif si vous voulez corriger la vignette initiale et refaire une synchronisation.

Autre difficulté avec cette méthode : vous n’avez en résultat qu document d’une seule page, quel que soit le nombre d’enregistrements sélectionnés : vous ne pourrez donc pas vérifier si le saut de page de vos planches fonctionne. Voir ci-dessus la réponse à la question : « Comment faire un essai d’impression de deux pages maximum ? ».

À l’impression de mes étiquettes, une page blanche s’intercale. Comment la supprimer ?

Cette page blanche peut venir d’un problème de paramétrage ou d’un bogue. L’essentiel est que nous savons la supprimer :

(la fenêtre Imprimer est affichée) ;
▼ | LibreOffice Writer | ;
█ Pages █ ;
♪ [  ] Imprimer les pages blanches insérées automatiquement ;
…

Il suffit de décocher la case indiquée avant de lancer l’impression.

La zone Sources de données

Il me paraît important de présenter en détail, à la fin de cette section, la zone Sources de données affichée avec [F4] en bascule en tête de la planche de ‘étiquettes, et qu’on retrouve aussi dans la sortie des étiquettes.

La zone

Une zone que LibreOffice appelle Sources de données s’affiche en haut de la zone principale, sous les boutons ; la zone de texte est décalée dessous. On y trouve :

• une barre d’outil spécifiques placée au-dessus du tableau, en tête de la zone,
• dans la partie gauche, un navigateur-Sources de données, affichant les bases de données reconnues par LibreOffice ; cette zone peut être masquée / affichée avec le bouton correspondant à droite de la barre d’outils-Sources de données[afficher / masquer le navigateur],
• dans la partie droite, un tableau-Sources de données, comparable à celui du tableur :
  • en tête, les intitulés de colonnes
  • puis les lignes,
  • puis une barre d’état.

Il est possible de réduire ou d’agrandir la zone Sources de données au détriment de la zone du texte, en déplaçant leur séparation horizontale avec la souris, vers le haut ou vers le bas.

Le tableau-Sources de données affiché dans la partie droite correspond à celui sélectionné dans le navigateur. Normalement, il s’agit de la feuille que nous avons associée à la planche à l’étape 2. Pour avancer dans notre procédure, il doit contenir au moins une ligne de données. S’il était vide, vous pouvez le charger : retrouvez la feuille dans le navigateur-Sources de données, et en double-cliquant sur sa ligne, il se charge automatiquement.

Le tableau-Sources de données

Quelques particularités concernent ce tableau-Sources de données :

• La première cellule, en haut à gauche, vide, est appelée Origine ;
  • Un clic sur cette cellule permet de sélectionner toutes les lignes du tableau ; un nouveau clic permet de les déselectionner.
• La première colonne (avec l’origine en haut) est vide ; elle reçoit un pointeur (petit triangle pointant à droite). Ce pointeur indique la ligne en cours de lecture ; sa position initiale est normalement la première ligne de donnée (deuxième du tableau, car la première est celle des en-têtes).
• La barre d’état, en pied de tableau, comprend une zone de renseignements sur les lignes et une série de boutons ;
  • La zone de renseignements sur les lignes indique : « ‘Enregistrement’ N ‘de’ xx * (yy) »
    • N = numéro de l’article pointé par le pointeur (la première ligne du tableau a le numéro 1 ; vous pouvez en pointer un autre en saisissant ici son numéro (mais les numéros de ligne ne sont pas visibles…) ;
    • xx : nombre d’articles chargés ;
    • ‘*’ signifie que la base n’est pas intégralement chargée (pour éviter que ça ne prenne trop de temps pour une base volumineuse) ; si l’astérisque est absent, cela signifie que la base est intégralement chargée ;
    • yy : nombre d’articles sélectionnés ;
  • La série de 4 boutons permet de placer le pointeur :
    • |<- : au numéro 1, début de la base,
    • <- : vers l’article précédent,
    • -> : vers l’article suivant,

    • ->| : vers le dernier article.

Pour sélectionner des enregistrements :

• Pour sélectionner tout le tableau : ▼ case origine ; c’est une bascule qui sélection / désélectionne toutes les lignes.
• Pour sélectionner une seule ligne : ▼ dans la colonne Pointeur sur cette ligne.
• Pour sélectionner une suite de lignes :
  • sélectionner la première ligne (quelconque) ;
  • [Maj+ ] et sélectionner la dernière de la suite.
• Pour sélectionner des lignes disjointes ou des suites de lignes disjointes :
  • sélectionner une première ligne (toutes les sélections antérieures sont perdues)
  • [Ctrl+ ] et sélectionner une autre ligne : la première sélection est conservée, celle-ci s’ajoute ;
  • ou [Ctrl+ Maj+] et sélectionner une autre ligne : les sélections précédentes sont conservées, et les lignes comprise entre la dernière ligne sélectionnée et celle-ci sont toutes sélectionnées (suite de lignes).

Pour charger toute la base quand elle est incomplète

Une ‘*’ dans la barre d’état du tableau-Sources de données, indique que la base n’est pas intégralement chargée (par souci d’économie de temps avec les bases volumineuses). Or pour faire des sélections, il est probable qu’on aura besoin que toute la base soit chargée. Pour ce faire, vous procédez ainsi :

– ▼ sur le bouton ‘->|’ dans la barre d’état sous le tableau (: le pointeur est posé sur le dernier enregistrement ; cette opération a pour effet de charger toute la base) ;

– ▼ dans la cellule Origine – première cellule, en haut à gauche du tableau (: toute la base est sélectionnée ; les compteurs yy et zz sont affichés correctement) ;

– ▼ dans ‘|<-’ dans la barre d’état sous le tableau (: le pointeur est mis sur le premier enregistrement – alors, N = 1) ;

(Ces trois clics, dans cet ordre, sont impératifs pour sélectionner toute la bases avec des compteurs justes ; c’est le seul moyen de contourner quelques bugs dont les effets néfastes apparaîtraient plus loin).

Conclusions

• Si la procédure peut dérouter le novice, vous constaterez avec surprise, en refaisant l’opération une deuxième fois, qu’elle est toute simple.
• Pour votre information, LibreOffice propose des assistants pour réaliser cette opération qui sont plus compliqués.
• Retenez, en ce qui concerne l’association de la base de données avec la planche que nous jouons sur deux registres différents : la déclaration et l’utilisation. La déclaration enregistre quelque part (dans le fenêtre Étiquettes) le fait que la planche va fonctionner avec telle base de données. On a vu que cette relation est une information qui est enregistrée avec le document Planche. C’est cette déclaration qui nous permet, ensuite, quand Planche est ouvert, d’avoir avec [F4] ou pour la sortie, le tableau de cette base disponible pour les sélections.
• L’opération qu’on appelle Fusion, consiste à mettre dans chaque étiquette-adresse, des données personnelles différentes à chaque fois en faisant défiler les enregistrements sélectionnés de la base de données. Cette fusion n’est réalisée qu’à la sortie. C’est peut-être un peu frustrant ; mais c’est aussi dans la logique de l’automatisation de cette fonctionnalité.

3. Mailings

Ce paragraphe est périmé –  nouvelle version ici

J’appelle mailing, une opération qui produit, au niveau du traitement de texte, une suite de documents personnalisés en vue de leur impression. Le mailing s’appuie sur un document contenant outre du texte classique, des champs d’une base de données. À l’impression, l’impression du document est répétée pour chacun des enregistrements sélectionnés de la base de données utilisée pour insérer les champs.

LibreOffice propose des assistants pour l’impression des mailings ou leur envoie par courriel. Ces assistants se moulent dans des organisations présupposées, qui ne sont pas nécessairement celles de tout le monde. Voici dans un premier temps la procédure pour imprimer des documents (papier) destinés à un envoi par poste. Il est indispensable de savoir faire des étiquettes-adresses comme nous l’avons vu dans la section précédente.

Mailings papier

Vous voulez envoyer vos vœux à tous vos amis, connaissances et famille, regroupés dans un répertoire. Vous tenez à personnaliser vos envois en ajoutant, à la fin de votre circulaire, un message personnel que vous élaborez au fil de l’année, à réception des nouvelles de votre destinataire (événements familiaux, locaux, professionnels, etc.).

Base de données

Nous allons supposer que votre base de données (‘repert_2013’) contient une feuille(‘vx_2014’) utilisée pour l’envoi des lettres personnalisées. Cette feuille contient les champs d’adresse postale pour imprimer une adresse lisible dans une fenêtre à fenêtre, un champ de salutation initiale (‘Chère X’ par exemple), et un champ ‘message’ que vous chargez régulièrement au fil des nouvelles reçues dans l’année écoulée.

Avant l’envoi de vos vœux, vous reprenez votre base, et vous mettez en forme ces ‘message’ pour qu’ils puissent venir en complément naturel du texte de votre circulaire.

Document

Vous créez un nouveau document, récupérant éventuellement des styles habituels. Si vous avez un modèle de papier à en-tête, il devrait faire l’affaire. Entrez le texte de votre circulaire, ajoutez une ou deux photos. Sauvegardez.

Ajout des champs

Votre circulaire étant affichée, appelez la fenêtre des Champs [Ctrl+ F2] :

(la fenêtre des Champs est affichée) ;
▼ | Base de données | ;
♪ █ Type de champ █ : Champ de mailing ;
█ Sélection d’une base de données █ ;
Cliquez successivement sur la croix devant la base repert_2013, et la feuille vx_2014 ; (la liste des champs de cette feuille est visible) ;
…

Positionnez les champs de l’adresse, du titre, et du message.

Contrairement aux étiquettes-adresses, il n’y a pas besoin de mettre ici une commande ‘enregistrement suivant’ car cette commande est induite avec le saut de page du document.

Après l’insertion des champs, mettez-les en forme éventuellement (styles de type Caractère).

Sauvegardez votre travail. Vous pouvez alors lancer l’impression de la même manière que pour les étiquettes-adresses. Votre mailing est terminé. J’ai abordé les principales questions que vous pouvez vous poser dans la section des étiquettes-adresses.

Mailings par courriel

Pour les envois par courriel, LibreOffice propose un assistant mailing :

Dans : ▼ Outils ▼ Assistant de publipostage…

Cette fonctionnalité mérite une étude approfondie.

Personnalisations poussées

Il est possible, avec une base de données, de faire des personnalisations poussées, au moins sur deux axes :

• J’ai évoqué le message personnel élaboré tranquillement au fil du temps. À l’usage, c’est extrêmement pratique.
• Certains champs permettent des textes alternatifs en fonction d’une condition ; si la condition est vraie, le texte A est inséré, sinon, c’est le texte B ; l’intérêt, c’est que la condition peut vérifier la valeur d’un champ de la fiche ; et même les textes A et B peuvent être eux-mêmes des champs. Il s’agit de programmation que dans l’immédiat je n’ai pas l’intention d’aborder dans ce guide.

Conclusion sur les mailings

LibreOffice a atteint un haut niveau de sophistication pour envoyer des mailings papier ou courriel. Concernant les mailings papier, il est naturel qu’un traitement de texte puisse proposer ce que nous avons là. Concernant les mailings courriel, le problème de la gestion des envois et des réceptions n’est pas traité. Alors que des solutions très accessibles existent sur Internet, qui sont tout à fait satisfaisantes. De mon point de vue, les mailings par courriel sont d’abord une question de gestion des envois avant d’être une question de document ; sur ce plan, LibreOffice n’est pas encore l’outil adapté.

 

 

Sommaire

• Présentation
• 1. La table des matières
  • Préliminaires
  • Vue d’ensemble
  • Préparer la page de la table des matières
  • Structure des lignes
  • Paramétrage de lignes
  • Conclusion : la table est créée
  • Mettre à jour votre table des matières
  • Compléments :
    • Enregistrer une marque d’index pour la table des matières
    • Paramètres spécifiques à chaque zone d’une ligne.
• 2. L’index lexical et les index personnalisés
  • Une question de méthode
  • Déclarer un index personnalisé
  • Créer des raccourcis-clavier pour gérer les index
  • Recenser un terme et l’associer à une entrée
  • Retrouver un terme associé à une entrée
  • Compléter l’index avec un fichier de concordance
  • Poser l’index
  • Mettre à jour l’index, modifier son paramétrage, le supprimer
  • Pour aller plus loin : les clés
  • Bonnes pratiques pour un index.

Présentation

LibreOffice permet de composer automatiquement plusieurs types de tables :

• La table des matières,
• La table des index,
• La table des illustrations,
• etc.

Dans tous les cas, un texte est généré à la demande, au point d’insertion, à partir d’informations repérables d’une manière ou d’une autre, et présentées, sur une page et dans des paragraphes dont les styles associés sont modifiables par l’utilisateur.

Je vais présenter la table des matières et l’index lexical. À partir de ces deux exemples, vous pourrez mettre en œuvre facilement les autres tables. Le paramétrage de ces fonctionnalités peut paraître complexe ; il l’est car il associe plusieurs notions différentes comme le Sommaire automatique et les styles. Mais ces notions n’ont plus de secrets pour vous. Complexe ne veut pas dire compliqué : suivez le guide !

1. La table des matières

Dans un premier temps, vous déterminez le type de table (table des matières) et comment la créer à partir du document ; nous verrons plus loin comment mettre en forme les lignes de la table.

Préliminaires

Dans : ▼ Insertion ▼ Index et tables ▼ Index et tables… * (Insertion d’index) ;
▼ | Index | ;
█ Titre et type █ ;
♪ Titre : xxx ; (il s’agit du titre en tête de page de la table des matières : ‘Table des matières’) ;
♪ Type : (Table des matières ; …) ;
♪ […] Protégé contre toute modification manuelle ;
…

La table créée peut être protégée de toute modification manuelle ; c’est-à-dire qu’elle sera inaccessible en saisie ; cette protection est intéressante en ce sens qu’elle élimine le risque d’une modification involontaire.

Mais pour faire l’apprentissage de la technique de paramétrage (pouvoir modifier les styles, par exemple), il est préférable, au début, d’autoriser les modifications manuelles ; celles-ci permettent des essais avec aperçu réel. Plus tard, quand votre paramétrage sera au point, vous protégerez la table qu’il aura fabriquée.

…
█ Créer un index █
♪ Pour : (Document entier ; un chapitre) ;
…

comprenez le titre du panneau : ‘Créer une table des matières’. Ce choix précise le champ d’application du constructeur de la table : tout le document ou le chapitre courant. Il semblerait qu’il y ait un boggue pour les tables de chapitres.

…
♫ Évaluer jusqu’au niveau : nnn ;
…

Il s’agit du niveau maximum dans la structure de numérotation des chapitres. Vous répondez ‘10’ si vous voulez que la table reflète toutes la structure. Mais vous pouvez limiter par exemple les lignes de votre table aux trois premiers niveaux : partie, chapitre, paragraphes principaux ; dans ce cas, vous répondrez : ‘3’.

█ Créer à partir de █
> [X] Plan ;
> […] Styles supplémentaires ;
> […] Marques d’index ;
…

Création à partir du plan : Le texte des lignes posées dans la table des matières sera celui des titres. Il sera possible de dissocier le groupe de numérotation (prévue par le paramétrage de la numérotation des chapitres) et le texte proprement dit du titre.

Styles supplémentaires : nous avons vu au chapitre 2B-03. Le sommaire automatique, qu’il est possible d’associer des styles particuliers à des niveaux de la structure. En cochant cette case ici, ces titres en style particulier seront intégrés dans la table des matières.

• Quand ce choix est actif, une entrée (◄…►) permet d’afficher un tableau : tous les styles personnalisés sont en lignes, et les niveaux en colonnes : il est donc facile d’associer n’importe quel style avec un niveau.

Marques d’index : il est possible, indépendamment de la structure de créer dans le document, des marques d’index pour la table des matières (avec libellé et niveau) ; en cochant cette case, vous demandez que ces marques soient intégrées à la table des matières. C’est une manière d’ajouter des lignes personnalisées dans une table automatique. L’enregistrement de ces marques d’index est expliqué dans les Compléments, à la fin de cette section.

Vue d’ensemble

Le premier onglet de la fenêtre de paramétrage de la table des matières (Insertion d’index) étant rempli, voici maintenant un aperçu rapide des autres onglets :

• Entrées : permet de construire la composition des lignes de la table
• Styles : la composition automatique de la table se fait en utilisant 11 styles particuliers (un pour le titre de la page, et un pour les lignes de chaque niveau de 1 à 10). Cet onglet permet d’affecter un style existant à ces styles particuliers. En associant les styles de Titres, par exemple, on donne aux lignes de chaque niveau le même aspect que celui du titre correspondant.
• Colonnes : paramètre analogue à celui rencontré pour les styles de type Page. Pour compléter le style de la page accueillant la table (qui curieusement n’est pas proposé comme les autre styles).
• Arrière-plan : complément, encore, du style de la page.

Préparer la page de la table des matières

En conséquence, la construction d’une table des matières devrait commencer par la définition de la page accueillant cette table. Je préconise d’ouvrir une page dans le document, destinée à cette table, en lui attribuant un style de type Page qui lui convient tout en répondant à vos souhaits. Le style de page par défaut peut convenir ; si vous souhaitez que la ou les pages de votre table des matières n’ait pas d’en-tête, ou n’affiche pas le numéro de page, créez une variante de votre style de page par défaut sans ces éléments. L’important est que le point d’insertion (là où la table construite automatiquement va venir s’insérer dans le texte) soit sur une page d’un style adapté. Ensuite, vous compléterez l’apparence de cette page en saisissant les paramètres nécessaires dans les onglets Colonnes et Arrière-plan de la fenêtre Insertion d’index.

Structure des lignes

Les lignes de la table des matières comprennent des informations présentées dans un certain ordre. Je les présente avant de rentrer dans le paramétrage proprement dit.

• En fonction du niveau, le texte de la ligne peut commencer avec un retrait comparable à celui des titres ; ou bien, l’application d’un style particulier pour une ligne d’un niveau donné, se traduira par un retrait ‘avant le texte’ (et éventuellement un retrait supplémentaire pour la ‘première ligne’).
• Le groupe de numérotation du titre posé dans la ligne peut apparaître comme dans l’information d’origine, ou autrement (sans le texte avant, ni après ; succession des niveaux séparés par un point ; etc.) ; on peut aussi imaginer que ce groupe de numérotation soit absent de la ligne en table des matières. Normalement cette information apparaît calée en début de ligne ; mais on pourrait aussi imaginer qu’elle soit posée avec un retrait résultant d’un tabulateur.
• Le texte du titre proprement dit (ou l’entrée d’index particulière), apparaît à la suite, éventuellement calé contre un tabulateur.
• Le numéro de page est essentiel. Normalement calé à droite. Parfois avec une bordée de pointillés (ou autres) pour le relier au texte.
• Toutes ces informations doivent pouvoir s’afficher dans le style d’origine dans le document ou autrement avec un style de type Caractère à définir.
• Quand les séparations entre informations résultent d’une tabulation, le sens du calage (à gauche pour le texte, à droite pour le numéro de page) doit être précisé.
• Enfin, pour les documents en ligne (ou transformés en PDF), chaque ligne ou portion de ligne à définir, doit être un lien vers l’information d’origine.

Paramétrage des lignes

Après avoir paramétré la page, vous allez paramétrer les lignes. Je vous conseille de commencer par définir les styles à l’onglet | Styles | de la fenêtre. Il s’agit de styles de type Paragraphe ; vous les connaissez bien. Ils offrent un cadre précis, complet. Autant commencer par préciser ce cadre.

Pour le titre de la page, vous pouvez récupérer un style existant, en créer un à partir d’un autre voisin.

Pour les lignes, vous pouvez reprendre les styles de titres. Il faudra peut-être modifier les tailles de caractères.

L’important à ce stade de votre travail est de disposer d’une batterie de styles qui apportent une réponse pour chaque ligne au positionnement de ses éléments (retraits et tabulations et sens du calage), à la présentation des affichages (caractéristiques de type Caractère : police, taille, effets, etc.). Personnellement, j’utilise les styles particuliers de la table des matières que j’adapte à mon goût. Je n’interviens donc pas dans l’onglet | Styles |.

Conclusion : la table est créée

Le cadre des lignes étant défini avec les styles, il vous reste à préciser le contenu de ces lignes, quelles informations vous voulez voir apparaître. LibreOffice propose un contenu par défaut qui est tout à fait satisfaisant. Pour l’adopter :

…
▼ | Entrées | ;
█ Niveau █ (passer tous les niveaux de votre table, de 1 à N) ;
█ Structure et formatage █ ;
♪ Style de caractère : aucun ; (valeur par défaut, saisie superflue).
█ Formatage █ ;
[ X ] Position en fonction du retrait du style de paragraphe ;
▼ ◄OK►.

Voilà, votre table de matières est créée, insérée là où vous aviez laissé votre point d’insertion au début d’une page ad hoc.

Si vous affichez la trame des champs [Ctrl+ F8], toute la table apparaît tramée.

Si vous n’avez pas coché la case Protégé contre toute modification manuelle à l’onglet | Index | vous pouvez sélectionner n’importe quel élément pour en modifier le style de type Caractère, ou le style de type Paragraphe pour toute la ligne. Mais vous n’avez pas accès au contenu : il est automatique.

Mettre à jour votre table des matières

Vous avez créé une table des matières ‘pour voir’, et votre texte a évolué ensuite. La table des matières est un champ figé, en ce sens que l’évolution de sa base ne le modifie pas. Pour que votre table des matières reflète la nouvelle réalité de votre texte, il vous faut la mettre à jour. Pour cela :

▲ dans la table, n’importe où ▼ Actualiser l’index.

Votre table est mise à jour.

Notez que ce même menu contextuel vous permet :

• Éditer l’index : la fenêtre Insertion d’index est affichée pour modifier le paramétrage.
• Supprimer l’index : la table est supprimée du document.

Il existe une fonction de mise à jour générale des index et tables à utiliser avant une impression, par exemple, pour être sûr que les dernières corrections du texte seront bien intégrées dans tous les index et toutes les tables :

Dans : ▼ Outils ▼ Actualiser ▼ Tous les index et tables.

Compléments

Enregistrer une marque d’index pour la table des matières

Pour enregistrer une marque d’index : positionnez le point d’insertion où vous voulez mettre une marque ; et éventuellement, sélectionner le texte que vous voulez prendre pour qu’il apparaisse sur la ligne de la table des matières (comme le fait un titre, par exemple) ; puis :

Dans : ▼ Insertion ▼ Index et tables ▼ Entrée… * (Insertion d’une entrée d’index)
█ Sélection █ ;
♪ Index : (Table des matières ; Index ; …) ;
♪ Entrée : xxx (le texte sélectionné est affiché pour vérification ; vous laissez ici ce qui composera la ligne de la table des matières) ;
♪ Niveau : # (pour gérer les décalages dans la table) ;
♪ [ ] Appliquer à tous les textes similaires ;
…

S cette case est cochée, une entrée identique à celle en cours de définition sera reconnue par le système chaque fois que le texte (présent dans la zone ♪ Entrée) apparaîtra dans le texte ; il serait plus logique d’utiliser un titre pour cela, avec un style associé au niveau voulu…

…
▼ ◄INSÉRER►.

Paramètres spécifiques à chaque zone d’une ligne

Au cas où il vous serait nécessaire de modifier la présentation et le contenu des lignes de la table des matières, voici la méthode pour utiliser l’onglet | Entrées |.

Le panneau █ Niveau █ vous permet de choisir le niveau sur lequel vous voulez travailler. Commencer par le niveau 1, et descendez les niveaux dans l’ordre jusqu’au niveau maximum que vous avez indiqué dans l’onglet | Index |, ♫ Évaluer jusqu’au niveau : #.

Le panneau █ Structure et formatage █ mérite une présentation détaillée. Je vous invite à vous reporter au paragraphe ci-dessus Structure des lignes pour comprendre le fondement des réalités présentées ici.

La ligne ♪ Structure affiche des pavés séparés par des zones de saisie. Que signifient ces pavés :

> DH (associé à FH) : Début de l’hyperlien. La ligne de la table pointe comme un lien sur le texte d’origine. Le début matériel du lien est matérialisé par ce pavé. Le pavé FH marque la fin matérielle du lien. Par matériel, on peut imaginer le début et la fin du trait de soulignement qui matérialise le lien.

> E# : Numéro de chapitre. Il s’agit de l’information que j’appelle ‘groupe de numérotation’.

> E : Entrée. Il s’agit du texte proprement dit de la ligne (le texte du titre, à la suite du groupe de numérotation dans la position d’origine).

> T : tabulateur. Il s’agit d’un caractère de contrôle qui normalement s’intègre aux tabulateurs posés dans le style de type Paragraphe de la ligne.

> # : Numéro de page. Correspond au numéro de page affichée sur la page de la position d’origine.

Des flèches à chaque extrémité de la bordée, permettent d’afficher son début ou sa fin.

Sous la bordée, des boutons sont disponibles. Il est possible de mettre la même information plusieurs fois dans la ligne, présentée différemment éventuellement.

Composer une ligne consiste à poser les pavés d’informations voulus et éventuellement du texte entre eux.

Quand on clique sur un pavé, il est sélectionné et apparaît en relief. Alors, une ou plusieurs zones de saisie sont proposées au-dessous pour sa mise en forme.

On ne peut pas déplacer un pavé dans la séquence. Il faut le supprimer et en insérer un identique ailleurs.

Pour supprimer un pavé : on clique dessus et [Suppr].

Pour remplacer un pavé par un autre (présent sous la bordée) : on clique dessus pour le sélectionner et on clique ensuite sur le pavé au-dessous avec lequel on veut le remplacer.

Pour insérer un pavé dans la séquence : on clique dans la zone de texte entre deux pavés, et on clique ensuite sur un des pavés voulus présent sous la bordée.

Pour insérer du texte entre deux informations : il faut cliquer dans la zone entre les deux pavés, et saisir le texte.

Voyons maintenant les zones de saisie proposées quand un pavé est sélectionné.

• ♪ Style de caractère : (aucun ; XXX ) ;
  • Cette ligne est proposée pour tous les pavés.
  • ‘Aucun’ indique que le style (de type Paragraphe) de la ligne s’applique pour ce pavé. Sinon, l’information du pavé sera mise en forme avec le style de type Caractère choisi. Ce style est modifiable directement en cliquant sur le bouton ◄ÉDITER► placé à côté du combo.
• Pour E#, le groupe de numérotation :
  • ♪ Formatage : (Numéro ; Numéro sans séparateur) ;
    • ‘Numéro’ : affiche le groupe de numérotation avec le texte prévu avant et après le numéro ;
    • ‘Numéro sans séparateur’ affiche le groupe de numérotation sans les textes prévus avant ou après le numéro.
  • ♪ Évaluer jusqu’au niveau : #
    • L’affichage du groupe de numérotation sera fait jusqu’au niveau indiqué ici. Il ne faut pas confondre cet affichage du groupe de numérotation avec la présence des lignes dans la table jusqu’au niveau indiqué à l’onglet | Index |.
• Pour T, tabulateur :
  • ♪ Caractère de remplissage : (vide ; . ; – ; _ ) : il s’agit du caractère qui compose une ligne construite entre la fin de l’information précédente et la suivante (généralement, entre la fin du texte et le numéro de page). Le style appliqué pour ces caractères est celui choisi dans le combo qui précède cette zone.
  • ♪ […] Aligné à droite : cochée, cette case indique qu’il s’agit d’un tabulateur cadré à droite (en général pour le numéro de page qui suit).

Vous noterez que le format du numéro de page n’est pas paramétrable : c’est celui défini dans le style de type Page (de la page dans laquelle il apparaît) qui est retenu.

2. L’index lexical et les index personnalisés

L’index lexical est une table, généralement posée en fin d’ouvrage, indiquant pour chaque terme du lexique, les page où il apparaît, avec parfois des indications particulières propres à certaines localisations. LibreOffice propose une gestion d’index assez sophistiquée. Je vais dans un premier temps présenter une gestion simple, basique. Je préciserai ensuite comment aller plus loin.

Commençons par préciser le vocabulaire :

• Terme : tout mot du document susceptible d’être cherché dans un index ;
• Index : une table automatiquement créée par le système : index lexical, index personnalisé ; composée de Lignes d’index.
• Ligne d’index : un élément d’un index, composé d’une entrée (et éventuellement d’autres précisions), et d’une suite de numéros de page indiquant la présence de l’entrée dans ces pages.
• Entrée : début d’une Ligne d’index, correspondant à un terme ou d’autres mots ou expressions ; généralement cette correspondance est appréciée en faisant abstraction de la casse (majuscules et minuscules) et des accords (en genre et nombre). La présentation de l’entrée dans l’index est indépendante de la présentation du terme dans le texte : par exemple, on peut paramétrer que toutes les entrées seront en minuscules avec l’initiale en majuscule quelle que soit l’apparence du terme dans le texte.

Il est possible de gérer plusieurs tables d’index : par exemple, un index des concepts, un index des personnes, un index des lieux, etc. LibreOffice appelle ces index des index personnalisés. De même, les objets insérés avec une légende (images dans un cadre, par exemple) peuvent être référencés dans un index. Cette variété n’est pas un problème. Elle impose seulement, dans chaque contexte, de préciser de quel index on parle.

Une question de méthode

Construire une table d’index est souvent problématique parce que la question est posée trop tard. Le résultat donne alors une table fantaisiste, incomplète, inutile. J’admets qu’il n’est pas naturel de gérer à la fois la composition d’un texte, souvent volumineux comme une thèse ou un rapport, et les index associés. Pourtant, si l’on veut proposer un ou des index cohérents, ceux-ci doivent être construits au fil du texte. Il suffit d’optimiser les opérations.

Certains termes, bien spécifiques, profiteront de la possibilité de rentrer dans l’index dans une seule opération groupée. D’autres, connotés avec des acceptions plus générales, devront être entrés un par un pour éviter que leur emploi dans un sens courant ne soit inutilement recensé dans l’index.

Enfin, dernière raison pour construire ses index au fil du texte : c’est la meilleure méthode pour faire l’apprentissage d’une fonctionnalité injustement négligée. Les documents en ligne, comme ce manuel, ou les PDF consultés sur son ordinateur bénéficient d’un outil de recherche conceptuel qui remplacent avantageusement ces index obsolètes (essayez par exemple, dans la fenêtre qui s’ouvre dans le menu général en cliquant sur la loupe de taper ‘index’ : toutes les pages mentionnant ce mot vous seront proposées immédiatement !) ; pourtant, ceux-ci sont bien pratiques dans les versions papier : raison de plus pour qu’ils soient de qualité.

Je préconise de déclarer les index envisagés dès l’écriture des premières lignes du document. Je conseille de recenser très régulièrement les termes qui doivent l’être, au moins à la fin de chaque séance de travail, et de terminer ce recensement par la mise à jour des index. De la sorte, on dispose progressivement de l’inventaire des entrées et des termes associés.

Dans cette optique, nous allons explorer successivement :

• comment déclarer un index personnalisé ;
• comment créer des raccourcis-clavier pour gérer index et entrées ;
• comment recenser un terme ou un ensemble de termes analogues ; à cette occasion, je préciserai comment créer une entrée en lui associant certaines caractéristiques ;
• comment retrouver un terme recensé, comment modifier ou supprimer son recensement ;
• comment associer à un index, des compléments personnels sous forme de concordances entre termes en entrées de cet index ;
• comment poser l’index dans le document, le paramétrer, le mettre à jour ou le supprimer.

Déclarer un index personnalisé

Pour déclarer un index personnalisé, voici :

Dans : ▼ Insertion ▼ Index et tables ▼ Entrée… * (Insertion d’une entrée d’index) ;
█ Sélection █ ;
♪ Index : … (Ce choix importe peu pour cette opération) ;
▼ ♥ Liste avec le titre entouré[Définir un nouvel index personnalisé] ♥ * (Création d’un nouvel index personnalisé) ;
█ Nouvel index personnalisé █ ;
♪ Nom : xxx ;
▼ ◄OK► ; ◄ ;
▼ ◄FERMER►.

Créer des raccourcis-clavier pour gérer les index

Il n’est pas envisageable de gérer des index sans disposer de raccourcis-clavier. Le système n’en propose pas par défaut. Alors, il faut les créer. Deux sont nécessaires :

• Recenser un terme pour qu’il soit présent dans l’index.
• Éditer une entrée pour modifier son association avec un terme.

Recenser un terme consiste à associer un terme du document à une entrée d’index. J’utilise comme raccourci-clavier [Alt+ Maj+ i], créé dans la fenêtre de personnalisation à partir de la █ Catégorie █ : Insérer, et la █ Fonction █ : Entrée (je donne ces précisions car les intitulés de Catégorie et de Fonction ne sont pas très explicites). Cette fonction est accessible :

Dans : ▼ Insertion ▼ Index et tables ▼ Entrée… [Alt+ Maj+ i] ;
…

Éditer une entrée consiste à travailler sur un terme déjà recensé : pour le rattacher à une autre entrée, pour le supprimer d’une entrée, etc. J’utilise comme raccourci-clavier [Alt+ Maj+ T], créé dans la fenêtre de personnalisation à partir de la █ Catégorie █ : Édition, et la █ Fonction █ : Entrée d’index. Cette fonction est accessible en sélectionnant un terme recensé ; pour cela, [Ctrl+ F8] facilite le repérage, les termes recensés ayant une trame comparable à celle des Champs. Pour que la fonction soit disponible, le point d’insertion doit être juste devant ou sur un terme recensé.

Recenser un terme et l’associer à une entrée

Quand vous voulez qu’un terme soit accessible à partir de l’index, il faut isoler ce terme et préciser à quelle entrée de l’index vous voulez que sa page soit indiquée. Ce qui signifie :

• Le recensement commence par une sélection. Cette sélection peut se faire normalement (▼▼ sur le terme) ou par un chemin détourné (avec une recherche, par exemple).
• Ensuite, il faut savoir quelle entrée prendre pour ce terme. Il est fréquent d’utiliser le même mot pour le terme et pour l’entrée. Pourtant, aucune obligation n’existe. Ceci m’amène à préciser que l’entrée associée au terme est un ‘comme’ un champ associé au terme. ‘Comme’ parce que [Ctrl+ F8] affichera une trame (sur le terme), mais [Ctrl+ F9] n’affichera pas le nom de l’entrée. En revanche, le survol de la souris sur la trame donnera une bulle « lexique : entrée » où ‘lexique’ est le nom de l’index, et ‘entrée’ le nom de l’entrée.
• Le problème pour cette association, c’est qu’au moment d’associer le terme à son entrée, nous ne disposons pas du catalogue des entrées, sauf dans l’index s’il a déjà été inséré, de manière provisoire, en fin de document.

En conséquence, pour ce travail de recensement d’un terme unique, voilà ma méthode :

• J’ouvre une deuxième fenêtre de mon document (Dans : ▼Fenêtre ▼ Nouvelle Fenêtre.) que j’affiche sur mon index. Cette fenêtre va me servir à vérifier si une entrée existe, avec quelle orthographe, etc.
• Dans ma première fenêtre, je déroule mon texte avec les trames de champs affichées ([Ctrl+ F8]). Quand je vois un mot non recensé en index (sans trame), je le sélectionne. Un basculement ([Alt+ Tab]) sur ma deuxième fenêtre me permet de vérifier si l’entrée que j’envisage existe. Si c’est le cas, je la copie dans le presse-papier.
• Retour à la première fenêtre ([Alt+ Tab]). Appel de la fenêtre Insertion d’une entrée d’index avec ([Alt+ Maj+ i].
  • Je choisis l’index voulu éventuellement.
  • Si l’entrée existe (je l’ai copié juste avant), je la colle ([Ctrl+ V]),
  • sinon le terme sélectionné est proposé par défaut comme entrée. Je prends ou je corrige.
  • Si l’environnement du terme sélectionné peut être considéré comme important pour le sujet, je coche la case Entrée principale. Et je valide : ▼ ◄INSÉRER►. Pour information, les entrées déclarées principales sont indiquées dans l’index avec des numéros de page en gras. C’est la seule utilité des caractères ‘Entrée principale’.
• Je continue à balayer mon texte pour chercher d’autres termes à indexer.

Précisions

• Il est possible de sélectionner tous les termes identiques du document pour les associer dans une seule opération, à une entrée. Cette méthode se choisit en cochant la case Appliquer à tous les textes similaires. Elle oblige à prendre position sur la casse et les mots entiers :
• En cochant la case Respecter la casse, le système fera la distinction entre les mots avec majuscules ou minuscules ; il ne retiendra que les présentations identiques au terme initial sélectionné.
• En cochant la case Mots entiers, le système ne retiendra que les mots accordés exactement comme le terme initial sélectionné.
• Autant cette sélection de tous les termes identiques est souhaitable pour les mots très spécifiques, autant elle est à proscrire pour des mots courants qu’on peut trouver dans le document dans des contextes qui ne justifient pas du tout leur signalement dans un index.
• Il faut savoir aussi que les termes sélectionnés de cette façon ont une trame réduite à une espace devant le mot, ce qui pose un petit problème de précision pour la sélection en cas d’édition de l’entrée comme on le verra plus bas.
• Si la case Entrée principale est cochée dans ce recensement multiple, tous les termes recensés seront considérés comme Entrée principale. C’est rarement le but recherché.

Retrouver un terme associé à une entrée

La recherche d’un terme associé à une entrée d’index peut avoir de multiples motivations :

• vérifier l’association ;
• supprimer l’association, le terme devenant libre de toute appartenance à un index ;
• modifier l’association en associant le terme à une autre entrée.

Pour retrouver un terme, la trame doit être visible ([Ctrl+ F8]).

Il est possible dans l’index concerné (à condition qu’il soit actualisé après chaque séance de mise à jour), de repérer si une entrée est présente dans une page. La recherche commence dans la page, dont le texte est balayé pour trouver l’entrée. Un survol de la souris sur les termes tramés affiche une bulle qui précise l’index et l’entrée.

Il est possible aussi de faire la recherche sur le terme. Il est préférable dans ce cas que l’entrée corresponde au terme cherché. La recherche peut se faire avec l’outil de recherche ([Ctrl+ F]).

Pour supprimer l’association entre un terme et une entrée, il faut sélectionner le terme concerné. Si la trame couvre tout le terme, il suffit :

▲ sur le terme sélectionné ▼Entrée d’index ou [Alt+ Maj +T] * (Édition d’une entrée d’index) ;
Vérifier l’index et l’entrée ;
▼ ◄SUPPRIMER►.

Cette opération supprime l’association du terme sélectionné avec son entrée dans l’index ; contrairement au vocabulaire de la fenêtre qui pourrait le laisser croire, cette opération ne supprime pas l’entrée qui reste dans l’index si elle pilote d’autres associations.

Pour modifier l’entrée avec laquelle le terme est associé, il faut supprimer l’association initiale comme ci-dessus, et créer une nouvelle association, comme indiqué plus haut.

Compléter l’index avec un fichier de concordance

Il est possible de compléter (et à la limite, de remplacer) la table d’un index lexical créée par associations de termes du document et d’entrées d’index, avec des associations saisies manuellement en dehors de toute localisation. L’objectif, comme le nom du fichier l’indique, est de faire concorder pour la recherche à partir de l’index, des termes avec des entrées.

Prenons un exemple. Notre index lexical possède une entrée ‘Méthode’, mais pas d’entrée ‘Méthodologie’. Nous voulons que ‘Méthodologie’ soit une entrée de l’index qui indique simplement : ‘Voir Méthode’. Dans notre fichier de concordance, nous saisirons une ligne avec Méthodologie comme terme et Méthode comme Entrée.

Ces associations sont saisies à partir d’un formulaire en tableau bien pratique.

La fusion du fichier de concordance avec l’index est une option déclarée au moment de la construction de l’index ou son actualisation.

Pour créer un fichier de concordance :

Dans : ▼ Insertion ▼ Index et tables ▼ Index et tables… * (Insertion d’index) ;
▼ | Index | ;
█ Options █ ;
♪ [ X ] Fichier de concordance ;
▼ Fichier (Ouvrir ; Nouveau… ; Éditer ) ;
…

• Ouvrir : une fenêtre de l’explorateur s’ouvre permettant de choisir un fichier de concordance à ouvrir. Ce fichier sera alors fusionné avec l’index.
• Nouveau… : une fenêtre de l’explorateur s’ouvre pour choisir un dossier de destination et enregistrer un fichier de concordance en lui donnant un nom. Le fichier est ouvert pour la saisie, comme après l’ouverture d’un fichier existant.
• Éditer : le fichier choisi avec ‘Ouvrir’ est ouvert en saisie pour ajouter, supprimer ou modifier des lignes.

Notez qu’il faut d’abord ouvrir le fichier pour y avoir accès en édition. Notez aussi que cet accès au fichier de concordance n’oblige pas à mener la procédure d’insertion d’index (ou d’actualisation) à son terme.

Dans un fichier de concordance :

• Chaque association ‘terme – entrée’ est sur une ligne.
• Chaque ligne présente les zones suivantes :
  • le terme est l’entrée d’une ligne d’index sans pages recensées qui pointe vers l’entrée indiquée en colonne suivante ;
  • l’entrée : Entrée déjà existante dans l’index ;
  • clé 1 et clé 2 (cf. ci-dessous) ;
  • […] respecter la casse (mise à Oui ou Non après la saisie)
  • […] mots entiers : même remarque.
  • On retrouve ici les mêmes saisies que dans la fenêtre Insérer une entrée d’index.

Petite précision : le fichier de concordance n’est prévu que pour l’index lexical ; les index personnalisés n’y ont pas accès.

Poser l’index

Pour poser la table des index, il est préférable de se mettre en début d’une nouvelle page, et de mettre le point d’insertion entre deux sauts de ligne, les manipulations seront plus faciles ensuite.

Nous allons retrouver des fonctionnalités voisines de celles étudiées pour la table des matières. Je ne les détaillerai pas ; vous pourrez vous reporter à la section précédente si nécessaire.

Dans : ▼Insertion ▼ Index et tables ▼ Index et tables… * (Insertion d’index) ;
▼ | Index | ;
█ Type et titre █
♪ Titre : xxx (titre de la page d’index) ;
♪ Type : (Index lexical ; … ) ; (ou tout autre index personnalisé) ;
█ Créer un index █ ;
♪ pour : (Document entier ; Chapitre) ;
█ Options █ ;
♪ […] Regrouper les entrées identiques ;
> [  ] avec sv ;
> [X] avec – ;
> [  ] Respecter la casse ;
…

Regrouper les entrées identiques : Quand la case est cochée, si un terme apparaît plusieurs fois dans la même page, celle-ci ne sera mentionnée qu’une fois. Quand la case n’est pas cochée, la page sera mentionnée autant de fois que le terme apparaîtra dans celle-ci.

Quand cette case est cochée, les trois cases suivantes sont accessibles :

Avec ‘sv’ ou avec ‘-’ : Quand le même terme, associé à la même entrée se retrouve dans plusieurs pages consécutives :

• si aucune des deux case n’est cochée, toutes les pages seront indiquées dans la ligne d’index ;
• avec ‘sv’ : la première page sera indiquée suivie de ‘sv’ ; cette abréviation n’est pas judicieuse, on aurait aimé pouvoir en mettre une plus académique, au choix pour les index en langues étrangères par exemple ;
• avec ‘-’ : la première et la dernière page sont indiquées sur la ligne d’index, séparées par le tiret.

Respecter la casse : Quand cette case est cochée, deux termes seront considérés identiques si leur casse est identique. Quand cette case n’est pas cochée, deux termes sont considérés comme identiques quelle que soit leur casse. À l’usage, il apparaît toutefois que, pour un terme comportant des lettres accentuées (ou le ç), le système considère toujours ce terme en minuscules comme différent du même terme en majuscules.

…
♪ [X] Entrées en majuscules ;
…

Quand cette case est cochée, l’entrée en début de ligne d’index est posée en minuscule, avec l’initiale en majuscule. Le libellé de la case est trompeur…

…
♪ […] Clés comme entrées séparées (Voir plus loin) ;
(Les clés sont expliquées ci-dessus ; quand cette case est cochée, les clés déclarées sont posées dans la table comme des entrées d’index) ;
♪ […] Fichier de concordance (voir ci-dessus) ;
█ Trier █ ;
Ce panneau permet de préciser dans quel ordre apparaissent les entrées.
♪ Langue : (… – Français, France – … ) ; (les tris sont différents suivant la langue) ;
♪ Type de clé : (alphanumérique) (pas de choix ! ) ;
…

Il est agréable de pouvoir trier les lignes sur les entrées en fonction de la langue. en fait, il faut surtout voir ici une manière de déclarer la langue de l’index. Ce qui n’a, a priori, aucune incidence sur la production de cet index.

Les autres onglets ressemblent à ceux que nous avons rencontrés pour la table des matières. On s’y reportera. Quelques précisions cependant.

Les Styles proposent un style pour le titre de la page, et trois niveaux d’index. Je présenterai plus bas ces niveaux avec les clés 1 et 2 que nous avons rencontrées sans entrer dans les détails. Un style est prévu aussi pour le Séparateur. Il s’agit d’une ligne particulière que le système peut poser entre deux entrées. Ce peut être une ligne vide d’une certaine hauteur, une ligne avec une lettre, un trait, ou avec une bordée de pointillés ou tiret.

Dans l’onglet Entrées, nous retrouvons les 3 niveaux et le niveau Séparateur (S). Notez que la structure de la ligne comprend 3 éléments de base : l’Entrée, un tabulateur, et les Numéros de page.

Dans le █ Formatage █ :

[…] Séparateur alphabétique : quand cette case est cochée, l’index est découpé par tranches alphabétiques, toutes les entrées ayant la même initiale se trouvant sous une ligne de séparation qui comporte cette initiale (le séparateur alphabétique).

[…] Clés séparées par une virgule : voir plus bas.

Mettre à jour l’index, modifier son paramétrage, le supprimer

Une fois l’index créé, il est possible après avoir modifié le texte et les associations termes-entrées, de mettre l’index à jour :

▲ N’importe où dans l’index ▼ Actualiser l’index.

L’ancien index est remplacé par le nouveau reconstruit.

Il est possible aussi, d’assortir cette actualisation d’une modification du paramétrage :

▲ N’importe où dans l’index ▼ Éditer l’index * (Insertion d’index) ;
…

Enfin, il est possible de supprimer l’index pour faire place nette dans le document :

▲ N’importe où dans l’index ▼ supprimer l’index (attention, aucune confirmation n’est demandée !).

Pour aller plus loin : les clés

• LibreOffice permet de gérer les entrées d’index sur trois niveaux. Dans l’index, ces niveaux seront visibles par décalage comme ceci :
  • Clé 1
    • Clé 2
      • Entrée d’index.
• C’est au moment où on associe un Terme à une entrée qu’on peut associer aussi ce terme à une Clé 1, et éventuellement à une Clé 2.
• Quand aucune clé n’est précisée, l’association est enregistrée est au niveau 1 : la ligne d’index sera composé de la seule entrée et des numéros de pages où le terme correspondant est présent.
• Quand la clé 1 est indiquée au moment de l’association, dans la ligne d’index, la clé 1 sera au niveau 1, et l’entrée au niveau 2 (comme une subdivision de la clé 1).
• Quand la clé 2 est indiquée au moment de l’association, dans la ligne d’index, la clé 1 sera au niveau 1, la clé 2 au niveau 2 et l’entrée au niveau 3. La clé 2 est toujours une subdivision de la clé 1.
• Pour simplifier les saisies ultérieures d’associations, le système conserve les saisies de ‘clé 1’ et de ‘clé 2’ et les propose en combo.

Au moment de créer l’index, le système propose une case à cocher dans | Index |, █ Options █, ♪ […] Clés comme entrées séparées. Quand cette case est cochée, la hiérarchie indiquée ce-dessus n’est plus visible dans l’index, mais les clés (1 et 2) sont posées dans l’index comme des Entrées. Ce qui veut dire, par exemple dans le cas de l’association du terme Méthode avec la clé 1 Concepts, et la clé 2 Perspectives, faite à la page 3 du document, que nous verrons dans l’index construit avec cette option, les entrées Concepts, Méthode et Perspectives, proposant chacune la même page ‘3’. Alors que sans cette option, l’index aurait présenté : Concepts -> Perspectives -> Méthode, chaque flèche étant matérialisée par un décalage dans la liste, et la page ‘3’ indiquée seulement sur la 3^e ligne ‘Méthode’.

Un Terme est toujours associé à une Entrée. Il est possible d’associer un terme à une entrée sans préciser aucune clé. Il est possible d’associer le même terme à une entrée et une clé 1, sans clé 2. Enfin, il est possible d’associer ce même terme à une entrée, une clé 1 et une clé 2.

• Dans le premier cas (pas de clés associées), l’entrée apparaîtra seule dans l’index.
• Dans le deuxième cas, l’entrée au début de la ligne d’index sera la clé 1 sans numéro de page ; une deuxième ligne, légèrement décalé pour indiquer qu’il s’agit du niveau 2, aura l’entrée en début de ligne, et les numéros de ligne à la fin.
• Dans le troisième cas, l’entrée au début de la ligne d’index sera la clé 1, et la ligne ne présentera pas de numéro de page ; une deuxième ligne sera posée sous cette ligne, légèrement décalée pour indiquer le niveau 2 ; son entrée sera la clé 2 et il n’y aura pas de numéro de ligne ; une troisième ligne sera enfin posée, encore décalée pour indiquer le niveau 3, commençant par l’Entrée, et comportant les numéros de page.

Dans un ordre d’idée voisin, l’option […] Clés séparées par des virgules, quand elle est choisie, met les clés et l’entrée sur la même ligne, séparées par la virgule, au lieu de mettre trois lignes décalées.

Les fichiers de concordance permettent d’enregistrer des clés 1 et des clés 2 de la même manière que dans la fenêtre d’insertion d’une entrée d’index.

Quand vous appelez une association pour l’éditer (ci-dessus, Retrouver un terme associé à une entrée et [Alt+ Maj+ T]), vous pouvez modifier l’entrée, la clé 1 et la clé 2.

Bonnes pratiques pour un index

Ces bonnes pratiques sont valables pour n’importe quelle table d’index, lexicale ou autre. Je pose comme hypothèse que vous avez en vue un travail important de documentation à concrétiser par un ou plusieurs index.

Commencez par vous familiariser avec les notions d’index dans des documents simples, sans manipuler les clés ou les fichiers de concordance. Apprenez concrètement à manipuler des Entrées et leur association avec des termes. Observez le résultat sans l’index qui en résulte. Il est important d’acquérir des automatismes sûrs pour insérer des entrées d’index.

Ensuite, au début de votre travail de rédaction, idéalement, avant de commencer à écrire, réfléchissez à la structure de votre index : cette réflexion doit vous amener à préciser si vous allez utiliser un fichier de concordance, et surtout avec quoi vous allez le remplir. Cette réflexion doit vous amener aussi à imaginer la structure de votre index pour définir vos clés 1 et vos clés 2. La réussite de votre index se joue sur cette préparation. Pour affiner cette structure, n’hésitez pas, dans un premier temps à simuler vos associations : vous le notez en dehors du texte, pour ne pas avoir à les supprimer et les refaire en cas de modification. Dans vos séances d’écriture, prenez bien le temps d’enregistrer vos associations régulièrement et d’actualiser votre index. L’évolution de ce résultat sera une motivation supplémentaire.

Si vous devez respecter votre structure initiale pour ne pas perdre votre énergie à défaire et à refaire, n’hésitez pas à faire preuve de souplesse. Par exemple, il est tout à fait possible d’abandonner des clé 1 ou clé 2 : des clés vides de contenu seront absentes de l’index.

 

Sommaire

• Présentation
• Renvoi sur une Référence
• Renvoi sur un Titre
• Renvoi sur un Paragraphe numéroté
• Renvoi sur une Repère de texte
• Appel d’une note existante
• Lien vers un site Internet
• Lien vers un fichier du disque dur ou du réseau
• Lien vers une cible interne au document.

Présentation

Ce chapitre regroupe toutes les opérations qui gravitent autour des circulations internes au document : les renvois internes, l’appel à une note déjà existante, les balises (insertion et visée). Par extension, nous verrons aussi les liens posés dans un document qui pointent vers l’extérieur (autres fichiers du disque ou du réseau, et Internet).

Préalables

Le renvoi que nous étudions dans les premiers paragraphes de ce chapitre est un champ particulier qui pointe sur un autre endroit du document.

• un champ… : sa valeur est variable ; elle correspond au texte cible ou à ses caractéristiques ; l’emplacement de la cible par rapport au renvoi est aussi un élément déterminant pour préciser la valeur ;
• …qui pointe : le renvoi est toujours associé à une balise (repère ou référence dans le langage LibreOffice), un niveau de la structure (un titre géré dans la numérotation des chapitres), ou un autre endroit identifié.

Nous allons retrouver les notions de champs que nous avons déjà abordées au chapitre 2B-04. Les textes automatiques. Nous traitons ici la section Renvois que nous avions délaissée.

Ce qu’il faut bien comprendre avec les renvois dans LibreOffice, c’est que le renvoi est matérialisé par un champ, c’est-à-dire que le contenu de ce champ, sa valeur, est le texte cible. Si ce texte, dans la construction normale du document, en vient à être modifié, le renvoi sera automatiquement modifié.

Des renvois vers quoi ?

LibreOffice permet plusieurs types de renvois vers :

• Une référence quelconque définie par l’utilisateur et posée par lui dans le document ; une référence est identifiée par un nom ordinaire.
• Un titre de la structure définie dans la numérotation des chapitres.
• Un cadre (comme une image) identifié par une légende ;
• Une ligne (dans des listes numérotées) ;
• Une note de bas de page ou de fin de volume ;
• Un repère de texte qu’il ne faut pas confondre avec les références évoquées au début de cette liste.

Bien évidemment, pour faire un renvoi, il faut que la cible existe ; dans le cas contraire, il faut commencer par créer la cible. Ce sera donc un premier point. Ensuite, nous verrons comment poser un renvoi, avec ses multiples options.

Renvoi sur une référence

LibreOffice propose un concept de renvoi qu’il appelle Référence mais que malheureusement, les expressions employées dans la fenêtre Champs, Renvois rendent particulièrement opaques. C’est d’autant plus dommage que cette fonction est particulièrement pratique.

La référence est un passage du document, comme une citation interne, identifié par un nom.

Créer et gérer une référence

Pour créer une référence, il faut dans un premier temps sélectionner le passage qui sera la référence. Ensuite :

Dans la fenêtre Champs, | Renvois | :
█ Type de champ █ :
▼ Définir une référence ;
♪ nom : xxx ;
…

Le nom entré ici ne sert qu’à retrouver la référence dans la liste des références (█ Sélection █) quand vous voudrez choisir une référence pour faire un renvoi. Choisissez donc un nom qui vous permette de vous repérer facilement dans cette liste.

…
♪ Valeur : xxx (inaccessible, mais le texte sélectionné est visible) ;
▼ ◄INSÉRER►.

Le nom du bouton prête à confusion. Il aurait été préférable de lui mettre comme nom :◄DÉFINIR► car c’est l’expression choisi dans le premier panneau, et ce verbe ‘définir’ correspond bien à l’action qui vient d’être validée.

Le passage sélectionné devient la cible de la référence. C’est un champ en ce sens qu’il porte la cible. Nous allons voir ci-après comment utiliser cette cible.

Au cas où vous souhaiteriez supprimer cette référence, c’est un peu compliqué. Il vous faut d’abord la retrouver dans le document. Avec [Ctrl+ F8] vous affichez la trame des champs. Les références se remarquent au survol de la souris avec une bulle qui dit : « Référence : xxx » où ‘xxx’ est le nom de la référence. Vous avez aussi la possibilité de mettre un renvoi vers cette référence comme on va le voir plus bas, et d’actionner ce renvoi pour y aller.

Une fois que vous avez repéré la référence à supprimer (l’affichage des trames de champs est utile), vous allez procéder en 3 étapes :

1. Vous sélectionnez tout le champ de la référence (grâce à la trame) et vous copiez votre sélection dans le presse-papier ([Ctrl+ C]).

2. Vous effacez le texte sélectionné : la référence est alors effacée.

3. Vous faites un collage spécial avec [Ctrl+ Maj V]) ou :

Dans : ▼ Édition ▼ Collage spécial… * (Collage spécial) ;
…

La suite est identique que vous arriviez avec le raccourci ou par le menu :

…
█ Sélection █ ;
▼ Texte non formaté ;
▼ ◄OK►.

Le texte est remis à sa place mais sans la référence qui y était attachée.

Utiliser une référence comme renvoi

Maintenant que vous avez créé une référence dans votre document, vous voulez indiquer cette citation comme un renvoi vers l’original ; vous avez placé le point d’insertion pour que le renvoi vienne s’y mettre :

Dans la fenêtre Champs, | Renvois | :
█ Type de champ █ :
▼ Insérer une référence ;
█ Sélection █ : les références existantes sont listées ;
…

En cliquant sur une des références de la liste, vous sélectionnez celle dont vous voulez poser le renvoi. Ensuite, dans le panneau █ Insérer une référence à █ vous allez préciser quel renvoi vous voulez poser :

• Page : le numéro de la page dans laquelle la référence originale a été posée. Il s’agit d’un numéro d’ordre de 1 à N. Dans ce cas, il est préférable de faire précéder le renvoi de ‘p.’ pour que le lecteur comprenne qu’il s’agit du numéro de page. Voir aussi le dernier item.
• Chapitre : le nom en clair du chapitre dans lequel se trouve la référence sera posé pour le renvoi. Il faut entendre ‘chapitre’ comme le niveau 1 dans la numérotation des chapitres du document.
• Référence : le texte associé à la référence sera posé pour le renvoi.
• Supra/Infra (ci-dessus/ci-dessous) : la bonne expression sera posée pour le renvoi compte tenu des emplacements respectifs de la référence et du renvoi.
• d’après le style de la page : il faut comprendre : ‘numéro de page’ mais posé dans le style où il a été défini dans le style de type Page avec lequel la page dans laquelle est la référence, a été formatée.

Quelques réflexions sur ces présentations de renvois :

• Référence pose en renvoi le texte même de la référence. Cela signifie que le texte va montrer un renvoi qui est identique au texte vers lequel il pointe. Manifestement, ce choix de renvoi n’est pas cohérent. Il sera donc exceptionnel.
• En revanche, tous les autres renvois indiquent un positionnement (numéro de page, chapitre, direction). Logiquement, ce sera un de ceux-là qui devront être pris comme rampe de lancement vers la cible. Rien n’empêche de mettre plusieurs renvois vers la même référence en changeant la rampe de lancement. Exemple : ‘Cf. supra p. xxx au chapitre yyy’ (les expressions en italique sont des champs pointant sur la même référence).
• Ce concept de référence est idéal pour des renvois vers des citations internes. Il est merveilleusement complété par les renvois vers les titres et vers les repères de document que nous allons étudier maintenant.

Renvoi sur un titre

Dans ce concept de renvoi à un titre, la cible existe déjà : elle est défini dans la numérotation des chapitres. Pour bien comprendre ces renvois, il faut avoir assimiler le Sommaire automatique que j’ai présenté au chapitre 2B-03. Le sommaire automatique.

Comme pour les Références étudiées au paragraphe précédent, nous procédons en deux temps pour construire le renvoi : le choix de la cible et le contenu du renvoi.

Le choix de la cible

Dans la fenêtre Champs, Renvois :
█ Type de champ █ : Titres ;
█ Sélection █ : le sommaire automatique est affiché ;
Il suffit de sélectionner le titre qui sera la cible ;
…

Les titres sont présentés dans l’ordre où ils apparaissent dans le document. On les repère plus facilement quand les titres sont numérotés. Au besoin, on peut s’aider avec le sommaire affiché dans la fenêtre [F5].

Poser le renvoi

Une fois le titre-cible sélectionné, reste à préciser quelle forme donner au renvoi. Le choix se fait dans le panneau █ Insérer une référence à █ ; nous retrouvons certaines solutions présentes pour les Références. Ensuite, ne pas oublier d’insérer le renvoi :

…
▼ ◄INSÉRER►.

Présentation de formes de renvois disponibles :

• Page et D’après le style de page : numéro de page comme pour les Références.
• Chapitre : le numéro d’ordre du chapitre dans lequel le titre apparaît. Le chapitre est le niveau 1 dans la numérotation des chapitre.
• Référence : Le texte brut du titre, sans son groupe de numérotation.
• Supra/Infra (ci-dessus/ci-dessous) : comme pour les Références.
• Nombre : numéro d’ordre du titre dans son niveau. De 1 à N.
• Numéro sans contexte : groupe de numérotation sans les textes avant ou après les numéros. Les numéros de différents niveaux sont séparés par des points.
• Numéro avec contexte : idem, mais avec les textes avant et après les numéros des niveaux.

Précisions sur ces renvois

• L’avantage de ce type de renvois (utilisant les champs), c’est que la référence est toujours identique à la cible. Quand la cible est modifiée, tous les renvois vers cette cibles avec l’option Référence ci-dessus sont modifiés.
• Un renvoi complet explicite sera composé d’une suite : Numéro avec contexte, référence, supra/infra, et la page. On peut faire avec moins…
• Disposer de ce genre d’outil favorise une harmonisation dans la syntaxe des renvois qui mérite une réflexion préalable pour se mettre en place avec la rigueur nécessaire.
• Je pose personnellement tous ces renvois dans un style de type Caractère qui les identifie facilement.
• Dans les documents exportés en format PDF, ces renvois restent actifs à condition de cocher la case Exporter les repères de textes. (* Options PDF, | Général |, █ Général █).

Renvoi sur un paragraphe numéroté

Ces renvois fonctionnent comme les renvois sur les titres. Toutes les listes numérotées sont présentées dans la liste ‘Sélection’. Notez que cette disposition ne concerne pas les listes à puces. Les items disponibles doivent être ‘couverts’ par un style de type Liste et numérotation, avec Numérotation effectivement paramétrée (dans la fenêtre de gestion des styles, onglet | Options | ; █ Numérotation █ ; ♪ nombre : différent de ‘aucun’).

Renvoi sur un repère de texte

Voilà une autre fonction qui pourrait être facilement confondue avec les Références. Pourtant, la différence est subtile, mais bien pratique.

Un repère de texte est une balise, c’est-à-dire une marque (invisible) dans le texte qui sert de cible pour des liens internes au document ou externes. Sur les pages des sites Internet, ces balises permettent d’arriver directement au début d’un paragraphe à l’intérieur de la page.

Poser un repère de texte

Pour bien montrer (sans doute) la différence entre Référence et Repère de texte, la pose d’un repère de texte ne se fait pas dans la fenêtre Champs, Renvois. Commencez par positionner le point d’insertion où vous souhaitez poser votre repère. Puis :

Dans : ▼ Insertion ▼ Repère de texte… [Ctrl+ W] * (Insérer un repère de texte) ;
♪ : xxx (entrez le nom du repère) ;
▼ ◄OK►.

Comme vous pouvez le constater, ce repère est invisible. Ni [Ctrl+ F8], ni [Ctrl+ F10] n’affiche un signe permettant de détecter sa présence.

Supprimer un repère de texte

Pour supprimer un repère de texte, il faut qu’aucun renvoi n’existe vers ce repère.

Dans : ▼ Insertion ▼ Repère de texte… * (Insérer un repère de texte) ;
▼ le repère à supprimer pour le sélectionner ;
▼ ◄SUPPRIMER►.

La suppression est sans appel.

Retrouver un repère dans le document

Il est possible de savoir où sont les repères de textes :

Dans la barre d’état, dans la première zone (Page) : ▲ affiche la liste des repères existants;
▼ le repère voulu ;
(le document est affiché à la page dans laquelle se trouve le repère voulu, et le point d’insertion est à la place du repère).

Poser un renvoi sur un repère de texte

Choix du repère cible :

Dans la fenêtre Champs, Renvois :
█ Type de champ █ : Repères de texte ;
█ Sélection █ : les repères existants sont affichés ;
▼ le repère qui sera la cible ;
…

Pour ce genre de renvoi vers un repère, et malgré la liste des options Insérer une référence à, il n’y a que le choix Page ou D’après le style de la page qui peuvent convenir. Les autres options donnent un contenu vide.

Précisions concernant les renvois sur repères de texte

• Les repères de textes sont très pratiques pour se promener rapidement dans un document important. Ils sont cependant en concurrence avec le sommaire automatique.
• La manière de nommer les repères d’un document n’est pas anodine. Il n’y a sans doute pas de règle pour nommer ces repères. En revanche, il est important de respecter une certaine harmonie dans le nommage, sinon il sera difficile de se retrouver dans une liste importante.
• Les repères sont surtout intéressants pour les liens internes ou externes. On les pose dans une adresse URL à la fin sous la forme ‘#’ suivi du nom du repère. Il est donc préférable, dans cette optique, de respecter des règles de nommages compatibles avec les URL.

Poser un lien interne pointant sur un repère de texte

Voilà l’application la plus intéressante des repères de textes.

Un repère est toujours posé au début d’un paragraphe cible d’un lien, et mieux, au début de la ligne précédente (pour des raisons d’affichage).

Supposons que vous avez un repère dont le nom est ‘repere_1’ (en minuscule, sans accent ni espace). Vous venez d’évoquer, plus loin dans le document, le paragraphe portant ce repère, et vous voulez faire un lien sur un passage comme : ‘(c’est ici)’. Méthode pour poser ce lien interne :

Le repère de texte ‘repere_1’ a été posé ;
Le texte support du lien (‘C’est ici’) est sélectionné ;
Dans : ▼ Insertion ▼ Hyperlien [Ctrl+ K] * (Hyperlien) ;
Dans la colonne de gauche : ▼ ♥ Document[Créer un lien vers un document existant ou une cible dans le document.] ♥ ;
█ Cible dans le document █ ;
♫ ♥ cible[Cible dans le document] ♥ * (Cible dans le document) ;
▼ Repères de texte ▼ Repere-1 ;
▼ (dans la fenêtre Cible dans le document) ◄APPLIQUER► ;
▼ (dans la fenêtre Hyperlien) ◄APPLIQUER► ;
Fermer la fenêtre Hyperlien.

Le texte sélectionné porte la marque du lien. En cliquant dessus, avec [Ctrl+] comme indiqué dans la bulle, le document est affiché, la ligne portant le repère de texte étant en haut de l’écran (d’où ma préférence de mettre le repère sur la ligne précédente, le résultat du renvoi est plus lisible).

Appel note existante

Si le document possède des notes de bas de page, la fenêtre Champs, Renvois dans le panneau █ Type de champ █, propose le choix : Notes de bas de page.

Dans ce cas, toutes les notes sont affichés dans le panneau Sélection. Elles sont classées par numéro de note et on peut lire le début de la note dans cette colonne. Donc pour pouvoir repérer une note, il faut avoir noté son numéro et ses premiers mots.

Ensuite, pour poser le renvois, vous utiliserez les options Page et D’après le style de page pour indiquer le numéro de la page, et, c’est important à noter, l’option Référence pour poser le numéro de la note appelée.

Précisions

• Il est possible avec ce type de renvoi, de simuler un appel de note en le posant comme on pose un appel de note. Je déconseille cette méthode, car votre lecteur voyant un appel de note ira chercher la note en pied de page ou en fin de document. Il vaut mieux indiquer, par exemple : « cf. la note xxx à la page yyy », où xxx sera la champ Référence et yyy le champ Page.
• Avec la mise au point de votre document, la note xxx peut changer de numéro ou changer de page, vos renvois seront actualisés pour être toujours exacts sans que vous ayez à vous en soucier !

Insérer un hyperlien

La notion d’hyperlien recouvre plusieurs réalités :

• un lien vers un site sur Internet
• un lien vers un autre document sur le disque dur de l’utilisateur
• un lien vers un autre endroit dans le texte en cours.

Lien vers un site Internet

Le lien vers un site permet d’appeler ce site, directement à partir du document, si l’ordinateur utilisé est connecté à Internet.

• La connexion est automatique.
• La connexion est indépendante du contexte de lecture. Même dans un document en lecture seule, il suffit que l’ordinateur utilisé pour lire le document soit connecté à Internet.
• Ces liens restent disponibles quand un document est transformé en PDF.
• Le lien est identifié avec des styles de type caractère, personnalisables :
  • lien Internet (non actionné)
  • lien Internet visité (après avoir été utilisé).

Pour poser un hyperlien de ce type :

(Le mot ou l’expression support du lien a été sélectionné) ;
Dans : ▼ Insertion ▼ Hyperlien… [Ctrl+ K] * (Hyperlien) ;
Dans la colonne de gauche : ▼ ♥ Internet[Créer un lien vers une page WEB ou une connexion à un serveur FTP) ;
█ Type d’hyperlien █ ;
♪ : { Web – FTP – Telnet } ;
♪ Cible : xxx (adresse complète du site – avec son protocole, ex. : ‘http://www…’);
( un combo permet de retrouver les adresses précédemment entrées) ;
(♥ Navigateur Internet [Navigateur WEB] : permet de vous connecter à Internet pour trouver la page désirée et copier son adresse) ;
█ Paramètres supplémentaires █ ;
♪ Cadre : ( _blank ; _parent ; _self ; _top ) ;
▼ ◄Appliquer►.

Précisions :

Le cadre indique comment la fenêtre s’affiche ; venant d’une application de traitement de texte, la réponse n’a aucun intérêt.

Pour supprimer un hyperlien :

▲ sur le lien ;
-> Supprimer l’hyperlien.

Pour modifier l’apparence d’un hyperlien :

Deux apparences sont associés aux liens Internet associées aux styles de type Caractère : une pour les liens non encore utilisés et une pour les liens visités.

Les options générales du traitement de texte permettent d’affecter une couleur pour les liens de chaque type :

Dans : ▼ Outils ▼ Options * (Options) ;
▼ LibreOffice ▼ Apparence ▼ Couleurs personnalisées ;
♪ […] Liens non visités ;
♪ […] Liens visités ;
(En cochant ces lignes, vous rendez actives les couleurs sélectionnées en fin de ligne ; celles-ci sont modifiables) ;
Sélectionnez les couleurs ;
▼ ◄OK►.

Ce paramétrage a priorité sur celui des styles, si dans les styles la couleur des caractères est mise sur Automatique.

Il existe pour chaque présentation un style de type caractère :

• Lien Internet et
• Lien Internet visité.

Ces styles sont gérés comme des styles ordinaires avec [F11].

Pour utiliser le lien :

En passant la souris sur une zone comportant un lien, une bulle indique comment actionner le lien : avec la combinaison [Crtl+ ▼], la page liée est affichée.

Lien vers un fichier du disque dur

Ce type de lien permet d’ouvrir à partir du document, n’importe quel fichier du disque dur ou du réseau auquel l’ordinateur est connecté, à condition que le programme associé pour l’ouverture de ce fichier soit connu du système et disponible.

• L’association d’un programme pour ouvrir un fichier est définie au niveau du système :

Dans Panneau de configuration : ▼ Programmes par défaut ;

• Si le fichier lié est un document LibreOffice , il n’y aura aucun souci ; de même, en général, pour des documents de type PDF ou image.

Un lien permet d’ouvrir un fichier ; il est possible aussi, d’insérer dans un texte, le contenu d’un fichier (texte, image, etc.), mais c’est une opération différente. Le lien est une possibilité donnée au lecteur d’aller voir autre chose ; l’insertion ajoute quelque chose au texte, qui fera partie du texte et qui s’imposera au lecteur.

Liens absolus ou relatifs

Ce type de lien met en cause un paramètre délicat à gérer qui est la qualité du lien, absolu ou relatif. Nous allons procéder par étapes, avec un vocabulaire spécifique :

• J’emploie le mot Document pour indiquer le texte dans lequel nous mettons le lien ;
• J’emploie le mot Fichier pour indiquer le fichier appelé par ce lien.

Exposé du problème :

• Quand vous indiquez un Fichier, vous indiquez son chemin pour qu’il puisse être trouvé ;
• Ce chemin peut être exprimé de deux façons : chemin relatif ou chemin absolu :
  • le chemin absolu est défini par rapport à la racine du disque ;
  • le chemin relatif est défini par rapport à la situation du Document sur le disque ;
  • En prenant l’image d’un itinéraire vers un lieu de destination, un chemin relatif partirait du lieu actuel ; un chemin absolu partirait des coordonnées (0,0 = équateur et méridien de Greenwich).

Avec LibreOffice, les deux types de chemins sont possibles, et distinctement dans le même Document pour chaque lien. Le choix entre chemin indiqué en relatif et chemin indiqué en absolu est défini dans les options générales ; voir ci-après : Paramétrer le type de chemin.

Notez que quel que soit le choix du type de chemin, la bulle indiquant le lien donnera toujours un chemin absolu, ce qui peut faire croire à tort que le lien est absolu…

Précisions concernant les liens avec des chemins de type absolu :

• le lien est construit avec les noms de répertoires et les noms de systèmes existant au moment de la construction du lien ;
  • si ensuite, le nom d’un des composants du chemin de fichier est modifié, le lien sera rompu ; il ne fonctionnera plus.
  • en revanche, le Document peut être déplacé ensuite, n’importe où sur le disque, les liens fonctionneront car ils sont indépendants du positionnement de Document.
• Ce type de chemin sera donc préféré pour une utilisation en réseau, avec un poste de ce réseau dédié à la bibliothèque, et un système de répertoires stable sur ce poste. Mais si le Fichier est transporté sur un autre système, les liens ne fonctionneront plus, sauf si ce système est relié au même réseau d’origine.

Précisions concernant les liens avec des chemins de type relatif :

• Le lien est construit à partir du répertoire dans lequel le Document est sauvegardé ; les liens ne peuvent pointer que sur des fichiers présents sur le même lecteur que celui du Document appelant (ce qui exclut les relations par l’intermédiaire d’un réseau).
• Si un Fichier lié est dans le même répertoire que Document ou un sous-répertoire du répertoire de Document, et qu’il est transporté en même temps que Document, les liens fonctionneront dans n’importe quel environnement à condition que les noms de fichiers et de dossiers ne soient pas modifiés.

Autres précisions :

• Les liens sont construits à leur validation (▼ ◄APPLIQUER► dans la fenêtre Hyperlien) ; c’est à ce moment que le paramétrage LibreOffice est consulté ; il est possible de le modifier avant la validation, ce qui autorise la présence simultanée de liens absolus et de liens relatifs dans le même Document.
• Quel que soit le paramétrage, le lien est indiqué dans la fenêtre de construction avec un chemin absolu ; cela peut prêter à confusion quand on n’est pas averti (comme les bulles).

Paramétrer le type de chemin relatif ou absolu posé dans les Documents :

Le choix du type de lien (absolu ou relatif) se fait dans les options de LibreOffice :

Dans : ▼Outils ▼ Options * (Options) ;
▼ Chargement/Enregistrement ▼ Général ;
█ Enregistrer █ ;
♪ […] Enregistrer les URLs relatifs au système de fichiers ;
(- En cochant cette case, les chemins seront construits en relatif) ;
(- En ne cochant pas cette case, les chemins seront construits en absolu) ;
▼ ◄OK►.

On notera un paramétrage analogue pour les URLs relatives à Internet, dans la même fenêtre, à la ligne suivante.

Pour poser un lien vers un Fichier :

La fenêtre est analogue à celle vue pour le renvoi sur un repère de texte. Il suffit de sélectionner ici un fichier au lieu d’un repère. Attention, rien dans cette fenêtre ne donne d’indication sur la nature des liens (absolus ou relatifs).

Lien vers une cible interne au document

voir ci-dessus Renvoi sur un repère de texte.

 

Cette fiche est périmée – la nouvelle version est ici

Sommaire

• Présentation
• Raccourcis-clavier : étude générale
• Insérer des caractères spéciaux : étude générale
• Insérer des traits
• Insérer un tableau
• Changer de langue et de clavier logique
• Synonymes en ligne
• Notes personnelles dans le document
• Suivi des modifications

Présentation

Je reviens dans ce chapitre sur des fonctionnalités que nous avons déjà rencontrées. Soit pour en donner une vision d’ensemble, soit pour préciser des prolongements. Elles se positionnent au carrefour des actions de confort, des astuces ou des tours de mains.

Raccourcis-clavier : étude générale

Les raccourcis-clavier font partie des fonctionnalités incontournables ; leur emploi permet de distinguer les utilisateurs amateurs des utilisateurs avertis. Nous les avons déjà évoqués à plusieurs reprises. Voici une étude générale.

Principes

• la simple combinaison de deux ou plusieurs touches permet d’obtenir la même fenêtre qu’en actionnant une suite de menus et de choix.
• le système en propose par défaut, mais la plupart d’entre eux sont modifiables par l’utilisateur.
• les raccourcis sont attachés au logiciel et non aux documents ; mais chaque utilisateur système peut avoir ses propres définitions de raccourcis, et même en avoir plusieurs comme des boîtes à outils différentes en fonction des travaux à faire.

Découvrir les raccourcis-clavier

La meilleure méthode pour connaître tous les raccourcis-clavier est de consulter leur table :

Dans : ▼ Outils ▼ Personnaliser… * (Personnaliser) ;
▼ | Clavier | ;
█ Raccourcis clavier █ : liste de toutes les combinaisons possibles ;
█ Fonctions █ ;
♪ Catégorie : … ;
♪ Fonction : … ;
(Ces deux zones permettent de choisir une combinaison de menu et de choix : si un raccourci clavier est affecté à cette combinaison, il est affiché dans la 3^e colonne : ‘Touches’) ;

Exemple 1 : un raccourci existant = Afficher le document à son début.

…
♪ Catégorie : Affichage ;
♪ Fonction : Au début du document ;
Touches = [Ctrl+ Origine] (la touche [Origine] est appelée aussi [Début]) ;
Dans █ Raccourcis clavier █ : la ligne [Ctrl+ Origine] est sélectionnée ;
– ◄MODIFIER►  n’est pas accessible car ce raccourci est affecté ;
– ◄SUPPRIMER► permet de libérer cette combinaison pour un autre raccourci à définir.

Il est important de bien comprendre ici le comportement des deux boutons MODIFIER et SUPPRIMER.

Exemple 2 : créer un raccourci inexistant = afficher la barre d’état

…
♪ Catégorie : Affichage ;
♪ Fonction : Barre d’état ;
(Aucune touche ne s’affiche : cette fonction n’a pas encore de raccourci clavier) ; Dans █ Raccourcis clavier █ : déroulez la liste jusqu’à trouver une combinaison satisfaisante non affectée – exemple : [Ctrl+ Espace] ;
▲ la ligne [Ctrl+ Espace] ▼ ◄MODIFIER► (maintenant actif) ;
(la combinaison est affectée – elle est visible dans la colonne Touches) ;
▼ ◄OK►.

Apprentissage des raccourcis-clavier

Il est impératif, pour bien pratiquer un traitement de texte, de maîtriser un maximum de raccourcis-clavier. Votre énergie doit être polarisée sur votre texte, sa création, son orthographe ; vous n’avez pas à être distrait par des manœuvres complexes de mise en page, ou de mise en forme.

Cet apprentissage des raccourcis clavier est donc essentiel ; il permet d’apprendre progressivement un maximum de combinaisons. Vous commencerez par l’apprentissage des touches de fonctions (simples, puis en combinaison avec [Ctrl], [Alt], [Maj], [Alt Graph], etc.

Ensuite, quand ces touches seront acquises, vous ferez l’apprentissage des fonctions essentielles ou fréquentes. Vous pourrez ensuite personnaliser votre système de raccourcis.

Des raccourcis pour des travaux spécifiques

Il est possible de gérer plusieurs panoplies de raccourcis. Dans la fenêtre spécifique que nous avons présentée, il y a deux boutons particuliers dont nous n’avons pas encore parlé.

• ◄ENREGISTRER…► permet de mettre la panoplie affichée dans un fichier ; en actionnant ce bouton, vous avez la fenêtre pour sélectionner un dossier et enregistrer le fichier correspondant en lui donnant un nom ;
• ◄CHARGER…► permet de récupérer un fichier créé au point précédent pour remplacer la panoplie en cours par celle enregistrée dans ce fichier.

Cette fonctionnalité permet surtout à chaque utilisateur du traitement de texte, de disposer de sa propre panoplie de raccourcis, et de la faire évoluer sans se soucier des modifications que les autres utilisateurs pourraient y apporter.

Raccourcis-clavier dans ce manuel

Nous avons évoqué les raccourcis-clavier dans plusieurs contextes :

• Dans les Préalables : 1A-06. Raccourcis-clavier et autres astuces, où j’ai présenté les combinaisons de base.
• Au chapitre 2A-03c. Les styles ou l’harmonie visibles, au paragraphe 3.3.3 Utilisez les raccourcis-clavier pour appliquer un style.
• Au chapitre 2A-05. Les listes où nous avons vu les raccourcis pour amorcer une liste numérotée ou à puces et pour l’interrompre ([F12] et [Maj+ F12]).

Autres personnalisations

Cette même fenêtre (Personnaliser…) permet de personnaliser les menus, en intégrant d’autres éléments éventuels et en changeant la place des lignes ; de la même manière, les différentes barres d’outils peuvent être adaptées aux désirs ou besoins de l’utilisateur ; enfin, il est possible d’affecter des macros aux fonctions, mais ces pratiques dépassent les ambitions de ce guide.

Insérer des caractères spéciaux : étude générale

Nous avons rencontré les caractères spéciaux dans plusieurs endroits de ce manuel :

• avec les Alt Codes présentés au chapitre 1A-06. Raccourcis-clavier et autres astuces;
• pour évoquer les caractères de contrôle, au chapitre 2A-01. Prise en mains ;
• pour changer le style de page, avec le caractère de contrôle de fin de page, au chapitre 2A-03c. Les styles ou l’harmonie visible, au paragraphe 3.4 Changer le style d’une page ;
• pour choisir la puce au chapitre 2A-05. Les listes ;
• pour afficher les caractères non imprimables au chapitre 2B-01. Affichages et repères ;

Je veux proposer ici deux autres approches.

Les caractères de contrôle du texte

Pour passer volontairement à la page suivante : [Ctrl+ Entrée] ;

Pour passer volontairement au paragraphe suivant : [Entrée] ;

Pour passer à l’alinéa suivant (à éviter) : [Maj+ Entrée] ;

Dans une liste :

pour passer au niveau inférieur (du niveau 1 au niveau 2) : [Tab] ;

Pour revenir au niveau supérieur (du niveau 3 au niveau 2) : [Maj+ Tab] ;

D’autres caractères influent sur une bonne présentation du texte :

• l’espace insécable ;
• le tiret insécable ;
• le tiret conditionnel.

Espace insécable [Maj+ Espace]

L’espace insécable améliore sensiblement la qualité de la présentation d’un document. Elle ressemble à une espace ; seulement, au lieu de servir de séparateur entre deux mots, elle est attachée, comme un caractère ordinaire au mot qui la précède.

En français, tout signe de ponctuation double (point-virgule, deux points, point d’exclamation, point d’interrogation) est précédé d’une espace inséca­ble ; cela évite, dans un saut de ligne (provoqué par le traitement de texte, et non par l’utilisateur) d’avoir la ponctu­ation déta­chée du mot qui la précède, et de trouver le mot en fin de ligne précédente et la ponctuation perdue en début de ligne suivante.

Vous utiliserez l’espace insécable chaque fois que vous voudrez séparer deux mots, ou un mot et autre chose sans que ces deux termes puissent être séparés par un saut de ligne automatique provoqué par l’initiative du traitement de texte.

Autre intérêt de l’espace insécable : dans les paragraphes dont les lignes sont justifiées (alignées des deux côtés) ; les espaces ordinaires sont allongés pour construire automatiquement l’alignement, l’espace entre les mots pouvant apparaître variable ; une espace insécable, elle, n’est jamais allongée. Je la préconise donc, en début de ligne dans le groupe de numérotation de la ligne et comme séparateur avec le début du texte : il apparaît alors aligné.

Tiret insécable [Ctrl+ Maj+ -]

Ce tiret-là se comporte comme l’espace insécable.

Tiret conditionnel [Ctrl+ -]

Le tiret conditionnel permet de forcer la découpe d’un mot en fin d’une ligne justifiée, au lieu de la laisser à l’initiative du dictionnaire ou quand la césure automatique n’est pas activée. Si le format de la page ou la ligne sont modifiés de telle façon que la césure ne se justifie plus, le tiret est masqué et devient invisible. Mais de nouveau, si à la suite d’une variation de la largeur de la ligne, le mot devait être coupé, il ne pourrait pas l’être ailleurs qu’au tiret conditionnel. C’est donc un arme à double tranchant qu’il faut utiliser parcimonieusement, et de préférence au milieu des mots très longs. La césure automatique (paramétrée dans les Enchaînement des styles de type Paragraphe) est aujourd’hui bien maîtrisée par le traitement de texte et suffit amplement. Ce tiret conditionnel tombera bientôt dans l’oubli…

Pour insérer un caractère spécial dans le texte

Il s’agit de caractères saisis d’une manière un peu acrobatique, mais qui normalement, doivent s’afficher et s’imprimer comme ils sont affichés.

Vous devez toujours vérifier que l’impression rend le même caractère : parfois, les imprimantes utilisent une police de remplacement dans laquelle ces caractères exotiques sont absents, ou pire, ne concordent pas avec la police utilisée pour l’affichage.

Pour insérer un caractère spécial dans le texte, il y a plusieurs solutions. Au départ, le point d’insertion est en place pour accueillir le caractère spécial :

Insertion à partir de la table de la police en cours

Dans : ▼ Insertion ▼ Caractères spéciaux… * (Caractères spéciaux) ;
…

Il suffit de dérouler la table pour trouver le caractère voulu et de double-cliquer sur sa case : il est inséré à la place du point d’insertion. Cette méthode est fiable. Elle est un peu lourde.

Insertion de Alt Codes

La méthode est expliquée au chapitre 1A-06. Raccourcis-clavier et autres astuces. Pour des caractères courants, facilement mémorisables, cette méthode est idéale. Son inconvénient : les Alt Codes ne couvrent pas toute la gamme des caractères spéciaux d’une police.

Auto-texte

L’auto-texte peut être avantageusement utilisé pour insérer un caractère spécial utilisé fréquemment. Nous avons étudié les auto-textes au chapitre 2B-04. Les textes automatiques. Cette solution peut être avantageuse pour des Alt Codes qu’on n’arrive pas à mémoriser ou pour des caractères spéciaux accessibles uniquement à partir de la fenêtre.

Exemple : je n’arrive pas à mémoriser le code du ‘Ç’ en Alt Code. Je décide alors de le mettre en auto-texte avec le code ‘çç’. Pour taper un Ç, il me suffit alors de taper une espace (pour isoler mon code), ‘çç’ et [F3] : ‘Ç’ s’affiche. Le seul inconvénient pour cette méthode est l’espace avant le code ; ce n’est pas gênant pour le ‘Ç’ qui n’est jamais collé à un caractère précédent. Mais pour d’autres codes, ce peut être délicat.

Insérer des traits

La mise en forme d’un texte s’accompagne souvent de lignes horizontales, ou verticales, ou de bordures. Il ne faut pas en abuser. Ce que les journaux appellent ‘encadré’, les bien-nommés, ne sont que des textes à part, d’autant plus percutants qu’ils sont rares sur une page.

Le traitement de texte permet deux approches :

• Les objets graphiques
• Les bordures.

Les objets graphiques

Il s’agit, la boîte d’outils ‘Dessin’ étant affichée, de choisir un objet pour le poser dans le texte. Sauf pour des compositions très spécifiques (Flyers, par exemple), je déconseille cette méthode. À la limite, pour poser une ligne horizontale, avec [Maj+] pour qu’elle soit bien horizontale.

Les bordures

En traitement de texte, les bordures sont l’outil idéal pour afficher des traits ou des encadrés. Nous avons vu dans le paramétrage des styles que les pages et les paragraphes peuvent avoir leur bordure. Et pour les paragraphes, il est même possible de choisir entre poser une seule bordure sur une suite de paragraphe ou la répéter à chaque paragraphe.

Vous devez avoir à l’esprit que la bordure peut être un encadré, mais qu’elle peut être aussi n’importe quelle ligne (ou combinaison de lignes) entourant le cadre, en marge ou comme ligne de séparation horizontale. Retenez aussi que vous pouvez jouer sur l’effet d’ombrage, sur la largeur et la couleur du trait, sur sa forme (continu, pointillé, etc.). Si vous avez le souci de la sobriété, les bordures vous donneront toute satisfaction.

Si vous voulez encadrer un titre, n’hésitez pas à corriger les retraits avant et après le texte (▼ Format ▼ Paragraphe…) pour que la bordure encadre bien le texte (et non le paragraphe sur toute la largeur). Sauf à vouloir un autre effet.

Insérer un tableau

Le tableau, au cours d’un texte, présente de nombreux avantages :

• il permet d’aligner verticalement du texte sur plusieurs colonnes ;
• une succession de lignes peut être caractérisée par leur espacement, leur hauteur, sans avoir à utiliser un style particulier ;
• un tableau peut être transparent : les bordures des cellules (lignes verticales et horizontales) peuvent être invisibles ;
• le tableau, une fois rempli, permet de ‘jouer’ avec les lignes et les colonnes pour changer l’ordre, faire des tris, etc.

Précautions pour insérer un tableau :

Un tableau peut être considéré comme une entité, un contenu structuré de données. Pour pouvoir le manipuler avec le maximum de souplesse, il est important, de l’insérer entre deux retours à la ligne. Cette simple astuce permet de placer le curseur soit avant, soit après le tableau en toute simplicité.

Quelques conseils avant d’insérer un tableau :

• Un tableau est un compromis entre un cadre et un contenu.
  • Je préconise d’enregistrer le contenu dans un cadre minimum.
  • Quand le contenu pourra être considéré comme stable (ce qui n’interdira pas des corrections ou ajouts ultérieurs), et quand le ou les styles du contenu seront affinés, alors vous pourrez affiner le cadre et sa présentation.
  • Si le cadre doit être présenté en mode paysage dans un texte en mode portrait, il convient de passer à une nouvelle page ; nous avons vu cette procédure dans le changement de page.
• Donc au départ, prévoir le nombre de colonnes, même provisoirement, et prévoir au moins trois lignes.
  • Il sera toujours possible d’ajouter ou de supprimer des colonnes.
  • Il faut prévoir une ligne pour les titres de colonnes (éventuellement).
• En saisie, [Tab] permet de valider la saisie d’une cellule en passant à la cellule voisine. En fin de dernière ligne du tableau, [Tab] valide la dernière cellule et ouvre une nouvelle ligne en positionnant le curseur dans sa première cellule. L’extension du tableau est donc automatique.
• Il ne faut pas confondre :
  • disposer le texte d’une page en deux ou plusieurs colonnes,
  • et mettre un passage en tableau.
    • La première est globale, paramétrée au premier niveau de formatage, la page ;
    • La seconde utilise un cadre spécifique au niveau du paragraphe.
• Dans LibreOffice, les fonctions ‘Tableur’ sont disponibles dans les tableaux insérés dans un document.

Changer de langue et de clavier logique

Nous avons abordé la question de la langue en plusieurs occasions dans ce manuel :

• Au chapitre 1A-03. Configuration matérielle et logicielle, j’ai évoqué le bureau et la barre des tâches avec l’affichage de l’abréviation de la langue courante (FR pour Français), et comment avec ▼ on pouvait choisir une autre langue habituelle, et avec ▲ rentrer dans la gestion de ces langues.
• Plus en détail, au chapitre 1C-05. Paramétrer quelques convenances personnelles, j’ai présenté comment définir la langue par défaut, les langues habituelles, les claviers associés, et les procédures pour changer de langue et clavier.
• À propos du contrôle orthographique, au chapitre 2B-04. Les textes automatiques, j’ai précisé comment la correction automatique pouvait se faire dans la langue du passage. Accessoirement, au niveau des Champs, nous avons vu aussi que les formats de date étaient tributaires de la langue.

 Je reviens sur quelques notions.

Langue parlée et langue orthographique

La langue parlée est définie au niveau du système comme nous l’avons vu dans la configuration matérielle et logicielle. C’est la langue que le système utilise pour ses messages, ses fenêtres. Par extension, LibreOffice utilise aussi une version parlée, et nous avons vu que son téléchargement se faisait en deux temps, le deuxième étant réservé justement pour l’aide en français.

La langue orthographique est la langue définie au niveau du format caractère, à l’onglet Police. Cette langue permet une connexion à l’extension correspondante du dictionnaire. Accessoirement, un clavier logique peut lui être associé : les caractères tapés sont affichés dans l’alphabet de la langue. On peut vouloir utiliser une police spécifique pour cet alphabet non latin, mais c’est encore un autre débat.

Changer de langue, de clavier et de police

Changer en même temps de langue, de clavier et de police est le problème essentiel de l’utilisateur confronté à l’utilisation simultanée de plusieurs langues habituelles. Il me semble utile de rappeler la procédure générale.

Contexte

Vous êtes en train de taper un texte, avec votre langue habituelle, le français, et vous voulez mettre un passage dans une autre langue, avec des caractères d’un alphabet non latin pour lequel vous avez décidé d’utiliser une police de caractères spécifique. Pour l’exemple, posons que cette autre langue est le grec (dont l’abréviation système est ‘EL’), que le clavier associé est le ‘grec polytonique’, et la police ‘Galatia SIL’.

Paramétrages préalables

La langue Grec a été déclarée comme autre langue habituelle du système, avec le clavier associé grec polytonique. Cette déclaration est faite une fois pour toutes. Pour utiliser le grec encours de frappe, nous créons un style de type caractère que nous appelons ‘Grec’, et auquel nous associons un raccourci-clavier [Ctrl+ Maj+ H]. Ce style utilise la police Galatia SIL, et la langue ‘Grec’.

Par ailleurs, nous avons un raccourci-clavier pour activer notre style par défaut de type Caractère : [Ctrl+ Maj+ Alt+ ‘zéro’].

La barre des langues est dans la barre des tâches. Elle affiche ‘FR’ pour ‘Français’, ‘EL’ pour le grec.

Saisie du texte en français

La saisie de notre texte en français n’appelle aucun commentaire. Saisie classique.

Passage de la saisie du français au grec

Pour passer de français au grec, la méthode est la suivante :

1. [Ctrl+ Maj-] répété autant de fois que nécessaire jusqu’à ce que ‘EL’ apparaisse dans la barre des langues (ou Dans la barre des tâches : ▼ FR ▼ EL). À partir de ce moment, notre frappe au clavier se fait en grec !

2. Choix du style de type Caractère que nous avons appelé Grec avant de commencer la frappe. Nous basculons dans ce style avec le raccourci-clavier [Ctrl+ Maj+ H]. Ce choix associe le clavier ‘grec polytonique’ (qui produit des caractères grecs à partir de notre clavier AZERTY) à la police Galatia SIL déclarée dans le style. Cette police est affichée dans le combo de la barre d’outils sous le menu.

3. La frappe se fait désormais en caractères grecs, avec la belle police Galatia SIL. Internet nous a fourni des dessins de clavier avec les combinaisons pour faire des voyelles accentuées, avec les esprits et le iota souscrit…

Passage de la saisie du grec au français

Toutes les bonnes choses ont une fin : il faut maintenant envisager de revenir au français. La frappe en grec est terminée.

1. [Ctrl+ Maj+ Alt+ ‘zéro’] remplace le style Grec par le style par défaut de type Caractère (Dans la barre d’outils sous le menu, la police affichée est désormais notre police habituelle)

2. [Ctrl+ Maj] répété autant de fois que nécessaire jusqu’à ce que ‘FR’ soit affiché dans la barre des langues (ou Dans la barre des tâches : ▼ EL ▼ FR).

Appréciation

La manœuvre est simple, à condition d’avoir bien en mains les raccourcis-clavier.

Synonymes en ligne

LibreOffice permet à partir d’un mot sélectionné, de voir la liste de ses synonymes et éventuellement de changer le mot sélectionné par un de ces synonymes. Il suffit que l’extension nécessaire soit installée (par exemple : Français : Dictionnaire ‘moderne’, synonymes et césures). J’ai expliqué au chapitre 2B-04. Les textes automatiques, paragraphe 4. Correction orthographique automatique, comment charger ce genre d’extensions.

La fenêtre des synonymes s’ouvre avec [Ctrl+ F7]. Dans cette fenêtre, vous pouvez aussi changer la langue courante.

Si dans la liste, un mot vous semble mieux adapté que celui en place, sélectionnez-le et ▼ ◄REMPLACER►.

Notes personnelles dans le document

LibreOffice permet d’enregistrer des notes personnelles, qu’il appelle des Commentaires.

Un commentaire s’insère au point d’insertion.

Dans : ▼ Insertion ▼ Commentaire [Ctrl+ Alt+ N].

ou directement avec la combinaison indiquée : [Ctrl+ Alt+ N].

Un commentaire se repère par un cadre avec un fond jaune, relié par une flèche au point d’insertion ; il est automatiquement daté et signé de l’utilisateur qui l’a créé. Vous pouvez taper le texte que vous voulez dans ce cadre. Une flèche en bas à droite du commentaire, développe au clic un menu contextuel pour supprimer le commentaire, tous les commentaires d’un utilisateur, ou tous les commentaires du document.

Si le texte passe entre plusieurs utilisateurs différents, chacun peut poser des commentaires personnels ; normalement, chaque utilisateur est repérable par un fond de couleur différente. Un utilisateur peut répondre au commentaire d’un autre utilisateur.

Pour circuler entre commentaires : vous pouvez passer d’un commentaire à l’autre avec la combinaison [Ctrl+ Alt+ Page Précédente ou Page Suivante]. Si le point d’insertion est dans un commentaire, vous sautez dans le commentaire suivant ou précédent ; si le point d’insertion est en dehors d’un commentaire, vous sautez au point d’insertion du commentaire suivant ou précédent.

L’impression des commentaires est paramétrée dans les options générales de LibreOffice Writer :

Dans : ▼ Outils ▼ Options… * (Options) ;
▼ LibreOffice Writer ▼ Imprimer ;
♪ █ Commentaires █ : { Aucun – Commentaires seuls – Fin du document – Fin de page }
(- Aucun : aucun commentaire ne sera imprimé) ;
(- Commentaires seuls : seuls les commentaires sont imprimés, et pas le texte) ;
(- Fin du document : les commentaires sont imprimés à la fin du document) ;
(- Fin de page) ;
…

Appréciation :

La gestion des commentaires dans un travail solitaire est un peu laborieuse en regard de ses avantages. En revanche, pour des documents élaborés en équipe, elle s’apparente à un petit wiki interne au document. Ce wiki-là nécessite une certaine rigueur dans l’organisation pour être utile. L’idée est astucieuse. À essayer au moins pour voir.

Suivi des modifications

Le suivi des modifications permet de mettre en relief les modifications apportées au document : ajouts, suppressions et modifications. Chaque intervention est tracée.

Ce suivi comprend deux volets :

• le paramétrage du suivi ;
• le suivi proprement dit.

Paramétrer le suivi des modifications

Pour pouvoir suivre les modifications, il faut préalablement déclarer ce suivi actif :

Dans : ▼ Édition ▼ Modifications ▼ Enregistrer ;
(Cette ligne agit comme une bascule ; une case est cochée en début de ligne quand l’enregistrement du suivi est actif – cet état reste attaché au document, et il est sauvegardé avec lui) ;

L’enregistrement n’entraîne pas nécessairement l’affichage du suivi.

L’enregistrement applique à chaque portion de texte objet d’une intervention (ajout, suppression, modification), une note interne précisant :

• l’opérateur (pris dans les données d’identité des Options)
• la nature de l’opération
• sa date et son heure.

Il est donc possible, en changeant les données d’identité dans les Options, d’enregistrer des modifications de correcteurs différents. Par exemple, un manuscrit qui passe entre plusieurs relecteurs pourra être annotés des corrections en identifiant le relecteur à chaque séance de relecture.

Les données d’identité sont accessibles ici :

Dans : ▼ Outils ▼ Options… * (Options…) ;
▼ LibreOffice ▼ Données d’identité ;
♪♪♪ Prénom/Nom/initiales : xxx/yyy/zzz ;
…

L’enregistrement peut être déclaré inactif après avoir été actif. Dans ce cas, les modifications enregistrées pendant l’activité de l’enregistrement, restent enregistrées et peuvent être affichées.

Suivi des modifications

Pour voir les modifications enregistrées, il faut demander leur affichage :

Dans : ▼ Édition ▼ Modifications ▼ Afficher.

Cette ligne de menu agit comme une bascule ; elle porte une marque quand l’affichage est actif.

Les modifications apparaissent avec des couleurs et des caractères barrés pour chacune des opérations (ajout, suppression, modification). Ces effets sont paramétrés dans les options :

Dans : ▼ Outils ▼ Options… * (Options) ;
▼ LibreOffice Writer ▼ Modifications ;
…
▼ ◄OK►.

Ce paramétrage comprend deux niveaux :

• le fil du texte : on peut préciser les attributs signalant l’opération (gras, italique, barré, souligné) en se méfiant du parasitage des effets locaux ; et préciser aussi la couleur, qui est certainement un caractère plus évident.
• l’annotation en marge des lignes concernées par un liséré vertical de couleur.

L’équilibre entre ces deux niveaux est à trouver à l’expérience. Personnellement, j’apprécie davantage un signalement bien visible en marge, et un signalement au fil du texte plus discret. À chacun de voir.

Autres fonctionnalités dans le suivi des modifications

Accès protégé des modifications

L’accès à l’historique des modifications peut être protégé par un mot de passe :

Dans : ▼ Édition ▼ Modifications ▼ Protéger l’historique… * (Saisir le mot de passe) ;
♪ Mot de passe : xxx ;
♪ Confirmer : xxx ;
▼ ◄OK►.

Acceptation ou refus des modifications

L’intérêt du suivi des modifications, dans un travail collaboratif, est de gérer ces modifications en les acceptant ou en les refusant.

Dans : ▼ Édition ▼ Modifications ▼ Accepter ou rejeter… * (Accepter ou rejeter les modifications) ;
…

Cette fenêtre comporte deux onglets. L’un permet de filtrer toutes les modifications du documents sur l’opérateur, la date, l’opération. L’autre affiche les modifications enregistrées dans le document (en appliquant les filtres éventuels) : en cliquant sur une ligne, le texte concerné par la modification est affiché, et cette modification peut être rejetée, acceptée, seule ou toutes les modifications filtrées.

Fusionner le document

Il est possible de récupérer sur un document (appelons-le ‘maître’), les modifications apportées sur une copie. Le document ‘maître’ est ouvert :

Dans : ▼ Édition ▼ Modifications ▼ Fusionner le document… * (Insérer) ;
…

La fenêtre vous permet d’ouvrir la ‘copie’. Les modifications qui y sont enregistrées sont passées sur le ‘maître’. Il est possible aussi de comparer les deux documents en face à face. Très pratique pour des corrections faites en ligne à plusieurs.

Grâce à toutes ces fonctionnalités, LibreOfficepermet un travail collaboratif assez poussé qu’il est simple d’organiser.

 

Cette fiche est périmée – Nouvelle version ici

Sommaire

• Présentation
• . Les champs,
  • Approche,
  • Poser un champ standard,
  • Poser un champ paramétré,
    • Les différents onglets de la fenêtre [Ctrl+ F2],
    • Onglet Document.
• 2. L’auto-texte,
  • Comment mettre un mot ou une expression en table,
  • Comment utiliser un auto-texte enregistré,
  • Comment gérer les auto-textes,
    • Copier,
    • Remplacer,
    • Renommer,
    • Importer,
    • Éditer,
  • Insertion à partir de la fenêtre,
  • Catégories et chemins.,
• 3. Complétions automatiques,
  • Paramétrage,
  • Pour une bonne utilisation.
• 4. Correction orthographique automatique,
  • Activer/désactiver la vérification automatique,
  • Pour corriger un mot erroné,
    • 1. Propositions de mots corrects,
    • 2. Opérations particulières,
    • 3. Définition des langues.
• 5. Autres corrections automatiques,
  • Déclarer certaines options,
  • Options linguistiques,
  • Remplacements automatiques de mots,
  • Remarques pédagogiques.

Présentation

Je regroupe dans ce chapitre les fonctionnalités provoquant l’insertion dans le document, d’un texte non tapé au clavier. Ces fonctionnalités sont nombreuses et très variées dans leurs modalités. Les champs que nous avons rencontré à l’occasion, s’apparentent aux variables algébriques. C’est le système qui détermine leur valeur en fonction de leur contexte. Nous avons rencontré l’auto-texte dans le paramétrage personnalisé de l’appel de note de bas de page : un code tapé est remplacé par un texte en clair. Il existe aussi plusieurs sortes de complétions automatiques : la frappe est complétée ou modifiée en fonction de règles prédéfinies par l’utilisateur.

1. Les champs

Approche

Pour simplifier, j’appelle ‘champ’ une ‘boîte’ insérée dans un document, portant un nom précis et contenant une information variable, dépendant du contexte, et calculée par le système. La présence de ces champs dans le document peut être mise en évidence avec la bascule [Ctrl+ F8]. Le nom de ces champs peut être affiché à la place de leur valeur avec la bascule [Ctrl+ F9]. Nous avons vu ces affichages au chapitre 2B-01. Affichages et repères.

Pour avoir un aperçu de la variété des champs, vous pouvez consulter la fenêtre d’insertion des champs :

Dans : ▼ Insertion ▼ Champs… ;
…

Le menu indique quelques champs parmi les plus courants : Date, Heure, Numéro de page, Nombre de pages, Sujet, Titre, Auteur… Le dernier choix Autres… en rajoute :

[Ctrl+ F2] : * (Champs) ;
▼ | Document | ;
█ Type de champ █ : Chapitre, Date, Expéditeur, Heure, Modèles, Nom de fichier, Page, Statistiques, Utilisateur ;
…

Et pour certain de ces champs, la colonne █ Sélectionner █ indique des sous-champs en quelque sorte. L’onglet | Renvois | propose encore d’autres champs, | Infos document | aussi, et les onglets | Variables | et | Base de données | ouvrent des perspectives illimitées que nous retrouveront dans les impressions sophistiquées (mailings ou étiquettes adresse) : un renseignement concernant une personne, enregistré dans la cellule d’un tableau (à la croisée de la ligne de cette personne et de la colonne de ce renseignement) peut être un champ dans un texte…

Poser un champ standard

J’appelle ‘Champ standard’, un champ énoncé dans le menu (Date, Heure, Numéro de page, etc.).

Pour poser un champ standard :
Placez le point d’insertion où vous voulez insérer le champ standard ;
Dans : ▼ Insertion ▼ Champs ▼ (Date ; Heure ; Numéro de page ; Nombre de pages ; Sujet ; Titre ; Auteur ; … ).

Quelques précisions sur ces champs standards :

Date et heure :

La date du jour est insérée dans le texte avec le format défini pour la langue ; ce format et les valeurs date du jour et heure sont définies par le système en fonction de sa localisation (voir le chapitre 1C-05. Paramétrer quelques convenances personnelles).

L’intérêt de ces deux champs est limité : la date et l’heure affichées ici sont celles de la consultation du document, donc susceptibles d’être différentes d’une consultation à une autre. Ces champs ne conviennent pas pour enregistrer une date ou une heure figée. Il faut les considérer comme une horloge donnant la date et l’heure au moment où le document est chargé : « Nous sommes aujourd’hui le : Date, et il est Heure.

Numéro de page :

Le format du numéro de page est associé au style de type page. Il est le résultat d’un calcul logique, mais un peu compliqué à expliquer. Considérons que vous avez posé ce champ dans l’en-tête de votre document.

Exemple très simple :

Votre document est formaté avec le style de type Page par défaut depuis le début. Vous avez la page ‘4’ affichée ; le numéro de page affiché est ‘4’.

Exemple plus compliqué :

Vous avez commencé votre document avec une introduction de 6 pages, formatée avec un style de type Page ‘page_intro’. À la suite, vous avez commencé votre texte, en changeant le style de type Page. Dans le saut manuel, vous avez déclaré utiliser désormais le style de type Page ‘page_texte’, et vous avez demandé que la première page avec ce style affiche le numéro de page ‘1’. (le saut manuel de page avec changement de style Page et nouvelle séquence de numérotation, est expliqué au chapitre 2A-03c. Les styles et l’harmonie visible (3/3), au paragraphe 3.4 Changer le style d’une page). Vous en êtes à la page 4 de votre texte.

Quand la dernière page de votre introduction était affichée, le numéro de page indiqué était ‘6’ ; dans la 4^ème page de votre texte, le numéro de page affiché est ‘4’. Pourtant cette page est la 10^ème de votre document. Dans la zone Page de la barre d’état, vous pouvez lire : ‘Page 4 / 10 …’.

Nombre de pages

Ce champ est beaucoup plus basique que le précédent ; il indique le nombre de page global du document, indépendamment donc des styles de page utilisés. Il n’est pas possible de le paramétrer autrement.

Sujet, Titre

Ces informations sont issues des propriétés du document qu’on enregistre ici :

Dans : ▼ Fichier ▼ Propriétés… *
▼ |Description |
♪ Titre : xxx ;
♪ Sujet : yyy ;
…

La fenêtre Champs (obtenue avec [Ctrl+ F2]) donne accès aux autres propriétés.

Auteur

Cette information est issue des informations du logiciel enregistrées ici :

Dans  : ▼ Outils ▼ Options… ▼ LibreOffice * ;
█ Adresse █ ;
♪♪♪ Prénom/Nom/Initiales : xxx ; yyy ; zzz ;
…

La fenêtre Champs (obtenue avec [Ctrl+ F2]) donne accès aux autres informations du logiciel.

Poser un champ paramétré (fenêtre Champs – [Ctrl+ F2])

J’emploie cette expression de ‘champ paramétré’ par opposition à ‘champ standard’. Un champ paramétré est posé à partir de la fenêtre Champs obtenue avec [Ctrl+ F2] ou par le menu :

Dans  : ▼ Insertion ▼ Champs ▼ Autres… ([Ctrl+ F2]) * (Champs) ;
…

Plusieurs onglets permettent d’insérer des types de champs particuliers. La fenêtre permet pour certains champs, de choisir un format ; la gamme de choix est vraiment très intéressante. La fenêtre permet aussi d’apporter des correction dans certains calculs, et c’est aussi, à l’usage, particulièrement confortable.

Les différents onglets de la fenêtre [Ctrl+ F2]

Cette fenêtre Champs couvre des fonctionnalités étonnantes. Petit parcours de découverte.

• | Document | : cet onglet propose les variables attachées au document qui dépendent du contexte dans lequel elles sont appelées. Elles peuvent préciser des données de l’environnement, comme la date du jour par exemple. Elles peuvent concerner l’expéditeur, comme le prénom, le nom et les initiales que nous avons vues plus haut.
• | Renvois | : cet onglet permet de poser des champs qui serviront de renvois. Au lieu d’enregistrer dans le texte, une référence interne ‘en dur’, on peut le faire en ‘variable’ pour tous les titres associés à la numérotation des chapitres, pour les listes numérotées ou pour les notes de bas de page ou de fin de document. Si le titre est modifié, le renvoi le sera aussi. Le renvoi est posé comme un lien à partir de cet onglet. Ces fonctionnalités sont présentées en détail au chapitre 2B-07. Les circulations (renvois, liens).
• | Fonctions | : cet onglet traite de tous les textes dont l’affichage est programmable (sous conditions). Je n’en parle pas dans ce guide.
• | Info document | : il s’agit des champs associés aux propriétés du document, comme le sujet et le titre que nous avons vu plus haut.
• | Variables | : LibreOffice permet de déclarer des variables, de les charger et de les afficher. Ce sujet est proche des Fonctions. Je n’en parle pas dans ce guide.
• | Base de données | : cet onglet traite l’association d’une base de données au document, et de l’utilisation de ses données dans le document sous forme de champs. Nous étudierons ces fonctionnalités remarquables au chapitre 2B-09. Les impressions sophistiquées (étiquettes, mailings).

Je détaille dans ce chapitre l’onglet Document, et j’évoquerai à cette occasion l’onglet Info Document. Les onglets Renvois et Base de données sont étudiés ailleurs. Les autres onglets concernent des sujets qui dépassent la compétence de ce guide.

Onglet | Document |

Nous déroulons les différents champs proposés dans cette colonne.

Chapitre

Le champ Chapitre est un ensemble d’informations disponible si la numérotation des chapitre est active dans le document (voir au chapitre 2B-03. Le sommaire automatique). Ces informations concernent le chapitre en cours et les sous-niveaux jusqu’au niveau où se situe le point d’insertion. Prenons l’exemple de ce paragraphe :

• Dans la hiérarchie de ce chapitre, le titre ‘1. Les champs’ est au niveau 1.
• Le sous-titre ‘Onglet | Document |’ est au niveau 2.
• ‘Chapitre’, ce paragraphe, est au niveau 3.

Si vous faites :

(La fenêtre Champs est affichée à l’onglet | Document |) ;
♪ █ Type de champ █ : Chapitre ;
♪ █ Format █ : Nom de chapitre ;
♪ Niveau : 2 ;
▼ ◄INSÉRER►.

l’expression ‘Onglet | Document |’ sera posée (comme un champ) à l’endroit du point d’insertion. Si par la suite, vous modifiez ce titre en laissant seulement ‘Document’, ce qui avait été inséré sera remplacé par ‘Document’.

On ne peut insérer qu’un niveau, mais rien n’empêche, par exemple, d’insérer plusieurs niveaux différents à la suite pour décrire une arborescence précise.

Quatre formats sont possibles :

• Nom de chapitre : comme dans notre exemple. C’est le nom du niveau à l’exclusion du groupe de numérotation, qui sera inséré.
• Numéro du chapitre : il s’agit du groupe de numérotation du niveau, tel qu’il est défini dans la numérotation des chapitres, c’est-à-dire avec le format choisi, et les textes avant et après le numéro.
• Numéro de chapitre sans séparateur : même information que précédemment, mais sans les textes avant et après.
• Numéro et nom de chapitre : la ligne de titre complète, telle qu’elle se présente avec son groupe de numérotation et le texte du titre à la suite, sera insérée.

Date

Dans la colonne ‘Sélectionner’, deux types de dates sont proposés :

• Date (fixe)
• Date (sous entendue, variable).

La première (Date fixe) pose un champ figé : la date du jour est proposée, et ensuite, elle ne bougera plus. Voilà le champ à mettre dans un modèle de lettre : chaque fois que vous appellerez ce modèle pour rédiger une lettre, la date du jour viendra se mettre en clair, et elle ne bougera plus.

Alors que la deuxième date (qui correspond au champ standard que nous avons vu plus haut), change à chaque consultation du document.

Il suffit donc savoir ce que l’on veut pour choisir le bon champ.

Notez dans la colonne Format la variété proposée ; en pied de liste, ‘Autres formats…’ appelle une fenêtre offrant encore d’autres possibilités (ajout de l’heure, choix d’une langue, etc.).

Notez enfin, la possibilité de corriger la date du jour avec des jours en plus (ou en moins si le nombre est négatif). Intéressant pour indiquer automatiquement une échéance ou une date limite.

Expéditeur et Utilisateur

Ces deux champs sont identiques (les sélections pour ‘Utilisateur’ correspondant à celles de ‘Expéditeur’). Ils concernent les informations d’identité enregistrées en Options comme le Prénom/Nom/Initiales vus plus haut.

Notez la case à cocher ‘♪ [ ] Contenu fixe qui joue comme on l’a vu pour la Date : cochée, l’information du champ sera figée au moment d el’insertion.

Heure

Ce champ est analogue à la date.

Modèles, Nom de fichier, Statistiques

Ces champs se rapportent aux informations accessibles dans les propriétés comme on l’a vue plus haut pour le sujet et le titre. Les champs de l’onglet | Info document | s’y rapportent aussi. Une manière de poser dans le texte, sous forme de variable, les informations enregistrées dans ces propriétés.

Page

Il y a plusieurs raisons pour utiliser cette définition du champ Page quand vous voulez insérer un numéro de page, au lieu d’utiliser l’insertion directe du champ standard. Notez tout d’abord la possibilité de choisir non seulement la page en cours, mais la précédente ou la suivante. Notez aussi la possibilité de corriger le numéro de la page en cours. Notez enfin la variété des formats, y compris celui du style de page (comme dans le champ standard).

2. L’auto-texte

L’expression ‘auto-texte’ est employée par LibreOffice ; je l’adopte faute de mieux. Cette fonctionnalité est particulièrement intéressante dans le travail administratif et la prise de notes : elle permet de mettre une expression en clair en ne tapant qu’un code limité à un ou quelques signes.

Nous en avons eu un exemple pour le paramétrage des appels de notes entre crochets (2B-02. Notes).

Il faut bien distinguer l’auto-texte de la complétion automatique que nous étudierons plus bas. Dans la complétion, les mots sont complétés automatiquement sur proposition du système.

L’auto-texte utilise une table, gérée pour chaque utilisateur du système, qui associe une expression détaillée à un code. Par principe, l’auto-texte concerne des expressions fréquentes. La création d’une nouvelle association ‘expression – code’ se fait donc à l’occasion de la saisie de cette expression. Nous verrons ensuite comment poser l’expression à partir de son code. Nous terminerons par préciser comment supprimer une entrée dans la table ou comment modifier le code associé à l’expression.

Comment mettre un mot ou une expression en table

Prenons un exemple : « Veuillez agréer, Messieurs, l’expression de nos meilleures salutations » : vous voulez que cette phrase se mette au point d’insertion quand vous tapez le code ‘salu1’. Ce code ‘salu1’ n’existe pas encore dans la table des auto-textes. J’appelle la phrase ou le texte (parfois conséquent) appelés à remplacer le code, « l’expression ».

Vous avez tapé l’expression dans votre document ; vous la sélectionnez ;
…

Cette sélection est très importante. La création de la nouvelle entrée ne peut pas se faire si l’expression ne reste pas sélectionnée pendant toute la procédure.

…
Vous copiez l’expression dans le presse-papier : [Ctrl+ C] ;
Dans  : ▼ Édition ▼ Auto Texte… ou [Ctrl+ F3] * (Auto-texte) ;
♪ […] Lors de la saisie afficher le nom complet sous forme d’infobulle ;
♪ Nom : Salutation 1 (pour l’exemple – ce nom ne sert qu’à repérer l’expression dans la liste classée par ordre alphabétique des noms, affichée dessous, pour la sélectionner ensuite si besoin – l’expression est schématisé dans le cadre à droite) ;
♪ Raccourci : salu1 ; (dans notre exemple) ;
Dans la liste : ▼ Mes auto-textes (pour sélection) ;
▼ ◄AUTO-TEXTE ▼► ▼ Nouveau ;
(L’expression est mise en table avec le code ‘salu1’).

Précisions :

• La case à cocher en haut de la fenêtre concerne tous les auto-textes, et pas seulement celui que vous êtes en train de créer. Activée, cette fonction vous permet, pour certains codes apparemment, d’avoir l’auto-texte disponible en complétion automatique. Le nom en clair de l’auto-texte est proposé en bulle ; [Entrée] remplace ce nom en clair par l’expression.
• Il n’y a pas, à partir de la fenêtre (ni ailleurs) la liste des codes utilisés pour vérifier une existence. Si vous choisissez un code déjà utilisé, le système le refuse en vous donnant la raison. Le code associé à une expression s’affiche en bulle au survol de son nom dans la liste de la fenêtre, un par un.
• Vous pouvez choisir dans le menu du bouton ◄AUTO-TEXTE ▼► : ▼ Nouveau (texte seulement) au lieu de Nouveau.
  • Nouveau : prend le texte avec son format de type Caractère et restituera l’expression avec ce style ;
  • Nouveau (texte seulement) prend le texte sans son format de type Caractère et restituera l’expression dans le style de type Caractère du contexte d’accueil.

Comment utiliser un auto-texte enregistré

Pour poser l’expression dans votre document, il vous suffit de taper le code (dans notre exemple : ‘salu1’) à l’endroit où vous voulez voir l’expression prendre sa place, et de valider votre code avec [F3]. Pour que le système reconnaisse le code, il est impératif qu’il soit précédé d’une espace normale ou qu’il commence un nouveau paragraphe.

Comment gérer les auto-textes

Il suffit pour gérer un auto-texte de le sélectionner dans la liste et de choisir l’opération en déployant le bouton ◄AUTO-TEXTE ▼►.

Copier

Avec ce choix, vous copiez l’expression sélectionnée dans la liste, dans le presse-papier pour la coller où vous voulez plus tard, une ou plusieurs fois.

Remplacer ou Remplacer (texte seulement)

Ce choix est disponible si une sélection est active avant d’appeler la fenêtre. Il vous permet de remplacer l’ancienne expression sélectionnée dans la liste par la sélection (avec ou sans son style de type Caractère).

Renommer…

Ce choix vous permet pour une expression déjà enregistrée, et sélectionnée dans la liste, de changer son nom et/ou son code.

Supprimer

Pour supprimer l’expression sélectionnée dans la liste.

Importer

Ce choix est ouvert si aucune sélection n’est faite dans le document à l’ouverture de la fenêtre. Il permet de récupérer les auto-textes existants dans un document MS Word. Une fenêtre s’ouvre pour choisir ce document avec l’explorateur.

Éditer

Ce choix ouvre un document contenant l’expression. Cette possibilité est intéressante pour des expressions qui sont en fait de véritables modèles (compte-rendus, résolutions, etc.). Cette opération évite de charger l’expression dans un document, de la modifier et d’utiliser ensuite le choix Remplacer.

Insertion à partir de la fenêtre

Pour mémoire. Si vous avez oublié le code, vous pouvez retrouver le nom de votre expression dans la liste, voir son code (en passant), et avec le bouton ◄INSÉRER► poser votre expression sur le point d’insertion.

Catégories et chemins

Il est possible d’enregistrer ses auto-textes dans des catégories au choix (et pas seulement mes auto-textes comme dans l’exemple). Certains utilisateurs font face à des travaux répétitifs de cette façon en utilisant des catalogues d’expressions.

Sachez aussi que vos auto-textes vous sont personnels et qu’un autre utilisateur déclaré du système aura les siens propres. Ils sont enregistrés dans des fichiers spécifiques (avec l’extension ‘.bau’) dans le dossier des paramètres personnels de LibreOffice.

Mais il est possible d’enregistrer une catégorie ailleurs, en indiquant son chemin.

Dans un autre ordre d’idée, les auto-textes peuvent contenir des liens, soit vers un fichier du disque dur, soit vers Internet. Se pose alors la question de la nature du lien : absolu (adresse complète comprenant la racine) ou relatif (adresse par rapport à celle du document en cours). Ces questions de liens sont étudiées au chapitre 2B-07. Les circulations (renvois, liens).

3. Complétion automatique

Cette fonctionnalité doit être paramétrée pour être effective. Nous verrons ensuite comment l’utiliser et la réguler.

Paramétrage

Dans  : ▼ Outils ▼ Options d’auto-correction… *
▼ | Insertion automatique |
♪ [X] Activer la complétion des mots (c’est la case à cocher pour que la complétion des mots soit active) ;
♪ […] Ajouter une espace : (en cochant cette case et si le mot complété n’est pas suivi d’une ponctuation, alors une espace sera automatiquement ajoutée à la complétion quand le mot suivant commencera à être tapé) ;
♪ […] Afficher sous forme d’info-bulle : (en cochant cette case, le mot complet est affiché en info-bulle sans paraître dans le texte – ce qui évite des effets de sauts de ligne ou de page parfois intempestifs – en validant avec la touche précisée plus bas à ‘♪ Accepter avec’ , le mot complété est mis dans le texte) ;
♪ [X] Rassembler les mots : (en cochant cette case, vous demandez au système de conserver les mots complétés pour les proposer ensuite dans les conditions précisées plus bas ; voir aussi « Supprimer l’entrée ») ;
♪ […] à la fermeture du document, supprimer... : (en cochant cette case, les mots ajoutés dans la liste des mots complétés pendant le document, seront effacés ; ce choix n’est ouvert que si Rassembler les mots est actif ; il permet de préserver la confidentialité du document en cours) ;
♪ Accepter avec : ([Entrée] ; [Espace] ; [Fin] ; [Flèche à Droite] ; [Tab] ) : (vous indiquez ici la touche avec laquelle vous validez la proposition de complétion) ;
♪ Longueur des mots minimum : nnn : (seuls les mots ayant un nombre de lettres égal ou supérieur à nnn seront ajoutés à la liste des mots complétés – 10 lettres est un nombre correct) ;
♪ Maximum d’entrées : nnn : (c’est le nombre maximum de lignes de la liste des mots complétés proposés par le système – 1200 est correct, compromis entre le confort et la vitesse de proposition) ;
Sur la droite, la liste des mots complétés dans son état actuel ;
– ◄Supprimer l’entrée► sous la liste : (permet de supprimer de la liste la ligne sélectionnée ; suite à faute de frappe, faute d’orthographe, etc.) ;

▼ ◄OK► (pour valider les options enregistrées).
– ◄Annuler► : (permet de sortir de la fenêtre sans conserver les saisies faites) ;
– ◄Rétablir► : (affiche les options avant les saisies, telles qu’elles avaient été enregistrées lors de la dernière validation) ;

Pour une bonne utilisation

La complétion ne se justifie que pour les utilisateurs sachant taper sans regarder leur clavier. Je la déconseille aux dactylos inexpérimentées, car elle fait perdre plus de temps qu’elle n’en gagne.

À l’usage, l’affichage du complément proposé en info-bulle est très confortable. Quand le mot proposé correspond, il faut avoir le réflexe de le valider. Pouvoir choisir la touche de validation est important. Je vous conseille de faire des essais. [Espace] est certainement la meilleure, mais c’est à chacun de voir.

Enfin, il est important de ‘regrouper’ les mots, mais à condition de vérifier de temps en temps, la liste pour faire le ménage.

En résumé, il s’agit d’une fonctionnalité discrète mais efficace, à partir d’un certain niveau d’expertise dans la frappe au clavier.

4. Correction orthographique automatique

La vérification orthographique automatique signale les mots mal orthographiés avec un souligné rouge en forme de vagues. Cette fonctionnalité a une extension bien appréciable : un mot mal orthographié peut être remplacé par le mot correct. Elle n’est pas systématique, il faut la décider :

Activer/désactiver la vérification automatique

Dans la barre d’outils principale, sous le menu général : ▼ ♥ icône avec ‘ABC’ souligné d’un liseré rouge [Vérification automatique] ♥ ; (ce bouton est une bascule ; quand la fonction est activée, le bouton est en relief).

ou encore :

Dans : ▼ Outils ▼ Orthographe et grammaire [F7] * (Orthographe et grammaire : Langue) ;
▼ ◄OPTIONS…► ;
█ Options █ ;
♪ [ X ] Vérifier l’orthographe au cours de la frappe ;
…
▼ ◄OK►.

Quand la fonction est activée, tous les mots incorrects du document sont soulignés avec un liseré rouge. Quand la fonction est désactivée, tous ces liserés sont masqués. Quand la vérification est activée, nous verrons plus bas que dans certaines situations, la correction se fait automatiquement.

Cette vérification s’appuie sur des extensions ‘Dictionnaires’. Il est impératif d’avoir au moins le dictionnaire français. Mais il est possible d’avoir des dictionnaires des autres langues habituelles (anglais, espagnol, etc.)

Pour intégrer ces extensions :

Dans : ▼ Outils ▼ Gestionnaire des extensions… ;
▼ lien : Obtenir des extensions supplémentaires en ligne (votre connexion Internet doit être active) ;
sur le site, dans le menu, ▼ Extensions ;
Choisissez la catégorie Dictionnaires ;
Téléchargez et installez en suivant les instructions.

Pour corriger un mot erroné

Un mot signalé comme ayant une orthographe erronée (avec son liseré rouge en forme de vagues) peut être corrigé à main levée ou sur proposition du système qui dispose des dictionnaires.

▲ sur le mot souligné du liseré rouge en forme de vague ;
▼ (1. Propositions de mots corrects ; 2. Opérations particulières ; 3. Langues) ;
…

1. Propositions de mots corrects

Le menu contextuel propose une liste de mots susceptibles de remplacer le mot incorrect :

• Si vous cliquez sur l’un de ces mots, il remplace le mot incorrect.
• Les accords (en nombre) du mot incorrect sont faits sur le mot de remplacement.

2. Opérations particulières

Le menu propose ensuite quelques opérations particulières :

• Ignorer :
  • le mot incorrect est ignoré ;
  • son liseré rouge est effacé.
  • Ne concerne que le mot cliqué.
• Tout ignorer :
  • Même effet que le bouton précédent mais étendu à toutes les occurrences de ce mot dans le document, présentes ou à venir. En clair, les erreurs semblables à venir seront ignorées.
• Ajouter au dictionnaire :
  • Le mot incorrect est ajouté à une liste enregistrée dans un fichier proposé par défaut. D’autres fichiers peuvent être ouverts (utilisateurs avertis).
  • L’anomalie détectée est résolue.
  • Si le même mot, avec le même accord se représente, il sera accepté sans anomalie.
  • En revanche, s’il se présente avec un autre accord, ou l’initiale dans une fonte différente, une anomalie sera détectée…
• Toujours corriger en… :
  • Cette opération associe le remplacement à partir d’une liste, comme en première partie (le système propose la même liste de mots).
  • Mais en plus, la relation entre l’anomalie et le remplacement est enregistrée dans le document : si l’anomalie se présente à nouveau, elle ne déclenchera plus une anomalie mais un remplacement automatique.
    • Ces auto-corrections sont enregistrées avec le document ; elles restent donc valides lors des sessions ultérieures.
• Orthographe et grammaire :
  • Ce choix permet d’ouvrir la fenêtre correspondante comme avec [F7].

3. Définition des langues

• Une anomalie orthographique peut provenir d’une langue inadaptée. Cette partie permet de modifier la langue du mot en anomalie ; le menu propose aussi de modifier la langue du paragraphe dans lequel est le mot.
• Les langues déclarées dans le système sont proposées en sous-menu déroulant ; il suffit de cliquer sur une pour qu’elle soit changée.
• Le choix de la langue cliquée efface le menu contextuel.
  • Si le mot est correct dans la langue choisie, l’anomalie disparaît ;
  • sinon, le liséré rouge reste présent et avec un nouveau clic bouton droit, le système proposera des mots dans la nouvelle langue.
• Cette troisième partie du menu contextuel est identique à celui obtenu avec ▼ ou ▲ sur la zone Langue de la barre d’état. (c’est précisé au chapitre 2B-01. Affichages et repères).

5. Autres corrections automatiques

Le système permet certaines modifications de frappe automatiques. Là encore, les options doivent être déclarées.

Déclarer certaines options

Dans  : ▼ Outils ▼ Options d’auto-correction… * (Auto-correction) ;
▼ | Options | ;

Cet onglet propose plusieurs options de remplacement ou corrections.

Sur chaque ligne, deux colonnes pour des cases à cocher ;

• La première, titrée ‘[R]’ concerne les corrections dans un document existant qui ne seront déclenchées que par :

Dans : ▼ Format ▼ AutoCorrection ▼ Appliquer ou Appliquer et éditer les modifications.

• • Cette option est un peu lourde. En fait, elle considère les corrections comme un travail particulier, bien qu’il soit, avec les options ici, automatisé au maximum.
• La deuxième colonne, titrée ‘[S]’ concerne les corrections qui seront faites automatiquement pendant la saisie.
• Le détails des options est donnée plus bas.
• – ◄OK► : valide la saisie de tous les onglets.
• – ◄ANNULER► : pour sortir de la fenêtre sans sauvegarder les saisies.
• – ◄RETABLIR► : pour remettre en fenêtre les informations disponibles depuis la dernière sauvegarde, avant les saisies faites et abandonnées.

Détails des options et significations :

Je présente ces options en indiquant l’effet de la case cochée.

> Utiliser la table de remplacement

La table présentée ci-dessous, Remplacements automatiques de mots, est activée.

> Corriger la deuxième majuscule en début de mot

Si les deux première lettres d’un mot sont en majuscules et les suivantes en minuscules, alors seule la première lettre (l’initiale) est laissée en majuscule.

• Il y a des exceptions à cette modification ; elles sont gérées dans la même fenêtre :

-▼ | Exceptions | ;
█ Mots commençant par deux majuscules █ ;
♪ (saisir un mot) puis ▼ ◄NOUVEAU► ;
ou ▼ sélectionner un mot de la liste ; il est en zone supérieur pour modification ;
– ◄SUPPRIMER► est actif pour le supprimer ;
[…] Adopter automatiquement : pour proposer le remplacement éventuel.

> Majuscule en début de phrase

Quand vous tapez une minuscule en début de paragraphe ou après un point suivi d’une espace, alors cette initiale est mise en majuscule.

• Il y a des exceptions à cette modification ; elles sont gérées dans la même fenêtre comme les exceptions précédentes :

▼ | Exceptions | ;
█ Abréviations (non suivies par une majuscule) █ ;
…

> Gras et soulignage automatiques

Cette disposition évite de sélectionner un mot pour le mettre en gras ou souligné, ou d’actionner, avant et après les combinaisons [Ctrl+ G] et [Ctrl+ U].

• Pour mettre un mot en gras, il suffit de l’encadrer avec ‘*’ ;
• Pour souligner un mot, il suffit de l’encadrer avec ‘_’ ;

> Détecter les URL

Cette option force la reconnaissance des URL et leur applique un lien automatiquement. Pratique dans un document citant de nombreux sites ; peut aussi être intempestive.

> Remplacer les tirets

L’aide donne toutes les options possibles ; le principe est de remplacer la séquence « [Espace], ‘-’, [Espace] » par une séquence « [Espace], tiret quadratin » ou demi-cadratin, [Espace] ; précisions d’imprimeur !

> Supprimer Espaces et tabulations en début de paragraphe

Il s’agit avec cette option de nettoyer un document des essais d’alignement tentés en début ou en cours de ligne, avec des espaces ou des tabulations. Cette suppression est nécessaire quand vous utilisez des styles qui permettent très simplement ces alignements.

• Pour que cette option soit active, il faut que l’option plus bas Appliquer les styles soit active aussi.

> Supprimer Espaces et tabulations entre fin et début de ligne

Nettoyage analogue.

• Pour que cette option soit active, il faut que l’option plus bas Appliquer les styles soit active aussi.

 

> Ignorer les espaces doubles

Dans les lignes justifiées, les espaces doubles peuvent entraîner des espacements disgracieux ; cette option réduit deux espaces à un seul. Devrait toujours être active.

> Appliquer la numérotation – symbole *

Dans les styles Standard, Corps de texte ou Retrait de corps de texte :

• quand la ligne commence par un chiffre suivi d’un point et d’une espace, la ligne est transformée avec un style de titre numéroté.
• quand la ligne commence par ‘+’, ‘-’ ou ‘*’, la ligne est transformée en ligne de liste à puces.

> Appliquer une bordure

Si la ligne commence par trois : ‘-’, ‘_’, ‘=’, ‘~’ , ‘*’ ou ‘#’, une bordure est créée. Cf. l’aide pour plus de détails.

> Créer un tableau

Voir l’aide.

> Appliquer les styles

Transforme le style Style par défaut, d’une ligne en :

• Ligne de style Titre 1 si la ligne se termine par deux [Entrée].
• Ligne de style Titre 2 à Titre 8 si la ligne commence en tapant autant de [Tab] en début de ligne que le rang du titre (2 à 8).
• Autorise aussi les remplacements d’Espace et de Tabulations évoqués ci-dessus.

> Autres fonctionnalités

Voir la fenêtre ; ne concernent que l’option Reprise du texte et auto-correction.

Options linguistiques

Il faut ajouter à ces options, les corrections linguistiques proposées dans la même fenêtre

Dans -> : Outils -> Options d’auto-correction… *
▼ | Options linguistiques | ;
…

Par exemple, en français, ajoute des espaces insécables devant les ponctuations doubles, etc.

Remplacements automatiques de mots

Dans : ▼ Outils ▼ Options d’auto-correction… *
▼ | Remplacer | ;
…

Cet onglet permet de définir des mots ou des suites de caractères saisis à remplacer automatiquement par d’autres. La liste est chargée automatiquement par le choix Ajouter au dictionnaire qu’on a vu dans la vérification automatique de l’orthographe ; mais elle peut être complétée manuellement dans cet onglet :

…
♪ Remplacer : xxx (il faut taper ici le texte erroné que l’on veut remplacer) ;
♪ Par : yyy (il faut taper ici le texte de remplacement) ;
▼ ◄Nouveau► ;
– ◄SUPPRIMER► avec une ligne sélectionnée dans la liste : pour supprimer cette ligne ;
▼ ◄OK►.

Vous pouvez bien sûr, copier le mot erroné pour le coller dans la zone Remplacer. Si votre copie comprend autre chose que du texte (cadre, image, etc.), il suffit de cocher la case :

♪ [X] Texte seulement ; …

pour ne récupérer que le texte.

Remarques pédagogiques

Je considère la plupart de ces automatismes comme inutiles. Dans l’apprentissage du traitement de texte, ils favorisent une certaine paresse. Ils ne sont pas toujours précis. Je ne peux que conseiller d’apprendre à taper correctement au premier coup (en prenant le temps des répétitions nécessaires), plutôt que d’avoir recours à des corrections automatiques qui n’apprennent rien et sont parfois inappropriées.

 

Cette fiche est périmée – Nouvelle version ici

Sommaire

• Présentation
• 1. Paramétrer le système de notes d’un document
  • Comment ça fonctionne ?
  • Numérotation des notes et emplacements
  • Les notes de bas de page
  • Les notes en fin de document
• 2. Paramétrer les emplacements
  • Les styles utilisés
• 3. Poser un appel de note dans le texte
  • Méthode de base
  • Créer un raccourci-clavier pour l’appel de note
  • Faire un appel de note apparaissant entre crochets
  • Déplacer une note
  • Supprimer une note
  • Appeler une note déjà existante
• 4. Rédiger une note.

 

Présentation

Une note est un hors-texte appelé à partir du texte principal par un appel de note ; dans un ouvrage, les notes sont regroupées soit en bas de page, soit en fin de chapitre, soit en fin d’ouvrage.

• Les notes sont destinées au lecteur ; elles font partie intégrante du document ;
• Il ne faut pas confondre les notes avec les commentaires qui sont aussi du hors-texte, mais plus à l’intention des auteurs, et généralement cachés aux lecteurs.

Dans l’approche du système des notes du traitement de texte de LibreOffice, il y a trois étapes essentielles :

1. Définir comment fonctionnent les notes d’un document ;
2. Poser un appel de note à partir du texte principal ;
3. Rédiger une note.

1. Paramétrer le système de notes

Ce paramétrage répond à plusieurs questions :

• Comment numéroter les notes ;
• Où poser les notes ;
• Comment localiser la zone de notes pour les notes en pied de page ;
• Comment mettre en forme la page des notes en fin de document ;
• Caractériser les styles utilisés pour l’appel de notes.

Comment ça fonctionne ?

Une note est généralement posée en pied de page. Elle indique une référence bibliographique ; parfois l’auteur apporte des précisions qui sont accessoires à son discours. On ne sait jamais si on doit lire une note, mais on se rend compte que l’auteur les présente comme si on les lisait toutes. Par exemple, quand il indique une référence déjà mentionnée dans une note précédente, il se contente de mettre ‘idem’ ou ‘ibid.’ Personnellement, je ne suis pas d’accord avec ces méthodes : je considère qu’une note est indépendante des autres, qu’une référence doit faire appel à une bibliographie avec un index lui permettant d’être complète à chaque mention ; les notes servent aussi à donner des avis ou des précisions qui sortent du discours soutenu par le texte. Ce sont des détours facultatifs. Mais revenons à notre sujet informatique.

Techniquement, dans un traitement de texte, une note est un texte annexe. Ce texte est référencé par un numéro d’ordre interne qui commence ou recommence à un, soit au début du document, soit au début du chapitre, soit au début de la page. Ce numéro est indépendant de la forme que l’auteur lui donne : chiffre arabe, lettre minuscule, nombre d’étoiles, etc.

Dans le texte principal, le numéro de la note appelée joue comme un lien vers ce texte annexe. Ce texte annexe, la note, commence par le même numéro qui lui aussi est un lien vers l’appel. L’utilisateur du traitement de texte peut donc toujours ‘se promener’ entre texte et notes.

La place physique de la note dépend du paramétrage, qui peut évoluer, ce qui n’est pas un problème. Le texte de chaque note existe indépendamment de sa localisation.

Numérotation des notes et emplacements

Si vous voulez poser des appels de notes et rédiger des notes, vous pouvez utiliser le paramétrage par défaut du logiciel ; mais vous pouvez aussi le personnaliser.

LibreOffice permet de gérer, dans le même document, des notes de bas de page et des notes en fin de document (mais pas des notes en fin de chapitre). Je vais d’abord présenter comment paramétrer des notes de bas de page, puis ensuite comment paramétrer des notes en fin de document.

Si vous ne savez pas quelle solution choisir, prenez la première solution ; il vous sera toujours possible de passer à l’autre ensuite, sans aucun inconvénient, et surtout sans perdre les notes déjà créées.

Les notes en bas de page

Dans cette option, je propose que les notes appelées dans une page soient présentées en bas de cette page.

Mon cheminement ne respecte pas la succession des zones de l’onglet ; mais il va vous permettre de mieux comprendre la logique de ce paramétrage ; de plus, la réponse faite sur une zone conditionne souvent la présentation et le contenu à saisir des zones suivantes et précédentes. Deux raisons suffisantes pour suivre mon ordre :

Dans : ▼ Outils ▼ Notes de base de page / de fin… * (Paramètres des notes de bas de page / de fin) ;
▼ | Notes de bas de page |
█ Numérotation automatique █
♪ Position : { Fin de page – Fin de document } (ce choix correspond à l’option retenue pour ce paragraphe) ;
♪ Comptage  : (par page ; par chapitre ; par document) ;
…

Vous choisissez ici quand le numéro de note recommence à 1 :

• par page : à chaque nouvelle page ;
• par chapitre : à chaque nouveau chapitre ;
• par document : jamais ; les numéros de notes se suivent pendant tout le document.

…
♪ Numérotation : (1, 2, 3… ; a, b, c… ; …) ;
…

Ce choix précise comment les numéros de notes seront présentés : en chiffres arabes, en lettres minuscules, etc. Il s’agit des numéros qui constituent les appels de notes, et des numéros qui ‘numérotent’ les notes en bas de page. Le même format est appliqué dans tout le document.

…
♫ Commencer avec : # ;
…

Cette précision n’est ouverte que pour un comptage par document : vous indiquez ici le numéro de la première note du document. Cela permet de respecter pour des ouvrages en plusieurs documents, une numérotation globale des notes de l’ensemble.

Pour les comptages par page ou chapitre, cette zone n’est pas disponible car le numéro de la première note de l’espace indiqué commence toujours à 1 à chaque nouvel espace.

…
█ Styles de caractères █
♪ Zone de texte : (Appel de notes ; … );
…

Attention : il s’agit du style de type Caractère, appliqué au numéro de note posé dans le texte pour appeler la note. Ce style peut être un style prédéfini, modifié éventuellement, ou un style personnalisé.

…
█ Styles █
♪ Paragraphe : (… ; Notes de bas de page ; …) ;
…

Il s’agit ici du style de type Paragraphe qui sera appliqué au paragraphe particulier que constitue chaque note en bas de page. Ce style peut être un style prédéfini, éventuellement modifié, ou un style personnalisé.

…
█ Styles de caractères █ (nous revenons au panneau suivant)
♪ Zone de la note de bas de page : (… – Caractère de notes de bas de page) ;
…

Il s’agit maintenant du style de type Caractère qui est appliqué au numéro de note en début de note, dans la zone de notes en bas de page. C’est un peu sophistiqué, mais on ne s’en plaindra pas, car on ne fait le paramétrage qu’une fois. Ce style peut être un style prédéfini, éventuellement modifié, ou un style personnalisé.

…
█ Numérotation automatique █ (nous remontons au premier panneau)
♪ Avant : … ; ♫ Après : … ;
…

Vous saisissez ici ce qui sera posé avant et après le numéro de note, en début de note ; généralement, des crochets ou le tiret après ; il est dommage que LibreOffice n’ait pas la même sollicitude pour l’appel de la note, mais nous aurons une astuce plus loin.

…
█ Indication de suite █ (Ce panneau concerne des notes très longues qui tiennent sur plusieurs pages) ;
♪ Fin de la note : …  ;
♪ Début de la page suivante : …  ;
…

Le premier texte entré ici sera posé à la fin du texte de la note (incomplète) de la page d’origine pour indiquer qu’elle se poursuit sur la page suivante – idéalement : ‘…’.

Le deuxième texte sera posé au début de la suite de la note sur la page suivante (et les pages suivantes éventuellement), pour indiquer que son début est sur la page précédente – idéalement : ‘…’ ou ‘(suite)’.

…
▼ ◄OK►.

Ce paramétrage est complet, sauf pour mettre le numéro d’appel en forme ‘exotique’. Nous y reviendrons.

Les notes en fin de document

Dans cette option, nous décidons que les notes seront positionnées en fin de document. Il faut bien comprendre que toutes les notes du document sont regroupées sur une ou plusieurs pages auxquelles nous n’avons pas accès directement.

Dans : ▼ Outils ▼ Notes de base de page / de fin… * (Paramètres des notes de bas de page / de fin) ;
▼ | Notes de bas de page |
█ Numérotation automatique █
♪ Position : { Fin de page – Fin de document } (ce choix correspond à l’option retenue pour ce paragraphe) ;
Vous passez ensuite à l’onglet suivant :
▼ | Notes de fin |
█ Numérotation automatique █
♪ Numérotation : (1, 2, 3… ; a, b, c… ; …) (Ce choix précise comment les notes seront numérotées : en chiffres arabes, en lettres minuscules, etc.)
♫ Commencer à : # (Vous pouvez préciser ici le numéro de la première note du document) ;
…

La numérotation automatique pour les notes en fin de document est analogue à celle des notes de bas de page.

…
█ Styles de caractères █
♪ Zone de texte : (Appel de notes ; … ) ;
…

Attention : il s’agit du style de type Caractère, appliqué au numéro de note posé dans le texte pour appeler la note. Ce peut être un style prédéfini, modifié éventuellement ou un style personnalisé.

…
█ Styles █
♪ Page : (… ; Note de fin ; …) ;
…

La page qui va recevoir les notes en fin de document peut avoir un style de type page spécifique, posé ici. Ce style peut être un style prédéfini, éventuellement modifié, ou un style personnalisé. Il est très compliqué d’intervenir dans la page recevant les notes en fin de document, car c’est une page automatique. La seule solution est de passer par un style de type Page bien spécifique. Vous y définirez la présentation générale (marges, alignements), l’en-tête et le pied-de-page. L’idéal est de créer une variante de votre style de type Page par défaut. Vous pouvez insérer le champ numéro de page dans l’en-tête ou le pied-de-page : il fonctionnera en séquence avec le document.

…
♪ Paragraphe : (… ; Notes de fin ; … ) ;
…

Le paragraphe particulier que constitue chaque note de fin de document sera dans le style de type Paragraphe choisi ici. Ce style peut être un style prédéfini, éventuellement modifié, ou un style personnalisé. Ce style de type Paragraphe doit être construit de telle façon que la succession des notes ait belle allure. En particulier, les espacement en début et fin de paragraphe auront une grande importance pour donner à chaque note une unité. Il est d’usage d’utiliser une police plus petite que celle du texte ordinaire. Vous pouvez aussi jouer avec les bordures (haute ou basse) pour marquer une séparation franche entre chaque note avec une ligne horizontale.

…
█Styles de caractères █
♪ Zone de la note : (… ; Caractère de notes de fin ; … ) ;
█ Numérotation automatique █
♪ Avant : … ; ♫ Après : … (Vous pouvez saisir ici ce qui sera posé avant et après le numéro de note en début de note) ;
…

Comme pour les notes de bas de page, le style choisi ici, de type Caractère, sera appliqué au numéro de note en début de note. Le numéro sera encadré par le texte saisi ici dans les zones ‘Avant’ et ‘Après’.

…
▼ ◄OK►.

2. Paramétrer les emplacements

Cette section va définir le positionnement de la zone de notes en bas de page, ses dimensions et son apparence.

Pour les notes en fin de document, il n’y a rien à préciser ; le travail a été fait dans la définition des styles pour la page et pour les paragraphes que constitue chaque note dans cette page.

Pour comprendre l’enjeu du paramétrage présenté dans ce paragraphe, il faut avoir en tête, la structure d’une page :

• En-tête
• Texte principal
• Notes de bas de page
• Pied-de-page.

En-tête et pied-de-page sont des zones généralement stables dans leurs dimensions, qu’on retrouve sur toutes les pages. La zone de notes en bas de page est aléatoire, et dans sa présence et dans sa taille. C’est le cadre de cette zone et son repérage dans la page, qui sont paramétrés ici.

La zone des notes de bas de page est paramétrée dans un onglet spécifique de la fenêtre de gestion des styles de type Page. C’est le moment de le présenter et de l’expliquer.

> Ouvrir la fenêtre de gestion d’un style PPP de type Page (voir 2A-03b. Les styles ou l’harmonie visible (2/3) ;
▼ | Notes de bas de page | (C’est le seul onglet qui nous intéresse ici) ;
█ Zone de notes de bas de page █
♪ : { Hauteur maximale de la page – Hauteur maximale de la note } ; 
♫ NNN cm (hauteur maximale de la note)
♪ Espacement du texte : NNN cm ;
…

• Hauteur maximale de la page : la zone pour les notes peut occuper toute une page du document ; on peut s’interroger sur la pertinence de notes aussi importantes au point que le texte serait absent d’une page pour laisser la place aux notes…
• Hauteur maximale de la note : la note ne pourra pas avoir une hauteur supérieure à celle précisée à la suite ; dans ce cas, la hauteur de l’espace vertical entre la fin du texte principal et la zone de notes est précisé.

…
█ Trait de séparation █ (pour séparer le texte principal de la zone de notes) ;
♪ Position : (À gauche ; Centré ; À droite) ; (Par rapport à la page et aux marges) ;
♪ Épaisseur : (0,00 pt – 0,50 pt – … ); (0 correspond à un tiret invisible) ;
♪ Longueur : NNN % ; (Par rapport à la largeur de la page entre ses marges) ;
♪ Couleur du trait : xxx ;
♪ Espacement entre le trait et le texte : NNN cm ; (Distance verticale entre le trait et le début du paragraphe de la première note de la page) ;
▼ ◄OK►.

Précisions :

Si on fait une coupe verticale de la page, nous trouvons :

• la fin du texte principal (avec l’espacement en fin de paragraphe éventuel) ;
• l’espacement du texte (défini au pavé précédent) ;
• le trait, éventuellement, et dans ce cas, l’espacement entre le trait et le texte de la première note ;
• la première note avec l’espacement vertical éventuel en début et en fin de son paragraphe.

Appréciations :

• Il faut bien comprendre ce paramétrage comme un cadrage ; le rendu précis des notes en base de page dépendra des styles dont nous allons parler au paragraphe suivant.
• La hauteur maximale de la note va dépendre de votre stratégie d’auteur en matière de notes. Il importe donc que vous soyez clair sur ce point avant d’enregistrer vos paramètres.

Les styles utilisés

Je pense utile de récapituler les style utilisés dans la gestion des notes de fin de page. Car ils sont nombreux ! Servez-vous de cette liste pour ne pas oublier de personnaliser vos options.

Pour l’appel de note

Le style de type Caractère proposé par défaut est Appel de note. Il n’y a aucune raison d’en créer un autre ; en revanche vous pouvez le modifier à votre guise. Je vous conseille de conserver la même police que celle de votre style standard, avec la même taille. Par rapport à votre style de type Caractère par défaut, ce style se caractérise, en fait, uniquement par la position en exposant. C’est sa seule originalité.

Dans la zone de note

Style de type caractère pour le numéro

Le style proposé par défaut est Caractères de note de bas de page (ou Caractères de note de fin) ; il est identique au style par défaut de type caractère de votre texte (enregistré, vous le savez, dans votre Style par défaut de type Paragraphe). Cela permet de le personnaliser ; je préconise seulement que la taille de la police du texte (et du numéro) de la note, soit plus petite de 2 points environ, que celle du texte de la page.

Style de type paragraphe pour la note

Le style de type paragraphe proposé par défaut est Note de bas de page (ou Note de fin). Il n’y a aucune raison d’en prendre un autre, mais on peut le personnaliser. Je suggère (dans la fenêtre de gestion du style) :

▼ | Police |
♪ Police : (identique à celle du style de type paragraphe utilisé comme style standard pour le texte de la page) ;
♪ Style : normal ;
♪ Taille : (inférieure de 2 points à celle de la police Standard ) ;
▼ | Retraits et espacement |
█ Retrait █
♪ Avant le texte : 0,50 cm (ou 0,90 si le numéro de note peut avoir 2 chiffres) ;
(aligne le texte de la note sur la gauche ; ce supplément de marge permet de poser le numéro de la note avant cet alignement) ;
♪ Première ligne : -0,50 cm (-0,90) (identique à Avant le texte, mais en négatif, pour poser le numéro de la note avec ses délimiteurs) ;
█ Espacement █
♪ Au-dessus du paragraphe : 0,05 cm ;
♪ Au-dessous du paragraphe : 0,05 cm (espace entre deux notes, réparti dessus et dessous ; facilite leur repérage et leur lecture) ;
▼ ◄OK►.

Ce paramétrage n’a rien d’original par rapport aux autres paramétrages de style de type Paragraphe.

Style de type page pour la page de notes en fin de document

Le style de page proposé par défaut est Notes de fin.

Vous prendrez ce style ; mais rien ne vous empêche de saisir ici votre style de type Page standard pour conserver la même présentation (en particulier, les en-têtes et pieds-de-page).

3. Poser un appel de note dans le texte

Méthode de base

Le paramétrage des notes de bas de page ou de fin de document est fait ; je précise maintenant comment on pose un appel de note au fil du texte. En fait, cet appel est un champ original.

Dans le document, vous posez le point d’insertion à l’endroit où vous voulez voir apparaître le numéro de la note appelée ; puis :
Dans : ▼ Insérer ▼ Notes de bas de page / de fin… * (Insérer une note de bas de page / de fin) ;
█ Numérotation █
♪ : { Automatique – Caractère } ;
…

• Automatique : le numéro est calculé en fonction du contexte et des paramètres ; normalement, il s’agit du numéro de la note précédente + 1 ; sauf en début de chapitre ou en début de page si le numéro y repart à 1 ; de plus, il est toujours possible d’insérer plus tard une note n’importe où dans le document : les numéros suivants sont alors automatiquement recalculés. De même, une note (ou un passage avec une note) peuvent être déplacés dans le document : les numéros de notes sont là aussi recalculés automatiquement.
• Caractère : Un caractère peut être indiqué comme numéro de note : il faut alors saisir ce caractère ; au besoin, le bouton ‘…’ permet de sélectionner un caractère particulier dans la table qui s’ouvre alors. Dans cette option, que certains auteurs affectionnent pour signaler une note particulière, il n’est plus question de numérotation, et encore moins de numérotation automatique. Il s’agit en fait d’une ancre pour accrocher un texte annexe qui sera positionné avec les notes de bas de pages.

…
█ Type █
♪ : { Note de bas de page – Note de fin } (pour préciser l’endroit où sera posé le texte de la note) ;
▼ ◄OK►.

À la suite de cette insertion, le point d’insertion vous attend dans la zone de note pour la rédiger. Elle est créée soit en bas de page, soit en fin de document, et un nouveau paragraphe est commencé ; le numéro de note y est posé, entre les caractères éventuellement paramétrés avant et après.

Vous pouvez rédiger la note immédiatement ou bien y revenir plus tard.

Le numéro de note au début de la note comporte un lien qui pointe sur le numéro posé en appel dans le texte (et réciproquement) ; il est donc facile de naviguer entre l’appel et la note correspondante pour la lire ou la modifier. De la note, avec ce lien, vous pouvez revenir au texte principal à l’endroit de l’appel.

Remarques

• Le choix de type de notes (bas de page ou fin de document) semble indiquer que l’on peut gérer les deux dans un même document. Effectivement, à l’essai, on constate que c’est possible. On n’en demandait pas tant…
• Il n’y a pas de raccourci clavier pour ouvrir la fenêtre d’insertion d’une note ; mais on peut très bien en créer un dans la personnalisation ; c’est expliqué au paragraphe suivant.
• Le numéro de note que l’on trouve après avoir fait l’insertion, est posé à l’endroit du point d’insertion ; généralement, comme c’est un exposant, il est collé à un caractère ou un signe de ponctuation. Je préconise de mettre une espace insécable entre le support et le numéro ([Ctrl+ Maj+ Espace]). Vous pouvez aussi mettre ce numéro dans une forme plus complexe, voir ci-après.
• Où poser un appel de note ? Les avis divergent, voici ma position :
  • Une note concernant une phrase (évocation, assertion) est posée à la suite de sa ponctuation finale ;
  • Une note concernant un mot ou un groupe nominal est posée à la suite de ce mot ou du mot important du groupe nominal.

Créer un raccourci-clavier pour l’appel de note

LibreOffice n’a pas prévu de raccourci-clavier standard pour l’appel de note. Mais la personnalisation permet de le faire. Par exemple, si la combinaison est libre, on peut prendre [Ctrl+ N]. Voici comment enregistrer ce raccourci :

Dans : ▼ Outils ▼ Personnaliser… * (Personnaliser) ;
▼ | Clavier |
♪ █ Fonctions – Catégorie █ : Insérer ;
♪ █ Fonctions – Fonction █ : Notes de bas de page/de fin ;
(Si une combinaison est prévue, elle est affichée dans █ Fonctions – Touches █ ; la noter ; le travail est terminé.)
Sinon :
♪ █ Raccourcis clavier █ : Ctrl N ;
Si la combinaison est libre : la sélectionner et ▼◄MODIFIER►.
Sinon, en choisir une autre, la sélectionner et ▼ ◄MODIFIER►.

Faire un appel de note apparaissant entre crochets

Il est fréquent d’indiquer, au fil du texte ou des citations, des informations hors texte en les mettant entre crochets, comme ceci : ^[1]. J’apprécie cette disposition. Or dans le traitement de LibreOffice, pour le moment, nous pouvons mettre en forme le numéro de note en début de note (en l’encadrant de crochets, par exemple), mais il n’est pas possible de paramétrer le même effet dans le paramétrage de l’appel. C’est regrettable, mais il existe une astuce glanée dans les forums. Je l’applique avec bonheur.

Cette astuce nécessite de connaître la procédure des auto-textes, ces raccourcis utilisés pour poser des mots ou des expressions répétitives dans un document. Avant l’étude de fond plus tard, voici un avant-goût.

Nous allons suivre trois étapes :

1. Nous commençons par poser une note avec cette présentation ;

2. Nous installons cette séquence de caractères dans un texte automatique ;

3. Nous utilisons le texte automatique pour poser une nouvelle note.

1ère phase : construction du modèle d’appel de note entre crochets

1. Posez le curseur à l’endroit où vous voulez insérer l’appel de note ;

2. Tapez une espace insécable [Ctrl+ Maj+ Espace] et le crochet ouvrant ‘[‘ ;

3. Insérez une note avec la méthode basique (Dans : ▼ Insertion ▼ Note de bas de page/ de fin… * – ou votre raccourci-clavier si vous avez créé un), voir ci-dessus ;

4. Tapez un crochet fermant ‘]’;

5. Sélectionnez le passage depuis l’espace insécable jusqu’au crochet fermant (compris), et appliquez le style de type caractère, Appel de note avec la fenêtre de gestion des styles [F11] (Le combo dans les outils, devant la police n’est pas utilisable car il est réservé aux styles de type Paragraphe).

2ème phase : mise en auto-texte de l’appel construit en 1.

6. La portion sélectionnée en 5. étant toujours sélectionnée, vous la copiez dans le presse papier [Ctrl+ C] ; (il est important de laisser cette portion sélectionnée pour la phase suivante, sinon, vous n’aurez pas les choix nécessaires dans la fenêtre).

7. Vous voulez enregistrer ce presse-papier dans un auto-texte avec, par exemple, le raccourci « N » (comme « Note ») :

Dans : ▼ Édition ▼ Auto-texte ou [Ctrl+ F3] * (Auto-texte) ;
♪ Nom : coller le presse papier – vous retrouvez vos crochets encadrant un appel de note ;
♪ Raccourci : N (c’est la lettre choisie comme code de l’auto-texte) ;
▼ ◄AUTO-TEXTE► ▼ Nouveau ; (Ce bouton ne s’affiche que si la zone est toujours sélectionnée) ;
▼ ◄FERMER►.

3ème phase : utilisation de l’auto-texte pour insérer un appel de note

8. Vous allez faire un essai pour contrôle. Vous placez le point d’insertion ailleurs qu’en 1. à la suite d’un mot que vous voulez associer à une nouvelle note ;

9. Vous tapez : [espace] (une espace normale, c’est important), la lettre ‘N’ (raccourci entré en 7.) et [F3] ; vous constatez un appel de note dont le numéro est calculé correctement, inséré entre crochets avec le style de type caractère Appel de note ; le point d’insertion vous attend en début de nouvelle note.

Précisions :

• L’espace normale tapée en 9. est nécessaire pour isoler le ‘N’ de l’appel de l’auto-texte.
• Pour les puristes, nous avons une espace normale (tapée en 9.) et une espace insécable (tapée dans l’auto-texte en 2.) ; il est souhaitable supprimer l’espace normale ensuite.
• Bien sûr, chacun peut personnaliser le cadre d’appel en remplaçant les crochets par des guillemets ou que sais-je encore…
• L’auto-texte ainsi défini l’est au niveau de l’utilisateur. Il fait partie des paramètres personnalisés qui sont à sa disposition pour tous ses documents.

Déplacer une note

Pour déplacer une note, il suffit de déplacer son appel par couper / coller. Le numéro est recalculé en fonction du nouvel emplacement. La note est transportée automatiquement en bas de la page où se trouve désormais l’appel, ou à sa nouvelle place en fin de document, en fonction de son numéro.

Supprimer une note

Pour supprimer une note, il suffit de supprimer son appel dans le texte. La note correspondante est effacée et n’apparaît plus dans la zone des notes de bas de page ou en fin de document. La suppression est sans appel (hum..!) ; mais on peut toujours faire [Ctrl+ Z] pour annuler la suppression.

Appeler une note déjà existante

Il est possible d’appeler une note existante ; mais il ne s’agit plus du tout d’un appel de note comme nous l’étudions dans ce paragraphe. Précisément, il s’agit d’insérer un champ qui est un numéro de note et qui joue, non plus comme un appel de note, mais comme un renvoi vers une note existante. Je présente cette opération au chapitre 2B-07. Les circulations. Je précise aussi que ce renvoi peut se faire n’importe où : dans une en-tête, dans un pied-de-page, dans le texte bien sûr et même dans une autre note.

4. Rédiger une note

La note est rédigée comme du texte ordinaire, ce qui n’appelle aucune observation particulière.

Cette fiche est périmée – nouvelle version ici

Sommaire

• Présentation
• 1. Affichage plein écran
• 2. La barre d’état
  • 1. Page
  • 2. Mots
  • 3. Style de type page de la page en cours
  • 4. Langue du passage en cours
  • 5. Mode de frappe en vigueur
  • 6. Mode de sélection en vigueur
  • 7. Indicateur de modification
  • 8. Signature numérique
  • 9. Indicateur de niveau
  • 10. Disposition des pages affichées
  • 11. Zoom de la page.
• 3. Les règles
  • La règle horizontale
  • La règle verticale
• 4. Délimitations et affichages particuliers
  • Délimitations des zone
  • Trame des fonds de champs (trl+ F8]
  • Afficher les noms des champs [Ctrl+ F9]
  • Les caractères non imprimables [Ctrl+ F10]
  • Les caractères masqués…
  • … et les paragraphes masqués
  • Les erreurs orthographiques.

Présentation

Dans le chapitre 2A-01. Prise en mains, j’ai décrit la fenêtre affichée par LibreOffice pour le traitement de texte. Je reviens ici sur cette fenêtre et les diverses modalités d’affichage qui s’offrent à l’utilisateur, et en particulier les repères bien confortables.

Ces repères nous servent aussi à modifier notre environnement, en direct. C’est très pratique.

 

1. Affichage Plein écran

Le mode Plein écran permet de disposer de tout l’écran comme zone de saisie. Il s’active ainsi :

Dans -> : Affichage -> Plein écran [Ctrl+ Maj+ J].

ou directement avec la combinaison indiquée : [Ctrl+ Maj+ J]. Ce mode fonctionne en bascule.

L’affichage plein écran ne laisse que le texte à l’écran avec ses règles, horizontale et verticale. Indispensable quand on utilise des petits écrans. La bascule permet de passer rapidement de l’affichage classique (avec les fenêtres accessoires comme celle des styles ou celle du sommaire) à un affichage de lecture confortable.

 

2. La barre d’état

La barre d’état du traitement de texte est une barre en pied de fenêtre, faisant office de limite inférieure. Elle peut être affichée ou masquée. Méthode :

Dans -> : Affichage -> Barre d’état ;
(Cette ligne de menu fonctionne comme une bascule ; quand la barre d’état est affichée, cette ligne est cochée).

 

Cette barre comprend plusieurs zones avec des fonctionnalités attachées. Dès qu’on commence à maîtriser un tant soit peu le traitement de texte, on a du mal à s’en passer.

La plupart des fonctionnalités s’appliquent au ‘texte en cours’. Il s’agit soit du texte (page, paragraphe) qui héberge le point d’insertion ; soit du texte sélectionné avec une des méthodes habituelle et dont le résultat apparaît avec une trame spécifique.

Voici les différentes zones en détails, présentées en partant de la gauche :

 

1. Page

[numéro de la page courante dans le style de page en cours], éventuellement : [numéro de page globalement dans le document] / [nombre global de pages dans le document tous styles de page confondus] ; Cette fonction s’applique à tout le document.

• ▼▼ est équivalent à [F5] : bascule pour afficher / masquer la fenêtre du navigateur. Je présente le navigateur au chapitre 2B-03. Le sommaire automatique.
• vous pouvez noter que [numéro de page globalement dans le document] est le numéro de page à indiquer pour les impressions partielles ; l’imprimante ne connaît pas les numéros de pages propres aux styles de pages, mais uniquement les numéros globaux.

 

2. Mots (caractères)

Statistiques immédiates sur tout le document, et éventuellement le texte sélectionné.

• ▼▼ affiche une fenêtre plus complète.

 

3. Style de type page de la page en cours 

• Concerne le texte en cours.
• ▼ affiche un menu contextuel pour choisir un autre style de page.
• ▼▼ affiche la fenêtre de gestion du style de type page de la page en cours, équivalent à [F11]. Voir le chapitre 2A-03b. Les styles ou l’harmonie visible (2/3).
• Notez que le style de type Paragraphe du texte en cours est affiché dans la barre d’outils, en haut à gauche de l’écran, devant le combo de la police.

 

4. Langue du passage en cours

Il s’agit de la langue du texte en cours.

• ▼ ou ▲ affiche le menu contextuel des langues du mot ou du paragraphe dans lequel est posé le point d’insertion, ou sélectionnés ; si la sélection comporte plusieurs langues, la zone est vide ; pour plus de détails sur le paramétrage des langues, voir le chapitre 1C-05. Paramétrer quelques convenances personnelles, (1. À propos des informations, Région et langues habituelles).
• Cette zone est pratique pour changer ponctuellement la langue du mot ou du paragraphe sélectionné.

 

5. Mode de frappe en vigueur

Il y a deux façons de taper un texte : en insertion ou par écrasement. En insertion, (mode classique), tout caractère tapé dans un texte existant, s’insère dans le texte, le texte suivant le caractère inséré étant poussé pour lui laisser de la place. En mode écrasement, un caractère tapé remplace le caractère pointé par le curseur.

En mode insertion, le point d’insertion est un trait vertical entre deux caractères (ou à la suite du dernier caractère du document) ; en mode écrasement, le point d’insertion est un rectangle en surbrillance sur un caractère (qui sera le premier caractère écrasé par la frappe).

• Quand le mode ‘insérer’ est actif, cette zone est vide. Au survol de la souris, on obtient : [Mode insérer.].
• Quand le mode ‘écraser’ est actif, la zone comprend ‘Écraser’.
• On peut passer du mode insérer au mode écraser avec ▼▼.
• On peut passer du mode écraser au mode insérer avec ▼.

Notez que ce choix se fait traditionnellement avec la touche [Ins] (dans le pavé directionnel) qui agit comme une bascule. Il n’y a pas, à ma connaissance, de commande-menu associée à cette fonction.

 

6. Mode de sélection en vigueur

La sélection standard consiste à cliquer pour poser le point d’insertion en début de zone sélectionnée, et sans lâcher le bouton de faire glisser la souris jusqu’à la fin de la zone à sélectionner. La définition de la zone peut se faire aussi à partir du point d’insertion avec [Maj+] et les touches directionnelles. L’association avec [Ctrl+] accélère cette sélection en prenant des ensembles (mots, paragraphes, etc.).

Il existe d’autres modes de sélection. Cette zone les présente dans un menu contextuel qui s’affiche avec ▼ ou ▲ :

• Sélection standard : celle que je viens de présenter.
• Sélection étendue : un peu curieuse, ou boguée ? Une sélection doit exister avant de faire ce choix. Il suffit de cliquer ensuite où on veut, et la sélection initiale est étendue jusqu’à l’endroit du clic. Mais c’est une option one shot !
• Sélection avec ajout : très intéressante. Elle permet d’étendre une sélection initiale  par clics successifs : la zone sélectionnée est alors étendue jusqu’au nouveau clic.
• sélection par bloc : le curseur fonctionne comme sur le bureau pour sélectionner les icônes. Tout ce qui est à l’intérieur d’un rectangle défini par la diagonale du déplacement de la souris est sélectionné. À éviter pour le texte, mais bien pratique pour des objets.

 

Notez qu’un choix spécifique n’a pas d’icône particulière dans la zone ; la même icône reste affichée quel que soit le mode de sélection. Au survol, le mode apparaît en bulle.

Ce choix peut aussi être fait à partir du menu comme ceci :

Dans : ▼ Édition ▼ Mode de sélection ;
▼ (Standard ; Zone de blocs [Alt+ Maj+ F8]) ;

Les sélections ‘étendue’ et ‘par ajout’ ont disparu.

Il apparaît que la combinaison [Alt+ Maj+ F8] fonctionne en bascule.

Le choix dans ces fonctionnalités sera apprécié des correcteurs et de tous ceux qui font de la composition fouillée.

 

7. Indicateur de modification

Cette zone indique si le document a été modifié ou pas depuis son dernier enregistrement..

• Une icône (♥ coche dans une case [le document n’a pas été modifié depuis le dernier enregistrement] ♥) indique comme la bulle le précise que le document peut être fermé sans avoir besoin d’être enregistré.
• Une icône (♥ astérisque rouge sur la bordure d’un cadre symbolisant le document [Le document a été modifié. Faites un double-clic pour enregistrer le document] ♥) indique que ce document doit être sauvegardé pour que le travail soit conservé.

 

Notez que cet état du document est visible aussi sur le bouton [Enregistrer] de la barre d’outils, sous le menu général. Quand le document a été modifié, ce bouton est actif ; sinon, il en grisé, signifiant qu’il ne peut pas (il n’a pas besoin de) être utilisé.

 

Comme la bulle l’indique, un ▼▼ sur la zone est l’équivalent de [Ctrl+ S] ou du menu correspondant :

Dans : ▼ Fichier ▼ Enregistrer.

 

8. Signature numérique

Permet de voir les certificats associés au document.

 

9. Indicateur de niveau

Cette zone affiche en clair le système de niveau et le niveau du paragraphe en cours. Le système de niveau peut être La numérotation des chapitres, fonctionnalité particulièrement riche que nous étudierons dans 2B-03. Le sommaire automatique. Ce peut être aussi n’importe quel style de type Liste, comme par exemple Puce 1. La zone affiche le système suivi du numéro de niveau. Exemple : ‘Puce 1 : niveau 1’.

Cette indication est un repérage intéressant.

 

10. Disposition des pages affichées

• Trois icônes permettent de choisir une présentation de l’affichage du texte dans la fenêtre du traitement de texte :
  • une page seule ;
  • deux pages successives, côte-à-côte (en mode recto) ;
  • deux pages en vis-à-vis, gauche – droite, comme un livre.
• Un clic (▼ ou ▲) sur une de ces icônes applique le mode qu’elle représente à la présentation de l’affichage.

 

11. Zoom de la page

Cette zone comprend deux parties :

• un curseur pour régler le zoom, avec des boutons ‘-’ (pour diminuer) et ‘+’ (pour agrandir) ou en déplaçant le curseur situé entre eux ; ces boutons et le curseur modifient instantanément le zoom.
• le taux du zoom. En double-cliquant sur cette zone, la fenêtre Zoom et disposition des pages est affichée.

Le zoom réduit ou agrandit la zone de texte, diminuant ou grossissant d’autant la taille des caractères. Si la taille de la zone de texte dépasse les limites de la fenêtre, des ascenseurs sont proposés pour la déplacer.

Le paramétrage du zoom, accessible dans la barre d’état, peut se faire aussi à partir du menu :

Dans : ▼ Affichage ▼ Zoom… (Plusieurs choix sont offerts, dont Zoom… * (Zoom et disposition des pages) ;
█ Facteur de zoom █ ;
♪ { Optimal – Adapter la largeur et la hauteur – Adapter la largeur – 100 % – Variable : PPP % } ;
…

Quelques précisions sur ces choix :

• Optimal : la zone principale du texte prendra la dimension maximum de l’écran. Les marges seront visibles en partie.
• Adapter le hauteur et la largeur : dans la plupart des cas, le résultat sera une page complète à l’écran. Idéal pour voir une composition, mais pas pour saisir du texte.
• Adapter la largeur : la page occupe toute la largeur. Solution idéale pour la saisie.
• 100 % : pour voir le document à l’échelle de la page imprimée.

…
█ Disposition des pages █ ;
♪ {Automatique – Une page – Colonnes : # ; [ ] Mode livre } ;
▼ ◄OK►.

Précisions :

• Je rappelle que cette fenêtre paramètre l’affichage ; il ne s’agit pas de définir un format de page.
• Automatique : le texte défile à la demande, sans rupture particulière.
• Une page : le texte défile page par page ; la nuance avec le choix précédent est très subtile…
• Colonnes : il est possible d’afficher les pages sur 2 colonnes ou plus, nombre précisé à la suite. Et dans ce cas, il est possible de présenter les pages en recto seul, ou en vis-à-vis, sens de la case à cocher ‘comme un livre’. Je me répète : il s’agit ici de paramétrer un affichage, et non le format des pages.

Ces choix peuvent aussi être exprimés en cliquant sur les ♥ icônes ♥ correspondantes de la barre d’état, à droite, avant la zone du zoom.

 

3. Les règles

Les règles sont deux barres crantées, une horizontale, en haut, une verticale, à gauche. Elles portent l’indication des distances en cm (mais d’autres unités de mesure peuvent être choisies) à partir d’une origine variable suivant la position du point d’insertion.

L’affichage des règles est commandé dans :

Dans ▼ Affichage ▼ Règle.

Quand l’affichage est actif, la case au début de la ligne de ce menu est cochée ; cliquer sur ce menu agit comme une bascule. Petite précision : seules les règles de la page en cours sont affichées (c’est aussi un indice pour repérer le point d’insertion quand on fait défiler le texte sur plusieurs pages).

Les règles sont affichées avec les unités déclarées ici :

Dans : ▼ Outils ▼ Options… *
▼ LibreOffice Writer ▼ Afficher *
█ Affichage █
♪ [X] Règle ;
♫ [X] Horizontale : (centimètres ; … );
♫ [X] Verticale : (centimètres ; …) ;
▼ ◄OK►.

 

Le comportement des règles dépend de la position du point d’insertion dans le texte.

Quand le point d’insertion est dans la zone du texte principal, les marges sont en grisé ; l’origine de la règle horizontale est la limite entre la marge gauche et la zone de texte ; l’origine de la règle verticale est la limite entre la marge haute et la zone principale du texte (qui peut commencer par la zone d’en-tête).

Quand le point d’insertion est dans une zone particulière (en-tête, pied-de-page, notes de bas de page), cette zone apparaît en blanc dans la règle verticale et les zones extérieures, en grisé.

 

La règle horizontale

Sur la règle horizontale, l’abscisse (point 0) correspond à la bordure gauche du texte. La portion qui précède, en grisé, mesure la marge gauche ; à l’extrémité droite de la règle, la zone grisée indique la marge droite. Ces marges sont celles de la page en cours.

 

Modifier les marges de la page

Vous pouvez modifier les marges de la page dans les styles ou dans le Menu Format. Vous pouvez aussi le faire à la souris dans la règle horizontale : il faut pointer la limite entre la zone centrale (sur fond blanc) et une zone de marge (sur fond grisé dans les règles) : le curseur se transforme en ‘↔’ ; en le glissant, on modifie la position de la marge.

Ces modifications affectent les pages consécutives définies avec le style de page en cours.

 

Modifier les retraits de paragraphe

Il est possible aussi, directement à partir de la règle horizontale, de modifier les retraits du paragraphe en cours. Il s’agit du retrait avant le texte (à gauche), du retrait après le texte (à droite), et du retrait éventuel de la première ligne du paragraphe. Ces paramètres sont accessibles dans la gestion des styles de type Paragraphe, à l’onglet Retraits et espacement. Nous l’avons vu au chapitre 2A-03b. Les styles ou l’harmonie visible (2/3).

Sur la règle horizontale, ces retraits sont matérialisés par des petits triangles :

• le retrait avant le texte (décalage à gauche) et le retrait après le texte (à droite) sont matérialisés par un triangle reposant sur sa base (▲)
• le retrait supplémentaire de la première ligne est matérialisé par un triangle reposant sur sa pointe (▼) ; quand ce retrait supplémentaire est nul, ce triangle est aligné exactement au-dessus du triangle du retrait à gauche.

 

Il suffit de déplacer les triangles, sur la règle pour modifier les retraits du paragraphe en cours.

 

Le triangle du retrait supplémentaire pour la première ligne peut être actionné seul ; il est indépendant des autres.

En revanche, le déplacement du triangle du retrait avant le texte (à gauche) entraîne un déplacement synchronisé du triangle du retrait supplémentaire pour la première ligne (car celui-ci est relatif à celui-là). Le retrait supplémentaire pour la première ligne devra donc être calé en dernier.

 

Il est intéressant de pouvoir formater un paragraphe en live de cette façon, surtout pour les paragraphes ponctuels d’une présentation particulière. Pour les paragraphes courants, il me semble incontournable de confirmer ces réglages avec précision dans la gestion des styles.

 

Régler les tabulations

La règle horizontale est très pratique pour poser, déplacer et supprimer des tabulateurs. Mais attention : ces réglages, comme pour les retraits étudiés ci-dessus, ne concernent que le paragraphe en cours. (Mais je termine ce sujet par une astuce intéressante)

 

Tabulations par défaut

La règle horizontale d’un style de type paragraphe dans lequel aucune tabulation n’a été posée, comprend des tabulateurs par défaut espacés d’une distance définie dans les options :

Dans : ▼ Outils ▼ Options * (Options…)
▼ LibreOffice.org. Writer ▼ Général ;
█ Paramètres █
♪ Espace entre tabulations : NNN cm (par défaut : 1,5 cm) ;
▼ ◄OK►.

Ces tabulateurs par défaut sont opérationnels. Seulement, quand vous posez un tabulateur, les tabulateurs par défaut qui le précèdent, sont effacés.

 

Types de tabulateurs

Il y a quatre types de tabulateurs. Vous pouvez les découvrir dans n’importe quelle fenêtre de paramétrage d’un style de type Paragraphe :

(La fenêtre d’un style de type paragraphe est ouverte) ;
▼ | Tabulations |
█ Types █
…

• Gauche (└) : le texte qui suit est calé sur sa gauche contre le tabulateur ;
• À droite (┘) : le texte qui suit est calé sur sa droite contre le tabulateur ;
• Centré (┴) : le texte qui suit est centré sur la position du tabulateur (plusieurs lignes centrées de cette façon créent un effet pyramide) ;
• Décimal (┴·): le texte qui suit est sensé être un nombre, et la virgule (séparateur décimal) est alignée sous le tabulateur.

Dans la règle vous pouvez choisir le type de tabulateur en cliquant (▼) sur le carré à gauche de la règle horizontale ; chaque clic sur cette icône modifie le type à poser (la liste des types de tabulateurs est une roue…) ; le type affiché sera celui posé.

 

Pour poser un tabulateur :

• Vous vérifiez que le type de tabulateur affiché dans le petit carré en début de règle horizontale, est bien le type que vous voulez poser ; sinon, vous cliquez ce carré (▼) autant de fois que nécessaire pour faire apparaître le type de tabulateur désiré ;
• Puis vous cliquez dans la règle à l’endroit où vous voulez poser le tabulateur : une marque de tabulation identique au dessin du carré apparaît. Vous pouvez répéter cette opération si vous voulez poser d’autres tabulateurs (en changeant éventuellement le type en cliquant sur le carré).

 

Pour déplacer un tabulateur :

• Il suffit de faire un glisser / déposer sur le tabulateur concerné ;
• En faisant cette opération, une ligne verticale permet de visualiser, à travers la page, la position du tabulateur en cours de déplacement ; et si un texte de la page est calé sur ce tabulateur, il suit le déplacement.

 

Pour supprimer un tabulateur

Il suffit de faire un glisser / déposer du tabulateur à supprimer, en dehors de la règle.

 

Mettre à jour le style du paragraphe en cours avec les tabulateurs posés

La pose des tabulateurs directement dans la règle comme nous venons de le voir est simple et pratique. Il serait intéressant de récupérer ces paramétrages dans la définition d’un style. C’est possible.

Pour cela, vous utilisez la méthode de mise au point d’un style avec l’actualisation automatique que nous avons vue ici : 2A-03c. Les styles ou l’harmonie visibles (3/3), au paragraphe 3.2.4 Mettre au point un style avec l’actualisation automatique.Trois étapes :

• Vous modifiez le style en le mettant en actualisation automatique ;
• Vous modifiez vos tabulateurs comme ci-dessus ;
• Vous ‘débranchez’ l’actualisation automatique et ajuster éventuellement vos réglages enregistrés.

 

Prolongements

L’utilisation de la règle horizontale pour ces réglages se justifie dans deux cas :

• quand vous voulez sur un paragraphe ponctuel ou un titre, réduire les marges pour mettre par exemple une bordure autour du titre qui n’occupe pas toute la ligne. Sinon, le manque de précision de cette manœuvre lui fait préférer la modification avec le paramétrage du style [F11].
• quand vous voulez voir l’effet sur le texte, des tabulateurs posés, avant de modifier le style en conséquence.

 

La règle verticale

La règle verticale sert à se repérer en hauteur dans la page.

Les zones grisées en haut et en bas, matérialisent les marges hautes et basses. Vous pouvez les modifier comme on l’a vu pour les marges latérales. Assurez-vous seulement que votre point d’insertion est bien dans la zone de texte principal.

 

4. Délimitations et affichages particuliers

Délimitations des zones

Le texte principal et les zones particulières (en-tête, pied-de-page, notes de bas de page) sont des zones bien dessinées dans le paramétrage de page. Chaque cadre peut être matérialisé par un encadrement très discret en grisé affichée à volonté :

Dans : ▼ Affichage ▼ Délimitations du texte ;

Ce menu fonctionne comme une bascule ; quand il est actif, une case est cochée en début de ligne. L’effet est tellement discret qu’on aurait tort de s’en passer.

Cet affichage est indépendant d’une autre délimitation ponctuelle qui se présente quand on pose le point d’insertion dans une zone particulière (en-tête, pied-de-page, notes de bas de page). Une ligne en pointillé, bien visible, montre la limite de la zone. Sur cette ligne, un onglet précise sa nature avec un petit menu qui permet de gérer la zone (et la supprimer éventuellement), et de rentrer en paramétrage du style de la page.

 

La trame de fond des champs [Ctrl+ F8]

La combinaison indiquée, qui fonctionne en bascule, permet d’afficher une trame de fond pour les champs sous forme d’un fond grisé. Je rappelle qu’un champ, dans le traitement de texte, est l’équivalent d’une variable en algèbre : un contenu pour une valeur, variable en fonction du contexte. Afficher la trame de fond pour les champs consiste à indiquer, dans le texte, où sont ces variables qu’on appelle champs.

Physiquement, dans le texte, un champ est un code que le traitement de texte considère comme un caractère unique. Il suffit par exemple d’une seule frappe de [Ret Arr] à la suite du champ (ou de [Suppr] devant le champ) pour supprimer un champ même si la valeur qui apparaît normalement au fil du texte comprend plusieurs caractères.

La bascule permet d’activer la fonctionnalité le temps du contrôle.

La mise en œuvre de cette fonction est indépendante de la suivante (affichage du nom des champs).

Petite précision : cette fonction active aussi l’affichage du caractère ‘espace insécable’ obtenu avec la combinaison [Ctrl+ Maj+ Espace]. L’espace insécable ‘cole’ au mot qui le précède. On l’utilise pour ne pas dissocier une ponctuation double (‘ ;’, ‘ :’, ‘ ?’, ‘ !’, etc.) du mot qui la précède, en particulier lors d’un passage à la ligne au fil du texte. En activant la trame de fond des champs, ces espaces apparaissent avec la trame ; on les repère facilement devant les ponctuations doubles.

 

Afficher le nom des champs [Ctrl+ F9]

La combinaison indiquée fonctionne comme une bascule.

Dans le couple ‘X = 12’, ‘X’ est la variable, et ‘12’ sa valeur. L’affichage normal du texte montre la valeur des champs (‘12’ dans notre exemple). Cette bascule permet de remplacer l’affichage des valeurs par l’affichage des noms de variables (‘X’ dans notre exemple).

L’intérêt de cette fonction est évident, en particulier pour vérifier certains champs présentant des similitudes (page en cours ou total de pages, date fixe ou date du jour, figée ou mobile).

Cet affichage est totalement indépendant du choix proposé dans les impressions ordinaires, appelé Substituants de texte, le mal nommé, qui se trouve ici :

Dans : ▼ Imprimer…* ;
▼ | LibreOffice Writer | ;
♪ […] Substituants de texte ;
…

En clair, vous pouvez très bien avoir les noms des champs affichés dans votre texte, et ne pas les avoir à l’impression. Toutes les combinaisons sont possibles. La première disposition est réglée par la bascule [Ctrl+ F9] ; la seconde est réglée par le paramétrage de l’impression lancée.

 

Les caractères non imprimables [Ctrl+ F10]

J’appelle ‘caractère non imprimable’, un caractère, souvent saisi au clavier avec une touche spécifique (ou une combinaison de touches), qui au lieu d’afficher un caractère, déclenche une action dans le flux du texte : tabulation, passage à la ligne, espace insécable, etc. (les anglo-saxons appellent cette fonction un control, et nous avons traduit par ‘caractère de contrôle’ !). Plus généralement, il s’agit de caractères tapés mais non visibles normalement.

Cette bascule permet de les afficher ou de les masquer ; la plupart de ces caractères ont un symbole associé ; par exemple, l’espace ordinaire est représentée par un petit point à mi-hauteur de ligne, le retour à la ligne par ‘¶’, etc.

Ici encore, la bascule permet de contrôler facilement la présence ou l’absence d’un caractère précis. Jamais ces caractères comme tels n’apparaissent à l’impression sauf quand ils sont mis volontairement dans le texte avec leur symbole, comme le ‘¶’ ci-dessus.

 

Les caractères masqués…

Il ne faut pas confondre les caractères non imprimables avec les caractères masqués. D’autant plus que LibreOffice entretient une confusion regrettable entre caractères masqués et paragraphes masqués qui sont aussi des fonctionnalités bien différentes.

 

Il est possible de saisir des caractères masqués ; le plus simple est de saisir le texte normalement, puis de le sélectionner, et :

Dans : ▼ Format ▼ Caractère … *
▼ | Effets de caractères |
♪ [X] Masqué ;
▼ ◄OK►.

Comme vous le voyez, il s’agit d’une modification en Menu format d’un style de type Caractère.

On peut se demander pourquoi masquer des caractères. Mais le vrai problème, c’est de savoir comment afficher des caractères masqués. En fait, il s’agit d’une double détente. Voici :

• Premièrement, il faut que vos options générales prévoient d’afficher les caractères masqués. C’est ici :

Dans : ▼ Outils ▼ Options… * (Options …) ;
▼ LibreOffice Writer ▼ Aide au formatage ;
█ Affichage █ ;
♪ [ X ] Texte masqué ;
▼ ◄OK►.

• Deuxièmement, il faut que vos caractères non imprimables soient affichés avec [Ctrl+ F10]. Vos caractères masqués apparaissent alors avec une trame particulière.

 

Je réponds maintenant à la première question : les caractères masqués permettent d’imprimer des documents dans lesquels ils n’apparaissent pas. Bien qu’il soit toujours possible de le faire en cochant la case prévue ici :

Dans : ▼ Imprimer… * (Imprimer) ;
▼ | LibreOffice Writer | ;
█ contenu █ ;
♪ [ X ] Texte masqué (les caractères masqués du document seront imprimés normalement) ;
…

 

 

… et les paragraphes masqués

Dans le même ordre d’idée, il est possible d’activer au niveau des options générales du traitement de texte, le masquage des paragraphes, et de soumettre l’affichage des paragraphes déclarés masqués à une condition entrée dans la procédure de masquage. On est là dans un domaine totalement différent : il s’agit de l’affichage conditionnel d’un passage. Sont en jeu, des variables documents, des instructions (conditionnelles et de branchement). C’est effectivement très pratique dans des mailings très personnalisés. Mais la mise en œuvre de cette fonctionnalité dépasse mon ambition pour ce manuel. Je la réserve aux experts.

 

Les erreurs orthographiques

Le contrôle orthographique est déclaré en actionnant l’icône : (♥ ‘ABC’ soulignée d’un liséré rouge [vérification automatique] ♥), dans la barre d’outils générale. C’est une bascule. Quand la fonctionnalité est active, l’icône apparaît en relief.

Toutes les anomalies du texte sont signalées par le même liseré rouge quand la fonctionnalité est active. Il s’agit d’erreurs dans l’orthographe des mots, mais pas dans les accords (en nombre ou genre, pour les noms, adjectifs ou verbes).

Ce contrôle orthographique se fait dans la langue déclarée pour le passage.

Toutes les précisions sur ce contrôle et la manière d’y faire suite sont décrites dans le chapitre 2B-06. Le confort en saisie.

 

Cette fiche est périmée – nouvelle version ici

Sommaire

• Présentation
• 1. Théorie
• 2. Mettre en place le sommaire automatique
  • Définir la structure
  • Préciser les styles des titres
• 3. Utiliser le sommaire automatique
  • 3.1 Afficher le document à partir d’un titre
  • 3.2 Retrouver le point d’insertion
  • 3.3 Déplacer un titre et son contenu
  • 3.4 Changer le niveau d’un titre
  • 3.5 Insérer un titre comme un renvoi ou une référence
  • 3.6 Insérer d’autres caractéristiques du titre
  • 3.7 Documents PDF avec sommaire automatique
  • 3.8 Précision importante : un style pour ces renvois
• Conclusion.

Présentation

Après les styles, ce chapitre est sans doute un des plus importants pour ceux qui ont à produire des documents avec un plan hiérarchisé. Le plan qu’on appelle aussi la structure, ou le squelette, est essentiel pour la compréhension du texte. LibreOffice permet d’associer un style de titre à chaque niveau de l’arborescence ; c’est un premier point important pour l’harmonie du document, le confort de ses lecteurs, et au bout du compte, la facilité de compréhension.

Mais de plus, ce plan est accessible dans une fenêtre spécifique appelée Sommaire automatique. Elle se présente comme une table des matières dynamique : il est possible de modifier la structure, l’ordre hiérarchique des niveaux, leur succession au fil du texte, en jouant dans cette fenêtre avec la souris.

1. Théorie

Le sommaire automatique est une fonctionnalité d’une grande richesse, appréciée tout autant par l’auteur d’un document que par ses lecteurs, et en particulier dans les versions PDF (générées par LibreOffice) où il remplace avantageusement la table des matières en proposant une table dynamique avec des liens vers tous les titres.

En cours de travail sur un document en traitement de texte, la structure hiérarchisée des titres (sommaire automatique) est visible dans une fenêtre spécifique intitulée Sommaire. La touche [F5], qui joue comme une bascule, affiche ou masque cette fenêtre. Cette fenêtre est affiché à droite ou à gauche de la fenêtre du texte ; elle peut être flottante. La combinaison [Ctrl+ Alt+ ▼▼] dans l’en-tête grisée de la fenêtre (en dehors des icônes)] agit comme une bascule pour passer d’un affichage fixe à flottant et inversement. On peut aussi faire glisser la fenêtre sur la zone principale ou vers l’extérieur. Son comportement est identique à la fenêtre [F11] de gestion des styles.

Pour que cette structure existe, le document doit être paramétré au niveau de la numérotation des chapitres : il s’agit d’associer un niveau de structure à un niveau de titre, chaque titre étant repérable par son style.

Pour commencer et éviter les incompréhensions ou les confusions, quelques précisions sur la notion de structure en niveaux :

• Quand on fait une liste comme celle-ci que vous êtes en train de lire, le niveau de ce premier élément (item en anglais) avec sa puce et son décalage propres sera appelé le niveau 1 ;
  • Si dans ce niveau, on ouvre un nouveau décalage comme ici, avec une puce propre, on sera dans le niveau 2 ;
  • Ce niveau peut comprendre plusieurs éléments, comme cette deuxième ligne en niveau 2 (ici, deuxième item du niveau 2) ;
• On peut aussi revenir au niveau précédent comme ici (deuxième item du niveau 1) ;
• etc.

Structure hiérarchisée ou arborescence sont des synonymes. L’organisation en parties, chapitres et paragraphes de ce guide, est un autre exemple. On y trouve des titres en tête de niveau ; on peut donc parler de titres de niveau 1, de niveau 2, etc.

2. Mettre en place le sommaire automatique

Concrètement, la mise en place du sommaire automatique comporte deux étapes :

1. Définition de la structure,
2. Définitions des styles constituant cette structure.

2.1 Définir la structure

Cette première opération a pour but de définir un cadre hiérarchisé pour présenter les titres de chaque niveau et leur numérotation automatique, et d’attacher ce cadre au document en cours.

Dans : ▼ Outils ▼ Numérotation des chapitres… * (Numérotation du plan) ;
▼ | Numérotation | ;
█ Niveaux █ ;
Les niveau 1 à 10 sont affichés pour être sélectionnés ; ils sont suivis d’une entrée (1-10) qui permet d’initialiser tous les niveaux avec des valeurs identiques. Vous commencerez par cette entrée (1-10), et ensuite vous personnaliserez les niveaux qui devront l’être en commençant par le niveau 1. Voici la séquence pour chaque entrée :
█ Numérotation █ ;
♪ Style de type paragraphe : (Aucun ; Titre 1 – … ) ; (liste de tous les styles de type Paragraphe) ;
…

Cette saisie vous permet de préciser si le niveau traité fait partie de votre structure. Il aurait été judicieux de pouvoir entrer dans le panneau précédent le nombre désiré de niveaux de la structure, car on ne voit pas bien comment intégrer un niveau absent au milieu de deux autres présents…

En saisissant ici ‘Aucun’, vous déclarez que le niveau traité n’est pas pris en compte dans la structure. Ni lui, ni les suivants, logiquement.

Pour intégrer un niveau dans la structure, il faut saisir ici un style de type Paragraphe que vous utiliserez pour les titres de ce niveau. Je préconise de choisir les styles proposés : Titre 1, Titre 2, etc. Ces styles sont des styles système, mais ils sont personnalisables.

Concrètement, dans l’entrée (1-10) par laquelle vous commencez, vous saisissez ici ‘Aucun’ : de la sorte, vous déclarez qu’aucun des niveaux ne fait partie de la structure. Ensuite, vous ne saisirez que les niveaux que vous voulez déclarer dans la structure.

Continuons pour les niveaux auxquels vous avez associé un style de titre.

…
♪ Numéro : Aucun(e) ; 1,2,3, ; … ;
…

Cette saisie précise si le niveau sera numéroté automatiquement et, si oui, comment.

Aucun : le titre du niveau ne sera pas complété par un numéro automatique.

1, 2, 3… : le titre sera complété avec un numéro automatique, sous la forme numérique.

a, b, c… : le titre sera complété avec un numéro qui prendre la forme d’une lettre minuscule.

Etc.

Ne confondez pas présence d’un niveau dans la structure, déclarée à la zone précédente ; et la numérotation automatique des items d’un niveau, déclarée ici.

La numérotation automatique d’un niveau ne concerne que les niveaux déclarés dans la structure.

En fait, tous les items de tous les niveaux de la structure sont numérotés ; seulement cette numérotation n’apparaît pas systématiquement. Cette zone permet de préciser si le numéro apparaît avec le titre, et sous quelle forme.

Il peut très bien y avoir un ou plusieurs niveaux dont les items ne sont pas numérotés automatiquement (Aucun est alors déclaré pour eux ici).

Le numéro affiché sous la forme indiquée ici sera ajouté automatiquement au titre avec des modalités qui sont paramétrées plus bas. En fait, le numéro peut être accompagné d’un texte avant, d’un texte après. Je parle alors de groupe de numérotation pour désigné cet ensemble ajouté automatiquement par le système.

♪ Style de caractère : Aucun ; … ;
…

Le groupe de numérotation calculé et posé dans le titre peut être affiché éventuellement dans un style particulier précisé ici.

Aucun indique que le style de ce groupe de numérotation sera celui du titre : la ligne sera homogène dans son style.

…
♪ Afficher les niveaux : 1 – 2 – … ;
…

Cette zone n’est accessible qu’à partir du niveau 2. Elle permet de préciser si le ‘numéro’ précédant le titre, doit comprendre les numéros d’items des niveaux précédents.

Par exemple, envisageons l’arborescence : item 1 du niveau 3, dans l’item 2 du niveau 2, lui-même dans l’item 3 du niveau 1. En saisissant ici : ‘3’, le groupe de numérotation affiché sera : ‘3.2.1’. Si le titre dans le document est : ‘Titre du document’, le titre affiché sera : ‘3.2.1 Titre du document’.

Les numéros des différents niveaux seront présentés comme ils sont paramétrés (Zone Numéro ci-dessus pour chaque niveau).

Le point de séparation entre les numéros de chaque niveau n’est pas paramétrable.

Si un des niveaux intermédiaires est déclaré sans numérotation automatique, il sera absent du groupe de numérotation (ce qui est logique, mais qui peut prêter à confusion…)

…
♪ Séparateur devant : … ;
…

Séparateur est impropre. Il faut comprendre ‘Texte à poser devant le numéro’. L’exemple typique, pour le niveau 1 est ‘Chapitre’. Ne pas oublier de mettre un espace à la fin ou tout caractère de séparation car le numéro sera collé à ce texte.

…
♪ après : … ;
…

Il s’agit cette fois du ou des caractères posés à la suite du numéro, avant le texte du titre. Pour les niveaux avec un numéro, on met par exemple un point suivi d’une espace : ‘. ’ ou toute autre séparation.

…
♪ Commencer à : 1 – … ;
…

Cette entrée permet de préciser à partir de quel numéro il faut recommencer la numérotation. Normalement, on saisit ici ‘1’ ; mais il peut être intéressant, pour certains styles, par exemple, de pouvoir commencer à un numéro précis.

Quand vous avez paramétré un niveau, vous passez au suivant. Quand tous les niveaux sont passés, n’oubliez pas de valider votre travail :

▼ ◄OK►.

Il vous faut aussi paramétrer le positionnement de la numérotation de chaque niveau en passant à l’onglet suivant :

▼ | Position | ;
…

Vous allez travailler niveau par niveau comme dans l’onglet précédent.

…
♪ Numérotation suivie par : rien ; espace ; tabulation ;
…

Vous indiquez ici comment séparer le groupe de numérotation et le texte du titre.

Rien : soit il n’y a pas de numéro, soit vous avez prévu une séparation dans les compléments précédents et il n’y a rien à ajouter ;

Espace : il y aura un espace entre le groupe numéro et le titre ;

Tabulation : l’avantage de la tabulation est de pouvoir aligner le début du texte de tous les titres de ce niveau sur le tabulateur. Ce tabulateur ne fait pas partie des tabulateurs du titre, car il est posé dans l’entrée suivante : ‘♪ à :’ ; Cette solution est intéressante quand les paragraphes très courts font apparaître plusieurs titres du même niveau sur une page. L’alignement du texte est très confortable.

…
♪ Alignement de la numérotation : gauche ; droite ; centré ;
♪ Aligné à : nnn ;
♪ Retrait à : … ;
…

Le groupe de numérotation est considéré comme une information indépendante, flottante. Il peut être calé à gauche, à droite, ou centré sur le ligne. Ce choix est précisé avec une distance, un décalage. Par exemple, un alignement à gauche précisé aligné à 1cm signifiera que le groupe numérotation commencera à 1 cm du bord de la zone de texte de la page. Le texte du titre se positionnera à la suite en fonction de l’entrée ‘Numérotation suivie par’.

Le Retrait précisé ici ne concerne que la deuxième ligne de titre et les suivantes, quand le titre ne tient pas sur une seule ligne. Normalement, le retrait est calculé de telle sorte que les textes des différentes lignes soient alignés à gauche.

N’oubliez pas de validez votre travail :

▼ ◄OK►.

Résumé de cette définition de la structure

• Vous déclarez les niveaux qui vous sont nécessaires. Les niveaux inutilisés dans la structure ont leur style de paragraphe laissé à Aucun.
• En définissant un style différent de Aucun pour un niveau, vous le déclarez comme actif dans la structure en y associant le style de son titre.
• Une fois que cette structure est définie, elle est attachée au document en cours, et sauvegardée avec lui. En ouvrant plus tard le document, la structure sera disponible. Chaque document possède donc sa propre structure.
• Quand vous validez la définition de la structure, et si les styles de titres mentionnés sont déjà utilisés dans le document, [F5] affiche la structure en clair, immédiatement. Chaque titre y apparaît avec le paramétrage de sa numérotation. C’est un bon moyen pour vérifier votre paramétrage.

 

2.2 Préciser les styles des titres

Après avoir défini la structure, vous allez préciser maintenant comment celle-ci apparaît concrètement dans le document. Il existe deux sortes de styles pour les titres de la structure :

• les titres de type ‘style de texte’
• les titres de type ‘styles personnalisés’.

Ces catégories concernent des styles de type Paragraphe.

Les titres de la catégorie ‘style de texte’

Les styles de cette catégorie sont fournis avec le système ; ils sont personnalisables par modification classique. Leur particularité essentielle : dans la définition de la structure (vue au paragraphe précédent), ce sont eux qui sont accessibles pour définir le style de paragraphe associé à un niveau. Les intitulés des niveaux de la structure déclarée sont piochés dans leur liste.

Dans leur gestion, ils présentent une particularité. Prenons par exemple le style Titre 1 (ce style a été déclarée dans la Numérotation des chapitres comme style de niveau 1) :

> Affichez la fenêtre de gestion des styles (voir le chapitre : Styles) ;
♪ (dans le combo en pied de liste) : … ; Styles de texte ; … ;
Dans la liste : ▲ Titre 1 ▼ Modifier… * (Style de paragraphe : Titre 1) ;
▼ | Plan et numérotation | ;
█ Plan █
♪ Niveau de plan : Niveau 1 (mais la zone est inaccessible) ;
█ Numérotation █
♪ Style de numérotation : Numérotation des chapitres (mais la zone est inaccessible) ;
…

Les informations de ces deux zones sont inaccessibles car elles ont été définies dans la structure comme on l’a vu ci-dessus ; elles sont modifiables dans la gestion de cette structure, mais pas ici.

Les titres de la catégorie ‘styles personnalisés’

Ces titres sont des styles complètement paramétrables par l’utilisateur. Mais chez eux, les deux zones que nous venons de voir sont accessibles.

Niveau de plan : la réponse apporté ici correspondra au niveau correspondant paramétré dans la Numérotation des chapitres.

Style de numérotation : en répondant Aucun, on indique ici que le style de numérotation à prendre est celui paramétré pour ce niveau dans la Numérotation des chapitres.

Vous comprenez pourquoi vous devez commencer comme je l’ai fait dans ma présentation, par la Numérotation des chapitres avant de terminer par le paramétrage des styles de titres : les informations nécessaires sont en place.

Précisions sur ces styles de titres

1. On peut considérer l’association de la structure et des styles de la catégorie Styles de texte comme un minimum tout à fait satisfaisant à la fois pour la présentation des titres et pour la gestion de la structure.

2. Toutefois, les styles personnalisés apportent une possibilité supplémentaire, très intéressante : plusieurs styles de titres différents peuvent être associés au même niveau de la structure. Le cas est classique dans certains livres techniques ou rapports. Le gros du document est découpé en parties, chapitres, sections, paragraphes, etc. soit quatre niveaux de 1 à 4. Des sous-niveaux complémentaires peuvent faire monter le nombre de niveaux à 6 ou plus. Et puis, en fin de document, des annexes importantes sont présentées différemment, mais avec une structure analogue qui doit apparaître dans la table des matières. Seulement, la présentation des titres de ces niveaux d’annexe diffère de celle du document principal.

Il suffit de copier (▲ style SSS ▼ Nouveau) chacun de ces quatre niveaux (utilisés dans le document principal), en modifiant ce qui doit l’être dans l’apparence des titres en annexe. Ces styles deviennent des styles personnalisés. La zone ‘| Plan et numérotation |♪ Niveau de plan’ y sera accessible pour enregistrer le niveau (1 à 4), et ces annexes feront partie de la structure bien que leurs titres soient présentés différemment.

Un exemple pour préciser. Dans le document principal, le niveau 1 est réservé pour le titre des parties, le niveau 2 pour le titre des chapitres (style Titre 2), le niveau 3, pour les titres des sections, le niveau 4 pour les titres des paragraphes. Les titres des chapitres sont en corps 18, droits, calés à gauche, avec une numérotation en chiffres arabes. Dans les annexes, l’annonce des annexes est un titre de niveau 1 identique à ceux du document principal. Chaque annexe à un titre, de niveau 2, en corps 18, italique, calé à droite. On veut aussi que la table des matières présentent les annexes avec le même détail que pour le document principal.

Solution : vous allez créer un style Titre 2_annexe, à partir du Titre 2 (▲ Titre 2 ▼ Nouveau…), dans lequel vous allez modifier la police (Italique), la position (calé à gauche), plan et numérotation – niveau de plan (Niveau 2) ; c’est ce paramétrage qui permet aux annexes d’apparaître dans le sommaire automatique et dans la table des matières.

Précision concernant le style de numérotation dans le cas d’un style personnalisé pour un niveau de la structure :

Le problème : quand vous définissez, comme dans l’exemple ci-dessus pour Titre 2_annexe, un style pour un titre de la structure à partir d’un style de texte (Titre 2), vous pouvez personnaliser la plupart des paramètres, sauf un : le style de numérotation dans l’onglet Plan et numérotation. Plus précisément, vous pouvez soit adopter le style de numérotation paramétré au niveau de la structure dans la Numérotation des chapitres, soit un autre Style de numérotation. Cela se comprend car, comme on l’a vu dans la définition de la structure, paramétrer un style de numérotation comprend un nombre important de zones à saisir.

La solution : si vous voulez pour un style personnalisé adopter un autre style de numérotation que celui du niveau auquel ce style personnalisé est attaché, il vous faut paramétrer un style Numérotation personnalisé. Par exemple, si vous vouliez que les annexes soient numérotées avec une lettre majuscule au lieu des chiffres arabes, vous allez créer un nouveau style de type Numération :

> Ouvrir la fenêtre de gestion des styles de type Numération ;
▲ Nouveau * (Style de numérotation : Sans nom) ;
▼ | Gérer| ;
♪ Nom : xxx (par exemple : niv 2_annexe) ;
▼ | Options | ;
♪ Nombre : A, B, C… ;… ;
♪ Style de caractère : Aucun ;
▼ | Position | ;
(mettre ici les mêmes paramètres que pour le niveau 2) ;
…
▼ ◄OK►.

Votre style personnalisé de numérotation niv 2_annexe est créé. Il est accessible désormais, et vous allez le saisir dans la zone ♪ Style de numérotation de l’onglet Plan et numérotation de votre style Titre 2_annexe.

Vous trouverez des informations complémentaires sur les styles de numérotation au chapitre 2A-05. Les listes.

En conclusion de cette section, Mettre en place le sommaire automatique, nous voyons qu’une harmonisation est possible, tout en respectant des particularités ; et que ces particularités ne remettent en cause, ni la structure, ni le sommaire, ni la table des matières qui en découle automatiquement.

3. Utiliser le sommaire automatique

Le sommaire automatique a de multiples utilisations. Vous pouvez vous positionner dans votre document à partir du sommaire, intervenir directement dans le sommaire pour modifier la structure ou la séquence de vos paragraphes. L’existence d’un sommaire peut vous permettre aussi de mettre dans votre texte des informations variables concernant les chapitres (titre, page). Reprenons en détail ces utilisations.

3.1 Afficher le document à partir d’un titre

Le sommaire automatique permet de lire la structure facilement comme une table des matières dynamique, toujours à jour, où chaque ligne est un lien vers le titre correspondant dans le texte. Quand vous double-cliquez sur un titre dans le sommaire, le document s’affiche dans la fenêtre du traitement de texte, au mieux, à partir de ce titre cliqué.

3.2 Retrouver le point d’insertion

Le point d’insertion peut être perdu à la suite d’un affichage déroulant du texte. Vous pouvez le retrouver à partir du sommaire automatique. Un titre en surbrillance dans le sommaire indique que le point d’insertion est soit dans ce titre, soit dans le paquet de lignes qui suit ce titre. Cependant, cette fonctionnalité est liée à l’affichage du niveau dans le sommaire automatique. Explication :

Dans l’en-tête de sa fenêtre, une ♥ suite de lignes avec décalage en retrait progressif [Niveaux de titres affichés] ♥ permet de déclarer le nombre de niveaux affichés. Normalement, c’est le nombre de niveaux déclarés dans la structure ; mais vous pouvez réduire ce nombre. Quand le nombre de niveaux affichés est inférieur au nombre de niveaux déclarés dans la structure, le sommaire comporte moins de lignes, et la recherche peut être plus facile. Corollaire : si le point d’insertion est dans un paragraphe d’un niveau non affiché, son positionnement dans le sommaire sera invisible.

3.3 Déplacer un titre et son contenu

Dans le sommaire, vous pouvez déplacer une ligne en la faisant glisser où vous voulez, ailleurs dans la structure, en restant à l’intérieur de la fenêtre du sommaire. La ligne que vous déplacez est matérialisée très clairement pendant son déplacement, par un trait entre les lignes. Cette opération est beaucoup plus rapide et précise qu’une sélection par couper / coller directement dans le texte.

Dans ce déplacement, c’est le niveau sélectionné au complet qui est déplacé, c’est-à-dire le niveau (titre et texte dessous) avec ses sous-niveaux inclus.

Ce déplacement peut aussi être fait en deux temps :

1. en sélectionnant l’élément à déplacer,

puis 2. ▼ ♥ lignes avec chevrons vers le haut [hausser d’un chapitre] ♥ (ou dans l’autre sens : ♥ lignes avec chevrons vers le bas [baisser d’un chapitre] ♥. Ici, il faut entendre chapitre comme niveau.

Notez que ce déplacement ne change pas la profondeur du niveau déplacé. En clair, si le passage déplacé est au 4^e niveau, le fait de le mettre sous un niveau 2, ne le transformera pas en niveau 3 ; il restera en niveau 4. D’où l’intérêt de pouvoir changer les niveaux.

3.4 Changer le niveau d’un titre

Vous pouvez modifier le niveau d’un passage directement à partir de son titre dans le sommaire.

1. Vous sélectionnez le niveau à modifier.

2. ▼ ♥ lignes avec chevron à gauche [Hausser d’un niveau] ♥ (ou dans l’autre sens : ♥ lignes avec chevron à droite[Abaisser d’un niveau] ♥).

Vous pouvez aussi :

▲ sur le titre sélectionné dans le sommaire ▼ Niveau de Plan ▼ Choisir le nouveau niveau (le niveau maximum déclaré étant clairement indiqué par une case cochée).

Rappel : Dans le document en cours, quand le point d’insertion est sur le titre d’un niveau déclaré dans la structure, le numéro du niveau est indiqué en clair dans la barre d’état, en pied de fenêtre, vers la droite ; exemple : Numérotation du plan : niveau 4.

Important : Dans cette opération de changement de niveau, le décalage latéral de l’affichage du titre dans le sommaire, qui traduit la profondeur du niveau, est modifié. Mais ce qui est très intéressant, c’est que le style du titre ainsi décalé est modifié pour être remplacé par le style du nouveau niveau ; et il en est de même pour tous les titres des sous-niveaux : ils sont décalés de la même manière et leur style est modifié en conséquence.

Cette opération est donc particulièrement puissante.

3.5 Insérer un titre comme un renvoi ou une référence

Il peut être intéressant de poser dans le texte, comme en renvoi ou une référence, le titre d’un autre passage et des caractéristiques qui lui sont associées, comme la page où il se trouve. Ces informations sont susceptibles d’être modifiées en cours de rédaction. L’idéal serait donc de poser ses informations comme des variables, qui seraient toujours à jour ; on n’aurait alors pas le souci de les vérifier et de les modifier pour qu’elles soient exactes dans une version définitive.

Disposer du sommaire automatique indique que ces opérations sont alors possibles très simplement. Voici la méthode :

1. Posez le curseur à l’endroit où vous voulez faire l’insertion.
2. Dans : ▼ Insertion ▼ Renvoi… * (Champs) ;
▼ | Renvois |
♪ █ Type de champ █ : Titres ;
♪ █ Sélection █ : xxx (Le sommaire est affiché dans la colonne ; choisissez le titre à insérer) ;
♪ █ Insérer une référence à █ : Texte de référence (cette combinaison signifie que vous voulez insérer le titre lui-même) ;
▼ ◄Insérer► (Le titre est inséré dans le document au point d’insertion) ;
…
(Il n’est pas nécessaire de fermer la fenêtre si vous souhaitez faire une autre insertion) ;

Nous reviendrons en détail sur les champs au chapitre Astuces, Insertions particulières, les champs. Vous pouvez pour le moment vérifier qu’il s’agit bien d’un champ, et non d’une valeur constante qui a été inséré : allez modifier le titre inséré, et vérifiez l’insertion. La modification apparaît. Voir aussi la précision importante ci-dessous en 3.8.

3.6 Insérer d’autres caractéristiques du titre

Dans la fenêtre que nous avons laissée ouverte pour insérer un titre, nous pouvons voir dans le panneau ‘Insérer une référence à’ plusieurs éléments très intéressants :

• Page : permet d’insérer à l’endroit du curseur, le numéro de la page du document où apparaît le titre
  • Il s’agit d’un champ qui sera toujours juste, quelle que soit la modification ultérieure du document ;
• D’après le style de page permet d’insérer un numéro de page, comme avec Page, mais dans le style où le numéro de page est affiché dans sa page (en chiffres romains, par exemple, comme souvent dans les pages d’introduction) !
• Chapitre : pour insérer le numéro de niveau 1 ; comme les autres numéros ci-après, cette information n’est disponible que si la numérotation automatique a été prévue pour ce niveau ; il faut comprendre chapitre comme niveau ;
• supra / infra : (ci-dessus ou ci-dessous) permet de mettre l’orientation correcte en fonction de la position du titre par rapport à l’insertion ;
• Numéro, numéro sans contexte et Numéro contexte complet peuvent afficher trois combinaisons de numérotation ; respectivement :
  • le numéro tel qu’il est programmé dans la définition de la numérotation du niveau, tout seul dans son contexte (avec l’avant, et l’après,…) ;
  • le numéro seul du niveau sans son contexte ;
  • les numéros successifs de tous les niveaux depuis le premier (les niveaux sans numérotation automatique étant absents), avec le point ‘.’ comme séparateur.

Voir aussi la précision importante en 3.8 ci-dessous.

3.7 Documents PDF avec sommaire automatique

Il est possible de générer un document PDF à partir d’un document LibreOffice (Dans : ▼ Fichier ▼ Exporter au format PDF… * (Options PDF)…). Ce qui est très intéressant, c’est que le sommaire automatique peut faire partie du voyage. Le document PDF va disposer alors d’une table des matières dynamique : chaque ligne sera un lien pour atteindre le titre correspondant dans le document PDF. Pour cela, l’exportation doit respecter quelques paramètres :

(Votre document est prêt à être exporté ; par précaution, vous avez sauvegardé votre travail ; le document est toujours affiché) ;
Dans : ▼ Fichier ▼ Exporter au format PDF…  * (Options PDF) ;
▼ | Général | ;
█ Général █ ;
[ X ] Exporter les repères de textes ;
… (les autres paramètres sont à votre discrétion) ;
▼ ◄OK►.

Ce document PDF créé avec les repères de textes affiche dans sa bordure gauche, ‘▼ ♥ ruban[Signets : atteindre les éléments…] ♥’. En cliquant sur cette icône, le sommaire automatique s’affiche, analogue à celui de votre document : tous les titres sont cliquables pour permettre de les atteindre dans le texte. Et comme un bonheur n’arrive jamais seul, si vous avez posé dans votre document des champs comme je l’ai indiqué ci-dessus en 3.5 et 3.6, ces informations sont des liens vers les titres qu’elles indiquent.

3.8 Précision importante : un style pour ces renvois

Quand vous posez un titre ou des informations qui lui sont associées, au fil de votre document, comme un renvoi ou une référence, il est nécessaire de soigner la mise en forme. Pour préciser ma pensée, le champ ‘Page’ devra par exemple être précédé de ‘p.’ avec une espace après le point : de la sorte, votre lecteur saura que le nombre correspond à la page. Étant donné que ces informations sont aussi des liens, disponibles dans la version texte ou PDF, j’ai pris l’habitude d’associer à ces informations un style de type caractère qui permet de les identifier (mise en italique et soulignement en pointillé). Car il ne s’agit pas seulement de donner des informations, il faut savoir aussi les présenter correctement.

Conclusion

Pour ceux qui sont convaincus que la clarté de la structure est importante pour la compréhension d’un document, le sommaire automatique sera une évidence. Que ce soit pour la composition du texte ou pour sa lecture, nous avons là un outil d’une grande puissance. Sa mise en œuvre nécessite un petit effort. Il vous faut avoir bien compris la gestion des styles, et en particulier la distinction entre titres et paquets de lignes dans les styles de type Paragraphe. Ensuite, commencez par adopter des solutions simples pour bien intégrer les relations entre les différents éléments (numérotation des chapitres ou définition de la structure, paramétrage des styles de titres ou mise en forme). Votre confort et celui de vos lecteurs viendront largement récompenser votre investissement.