Cette page précise comment rédiger le courriel qui va servir de matrice aux courriels personnalisés envoyés par Mail Merge.
1. Brouillons et modèles
Nous verrons plus loin que le mailing est envoyé à partir d’un compte ouvert dans Thunderbird. Dans ce compte, deux sous-dossiers nous intéressent : Brouillons et Modèles.
J’appelle matrice un courriel comportant des variables (et éventuellement des expressions conditionnelles) que l’on ouvre pour lancer Mail Merge.
Brouillons
Ce sous-dossier est utilisé dans deux cas bien distincts.
Il est parfois difficile de faire le paramétrage de la matrice et l’envoi du mailing dans la foulée. La matrice a besoin d’être sauvegardée, comme on le fait pour un courriel ordinaire provisoire. La matrice sauvegardée est disponible dans ce sous-dossier Brouillons. C’est à partir d’ici que vous pourrez l’ouvrir pour continuer le paramétrage de la matrice, et enfin pour lancer le mailing.
Ce sous-dossier va recevoir aussi tous les courriels générés avec l’option « Brouillon ». Comme tels, ces courriels pourront être ouverts pour consultation : ce sera la meilleure méthode pour tester en réel les messages personnalisés générés par Mail Merge. Normalement, en fin de test, ce dossier devrait être purgé des courriels de test.
Modèles
Ce sous-dossier reçoit les matrices ayant servi à l’envoi d’un mailing dans leur forme de matrice. Mail Merge sauvegarde ici chaque matrice utilisée pour l’envoi d’un mailing.
Pour les courriels ordinaires sauvegardés dans ce dossier Brouillons, l’envoi du brouillon a pour effet de supprimer le courriel en attente. Si, pour lancer votre mailing, vous avez appelé un brouillon, celui-ci sera supprimé lors de l’envoi. La matrice serait alors perdue, ce qui serait bien dommage étant donné le travail qu’elle a nécessité. Cette sauvegarde automatique par Mail Merge est bien appréciable.
Si plus tard vous devez lancer une nouvelle vague d’envois, il vous suffit d’ouvrir la matrice à partir de ce sous-dossier Modèles et de lancer Mail Merge à partir de celle-ci.
2. Rédiger l’en-tête de la matrice
J’appelle en-tête du courriel servant de matrice l’ensemble des champs Destinataire, Copies et Sujet.
Vous remplissez ces champs comme pour un courriel classique, sauf pour le champ Destinataire que vous devez, nécessairement, remplir avec une variable ; ce sera le titre de la colonne de la liste contenant les adresses courriel. C’est le seul moyen d’envoyer un courriel personnalisé à chaque destinataire.
Vous pouvez, bien entendu, utiliser des variables ou expressions conditionnelles dans tous ces champs.
3. Rédiger le corps de la matrice
Il s’agit du message envoyé.
Vous le rédigez comme un courriel ordinaire, sauf qu’il peut comprendre des variables ou des expressions conditionnelles.
Il est possible de mettre en forme les variables ou expressions conditionnelles. Il suffit de mettre en forme toute l’expression (variable et ses doubles accolades). Par exemple, pour mettre en gras le résultat de la variable {{Nom}}, il suffira de faire {{Nom}} ; le nom apparaîtra en gras dans le courriel du destinataire. Cette mise en forme concerne tous les paramétrages qui sont à votre disposition dans votre logiciel de messagerie pour agrémenter vos courriels.
Signatures
Il est habituel d’avoir une signature par compte de messagerie dans Thunderbird. Si vous voulez que cette signature apparaisse, il suffit, quand vous créer votre matrice de vous mettre sous le compte de messagerie correspondant : votre signature se positionnera sur la matrice comme elle le fait sur vos courriels ordinaires.
4. Tester le message
Votre matrice est prête. Il faut maintenant vérifier qu’elle fonctionne comme vous le souhaitez.
Vous allez commencer par créer une liste spécifique pour les tests. Prenez la liste que vous avez préparée, sauvegardez-là avec un intitulé qui se termine par _test pour bien la différencier de la liste de base. Puis sur cette liste, ne conservez que quelques destinataires, suffisants en nombre et variété de variables pour pouvoir vérifier toutes les expressions conditionnelles. Sauvegarder cette liste en notant bien sonintitulé et son dossier, car vous y reviendrez plusieurs fois pour modifier les textes. Générez son fichier texte CSV comme on l’a vu plus tôt.
La matrice que vous avez préparée est normalement dans le sous-dossier Brouillons du compte Thunderbird à partir duquel vous comptez faire vos envois. Ouvrez cette matrice dans un nouvel onglet. Et à partir du menu Envoyer, cliquez sur Mail Merge.
- Si Mail Merge n’apparaît pas dans le menu Envoyer, c’est que le module n’est pas installé. Voir la page Mail merge précisions pour cette installation.
- La saisie des paramètres au lancement de Mail Merge est expliquée aussi sur cette page.
Lancer Mail Merge
Dans la fenêtre de lancement sélectionnez les choix suivants :
- Message, source : CSV
- Message, mode de livraison : Enregistrer comme brouillon
- CSV, fichier : sélectionner la liste de test
- Jeu de caractères : UTF 8
- Délimitateur de champs : « , »
- Délimitateur de texte : ‘ »‘
- toutes les autres zones : vides.
Puis cliquez sur OK.
Pour chaque destinataire de la liste de test, un courriel est préparé et enregistré dans le sous-dossier Brouillons. Ouvrez chaque courriel et vérifiez que les variables ont bien été remplacées comme il fallait, ainsi que les expressions conditionnelles.
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